Une règle est une action que Microsoft Outlook effectue automatiquement sur les messages entrants ou sortants, en fonction de conditions spécifiées. Vous pouvez créer une règle à partir d'un modèle, à partir d'un message ou à l'aide de vos propres conditions.
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Gérer les messages électroniques à l’aide de règles
Une règle est une action que Microsoft Outlook effectue automatiquement lorsqu’un message respectant les conditions spécifiées dans la règle est reçu ou envoyé. Vous pouvez choisir de nombreuses conditions et opérations à l’aide de l’Assistant Règles. Les règles vous aident à rester organisé et à jour.
Les règles sont classées en deux catégories — organisation and notifications. Les règles ne s'appliquent pas aux messages déjà lus, mais seulement aux messages non lus.
L’Assistant Règles contient des modèles pour la plupart des règles couramment utilisées, notamment :
- Rester organisé Ces règles permettent de classer et de suivre des messages. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour les messages d’un expéditeur spécifique, Bobby Moore par exemple, avec le mot « vente » dans la ligne Objet, afin qu’il soit marqué pour suivi, répertorié comme Vente et déplacé vers le dossier « Vente Bobby ».
- Rester à jour Ces règles permettent de vous avertir lorsque vous recevez un message en particulier. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui envoie automatiquement une alerte sur votre téléphone mobile lorsque vous recevez un message d’un membre de votre famille.
- Démarrer à partir d’une règle vide Ces règles peuvent être créées en partant de rien.
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Créer une règle
- Dans le groupe Actions de l'onglet Accueil, cliquez sur Règles, puis sur Gérer les règles et les alertes.
- Si vous disposez de plusieurs comptes de messagerie, dans la liste Appliquer les modifications à ce dossier, sélectionnez la boîte de réception souhaitée, puis cliquez sur Nouvelle règle.
Si vous voulez créer une règle à partir d'un modèle, procédez comme suit :
- Sous Étape 1 : sélectionnez un modèle, sélectionnez le modèle souhaité dans la collection de modèles Rester organisé ou Rester à jour.
- Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée. Par exemple, si vous cliquez sur le lien personne ou liste de distribution, le Carnet d’adresses s’affiche.
- Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, sélectionnez les conditions dans lesquelles vous souhaitez que les messages respectent pour que ces règles soient appliquées.
- Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle , cliquez sur une valeur soulignée si vous ne l’avez pas déjà fait, puis sélectionnez Suivant.
- Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des actions, sélectionnez l’action pour laquelle vous souhaitez que la règle soit appliquée lorsque les conditions spécifiées sont remplies.
- Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle , cliquez sur une valeur soulignée si vous ne l’avez pas déjà fait, puis sélectionnez Suivant.
- Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des exceptions, sélectionnez les exceptions à la règle, puis cliquez sur Suivant.
- Pour finir de créer la règle, entrez un nom pour celle-ci, puis sélectionnez les autres options souhaitées.
- Si vous souhaitez exécuter cette règle sur des messages qui se trouvent déjà dans un de vos dossiers, cochez la case Exécuter cette règle sur les messages déjà dans « dossier ».
- Pour appliquer cette règle à tous vos comptes de messagerie et à la boîte de réception associée à chaque compte, cochez la case Créer la règle sur tous les comptes.
- Cliquez sur Terminer.
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Pour créer une règle en sélectionnant vos propres conditions, actions et exceptions :
- Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Actions, cliquez sur Règles.
- Si vous disposez de plusieurs comptes de messagerie, dans la liste Appliquer les modifications à ce dossier, sélectionnez la boîte de réception souhaitée.
- Cliquez sur Nouvelle règle.
- Sous Démarrer à partir d’une règle vide, sélectionnez Vérifier les messages à leur arrivée ou Vérifier les messages après l’envoi, puis cliquez sur Suivant.
- Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, sélectionnez les conditions dans lesquelles vous souhaitez que les messages respectent pour que ces règles soient appliquées.
- Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle , cliquez sur une valeur soulignée si vous ne l’avez pas déjà fait, puis sélectionnez Suivant.
- Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des actions, sélectionnez l’action pour laquelle vous souhaitez que la règle soit appliquée lorsque les conditions spécifiées sont remplies.
- Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle , cliquez sur une valeur soulignée si vous ne l’avez pas déjà fait, puis sélectionnez Suivant.
- Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des exceptions, sélectionnez les exceptions à la règle, puis cliquez sur Suivant.
- Pour finir de créer la règle, entrez un nom pour celle-ci, puis sélectionnez les autres options souhaitées.
- Si vous souhaitez exécuter cette règle sur des messages qui se trouvent déjà dans un de vos dossiers, cochez la case Exécuter cette règle sur les messages déjà dans « dossier ».
- Pour appliquer cette règle à tous vos comptes de messagerie et à la boîte de réception associée à chaque compte, cochez la case Créer la règle sur tous les comptes.
- Cliquez sur Terminer.
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Vous pouvez créer une règle directement à partir d’un message. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour déplacer des messages d’une personne vers un dossier spécifique.
Si vous voulez créer une règle à partir d'un message, procédez comme suit :
- Cliquez sur le message pour lequel vous voulez créer une règle, puis dans le groupe Actions de l'onglet Accueil, cliquez sur Règles, puis sur Créer une règle.
- Dans la boîte de dialogue Créer une règle, activez les cases à cocher correspondant aux conditions souhaitées. Un grand nombre d'options contiennent déjà des informations du message sélectionné.
- Cochez la case Déplacer le courrier électronique vers le dossier.
- Cliquez sur un dossier existant ou cliquez sur Nouveau pour créer un dossier pour le stockage des messages.
- Pour ajouter davantage de conditions, d’actions ou d’exceptions à la règle, cliquez sur Options avancées, puis suivez les instructions de l’Assistant Règles.
Conseil Pour exécuter la règle immédiatement, activez la case à cocher Exécuter cette règle sur des messages déjà dans le dossier dans la dernière page de l’Assistant Règles.
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Exécuter une règle manuellement
Pour exécuter une ou plusieurs règles manuellement, procédez comme suit :
- Dans le menu Actions, cliquez sur Règles.
- Dans la boîte de dialogue Gérer les règles et les alertes, désactivez la règle en désactivant la case à cocher située en regard de celle-ci.
- Cliquez sur Exécuter les règles.
- Dans la boîte de dialogue Exécuter les règles, sous Sélectionner les règles à exécuter, activez la case à cocher située en regard de chaque règle souhaitée.
- Dans la zone Exécuter dans le dossier, cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez le dossier auquel vous souhaitez appliquer la règle.
- Dans la zone de liste Appliquer les règles à, cliquez sur la catégorie de messages à laquelle vous souhaitez appliquer la règle.
Par exemple, vous pouvez appliquer la règle uniquement aux messages non lus dans un dossier.
- Cliquez sur Exécuter.
Exceptions
Vous pouvez définir des exceptions à vos règles, valables dans certaines circonstances, par exemple, quand un message contient un indicateur de suivi ou présente un niveau d’importance élevé. Une règle n’est pas appliquée à un message même s’il remplit les conditions de l’une des exceptions spécifiées.
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Règles serveur et règles client seulement
Règles serveur Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange, vous pouvez créer des règles serveur. Ces règles s'exécutent dans votre boîte aux lettres sur le serveur de messagerie, même si Outlook n'est pas exécuté. Les règles serveur doivent s'appliquer aux messages lorsqu'ils sont remis pour la première fois dans votre boîte de réception. Elles doivent pouvoir s'exécuter jusqu'à la fin sur le serveur. Par exemple, une règle qui spécifie qu'un message doit être imprimé ne peut pas être appliquée tant qu'elle n'a pas fini de s'exécuter sur le serveur. Si une règle ne peut pas être appliquée sur le serveur, elle est appliquée lorsque vous lancez Outlook, elle devient alors une règle client seulement.
