Vous pouvez créer pour vos messages électroniques des signatures personnalisées composées de texte, d’images, de votre carte de visite électronique (carte de visite électronique : affichage d’informations spécifiques sur un contact, dans un format similaire à une carte de visite professionnelle sur papier, qui peut être insérée dans les messages.), d’un logo ou même d’une image de votre signature manuscrite.
Vous pouvez créer autant de signatures que vous le souhaitez. Vous pouvez également configurer Microsoft Office Outlook pour ajouter automatiquement une signature aux messages sortants, ou vous pouvez ajouter manuellement la signature chaque fois que cela est nécessaire.
Que voulez-vous faire ?
Créer une signature
Dans un nouveau message, sous l’onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sur Signatures.
- Sous l'onglet Signature électronique, cliquez sur Nouveau.
- Tapez le nom de la signature, puis cliquez sur OK.
- Dans la zone Modifier la signature, tapez le texte à inclure dans la signature.
- Pour mettre le texte en forme, sélectionnez le texte, puis utilisez les boutons de style et de mise en forme pour sélectionner les options souhaitées.
Remarques
En savoir plus sur les différents formats de messages
Microsoft Office Outlook 2007 prend en charge trois formats de messages :
- Texte brut Ce format est accepté par toutes les applications de messagerie. Vous pouvez définir Outlook de manière à ce qu'il ouvre les messages que vous recevez au format texte brut uniquement. Le texte brut ne prend pas en charge les styles gras ou italiques ni les couleurs ou autres mises en forme de texte. De même, il ne peut afficher les images directement dans le corps des messages, mais vous pouvez les inclure comme pièces jointes.
- RTF (Rich Text Format) Vous pouvez utiliser le format RTF pour envoyer des messages au sein d’une organisation qui utilise Microsoft Exchange. Toutefois, Microsoft vous recommande d’utiliser le format HTML. Celui-ci prend en charge la mise en forme du texte, notamment les puces, l’alignement et les objets liés. Outlook convertit automatiquement au format HTML les messages au format RTF lorsque vous les envoyez à un destinataire sur Internet, ce qui garantit la conservation de la mise en forme des messages et la réception des pièces jointes. En outre, Outlook met automatiquement en forme les demandes de tâches et de réunions, ainsi que les messages dotés de boutons de vote, afin que ces éléments soient envoyés intacts via Internet à d’autres utilisateurs Outlook, indépendamment du format par défaut des messages.
- HTML Il s’agit du format de message par défaut dans Outlook. Il s’agit également du meilleur format à utiliser lorsque vous voulez créer des messages similaires à des documents traditionnels, dotés de polices, couleurs et listes de puces diverses. Par défaut, lorsque vous sélectionnez l’une des options permettant la mise en forme (HTML ou RTF), le message est envoyé au format HTML. Donc, lorsque vous utilisez HTML, vous savez que ce que vous envoyez est ce que le destinataire verra.
Remarque Lorsque vous répondez à un message, Outlook conserve le format du message d'origine.Toutefois si vous sélectionnez l'option Lire tous les messages standard au format texte brut, Outlook met en forme votre réponse en texte brut. Sinon, vous pouvez cliquer sur la barre d'informations et modifier le format du message (HTML ou RTF) puis répondre. Si vous modifiez le format du message, la réponse est mise en forme selon le nouveau format d'affichage.
Pour plus d’informations sur la modification des formats des messages, voir Remplacer le format des messages par le format HTML, RTF ou texte brut.
- Pour ajouter un élément autre que du texte, placez le curseur où vous souhaitez que l’élément apparaisse, puis effectuez l’une des opérations suivantes :
| Options |
Procédure |
Remarques |
| Pour ajouter une carte de visite électronique |
Cliquez sur Carte de visite, puis cliquez sur un contact dans la liste Classé sous. Ensuite, cliquez sur OK. |
En ajoutant simplement votre carte de visite à une signature, vous pouvez inclure les informations de contact de votre choix de façon rapide et personnalisée. |
| Pour ajouter un lien hypertexte |
Cliquez sur le bouton Insérer un lien hypertexte, recherchez un lien hypertexte, cliquez dessus pour le sélectionner, puis cliquez sur OK. |
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| Pour ajouter une image |
Cliquez sur le bouton Image, recherchez une image, cliquez dessus pour la sélectionner, puis cliquez sur OK.
Les formats de fichiers courants pour les images comprennent les formats .bmp, .gif, .jpg et .png.
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Pour plus d’informations sur l’ajout d’une image de votre signature manuscrite, voir :
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- Une fois que vous avez fini de créer la signature, cliquez sur OK.
Remarque La signature que vous venez de créer ou de modifier ne s’affiche pas dans le message actuellement ouvert ; vous devez l’y insérer. Pour plus d’informations, voir « Étape 2 : insérer une signature dans un message ».
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Étape 2 : insérer une signature dans un message
Vous pouvez faire en sorte qu’une signature soit ajoutée systématiquement aux messages sortants. Vous pouvez également insérer manuellement une signature lorsque vous le jugez utile.
Remarque Vous ne pouvez insérer qu’une seule signature par message électronique. Il est en effet impossible d'en inclure plusieurs. Si vous souhaitez inclure des informations complémentaires, créez une signature comprenant toutes ces informations, puis enregistrez-la sous un nouveau nom.
Insérer automatiquement une signature.
- Dans un nouveau message, sous l’onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sur Signatures.
- Sous Choisir une signature par défaut, dans la liste Compte de messagerie, cliquez sur le compte de messagerie auquel vous voulez associer la signature.
- Dans la liste Nouveaux messages, sélectionnez la signature souhaitée.
- Si vous souhaitez inclure une signature dans des messages de réponse ou des messages transférés, dans la liste Réponses/Transferts, sélectionnez une signature. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez Aucune.
- Cliquez sur OK.
Insérer manuellement une signature
Dans un nouveau message, sous l’onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sélectionnez la signature de votre choix.
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Désactiver l'insertion automatique d'une signature
Effectuez l'une des opérations suivantes :
Désactiver l'insertion automatique d'une signature dans tous les nouveaux messages
- Dans un nouveau message, sous l'onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sur Signatures.
Remarque Vous pouvez également accéder aux options de signature disponibles sous l'onglet Message après avoir cliqué sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer dans un message ouvert.
- Dans l'onglet Signature électronique, sous Choisir une signature par défaut, dans la liste Nouveaux messages, sélectionnez (aucune).
- Cliquez sur OK.
- Pour supprimer la signature dans un message actuellement ouvert, vous devez l'éliminer manuellement. Sélectionnez la signature et appuyez sur SUPPR.
La signature n'apparaîtra plus dans les nouveaux messages ouverts par la suite.
Désactiver l'insertion automatique d'une signature dans les messages auxquels vous répondez ou que vous transférez
- Dans un nouveau message, sous l'onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sur Signatures.
Remarque Vous pouvez également accéder aux options de signature disponibles sous l'onglet Message après avoir cliqué sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer dans un message ouvert.
- Dans l'onglet Signature électronique, sous Choisir une signature par défaut, dans la liste Réponses/transferts, sélectionnez (aucune).
- Cliquez sur OK.
- Pour supprimer la signature dans un message actuellement ouvert, vous devez l'éliminer manuellement. Sélectionnez la signature et appuyez sur SUPPR.
La signature n'apparaîtra plus dans les nouveaux messages ouverts par la suite.
Supprimer une signature automatique dans un message individuel
- Dans le corps du message, sélectionnez la signature et appuyez sur SUPPR.
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