Trois facteurs affectent la planification d'un rendez-vous dans Microsoft Outlook :
- Le paramètre d'horloge (heure) de l'ordinateur.
- Le paramètre de fuseau horaire local de l'ordinateur.
- Le paramètre de réglage de l'heure d'été de l'ordinateur.
L'ensemble de ces trois facteurs doit être correctement défini sur l'ordinateur de l'organisateur de la réunion et sur l'ordinateur de chacun des participants pour garantir que les réunions s'affichent aux moments adéquats.
Une instance de réunion récurrente d'un participant est déplacée d'une heure sur le calendrier Outlook, même si aucun élément n'a été modifié et que le participant n'a pas reçu de mise à jour de réunion.
Cela se produit lorsque l'organisateur de la réunion se trouve dans un fuseau horaire à l'heure d'été et que le participant se trouve dans un fuseau différent, qui n'utilise pas l'horaire d'été. Après la modification vers ou à partir de l'heure d'été, dans le fuseau horaire de l'organisateur de la réunion, la réunion est décalée d'une heure en fonction du temps UTC (Universal Coordinated Time) pour conserver la réunion à une heure constante pour l'organisateur, avant et après le changement. Par conséquent, la réunion du participant est déplacée d'une heure par rapport à l'heure locale. Cela est dû à la conception. Le fuseau horaire de l'organisateur de la réunion gère le temps UTC de cette réunion, et l'ensemble des personnes dans les autres fuseaux apercevront les réunions au même temps UTC (mais à une heure locale différente s"ils se trouvent dans un autre fuseau horaire).
Pour que l'heure de la réunion s'affiche correctement, ses organisateurs peuvent devoir créer et envoyer des demandes de réunion eux-mêmes au lieu d'attendre qu'un délégué les envoie. Par exemple, un délégué situé dans le bureau principal à New York (États-Unis), gère les calendriers de quatre vice-présidents régionaux, dont un est basé à Phoenix, Arizona. (Phoenix n'utilise pas l'heure d'été.) Ce délégué réserve une visioconférence mensuelle les mardi à 14:00 (heure de Phoenix) pour ce vice-président. Une fois la modification apportée à partir de l'heure d'été à New York, la réunion à Phoenix est déplacée d'une heure car le fuseau horaire du délégué (dans ce cas, New York City), est considéré comme le fuseau horaire de l'organisateur de la réunion. Si le vice-président de Phoenix souhaite que la réunion ait toujours lieu à la même heure, alors il doit créer lui-même la réunion à la place du délégué.
La personne pour laquelle l'heure de la réunion ne doit pas être déplacée est celle qui organise la réunion.
Vous voyagez à travers deux fuseaux horaires ou plus et devez afficher l'heure locale pour chaque rendez-vus dans le calendrier.
Si vous êtes un représentant à New York qui doit assister à une réunion au petit-déjeuner à 8:00, puis se rendre à Chicago, Illinois pour une réunion à 13:00, et enfin s'envoler pour Las Vegas, Nevada où un dîner a été réservé à 18:00, Outlook affiche l'ensemble de ces rendez-vous e fonction du fuseau horaire dans lequel vous vous trouviez lors de la saisie des rendez-vous dans le calendrier. Par conséquent, à New York, lorsque vous consultez le Calendrier, le petit-déjeuner est à 8:00, la réunion à Chicago est prévue à 13:00 et le dîner à Las Vegas à 18:00. Néanmoins, lorsque vous consultez le Calendrier à Chicago, le petit-déjeuner est prévu à 9:00, la réunion locale (Chicago) à 14:00 et le dîner à 19:00.
L'utilisateur ne doit pas modifier son fuseau horaire d'origine et utiliser la fonction de fuseau horaire supplémentaire pour afficher l'heure locale. Vous ne pouvez afficher qu'un fuseau horaire supplémentaire, vous devez donc modifier le deuxième fuseau horaire à chaque fois que vous changez de fuseau horaire.
Les réunions suivantes qui incluent le dimanche à 14:00 et s'étendent sur plus d'un fuseau horaire seront incorrectement affichées le jour di passage à l'heure d'été.
Lorsque vous créez un rendez-vous ou une réunion avec des occurrences, Outlook crée un élément unique dont l'heure de début et de fin est au format de temps UTC (Universal Coordinated Time). Outlook modifie ensuite cet élément unique en séries. Ces séries possèdent des heures de début et de fin uniques, qui s'appliquent à chaque instance des séries ne constituant pas d'exception. Lorsqu'une série est développée pour s'afficher dans votre calendrier, chaque instance possède une heure de début et de fin identiques dans le temps UTC.
Si vous modifiez les fuseaux horaires, toutes les instances, y compris les exceptions, sont déplacées pour refléter le nouveau fuseau horaire. Les exceptions des séries sont toujours identifiées comme faisant partie des séries pour la plupart des actions ; Cependant, chaque exception possède ses propres heures de début et de fin.
Si ces séries traversent une heure d'été, les instances des séries continuent à être affichées en même temps, mais avec une heure d'avance ou de retard en fonction du temps UTC.