Règles client Les règles client seulement sont des règles qui s'exécutent uniquement sur l'ordinateur. Il s'agit de règles qui ne peuvent pas être appliquées tant qu'elles n'ont pas fini de s'exécuter sur le serveur, par exemple spécifier certains messages à imprimer. Les règles client seulement ne peuvent s'exécuter que si Outlook est en cours d'exécution.
Si votre liste contient les deux types de règles, les règles serveur sont appliquées en premier, puis les règles client seulement.
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Appliquer des règles à d'autres éléments Outlook
Accusés de réception, réponses à un vote et réponses automatiques
Lorsque des règles sont appliquées, les accusés de réception, les confirmations de lecture, les réponses à un vote et les réponses automatiques sont traités comme des messages. Par exemple, si une règle déplace vers un dossier spécifique les éléments (élément : dans Outlook, unité de base pour le stockage d’informations (équivalent d’un fichier pour d’autres programmes). Les éléments incluent les messages électroniques, les rendez-vous, les contacts, les tâches, les entrées du journal, les notes, ainsi que les éléments et documents publiés.) comportant le mot « réunion » dans l'objet, alors elle déplacera également l’ensemble des accusés de réception, des réponses à un vote et des réponses automatiques comportant le mot « réunion » dans l'objet.
Remarque Lorsqu'une règle déplace les réponses à un vote de la boîte de réception à un autre dossier, le suivi du vote est affecté. Lorsque vous ouvrez un message envoyé qui comporte un bouton de vote, les informations de suivi n'incluront pas un décompte des réponses déplacées par une règle. Le fait de déplacer ou de supprimer manuellement une réponse n'affecte pas le suivi.
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Demandes de réunions, demandes de tâches et documents
Lors de l'application de règles, les demandes de réunion, les demandes de tâche et les documents sont traités comme des messages. Par exemple, lorsque vous créez une règle qui déplace tous les éléments (élément : dans Outlook, unité de base pour le stockage d’informations (équivalent d’un fichier pour d’autres programmes). Les éléments incluent les messages électroniques, les rendez-vous, les contacts, les tâches, les entrées du journal, les notes, ainsi que les éléments et documents publiés.) dont la zone Objet comporte le mot « réunion » vers un dossier spécifique, toute demande de tâche ou de réunion répondant à cette condition sera alors également déplacée. Tenez néanmoins compte des restrictions suivantes lors de la création de règles qui portent sur ces types d’éléments :
- Un élément déplacé vers un dossier qui n’est pas un dossier de courrier électronique risque de ne pas fonctionner comme vous l’espérez après son déplacement. Par exemple, le déplacement d’un message vers le dossier Calendrier n’entraîne pas la création d’un rendez-vous.
- Si une réponse à une demande de réunion ou de tâche est déplacée dans le dossier Éléments supprimés à l'aide d'une règle, le suivi de la réponse n'est pas assuré par l'élément d'origine.
- Si une règle déplace automatiquement une demande de réunion vers le dossier Éléments supprimés, la réunion ne sera pas ajoutée au calendrier.
- Les règles applicables aux messages que vous envoyez ne s’appliquent ni aux demandes de tâche ni aux demandes de réunion.
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Groupes de contacts
Une règle comportant une liste de distribution peut se comporter différemment en fonction de la manière dont vous la créez.
- Déplacer des messages envoyés à un dossier Groupe de contacts Cette règle est disponible seulement si vous utilisez un compte Exchange. Seuls les messages envoyés au groupe de contacts sont déplacés vers le dossier spécifié. Les messages envoyés par les membres du groupe de contacts ne sont pas déplacés vers le dossier spécifié.
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Transfert de messages hors de votre société
Si vous disposez d'un compte Exchange 2010, vous ne pouvez pas utiliser de règles pour transférer des messages à des adresses de messagerie situées à l'extérieur de votre société. Ce paramètre destiné à empêcher la divulgation d'informations d'entreprise ne peut être modifié que par un administrateur Exchange.
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