Conserver des messages électroniques sur votre serveur de messagerie

S'applique à
Microsoft Office Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2002

Tout le courrier électronique que vous recevez passe par un serveur de messagerie (serveur de messagerie électronique : ordinateur qui stocke des messages électroniques.) pour votre compte de messagerie électronique (compte de messagerie : nom du serveur, nom et mot de passe de l’utilisateur, et adresse de messagerie utilisés par Outlook pour se connecter à un service de messagerie. Vous créez un compte de messagerie dans Outlook à l’aide des informations fournies par votre administrateur ou votre fournisseur de services Internet.). Selon le type de compte de messagerie utilisé, vos messages électroniques sont traités à l'aide de l'une des méthodes ci-dessous.

Emplacements du courrier

Légende 1 Les messages restent sur le serveur. Outlook se connecte au serveur et vous pouvez lire ou supprimer vos messages.
Légende 3 Des copies des messages sont téléchargées et synchronisées avec les messages sur le serveur de messagerie. Les comptes Microsoft Exchange Server offrent cette fonctionnalité en créant un fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost) (fichier de dossiers en mode hors connexion : fichier de votre disque dur qui contient les dossiers en mode hors connexion. Le fichier de dossiers en mode hors connexion a une extension .ost. Vous pouvez le créer automatiquement lorsque vous installez Outlook ou la première fois que vous rendez un dossier accessible en mode hors connexion.) local. Ce fichier est utilisé pour travailler hors connexion lorsque vous ne pouvez pas ou ne souhaitez pas vous connecter au serveur de messagerie. Il est également utilisé par la fonctionnalité Mode Exchange mis en cache de Microsoft Outlook 2003.

Les différents types de comptes de messagerie utilisent des méthodes différentes pour enregistrer les messages et les synchroniser avec le serveur de messagerie. Par exemple, par défaut, les comptes de messagerie POP3 suppriment les messages électroniques du serveur de messagerie une fois qu'ils sont téléchargés dans Outlook. Toutefois, vous pouvez personnaliser la manière dont vos messages seront récupérés et enregistrés. D'autres comptes de messagerie, tels que le compte Exchange Server, enregistrent tous les messages électroniques sur le serveur de messagerie par défaut. Vous pouvez configurer un compte de messagerie Exchange Server pour conserver un exemplaire des messages sur votre ordinateur ; ceci vous permet de les lire lorsque vous n'êtes pas connecté au serveur Exchange. Pour obtenir des informations sur la manière dont différents comptes de messagerie traitent les messages électroniques, reportez-vous aux rubriques suivantes :

AfficherComptes de messagerie POP3

Lorsque vous récupérez des messages électroniques d'un compte de messagerie POP3 (POP3 : protocole courant utilisé pour récupérer des messages électroniques d’un serveur de messagerie Internet.), les messages sont supprimés du serveur de messagerie par défaut une fois qu'ils sont téléchargés sur votre ordinateur. Ce scénario convient parfaitement à la plupart des utilisateurs.

Toutefois, si vous souhaitez vérifier votre courrier à partir de plusieurs ordinateurs, vous devez configurer Outlook pour que les messages ne soient pas supprimés de votre serveur de messagerie. Ceci est particulièrement courant pour les personnes qui souhaitent vérifier le compte de messagerie de leur fournisseur de services Internet (fournisseur de services Internet : activité qui fournit l’accès à Internet pour des utilisations telles que le courrier électronique, les salles de conversation ou le World Wide Web. Certains fournisseurs de services Internet sont multinationaux, proposant un accès à divers endroits, tandis que d’autres sont limités à une région spécifique.) personnel sur leur lieu de travail pour télécharger les messages et les stocker de façon permanente sur leur ordinateur à domicile.

