Autoriser quelqu’un d’autre à gérer votre courrier électronique et votre calendrier

Tout comme un assistant peut vous aider à gérer le courrier papier que vous recevez, vous pouvez utiliser Microsoft Outlook pour permettre à une autre personne, appelée délégué (délégué : personne qui a reçu l’autorisation d’ouvrir les dossiers d’une autre personne, de créer des éléments et de répondre à des demandes pour cette personne. La personne qui accorde cette autorisation détermine les dossiers auxquels le délégué peut accéder et les modifications qu’il peut effectuer.), de recevoir des messages électroniques et des demandes de réunion en votre nom et d’y répondre. Vous pouvez également accorder à votre délégué des autorisations supplémentaires qui lui permettent de lire, de créer ou d’avoir un contrôle accru sur les éléments contenus dans votre boîte aux lettres (boîte aux lettres : emplacement sur un serveur Microsoft Exchange où votre courrier électronique est livré. Vous administrateur définit une boîte aux lettres pour chaque utilisateur. Si vous spécifiez un fichier de dossiers personnels comme emplacement pour la remise du courrier, les messages sont dirigés vers cet emplacement à partir de votre boîte aux lettres.) Microsoft Exchange Server.

 Remarque    Un compte Microsoft Exchange Server est obligatoire.

Contenu de cet article


À propos de l’accès délégué

Au-delà du partage simple des dossiers Outlook, l’accès délégué vous permet d’accorder des autorisations supplémentaires, par exemple vous pouvez accorder à un délégué la possibilité de créer des messages électroniques ou de répondre aux demandes de réunion en votre nom.

 Remarques 

Comme c’est vous qui accordez les autorisations, vous déterminez également le niveau d’accès du délégué à vos dossiers. Vous pouvez autoriser ce dernier à uniquement lire des éléments de vos dossiers ou encore l’autoriser à lire, créer, modifier et supprimer des éléments. Par défaut, lorsque vous ajoutez un délégué, ce dernier a un accès complet à vos dossiers Calendrier et Tâches. Il peut également répondre aux demandes de réunion en votre nom.

AfficherQuels sont les niveaux d’autorisations accordés aux délégués ?

  • Relecteur     Cette autorisation permet au délégué de lire les éléments présents dans le dossier du responsable.
  • Auteur     Cette autorisation permet au délégué de lire et de créer des éléments, mais aussi de modifier et de supprimer les éléments qu’il crée. Par exemple, un délégué peut créer des demandes de tâches et de réunions directement à partir du dossier Tâches ou Calendrier du responsable, puis envoyer l’élément créé au nom du responsable.
  • Rédacteur     Cette autorisation permet au délégué de faire tout ce qu’un auteur peut faire, et lui permet en outre de modifier et de supprimer les éléments que le responsable a créés.

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Activer l’accès délégué

Un délégué reçoit automatiquement les autorisations Envoi par procuration. Par défaut, le délégué ne peut lire que les demandes de réunion et les réponses à celles-ci envoyées au responsable. Il ne dispose pas d’un accès en lecture aux autres messages de votre dossier Boîte de réception.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  2. Cliquez sur Paramètres du compte, puis sur Accès délégué.
  3. Cliquez sur Ajouter.

AfficherLe bouton Ajouter n’est pas visible.

  • Il est possible que le bouton Ajouter ne soit pas visible pour une ou plusieurs des raisons suivantes :
  • Une connexion active n’existe pas entre Outlook et Exchange. La barre d’état d’Outlook doit afficher Connecté à Microsoft Exchange ou En ligne.
  • Vos messages ne sont pas remis dans votre boîte aux lettres Exchange. Votre courrier doit être remis dans votre boîte aux lettres Exchange, et non pas dans un fichier de données Outlook (.pst) sur votre ordinateur.

  1. Tapez le nom de la personne à désigner comme délégué ou recherchez-le et cliquez dessus dans la liste.

 Remarque    Le délégué doit être une personne qui figure dans la liste d’adresses globale (liste d’adresses globale : carnet d’adresses qui comprend toutes les adresses de messagerie de votre organisation, y compris celles des utilisateurs, des groupes et des listes de distribution. Cette liste est créée et gérée par l’administrateur. Elle peut également contenir les adresses de messagerie des dossiers publics.) Exchange de votre organisation.

