Répondre automatiquement aux messages entrants en cas d'absence du bureau

Lorsque vous ne disposez pas de votre ordinateur et que vous ne pouvez donc consulter vos messages, vous pouvez configurer Microsoft Office Outlook 2007 pour qu'il envoie une réponse automatique aux personnes qui vous écrivent (ou à certaines seulement).

Contenu de cet article


Quel type de compte de messagerie utilisez-vous ?

Le type de compte de messagerie (compte de messagerie : nom du serveur, nom et mot de passe de l’utilisateur, et adresse de messagerie utilisés par Outlook pour se connecter à un service de messagerie. Vous créez un compte de messagerie dans Outlook à l’aide des informations fournies par votre administrateur ou votre fournisseur de services Internet.) que vous utilisez détermine la fonctionnalité disponible :

  • Si vous connaissez le type de serveur de messagerie auquel vous êtes connecté, vous pouvez passer à la section correspondante.
  • Si vous devez identifier le type de compte que vous utilisez, continuez à lire cette section.

Une méthode simple pour savoir si vous utilisez un compte Exchange consiste à vérifier la présence de la commande Gestionnaire d'absence du bureau dans le menu Outils. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton de développement Bouton de développement en bas du menu pour afficher toutes les commandes du menu Outils.

Si la commande Gestionnaire d'absence du bureau est présente dans le menu Outils, mais que vous voyez la boîte de dialogue suivante si vous cliquez dessus, cela signifie que vous avez un compte sur Exchange 2007. Dans ce cas, consultez la section Réponses automatiques depuis des comptes Microsoft Exchange Server 2007.

Boîte de dialogue Gestionnaire d'absence du bureau

Si vous voyez une commande Gestionnaire d'absence du bureau dans le menu Outils, et si vous voyez la boîte de dialogue suivante après avoir cliqué dessus, cela signifie que vous avez un compte sur Exchange Server 2003 ou version antérieure. Dans ce cas, consultez la section Réponses automatiques depuis des comptes Microsoft Exchange Server 5.5-2003.

Boîte de dialogue Gestionnaire d'absence du bureau

S'il n'y a pas de commande Gestionnaire d'absence du bureau dans le menu Outils, cela signifie probablement que vous ne disposez pas d'un compte Exchange. Cependant, vous pouvez vous rapprocher de la plupart des fonctions du Gestionnaire d'absence du bureau en utilisant des règles. Pour en savoir plus, consultez la section Réponses automatiques depuis des comptes POP3 et IMAP.

AfficherAutre façon d'identifier le type de compte de messagerie que vous utilisez

Vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Paramètres du compte dans Outlook pour identifier les types de comptes de messagerie que vous avez dans votre profil Outlook.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Paramètres du compte.
  2. Dans l'onglet Messagerie, la colonne Type indique le type de compte de chaque adresse de messagerie.

Onglet Messagerie de la boîte de dialogue Paramètres du compte

Certaines fonctionnalités peuvent nécessiter des versions spécifiques de Microsoft Exchange. Par exemple, Outlook Anywhere nécessite Exchange 2003 ou ultérieur.

Pour identifier la version d'Exchange à laquelle vous vous connectez, reportez-vous à la section Déterminer la version de Microsoft Exchange à laquelle mon compte se connecte.

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Réponses automatiques depuis des comptes Microsoft Exchange Server 2007

Cette fonctionnalité nécessite un compte Microsoft Exchange 2007. La plupart des comptes personnels n'utilisent pas Exchange.

