Mise en pratique : définir un projet professionnel dans le cadre de la gestion d’un salon commercial

Quelle que soit votre activité, vous devez retracer le suivi des tâches afférentes à un projet, et Adventure Works n’échappe pas à la règle. Elle utilise l’espace de travail Gestion de projet pour organiser la mise en place du salon.

Avant d’essayer

Si ce n’est déjà fait, accédez à la base de données de l’exemple d’entreprise pour pouvoir utiliser les données professionnelles d’Adventure Works afin de vous entraîner.

Accéder à la base de données de l’exemple d’entreprise

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  1. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels.
  2. Cliquez sur Gérer les bases de données, puis sur Passer à l’exemple d’entreprise.
  3. Suivez les instructions qui s’affichent à l’écran.

 Remarque   Ne vous inquiétez pas, la base de données de votre activité professionnelle réelle n’est pas affectée par l’utilisation temporaire de la base de données de l’exemple d’entreprise.

Définir un projet professionnel dans le cadre d’un salon commercial

Adventure Works a programmé pour l’an prochain la participation à un salon commercial.

Ouvrir le projet professionnel pour le salon commercial de l’an prochain

  1. Dans le volet de navigation, sous Business Contact Manager, cliquez surGestion de projet.
  1. Sous l’onglet Projet professionnel, double-cliquez sur Salon commercial de l’an prochain.

Enregistrement Projet professionnel

Le type de projet est Salon commercial. Vous pouvez personnaliser la liste et y ajouter les types de projets habituellement gérés par votre entreprise.

Enregistrement gestion de projet affichant la liste des types de projets

Le contact principal de ce salon commercial est Contoso Expos, Inc., une entreprise spécialisée dans les salons commerciaux et les conventions. Par conséquent, le projet est lié à cet enregistrement Compte.

Projet commercial affichant les informations liées

La section Présentation du projet propose une synthèse des tâches à réaliser et de la durée restante avant la date d’achèvement.

Enregistrement Projet commercial affichant la section Présentation

La section Tâches du projet affiche la liste des tâches nécessaires à la mise en place du salon commercial.

Enregistrement Projet commercial affichant la section Tâches du projet

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Ajouter un compte

Un client, Weekend Tours, a décidé de participer au salon commercial. Adventure Works doit donc s’assurer que Weekend Tours dispose d’un nombre suffisant de vélos et d’accessoires pour pouvoir y participer.

  1. Dans l’enregistrement Projet Salon commercial de l’an prochain, cliquez sur Ajouter dans la section Comptes associés et contacts professionnels.

Enregistrement Projet professionnel affichant les comptes associés et les contacts professionnels

  1. Dans la boîte de dialogue Ajouter un compte ou un contact professionnel, vérifiez si la valeur de la liste Type d’élément est bien définie sur Tous les types de comptes.
  2. Dans la zone Rechercher, tapez Weekend Tours.
  3. Cliquez sur le nom du compte, puis cliquez sur OK.

Weekend Tours est ajouté à la liste des comptes et des contacts professionnels associés.

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Ajouter une tâche

Adventure Works devra demander à une équipe d’employés de prendre en charge la mise en place et l’organisation du stand pendant les cinq jours du salon. Un responsable est chargé de sélectionner les employés et de s’assurer qu’ils se sont occupés des réservations inhérentes au voyage et à l’hébergement. La tâche Organiser le voyage est déjà répertoriée dans la liste des tâches.

Ajoutez une nouvelle tâche – Identifier une équipe – au projet et sélectionnez une date d’échéance antérieure à la tâche Organiser le voyage.

  1. Dans la section Tâches de projet, cliquez sur Nouveau.
  2. Dans la zone Objet, tapez : Identifier une équipe.

Dans la section Projet lié, la tâche est automatiquement liée au projet Salon commercial de l’an prochain.

  1. Dans la section Paramètres de la tâche de projet, cliquez sur une autre date dans la zone Échéance. Cette date doit être antérieure à la date d’échéance de la tâche Organiser le voyage.
  2. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

La tâche Identifier l’équipe est incluse dans la liste des tâches du projet.

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Créer un modèle à partir d’un projet existant

Étant donné qu’Adventure Works héberge plusieurs salons commerciaux, ils utilisent un modèle destiné aux salons, ce qui évite de devoir ajouter les mêmes tâches pour chaque projet de salon commercial.

  1. Dans le Ruban du projet professionnel Salon commercial de l’an prochain, cliquez sur Créer un modèle dans le groupe Modèles de projetIcône Créer un modèle.
  2. Dans la zone Nom du modèle, tapez : Salon commercial cycliste, puis cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Modifier un modèle de projet présente toutes les tâches effectuées par Adventure Works lors de l’organisation d’un salon commercial.

  1. Cliquez sur Identifier l’équipe, puis cliquez sur Modifier.
  2. Dans la boîte de dialogue Modifier la tâche de projet, procédez comme suit :
    • Dans la zone Démarrer après (jours), tapez : 20.
    • Dans la zone Durée de la tâche (jours), tapez : 5.
    • Cliquez sur OK.

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Créer un nouveau projet basé sur un modèle

Adventure Works doit créer un projet pour le salon commercial d’automne. Créez un nouveau projet commercial en commençant par le modèle Salon commercial cycliste.

  1. Dans le volet de navigation, sous Business Contact Manager, cliquez surGestion de projet.
  1. Dans le ruban, cliquez sur Modèles de projet dans le groupe Gérer les modèles de projets.
  2. Dans la boîte de dialogue Gérer les modèles de projets, cliquez sur Salon commercial cycliste, puis cliquez sur Créer un projet.
  3. Dans la boîte de dialogue Créer un projet professionnel, procédez comme suit :
    • Dans la zone Nom du projet, tapez Salon commercial automne.
    • Cliquez sur Lier à. Dans la boîte de dialogue Lier à un compte ou à un contact professionnel, cliquez sur Contoso Expos, Inc. Cliquez ensuite sur Lier à, puis sur OK.
    • Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Créer un projet professionnel.

L’enregistrement Salon commercial automne s’ouvre.

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S'applique à :
Outlook 2013, Outlook 2010