Planifier une réunion avec d’autres personnes

Envoyez une demande de réunion pour convenir d’une heure de réunion avec d’autres personnes et effectuer un suivi de celles qui acceptent la demande.

  1. Dans Calendrier, cliquez sur Nouvelle réunion.

Commande Nouvelle réunion sur le ruban

Raccourci clavier    Pour créer une demande de réunion, où que vous soyez dans Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+Q.

  1. Dans la zone Objet, indiquez aux destinataires l’objet de la réunion.
  2. Dans la zone Emplacement, indiquez aux destinataires l’endroit ou se tiendra la réunion. Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange, cliquez sur Salles pour vérifier la disponibilité des salles et en réserver.
  3. Dans les zones Début et Heure de fin, cliquez sur l’heure de début et de fin de la réunion. Si vous activez la case à cocher Journée entière, l’événement est affiché sous la forme d’un événement d’une durée de 24 heures (de minuit à minuit).
  4. Dans la demande de réunion, tapez les informations que vous souhaitez partager avec les destinataires. Vous pouvez également joindre des fichiers.
  5. Cliquez sur Assistant Planification. L’Assistant Planification pour les comptes Exchange vous aide à trouver le meilleur moment pour votre réunion en analysant la disponibilité des destinataires et des ressources de la réunion, telles que les salles.

Si vous n’utilisez pas de compte Exchange, cliquez sur Planification.

  1. Cliquez sur Ajouter des participants, puis tapez les noms, des destinataires, les adresses de messagerie ou les noms des ressources (séparés par des points-virgules) dans les zones Obligatoire, Facultatif ou Ressources.

Si vous n’utilisez pas de compte Exchange, cliquez sur Ajouter d’autres personnes > À partir du carnet d’adresses.

Vous pouvez rechercher des participants en tapant dans la zone Rechercher, puis en cliquant sur OK. Cliquez sur le nom dans la liste des résultats, puis cliquez sur Obligatoire, Facultatif ou Ressources.

Une ligne verticale verte représente le début de la réunion. Une ligne verticale rouge représente la fin de la réunion. Vous pouvez cliquer sur ces lignes et les faire glisser vers une nouvelle heure de début et de fin. Pour les comptes Exchange, la grille de disponibilité affiche la disponibilité des participants.

  1. Pour les comptes Exchange, le volet Recherche de salle suggère les meilleures heures pour votre réunion (lorsque la plupart des participants sont disponibles). Pour sélectionner un horaire de réunion, cliquez sur une suggestion d’horaire dans le volet Recherche de salle dans la section Heures suggérées ou choisissez un horaire dans la grille de disponibilité.
  2. Une fois que vos participants sont ajoutés, pour revenir à la demande de réunion, sur le ruban, cliquez sur Rendez-vous.
  3. Si vous ne voulez pas rendre cette réunion périodique, cliquez sur Envoyer.

Définir la réunion comme périodique

  1. Cliquez sur Réunion > Périodicité.

Commande Périodicité sur le ruban

Raccourci clavier    Pour planifier la réunion afin qu’elle se répète régulièrement, cliquez sur Ctrl+G.

  1. Choisissez les options de périodicité souhaitées, puis cliquez sur OK.

Lorsque vous ajoutez une périodicité à une demande de réunion, l’onglet Réunion se transforme en onglet Réunion périodique.

  1. Pour envoyer la demande de réunion, cliquez sur Envoyer.
 
 
S'applique à :
Outlook 2013