Lorsque vous conservez des messages sur votre serveur de messagerie, vous disposez de plusieurs options pour supprimer vos messages. Pour sélectionner l'option appropriée, vous devez prendre en considération différents facteurs d'usage de votre courrier électronique, par exemple la durée pendant laquelle les messages doivent être accessibles à partir de plusieurs ordinateurs et les limites de stockage imposées par l'administrateur de votre serveur de messagerie. Si vous dépassez votre limite de stockage, vous ne pourrez peut-être pas recevoir vos nouveaux messages ou vous risquez d'encourir des frais supplémentaires. En général, il est recommandé de configurer votre ordinateur avec le paramétrage par défaut qui ne conserve pas de messages électroniques sur le serveur. Lorsque vous utilisez votre ordinateur pour récupérer votre courrier électronique, les messages sont téléchargés et supprimés du serveur de messagerie. Si vous choisissez de procéder autrement, Outlook vous permet de sélectionner une durée pendant laquelle les messages seront conservés sur le serveur.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Comptes de messagerie.
  2. Cliquez sur Afficher ou modifier les comptes de messagerie existants, puis sur Suivant.
  3. Sélectionnez votre compte de fournisseur de services Internet, puis cliquez sur Modifier.
  4. Cliquez sur Paramètres supplémentaires.
  5. Cliquez sur l'onglet Avancé, puis sous Réception, activez la case à cocher Laisser un exemplaire des messages sur le serveur.

Boîte de dialogue Paramètres de messagerie Internet

  1. Sélectionnez une des options suivantes :
    • Supprimer du serveur après x jours     Les messages électroniques sont téléchargés sur votre ordinateur mais sont conservés sur le serveur de messagerie pendant le nombre de jours spécifié. Il s'agit de la configuration la plus courante pour les personnes qui souhaitent lire leurs messages personnels au travail mais qui veulent également les télécharger en vue d'un stockage permanent sur leur ordinateur à domicile. Nous recommandons de sélectionner le nombre de jours minimal répondant à vos besoins. Plus vous laissez vos messages sur votre serveur de messagerie, plus vous risquez de dépasser la taille limite de votre boîte aux lettres.
    • Supprimer du serveur après avoir été supprimé du dossier Éléments supprimés     Les messages électroniques sont téléchargés sur votre ordinateur mais sont également conservés sur le serveur de messagerie pour une durée indéterminée, jusqu'à ce que vous supprimiez le message dans Outlook et que vous vidiez le dossier Éléments supprimés. Le simple fait de supprimer le message ne le supprime pas du serveur de messagerie.

Si vous n'activez aucune de ces deux cases à cocher, les messages sont conservés sur le serveur indéfiniment. Vous pouvez alors dépasser la limite de votre boîte aux lettres, à moins de vous connecter au serveur de messagerie à partir d'un autre ordinateur sur lequel Outlook est configuré pour supprimer les messages du serveur de messagerie.

  1. Cliquez sur OK, puis sur Terminer.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de votre compte de messagerie POP3 sur plusieurs ordinateurs, reportez-vous à la section Voir aussi de cet article.

AfficherComptes de messagerie IMAP

Lorsque vous accédez à un compte de messagerie IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol) : contrairement aux autres protocoles de messagerie Internet qui fournissent un seul dossier de serveur Boîte de réception, tels que POP3, le protocole IMAP permet de créer plusieurs dossiers de serveur pour enregistrer et organiser des messages accessibles depuis plusieurs ordinateurs.), vos messages sont copiés localement. Toutefois, les messages sont également conservés sur le serveur de messagerie jusqu'à ce que vous les marquiez pour la suppression et que vous exécutiez la commande Vider les messages supprimés. Pour plus d'informations sur la suppression des messages IMAP, reportez-vous à la section Voir aussi de cet article.

AfficherComptes de messagerie HTTP

Lorsque vous accédez à un compte de messagerie HTTP (HTTP (Hypertext Transfer Protocol) : protocole utilisé lorsque vous accédez à des pages Web sur Internet. Outlook utilise HTTP en tant que protocole de messagerie.), tel que MSN Hotmail, vos messages sont enregistrés sur le serveur de messagerie jusqu'à ce que vous les supprimiez.

AfficherComptes de messagerie Exchange Server

Lorsque vous accédez à un compte de messagerie Exchange Server, vos messages sont enregistrés sur le serveur de messagerie jusqu'à ce que vous les supprimiez.

 
 
S'applique à :
Outlook 2003