Assurer le suivi des messages électroniques qui le nécessitent

En affectant des indicateurs à des messages électroniques, vous avez la possibilité d’assurer le suivi des réponses aux messages que vous envoyez. Vous pouvez également assurer le suivi des messages reçus. Dans tous les cas, il est possible d’inclure une alerte.

Contenu de cet article


À propos du suivi des messages électroniques

Les messages dotés d’indicateurs vous aident à gérer votre courrier électronique efficacement. Ils sont associés à des tâches devant être réalisées par vous seul ou par vous et les autres destinataires. Par exemple, vous pouvez associer un indicateur à un message dans lequel vous demandez à recevoir des informations pour une date donnée. Lorsque le destinataire reçoit le message, il voit l’indicateur et un message spécial apparaît à la fois dans la barre d’informations du volet de lecture et en haut du message lors de son ouverture dans Outlook.

Un message doté d’un indicateur créé pour vous-même peut également vous aider à contrôler qui a renvoyé une réponse. Dans l’exemple précédent, vous aviez envoyé un message avec indicateur pour demander que certaines informations vous soient transmises pour une date donnée. En ajoutant à ce message un indicateur à votre intention, vous serez sûr de ne pas oublier d’effectuer le suivi des réponses. Outlook peut même vous aider à retrouver automatiquement les réponses à votre message original.

Les messages avec indicateur s’affichent dans la barre des tâches, le volet Tâches et la liste des tâches quotidiennes du calendrier.

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Affecter un indicateur à un message que vous envoyez pour rappeler aux destinataires qu’ils doivent en effectuer le suivi

Vous avez besoin d’obtenir des réponses à un message électronique que vous allez envoyer. Vous pouvez utiliser un indicateur afin d’envoyer avec votre message un rappel permettant aux destinataires de ne pas oublier d’y répondre.

 Conseil   Utilisez cette fonction avec discrétion. Certains destinataires peuvent ne pas apprécier que des rappels soient ajoutés à Microsoft Outlook.

  1. Dans un nouveau message électronique, dans le groupe Options de l’onglet Message, cliquez sur Assurer un suiviImage du bouton .
  2. Cliquez sur Marquer les destinataires.
  3. Sous Indicateur pour les destinataires, cliquez sur le type d’indicateur souhaité dans la liste Indicateur pour.
  4. Par défaut, un rappel est associé à la tâche. Si vous souhaitez utiliser uniquement l’indicateur, sans l’alerte de rappel, désactivez la case à cocher Rappel.

Lorsque vous cliquez sur OK, la barre d’informations affiche l’option choisie.

Barre d’informations Outlook

 Remarque   Les messages électroniques avec indicateur reçus ne sont pas automatiquement ajoutés au volet Tâches, à la barre des tâches ou à la liste des tâches quotidiennes. Si un rappel est inclus, l’alerte de rappel est activée au moment spécifié sauf si l’élément est ouvert et si le rappel est désactivé.

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Affecter un indicateur à un message que vous envoyez pour ne pas oublier d’effectuer ultérieurement le suivi des réponses

Vous avez parfois besoin d’obtenir une réponse à un message électronique que vous allez envoyer. Pour ne pas oublier d’effectuer le suivi des réponses, procédez comme suit :

  1. Dans un nouveau message électronique, dans le groupe Options de l’onglet Message, cliquez sur Assurer un suiviImage du bouton .
  2. Indiquez quand vous souhaitez recevoir un rappel concernant ce message.

Voici les indicateurs Date de début et Échéance ainsi que les rappels qui sont disponibles par défaut :

Indicateur Date de début Échéance Rappel
Aujourd’hui Date actuelle Date actuelle Une heure avant la fin de la journée de travail actuelle
Demain Date actuelle plus un jour Date actuelle plus un jour Heure de début du jour actuel plus un jour ouvré
Cette semaine Date actuelle plus deux jours, mais pas plus tard que le dernier jour ouvré de la semaine en cours Dernier jour ouvré de la semaine en cours Heure de début du jour actuel plus deux jours ouvrés
Semaine prochaine Premier jour ouvré de la semaine prochaine Dernier jour ouvré de la semaine prochaine Heure de début du premier jour ouvré de la semaine prochaine
Aucune date Aucune date Aucune date Date actuelle
Personnalisé Date actuelle Date actuelle Date actuelle

Vous pouvez également cliquer sur Personnalisé pour créer une Date de début et une Échéance ne figurant pas dans la liste. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

La barre d’informations affiche l’option choisie.