Contenu de cette section


Activer ou désactiver le Gestionnaire d'absence du bureau

Si vous utilisez Outlook avec un compte Exchange 2007, vous disposez des nouvelles fonctions du Gestionnaire d'absence du bureau et d'une interface utilisateur améliorée. Parmi ces nouvelles fonctions :

  • Mise en forme de texte enrichie     Utilisez les polices, les couleurs et la mise en forme dans vos réponses.
  • Envoi de réponses automatiques aux personnes extérieures à votre société     Les réponses automatiques d'absence du bureau peuvent être personnalisées pour des destinataires internes et externes. Par exemple, vous pouvez adresser un message plus générique aux destinataires extérieurs à votre société — sans mentionner le nom d'autres personnes, ni de numéros de téléphone ou d'adresses de messagerie.
  • Planification de réponses automatiques d'absence du bureau avec des heures de début et de fin     Vous n'oublierez plus d'activer et de désactiver la fonction de réponse automatique. Planifiez les jours et les heures auxquels les réponses automatiques doivent être envoyées.
  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire d'absence du bureau.

Commande Absence du bureau du menu Outils

  1. Cliquez sur Envoyer des réponses automatiques d'absence du bureau.
  2. Dans l'onglet En interne, tapez la réponse que vous voulez envoyer lors de vos absences du bureau.

Vous pouvez utiliser les contrôles pour modifier la police, la taille de police et d'autres options de mise en forme du texte.

Vous pouvez également envoyer des réponses automatiques aux personnes extérieures à votre société. Vous avez le choix entre envoyer une réponse automatique à chaque personne qui vous envoie un message, ou seulement à celles répertoriées dans vos contacts.

 Remarque   Le contact doit exister dans votre dossier Contacts Exchange. Si le contact n'est présent que dans un dossier faisant partie d'un fichier de dossiers personnels (.pst), le message de réponse automatique ne sera pas envoyé.

  1. Dans l'onglet En dehors de mon organisation, tapez la réponse que vous voulez envoyer lors de vos absences du bureau.

Vous pouvez utiliser les contrôles pour modifier la police, la taille de police et d'autres options de mise en forme du texte.

  1. Activez la case à cocher Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société.
  2. Cliquez sur Mes contacts uniquement ou Toute personne étrangère à ma société pour spécifier les personnes auxquelles les réponses automatiques doivent être envoyées.

Si la case à cocher Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société est activée, l'onglet En dehors de mon organisation affiche (Activé) en regard du nom de l'onglet.

Règles d'utilisation du Gestionnaire d'absence du bureau

Cette fonctionnalité nécessite un compte Microsoft Exchange 2000, 2003 ou 2007. La plupart des comptes personnels n'utilisent pas Exchange. Pour déterminer la version d'Exchange à laquelle vous êtes connecté, voir Déterminer la version de Microsoft Exchange à laquelle mon compte se connecte .

Si vous ne prévoyez pas de consulter vos messages électroniques lorsque vous êtes absent du bureau, utilisez le Gestionnaire d'absence du bureau pour gérer automatiquement les messages entrants en choisissant l'action adéquate dans Outlook. Vous pouvez par exemple créer des règles pour déplacer ou copier les messages dans d'autres dossiers, supprimer les messages, envoyer des réponses personnalisées, etc.

Si vous créez des règles, il est important de comprendre comment elles sont appliquées dans Outlook :

  • Les règles s'appliquent dans l'ordre dans lequel elles apparaissent (du haut vers le bas) dans la liste de règles.
  • Si vous sélectionnez plusieurs conditions dans la boîte de dialogue Modifier la règle, la règle est appliquée uniquement aux messages qui remplissent l'ensemble des conditions sélectionnées. Par exemple, si vous spécifiez « Suzanne Duprez » comme expéditeur (condition) et « Réunion marketing » (condition) dans la zone Objet, la règle ne s'applique qu'aux messages remplissant ces deux conditions.
  • Cependant, si vous définissez plusieurs critères pour une seule condition, la règle est appliquée à tous les messages qui remplissent au moins un des critères de cette condition. Par exemple, si vous spécifiez « Suzanne Duprez;Prosper Leleux » dans la zone De, la règle s'applique aux messages envoyés par Suzanne Duprez ou par Prosper Leleux.
  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire d'absence du bureau.
  2. Cliquez sur Ajouter une règle.
  3. Sous Lorsqu'un message répondant aux critères suivants arrive, spécifiez les conditions que le message doit remplir pour que l'action se produise.
  4. Pour spécifier d'autres conditions, cliquez sur Options avancées, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.
  5. Pour spécifier que cette règle doit être appliquée en dernier, activez la case à cocher Ne pas traiter les règles suivantes.
  6. Sous Accomplir ces actions, sélectionnez les actions désirées. Vous pouvez sélectionner plus d'une option.

