Imaginons que ce soit lundi matin et que vous tentez d'organiser votre planning pour la journée. En tant que professionnel de la vente et au vu des nombreuses obligations qui vous incombent, vous avez besoin d'une stratégie qui vous aide à respecter votre planning et à accomplir vos tâches rapidement.
Microsoft Office Outlook® 2003 propose différentes fonctionnalités fort utiles, et notamment :
- Outlook Aujourd'hui
- Indicateurs rapides
- Tâches
- Règles
- Code de couleurs dans la boîte de réception
- Dossiers de recherche
Visualiser en un clin d'œil le programme de la journée avec Outlook Aujourd'hui
La page Outlook Aujourd'hui vous donne un aperçu de la journée de travail. Elle propose un résumé de vos rendez-vous, une liste des tâches et indique le nombre de nouveaux messages électroniques que vous avez reçus. Vous pouvez configurer Outlook pour qu'il affiche directement cette page au démarrage, et vous pouvez personnaliser cette page à souhait.
Personnaliser Outlook Aujourd'hui
- Dans la barre d'outils (barre d’outils : barre qui contient des boutons et des options que vous utilisez pour exécuter des commandes. Pour afficher une barre d’outils, appuyez sur ALT, puis sur MAJ+F10.)Avancée, cliquez sur Outlook Aujourd'hui
.
Remarque Si cette barre d'outils n'est pas visible, dans le menu Affichage, pointez sur Barres d'outils, puis cliquez sur Avancée.
- Dans le menu Outlook Aujourd'hui, cliquez sur Personnaliser Outlook Aujourd'hui.
- Effectuez l'une des actions suivantes :
Changer le nombre de rendez-vous affichés
- Dans la zone Calendrier, entrez un nombre de jours. Les rendez-vous qui ont lieu au cours de cette période apparaîtront sur la page Outlook Aujourd'hui sous Calendrier.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Modifier l'arrière-plan et la disposition
- Dans la zone Styles, cliquez sur une option dans la liste Afficher Outlook Aujourd'hui dans ce style. L'aspect qu'aura la page Outlook Aujourd'hui est illustré sous la liste.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Modifier les tâches affichées
- Dans la zone Tâches, cliquez sur l'option de votre choix.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Modifier les dossiers de messagerie affichés
- Dans la zone Messages, cliquez sur Sélection de dossiers.
- Activez les cases à cocher en regard des dossiers que vous voulez afficher dans la page Outlook Aujourd'hui.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Trier la liste des tâches
- Dans la zone Tâches, cliquez sur une option dans la liste Trier ma liste de tâches par.
- Pour trier les tâches suivant un deuxième critère, cliquez sur l'option voulue dans la liste puis par.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Paramétrer Outlook Aujourd'hui comme la page par défaut
- Dans la zone Démarrage, activez la case à cocher Au démarrage, aller directement à Outlook Aujourd'hui.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Indicateurs rapides Microsoft
Les indicateurs rapides d'Outlook 2003 vous aident à organiser vos messages électroniques en mettant en évidence les messages prioritaires. Pour activer un indicateur rapide, cliquez sur son icône en regard de n'importe quel message électronique, dans n'importe quel dossier Outlook. C'est tout, vous pouvez vous atteler à vos autres tâches. Chaque message marqué est accompagné d'un indicateur coloré pour pouvoir être facilement distingué.
Vous pouvez même ajouter un rappel à un indicateur rapide.
Ajouter un indicateur
Ajouter un rappel à un indicateur
- Dans le message ou la fiche du contact (contact : personne interne ou externe à votre organisation, dont vous enregistrez certains types d’informations telles que l’adresse postale, l’adresse de messagerie, les numéros de téléphone et de télécopie et l’adresse de la page Web.), cliquez sur Assurer un suivi
.
- Dans la liste Indicateur pour, sélectionnez le texte souhaité, puis tapez votre propre texte.
- Dans la liste Couleur de l'indicateur, sélectionnez la couleur voulue.
Remarque Cette option n'est pas disponible pour les contacts.
- Dans les zones Échéance le, sélectionnez une date et une heure.
Conseils
- Pour ouvrir rapidement la boîte de dialogue Indicateur de message pour le suivi sans ouvrir le message, sélectionnez ce dernier, puis appuyez sur CTRL+MAJ+G.
- Pour ajouter rapidement un indicateur à un ou plusieurs messages, sélectionnez ceux-ci, puis appuyez sur INSERTION.
Ajouter automatiquement un indicateur à l'aide d'une règle
- Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.
- Cliquez sur Nouvelle règle.