 Remarque   Si vous souhaitez personnaliser davantage votre indicateur en indiquant une date de début et une échéance ou en changeant l’heure à laquelle l’alerte de rappel va s’afficher, procédez comme indiqué ci-dessous dans la section Affecter des indicateurs à des messages pour vous-même et pour d’autres utilisateurs. Vous pouvez toujours désactiver la case à cocher Indicateur pour les destinataires afin de personnaliser les indicateurs uniquement pour vous-même.

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Affecter un indicateur à un message que vous envoyez pour rappeler aux destinataires qu’ils doivent en effectuer le suivi et ne pas oublier d’effectuer vous-même ultérieurement le suivi des réponses

Pour affecter simultanément un indicateur à un message pour vous-même et pour les destinataires, procédez comme suit :

  1. Dans un nouveau message électronique, dans le groupe Options de l’onglet Message, cliquez sur Assurer un suiviImage du bouton .
  2. Cliquez sur Marquer les destinataires.

Les cases à cocher Indicateur pour les destinataires et Rappel sont activées. Si vous souhaitez que le destinataire reçoive un indicateur, mais pas d’alerte de rappel, désactivez la case à cocher Rappel.

  1. Activez la case à cocherIndicateur pour moi, et si vous le souhaitez, la case à cocher Rappel.
  2. Vous pouvez indiquer une Date de début et une Échéance pour l’option Indicateur pour moi.
  3. Pour vous-même ou pour les destinataires, vous pouvez entrer le texte de l’indicateur que vous souhaitez afficher. Si la liste Indicateur pour ne contient pas le texte souhaité, tapez une nouvelle entrée dans la zone de texte, puis appuyez sur la touche Entrée.
  4. Si la case à cocher Rappel associée à Indicateur pour moi ou Indicateur pour les destinataires est activée, vous pouvez indiquer l’heure à laquelle un rappel doit être activé.
  5. Cliquez sur OK.

La barre d’informations affiche les options choisies.

Barre d’informations Outlook

 Remarque   Vous ne pouvez pas modifier le texte de l’indicateur ni définir des dates de début et des échéances si vous utilisez un compte de messagerie IMAP.

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Rechercher les réponses aux messages avec indicateur que vous avez envoyés

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez avoir enregistré les messages électroniques envoyés. Par défaut, les messages envoyés sont enregistrés dans le dossier Éléments envoyés. Si l’emplacement de remise par défaut (c’est-à-dire l’endroit où le courrier entrant est enregistré) est un serveur exécutant Microsoft Exchange, ne placez pas les éléments envoyés, manuellement ou à l’aide de la fonctionnalité d’archivage automatique, dans un fichier de dossiers personnels (.pst) (fichier de dossiers personnels (.pst) : fichier de données qui stocke vos messages et d’autres éléments sur votre ordinateur. Vous pouvez définir un fichier .pst en tant qu’emplacement par défaut de remise de vos messages électroniques. En outre, vous pouvez organiser et sauvegarder des éléments dans un fichier .pst afin de les garder précieusement.) de votre ordinateur, sinon la fonction ne sera pas opérationnelle.

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Ouvrez le message d’origine dans le dossier Éléments envoyés.
    • Ouvrez le message envoyé comportant un indicateur dans la barre des tâches.
    • Ouvrez un message de réponse au message d’origine, puis cliquez sur la barre d’informations et sur Ouvrir le message avec indicateur d’origine.
  2. Cliquez sur la barre d’informations, puis sur Rechercher les messages du même type.

La boîte de dialogue Recherche avancée s’ouvre et la recherche des messages électroniques associés commence.