 Remarque   Si vous spécifiez qu'un message doit être supprimé, les règles qui suivent la règle de suppression dans la liste des règles de la boîte de dialogue Gestionnaire d'absence du bureau n'affectent pas le message.

Modifier les règles utilisées avec le Gestionnaire d'absence du bureau

Cette fonctionnalité nécessite un compte Microsoft Exchange 2000, 2003 ou 2007. La plupart des comptes personnels n'utilisent pas Exchange. Pour déterminer la version d'Exchange à laquelle vous êtes connecté, reportez-vous à la section Déterminer la version de Microsoft Exchange à laquelle mon compte se connecte .

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire d'absence du bureau.

Commande Absence du bureau du menu Outils

  1. Pour modifier les règles, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Modifier une règle spécifique    
      1. Cliquez sur Règles, sélectionnez la règle, puis cliquez sur Modifier la règle.
      2. Apportez les modifications souhaitées aux conditions et actions de la règle.
    • Modifier l'ordre dans lequel les règles s'appliquent aux messages entrants    
  1. Sous Durant votre absence, ces règles seront appliquées aux messages lors de leur réception, cliquez sur la règle à déplacer dans la liste.
  2. Cliquez sur Monter ou Descendre.
  • Supprimer une règle    
  1. Sous Durant votre absence, ces règles seront appliquées aux messages lors de leur réception, cliquez sur la règle à supprimer.
  2. Cliquez sur Supprimer la règle.

Activer ou désactiver les règles utilisées avec le Gestionnaire d'absence du bureau

Cette fonctionnalité nécessite un compte Microsoft Exchange 2000, 2003 ou 2007. La plupart des comptes personnels n'utilisent pas Exchange. Pour déterminer la version d'Exchange à laquelle vous êtes connecté, reportez-vous à la section Déterminer la version de Microsoft Exchange à laquelle mon compte se connecte .

  1. Pour activer ou désactiver les règles d'absence du bureau, cliquez dans le menu Outils sur Gestionnaire d'absence du bureau.

Commande Absence du bureau du menu Outils

  1. Cliquez sur Règles.
  2. Dans la colonne État, activez ou désactivez la case à cocher située en regard de la règle que vous souhaitez activer ou désactiver.

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Réponses automatiques pour des comptes Microsoft Exchange Server 2000 et Exchange Server 2003

Cette fonctionnalité requiert un compte Microsoft Exchange 2000 ou 2003. La plupart des comptes personnels n'utilisent pas Exchange. Pour déterminer la version d'Exchange à laquelle vous êtes connecté, reportez-vous à la section Déterminer la version de Microsoft Exchange à laquelle mon compte se connecte.

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Activer ou désactiver le Gestionnaire d'absence du bureau

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire d'absence du bureau.
  2. Cliquez sur Je suis actuellement absent du bureau.
  3. Dans la zone Texte de la réponse automatique envoyée une seule fois à chaque expéditeur, tapez le message que vous souhaitez envoyer pendant votre absence.
  4. Vous pouvez, si vous le souhaitez, créer des règles pour gérer vos messages entrants.
    1. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire d'absence du bureau.

Commande Absence du bureau du menu Outils

 Remarque   La commande Gestionnaire d'absence du bureau est disponible uniquement si vous utilisez un compte de messagerie Exchange Server.

  1. Cliquez sur Ajouter une règle.
  2. Sous Lorsqu'un message répondant aux critères suivants arrive, spécifiez les conditions que le message doit remplir pour que l'action associée à la règle se produise.
  3. Pour spécifier d'autres conditions, cliquez sur Options avancées, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.
  4. Pour spécifier que cette règle est la dernière à appliquer, activez la case à cocher Ne pas traiter les règles suivantes.
  5. Sous Accomplir ces actions, sélectionnez une ou plusieurs options.