- Under Étape 1 : sélectionnez un modèle, cliquez sur Marquer les messages émanant d'une personne spécifique avec un drapeau de couleur.
- Cliquez sur Suivant.
- Suivez les instructions de l'Assistant Gestion des messages.
Remarques
Si vous voulez appliquer une nouvelle règle que vous venez de créer à des messages figurant déjà dans la boîte de réception, activez la case à cocher Exécuter cette règle sur les messages déjà dans Boîte de réception à la dernière page de l'Assistant Gestion des messages.
Pour que cette règle s'appliquer à tous vos comptes et à chacune des boîtes de réception, activez la case à cocher Créer la règle sur tous les comptes à la dernière de l'Assistant Gestion des messages.
Supprimer un indicateur
Tâches
Une tâche est un travail personnelle ou professionnel que vous voulez suivre jusqu'à son achèvement. Elle peut être ponctuelle ou répétitive (tâche récurrente (périodique : qualifie un élément qui se produit de façon répétée. Par exemple, un rendez-vous ou une tâche qui se produit régulièrement, comme une réunion de rapport hebdomadaire, ou un rendez-vous mensuel chez le coiffeur, peuvent être spécifiés comme périodiques.) ). Une tâche récurrente peut se répéter à intervalles réguliers ou sur la base de la date à laquelle vous la marquez comme terminée. Par exemple, vous pouvez envoyer un rapport d'état à votre directeur le dernier vendredi de chaque mois ou aller chez le coiffeur tout juste un mois après votre dernière coupe de cheveux.
Créer une tâche
- Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Tâche.
- Dans la zone Objet, tapez un nom de tâche.
- Complétez les autres zones sous les onglets Tâche et Détails en fonction des informations que vous voulez enregistrer pour la tâche.
- Pour que cette tâche soit récurrente, click Périodicité, cliquez sur la fréquence (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle) souhaitée pour la tâche, puis effectuez l'une des actions suivantes :
Configurer une tâche qui se répète à intervalles réguliers
Sélectionnez les options pour cette fréquence. Ne cliquez pas sur Régénérer une nouvelle tâche, sans quoi la tâche ne sera pas répétée à intervalles réguliers.
Configurer la tâche qui se répète en fonction de sa date d'achèvement
Cliquez sur Régénérer une nouvelle tâche, puis tapez une fréquence dans la zone.
- Vous pouvez au besoin définir une date de début et une date de fin pour la tâche.
- Cliquez sur OK, puis sur Enregistrer et fermer.
Règles
Les règles facilitent la gestion de vos messages électroniques par le déclenchement d'actions appliquées aux messages si un ensemble de conditions spécifiques sont réunies. Après que vous avez créé une règle, elle peut être appliquée par Outlook si un message arrive dans votre boîte de réception ou que vous envoyez un message. Il est possible par exemple de définir l'exécution automatique des actions suivantes :
- transférer à votre directeur tous les messages envoyés par Judy Lew lorsqu'ils arrivent dans votre boîte de réception ;
- classer dans la catégorie Ventes tous les messages que vous envoyez et qui contiennent le mot « ventes » dans la ligne Objet ;
- marquer d'un indicateur toutes les demandes ou mises à jour de réunion reçues de votre directeur.
Créer une règle à partir d'un modèle ou en partant de zéro
- Dans le volet de navigation (volet de navigation : colonne proposant un accès aux dossiers utilisés pour organiser vos informations. Cliquez sur un dossier pour afficher les éléments qu’il contient. Ce volet comprend également la section Dossiers favoris, ainsi que des boutons permettant de basculer entre Messagerie, Calendrier, Tâches et autres vues.), cliquez sur Courrier.
- Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.
- Si vous disposez de plusieurs comptes de messagerie, dans la liste Appliquer les modifications à ce dossier, cliquez sur la boîte de réception voulue.
- Cliquez sur Nouvelle règle.
- Effectuez l'une des actions suivantes :
Utiliser un modèle avec des actions et des conditions prédéfinies
- Sélectionnez les options de routage voulues.
Créer la règle en spécifiant vos propres conditions, actions et exceptions
Remarque Cette option n'est pas disponible si vous créez une règle pour un dossier public.
- Cliquez sur Commencer à partir d'une règle vide, puis sur Suivant.
- Sous Étape 1 : spécifiez quand les messages doivent être vérifiés, cliquez sur Vérifier les messages à leur arrivée ou Vérifier les messages après l'envoi, puis sur Suivant.
- Suivez le reste des instructions de l'Assistant Gestion des messages.
Si vous voulez que cette règle s'applique aux messages déjà présents dans vos dossiers, activez la case à cocher Exécuter cette règle sur des messages déjà dans le dossier « nom du dossier » dans la dernière page de l'Assistant.