  1. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.
  2. Dans la boîte de dialogue Autorisations accordées aux délégués, vous pouvez accepter les paramètres d’autorisations par défaut ou sélectionner des niveaux d’accès personnalisés pour les dossiers Exchange.

Si un délégué a besoin d’une autorisation pour traiter uniquement les demandes de réunion et les réponses, les paramètres d’autorisations par défaut, notamment Mon délégué reçoit une copie des messages relatifs à mes réunions, sont suffisants. Vous pouvez conserver l’option Aucune pour le paramètre d’autorisation Boîte de réception. Les demandes de réunion et les réponses iront directement dans la boîte de réception du délégué.

 Remarque    Par défaut, le délégué se voit accorder l’autorisation Rédacteur (peut lire, créer et modifier des éléments) sur votre dossier Calendrier. Lorsqu’il répond à une demande de réunion en votre nom, celle-ci est ajoutée automatiquement à votre dossier Calendrier.

  1. Pour envoyer un message informant le délégué des modifications de ses autorisations, activez la case à cocher Envoyer automatiquement un message au délégué pour résumer ces autorisations.
  2. Si vous le souhaitez, vous pouvez activer la case à cocher Le délégué peut voir mes éléments privés.

 Important    Il s’agit d’un paramètre global qui affecte tous vos dossiers Exchange, notamment tous les dossiers Courrier, Contacts, Calendrier, Tâches, Notes et Journal. Vous ne pouvez pas autoriser l’accès aux éléments privés dans un seul dossier.

  1. Cliquez sur OK.

 Remarque    Les messages envoyés avec les autorisations Envoi par procuration contiennent le nom du responsable et du délégué en regard de la zone De. Les messages envoyés avec les autorisations Envoyer en tant que ne contiennent que le nom du responsable.

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Modifier les autorisations de votre délégué

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  2. Cliquez sur Paramètres du compte, puis sur Accès délégué.
  3. Cliquez sur le nom du délégué dont vous souhaitez modifier les autorisations, puis cliquez sur Autorisations.

 Remarque    Si vous souhaitez supprimer toutes les autorisations Accès délégué, ne cliquez pas sur Autorisations, mais plutôt sur Supprimer et ignorez le reste de ces étapes.

  1. Modifiez les autorisations pour chaque dossier Outlook auquel le délégué a accès.
  2. Pour envoyer un message informant le délégué des modifications de ses autorisations, activez la case à cocher Envoyer automatiquement un message au délégué pour résumer ces autorisations.

 Remarque    Si vous souhaitez qu’un délégué reçoive des copies de vos demandes de réunion et des réponses que vous recevez, vérifiez qu’il dispose de l’autorisation Rédacteur (peut lire, créer et modifier des éléments) sur votre dossier Calendrier, puis activez la case à cocher Mon délégué reçoit une copie des messages relatifs à mes réunions.

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Modifier l’accès délégué aux éléments privés

Si vous avez octroyé à un délégué un droit d’accès à vos dossiers Outlook, vous pouvez l’empêcher de visualiser certaines informations personnelles des rendez-vous, réunions, tâches et contacts. Ouvrez chaque élément personnel et, sous l’onglet Outils Calendrier, dans le groupe Balises, cliquez sur Privé.

Si vous souhaitez qu’un délégué puisse afficher vos éléments privés, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  2. Cliquez sur Paramètres du compte, puis sur Accès délégué.
  3. Cliquez sur le nom du délégué dont vous souhaitez modifier l’accès à vos rendez-vous privés, puis cliquez sur Autorisations.
  4. Activez la case à cocher Le délégué peut voir mes éléments privés.

 Important    Il n’est pas recommandé de se fier à la fonctionnalité Privé pour empêcher d’autres personnes d’accéder aux détails d’un rendez-vous, d’un contact ou d’une tâche. Pour vous assurer qu’aucune autre personne ne peut lire les éléments marqués comme privés, ne leur accordez pas l’autorisation Relecteur (peut lire les éléments) sur votre dossier Calendrier, Contacts ou Tâches.

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S'applique à :
Outlook 2010