 Remarque   Si vous spécifiez qu'un message doit être supprimé, les règles qui suivent la règle de suppression dans la liste des règles de la boîte de dialogue Gestionnaire d'absence du bureau n'affectent pas le message.

Règles d'utilisation du Gestionnaire d'absence du bureau

Cette fonctionnalité requiert un compte Microsoft Exchange 2000 ou 2003. Pour déterminer la version d'Exchange à laquelle vous êtes connecté, reportez-vous à la section Déterminer la version de Microsoft Exchange à laquelle mon compte se connecte.

Si vous ne prévoyez pas de consulter vos messages électroniques lorsque vous êtes absent du bureau, utilisez le Gestionnaire d'absence du bureau pour gérer automatiquement les messages entrants en choisissant l'action adéquate dans Outlook. Vous pouvez par exemple créer des règles pour déplacer ou copier les messages dans d'autres dossiers, supprimer les messages, envoyer des réponses personnalisées, etc.

Si vous créez des règles, il est important de comprendre comment elles sont appliquées dans Outlook :

  • Les règles s'appliquent dans l'ordre dans lequel elles apparaissent (du haut vers le bas) dans la liste de règles.
  • Si vous sélectionnez plusieurs conditions dans la boîte de dialogue Modifier la règle, la règle est appliquée uniquement aux messages qui remplissent l'ensemble des conditions sélectionnées. Par exemple, si vous spécifiez « Suzanne Duprez » comme expéditeur (condition) et « Réunion marketing » (condition) dans la zone Objet, la règle ne s'applique qu'aux messages remplissant ces deux conditions.
  • Cependant, si vous définissez plusieurs critères pour une seule condition, la règle est appliquée à tous les messages qui remplissent au moins un des critères de cette condition. Par exemple, si vous spécifiez « Suzanne Duprez;Prosper Leleux » dans la zone De, la règle s'applique aux messages envoyés par Suzanne Duprez ou par Prosper Leleux.
  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire d'absence du bureau.

Commande Absence du bureau du menu Outils

  1. Cliquez sur Règles.
  2. Cliquez sur Ajouter une règle.
  3. Sous Lorsqu'un message répondant aux critères suivants arrive, spécifiez les conditions que le message doit remplir pour que l'action associée à la règle se produise.
  4. Pour spécifier d'autres conditions, cliquez sur Options avancées, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.
  5. Pour spécifier que cette règle doit être appliquée en dernier, activez la case à cocher Ne pas traiter les règles suivantes.
  6. Sous Accomplir ces actions, sélectionnez une ou plusieurs options.

 Remarque   Si vous spécifiez qu'un message doit être supprimé, les règles qui suivent la règle de suppression dans la liste des règles de la boîte de dialogue Gestionnaire d'absence du bureau n'affectent pas le message.

Modifier les règles utilisées avec le Gestionnaire d'absence du bureau

Cette fonctionnalité requiert un compte Microsoft Exchange 2000 ou 2003. Pour déterminer la version d'Exchange à laquelle vous êtes connecté, reportez-vous à la section Déterminer la version de Microsoft Exchange à laquelle mon compte se connecte.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire d'absence du bureau.

Commande Absence du bureau du menu Outils

La commande Gestionnaire d'absence du bureau est disponible uniquement si vous utilisez un compte de messagerie Exchange Server.

  1. Pour modifier les règles, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Modifier une règle spécifique    
      1. Sélectionnez la règle, puis cliquez sur Modifier la règle.
      2. Apportez les modifications souhaitées aux conditions et actions de la règle.
    • Modifier l'ordre dans lequel les règles s'appliquent aux messages entrants    
  1. Sous Durant votre absence, ces règles seront appliquées aux messages lors de leur réception, cliquez sur la règle à déplacer dans la liste.
  2. Cliquez sur Monter ou Descendre.
  • Supprimer une règle    
  1. Sous Durant votre absence, ces règles seront appliquées aux messages lors de leur réception, cliquez sur la règle à supprimer.
  2. Cliquez sur Supprimer la règle.