Pour que cette règle s'appliquer à tous vos comptes et à chacune des boîtes de réception, activez la case à cocher Créer la règle sur tous les comptes à la dernière de l'Assistant Gestion des messages.
Conseil
Si vous voulez appliquer une règle périodiquement mais pas systématiquement, procédez comme suit :
- Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, désactivez la règle en désactivant sa case à cocher.
- Cliquez sur Exécuter les règles.
- Dans la boîte de dialogue Exécuter les règles, sous Sélectionner les règles à exécuter, activez la ou les cases à cocher en regard de la ou des règles à exécuter.
- Sélectionnez le dossier auquel doit s'appliquer la règle.
- Sélectionnez la catégorie de messages à laquelle doit s'appliquer la règle.
Par exemple, elle peut être exécutée uniquement sur les messages non lus d'un dossier particulier.
- Cliquez sur Exécuter.
Code de couleurs dans la boîte de réception
Vous arrive-t-il fréquemment de devoir survoler rapidement la liste de vos message électroniques à la recherche d'un message particulier ? Si c'est le cas, la fonctionnalité Mise en forme automatique peut vous être utile. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que tous les messages provenant de votre patron s'affichent en vert afin que se distinguent facilement des autres.
La couleur verte attirera votre attention même si votre boîte de réception comporte des milliers de messages.
Procédure
- Dans le menu Outils, cliquez sur Organiser.
- Cliquez sur En utilisant des couleurs.
- Définissez la règle du code de couleurs.
- Cliquez sur Appliquer la couleur.
Pour modifier ou annuler un code de couleurs, cliquez sur Mise en forme automatique dans le volet Organiser, puis supprimez ou modifiez la règle.
Conseil
Quand vous appliquez une couleur à l'aide de ce volet, Outlook crée directement une règle de mise en forme automatique. Pour afficher les règles de ce type, cliquez sur Mise en forme automatique dans le volet Organiser.
Dossiers de recherche
L'emploi de dossiers de recherche dans Outlook 2003 vous permet de gagner du temps en vous évitant de devoir classer vos messages afin que vous puissiez concentrer tous vos efforts sur la manière d'atteindre les objectifs commerciaux de votre entreprise.
Dossiers de recherche : définition
Les dossiers de recherche sont des résultats de recherche qui fonctionnent et se présentent comme des dossiers de courrier, mais dans lesquels n'est stocké aucun message électronique. Ce sont des dossiers virtuels contenant des vues de tous les éléments de messagerie correspondant à des critères de recherche spécifiques. Ils peuvent être configurés rapidement avec un certain nombre d'options prédéfinies (courrier avec indicateur de suivi ou non lu, par exemple). Vous pouvez en outre créer vos propres dossiers de recherche personnalisés, en définissant des critères de recherche spécifiques qu'un message doit réunir pour apparaître dans ces dossiers.
Chaque dossier de recherche peut être envisagé comme une recherche enregistrée qui est tenue à jour par l'analyse permanente de tous vos dossiers à la recherche de tout élément correspondant aux critères du dossier en question et sans que cet élément soit déplacé de son dossier d'origine.
Créer un dossier de recherche
- Dans Courrier, dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Dossier de recherche.
- Effectuez l'une des actions suivantes :
Utiliser un dossier de recherche prédéfini
- Cliquez sur un dossier de recherche prédéfini.
- Au besoin, spécifiez vos propres critères sous Personnaliser le dossier de recherche.
- Pour sélectionner une autre boîte aux lettres pour la recherche, cliquez sur la flèche en regard de Personnaliser le dossier de recherche et sélectionnez cette boîte dans la liste.
Créer un dossier de recherche personnalisé
- Cliquez sur Créer un dossier de recherche personnalisé.
- Sous Personnaliser le dossier de recherche, cliquez sur Choisir.
- Tapez un nom pour votre dossier de recherche personnalisé.
- Cliquez sur Critères, sélectionnez les options voulues puis cliquez sur OK.
- Cliquez sur Parcourir, sélectionnez les dossiers dans lequel effectuer les recherches, puis cliquez trois fois sur OK.
Supprimer un dossier de recherche
Important Quand vous supprimez un dossier de recherche, les messages électroniques qu'il comprend ne sont pas supprimés, car il ne stocke pas véritablement les éléments qui y sont affichés : il les affiche simplement. Toutefois, si vous ouvrez ou sélectionnez un élément affiché dans un dossier de recherche et que vous le supprimez ensuite, l'élément est supprimé du dossier Outlook dans lequel il est stocké.