Ce problème se résout automatiquement à minuit, le jour suivant (lundi), sauf si l'occurrence démarre exactement à 14:00, ou si un rappel a été défini pour 14:00. Dans ce cas, vous devez modifier l'heure de votre ordinateur en fonction du fuseau horaire de l'organisateur, supprimer l'unique instance qui s'étend au-delà du passage à l'heure d'été, puis revenir à votre propre fuseau horaire.
Lorsque votre Calendrier comporte des événements de journée entière et que vous modifiez le fuseau horaire, ces événements s'étendent sur deux jours au lieu d'un.
Outlook traite les anniversaires, les vacances et les anniversaires de naissance comme des événements de journée entière (un événement de journée entière est défini de minuit à minuit dans le fuseau horaire local). Lorsque le fuseau horaire change, tous les événements de journée entière sont déplacés. Par conséquent, lorsque vous modifiez le fuseau horaire de l'ordinateur, l'événement de journée entière est déplacé pour s'afficher dans le nouveau fuseau horaire. Un événement, tel qu'un congé ou un anniversaire, apparaît dans le calendrier sur deux jours consécutifs. Un anniversaire, par exemple, peut apparaître depuis 6:00 jusqu'à 6:00 le jour suivant.
Vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes :
- Utilisez la fonction de fuseau horaire supplémentaire dans Outlook pour afficher le fuseau horaire local et ne modifiez pas le fuseau horaire du système d'exploitation.
- Corriger chaque événement de journée entière pour le paramètre de fuseau horaire en cours.
- Modifiez le fuseau horaire pour revenir à celui utilisé lors de la création des éléments.
Vous rencontrez des problèmes lorsque vous travaillez dans des fuseaux horaires dont les décalages sont inférieurs à 30 minutes.
Certains fuseaux horaires présentent un décalage de 15 minutes au lieu de 30 minutes. Le décalage de 15 minutes entraîne des problèmes d'affichage car Outlook peut uniquement afficher les éléments du Calendrier par tranche horaire de 30 minutes.
La barre de temps située dans la fenêtre Calendrier peut uniquement afficher des décalages par tranche de 30 minutes. Par conséquent, lorsque des fuseaux horaires qui utilisent un décalage de 15 minutes, tels que Katmandou (GMT+5:45), sont affichés, les éléments du calendrier apparaissent de manière incorrecte.
Si vous vous trouvez dans un fuseau horaire de ce type, vous devez dépendre des informations de réunion et pas de la barre de temps de la fenêtre Calendrier.
L'organisateur de la réunion ne peut accepter de contre-proposition d'un participant d'une fuseau horaire différent pour une occurrence de réunion récurrente.
Outlook ne stocke pas la propriété de fuseau horaire sur des exceptions de récurrence, et le message de contre-proposition envoyé par le participant d'un autre fuseau horaire n'est pas reconnu par le programme de courrier électronique de l'organisateur. Lorsque l'organisateur de la réunion ouvre le message de contre-proposition et clique sur Accepter la proposition ou sur Afficher toutes les propositions, un message vous indique que cette réunion ne se trouve pas dans le calendrier et qu'elle a dû être déplacée ou supprimée. Puisqu'elle est introuvable, il est impossible d'accepter la proposition.
Ce problème ne se présente pas lorsque vous travaillez avec des réunions uniques ou avec la série de réunions récurrentes — il n'affecte que des instances uniques d'une récurrence. Pour y remédier, l'organisateur doit accepter la contre-proposition en mettant manuellement à jour l'heure de la réunion. Ouvrez l'occurrence de la réunion pour laquelle le participant a effectué une contre-proposition et modifiez l'heure, puis envoyez la demande de réunion mise à jour. Ce problème peut également survenir si Outlook n'a pas été défini de manière à régler le passage à l'heure d'été.
Vos rendez-vous doivent être à une heure fixe, quel, que soit le fuseau horaire dans lequel vous vous trouvez.
Vous voulez qu'un rendez-vous apparaisse dans le calendrier à une heure fixe, quel que soit le fuseau horaire. Vous voulez, par exemple, qu'un rappel vous indique à quel moment prendre vos médicaments exactement à la même heure, quel que soit le fuseau horaire dans lequel vous vous trouvez. Cependant, lorsque vous changez de fuseau horaire, le rendez-vus est modifié en fonction du nouveau fuseau horaire.
Outlook ne peut forcer un rendez-vous à demeurer fixe lorsque le fuseau horaire change. Si vous avez besoin que ce rendez-vous demeure à une heure fixe, vous ne devez pas modifier votre fuseau horaire d'origine. Vous pouvez ajouter le fuseau horaire supplémentaire pour assurer le suivi des heures des autres fuseaux horaires. Pour modifier le paramètre de fuseau horaire dans Outlook sans modifier les heures de chacun de vos rendez-vous, vous devez exporter les données depuis le dossier Calendrier, modifier le paramètre de fuseau horaire, puis importer les données dans Outlook.