Activer ou désactiver les règles utilisées avec le Gestionnaire d'absence du bureau

Cette fonctionnalité requiert un compte Microsoft Exchange 2000 ou 2003. Pour déterminer la version d'Exchange à laquelle vous êtes connecté, reportez-vous à la section Déterminer la version de Microsoft Exchange à laquelle mon compte se connecte.

  1. Pour activer ou désactiver les règles d'absence du bureau, cliquez dans le menu Outils sur Gestionnaire d'absence du bureau.

Commande Absence du bureau du menu Outils

  1. Dans la colonne État, activez ou désactivez la case à cocher située en regard de la règle que vous souhaitez activer ou désactiver.

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Réponses automatiques pour des comptes POP3 et IMAP

Si votre profil n'inclut pas de compte de messagerie Exchange Server, vous pouvez combiner un modèle de messagerie Outlook pour reproduire les règles Outlook afin de simuler la fonctionnalité du Gestionnaire d'absence du bureau. Si vous avez recours à cette solution, vous pouvez utiliser votre compte de messagerie POP3 ou IMAP pour envoyer une réponse automatique aux messages entrants.

 Important   Vous devez laisser votre ordinateur allumé avec Outlook en exécution pour que les réponses automatiques puissent être envoyées.

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Créer un modèle de message

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Message.
  2. Sous l'onglet Options, dans le groupe Format, cliquez sur Texte brut.
  3. Dans le corps du message, tapez le message que vous voulez envoyer en tant que réponse automatique.
  4. Dans la fenêtre du message, cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis cliquez sur Enregistrer sous.
  5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la liste Type de fichier, cliquez sur Modèle Outlook (*.oft).
  6. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour le modèle de message, puis cliquez sur Enregistrer.

Créer une règle pour envoyer une réponse automatique aux nouveaux messages

Effectuez l'une des opérations suivantes :

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.
  2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle.
  3. Sous Démarrer à partir d'une règle vide, cliquez sur Vérifier les messages à leur arrivée, puis sur Suivant.
  4. Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?, activez la case à cocher dont je suis l'unique destinataire, sélectionnez les autres critères de votre choix, puis cliquez sur Suivant.
  5. Lorsque vous voyez une boîte de dialogue vous informant que cette règle sera appliquée à tous les messages que vous recevrez, cliquez sur Oui.
  6. Sous Que voulez-vous faire avec ce message ?, activez la case à cocher répondre en utilisant un modèle spécifique.
  7. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée), cliquez sur un modèle spécifique.
  8. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, dans la zone Regarder dans, cliquez sur Modèles dans le fichier système.
  9. Sélectionnez le modèle que vous avez créé dans la section précédente et cliquez sur Ouvrir.
  10. Cliquez sur Suivant.
  11. Si vous le souhaitez, activez les cases à cocher qui vous permettent de définir des exceptions à votre règle de réponse automatique.
  12. Cliquez sur Suivant.
  13. Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, tapez un nom pour votre règle de réponse automatique et cliquez sur Terminer.

La règle de l'Assistant Gestion de messages répondre en utilisant un modèle spécifique permet d'envoyer une fois votre réponse automatique à chaque expéditeur au cours d'une seule session. Elle permet d'éviter qu'Outlook envoie plusieurs fois la même réponse à un même expéditeur qui vous a envoyé plusieurs messages. Au cours d'une session, Outlook assure le suivi de la liste des utilisateurs auxquels il a envoyé une réponse. Toutefois, si vous quittez puis redémarrez Outlook, la liste des expéditeurs qui ont reçu une réponse automatique est réinitialisée. Au cours d'une session, Outlook assure le suivi de la liste des utilisateurs auxquels il a envoyé une réponse.

 Important   Pour que l'Assistant Gestion des messages envoie automatiquement une réponse, Outlook doit être activé et configuré pour vérifier régulièrement les nouveaux messages.

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S'applique à :
Outlook 2007