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Arrêter le suivi d’une conversation par messagerie

Vous pouvez choisir de désactiver un indicateur de suivi d’un message à tout moment.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Vous avez composé un message électronique et sélectionné un indicateur, mais souhaitez maintenant supprimer l’indicateur    
    1. Dans le brouillon du message, dans le groupe Options de l’onglet Message, cliquez sur Assurer un suiviImage du bouton.
    2. Cliquez sur Supprimer l’indicateur.
  • Vous avez envoyé un message électronique avec un indicateur destiné à vous-même ou à d’autres utilisateurs, mais souhaitez maintenant supprimer l’indicateur    

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Supprimez le message électronique avec indicateur d’origine de la barre des tâches.

Cela supprime également le message électronique de vos dossiers de courrier.

  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le message là où il apparaît, puis cliquez sur Marquer comme terminé ou Supprimer l’indicateur.

 Remarque   L’indicateur restera visible pour les destinataires de votre message électronique. Sa suppression affecte uniquement ce que vous voyez.

  • Un rappel s’affiche et vous souhaitez supprimer l’indicateur    
  • Lorsque l’alerte de rappel apparaît, cliquez sur celle-ci avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Marquer comme terminée ou Effacer l’indicateur.

AfficherCliquez ici pour connaître la différence entre les options Marquer comme terminée et Effacer l’indicateur

Marquer comme terminée     L’élément reste marqué avec un indicateur de suivi ; toutefois, il est à présent barré. Si la barre des tâches ou l’affichage Tâches est configuré pour afficher toutes les tâches et tous les éléments de tâche, qu’ils soient terminés ou non, le message continue de s’afficher jusqu’à ce que vous le supprimiez de vos dossiers de courrier.

Effacer l’indicateur     L’indicateur est supprimé du message électronique et les affichages tels que la barre des tâches et le volet Tâches ne contiennent plus d’enregistrement du message.

Si vous souhaitez conserver un enregistrement des éléments achevés, utilisez l’option Indicateur complété. Toutefois, dès lors que vous supprimez le message électronique, l’élément disparaît complètement de tous les affichages Outlook.

  • Une réponse à un message avec indicateur arrive et vous souhaitez supprimer l’indicateur    
  1. Dans le volet de lecture ou le message ouvert, cliquez sur la barre d’informations, puis sur Ouvrir le message avec indicateur d’origine.
  2. Dans le groupe Suivi de l’onglet Message, cliquez sur Assurer un suiviImage du bouton.
  3. Cliquez sur Supprimer l’indicateur.

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Affecter un indicateur à un message reçu

Vous pouvez affecter un indicateur à un message que vous recevez pour vous rappeler d’effectuer un suivi ou d’entreprendre une action ultérieurement. Pour affecter un indicateur à un message reçu, effectuez l’une des opérations suivantes :

  1. Dans la liste des messages, cliquez sur la colonne des indicateurs en regard du message pour affecter à ce dernier l’indicateur par défaut.

Si vous n’avez pas modifié l’indicateur par défaut, la date de début et l’échéance sont définies sur le jour actuel.

  1. Dans la liste des messages, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne des indicateurs en regard du message.
  2. Sélectionnez l’échéance pour la tâche. Par exemple, si vous sélectionnez Semaine suivante, vous spécifiez une date de début correspondant à lundi prochain et une échéance correspondant à vendredi prochain. Cliquez sur Personnalisée pour créer une date de début et une échéance ne figurant pas dans la liste.

Lorsque vous cliquez sur OK, la barre d’informations affiche l’option choisie.

Le message avec indicateur s’affiche dans la barre des tâches, le volet Tâches et la liste des tâches quotidiennes du calendrier.

Voici les indicateurs Date de début et Échéance ainsi que les rappels qui sont disponibles par défaut :

Indicateur Date de début Échéance Rappel
Aujourd’hui Date actuelle Date actuelle Une heure avant la fin de la journée de travail actuelle
Demain Date actuelle plus un jour Date actuelle plus un jour Heure de début du jour actuel plus un jour ouvré
Cette semaine Date actuelle plus deux jours, mais pas plus tard que le dernier jour ouvré de la semaine en cours Dernier jour ouvré de la semaine en cours Heure de début du jour actuel plus deux jours ouvrés
Semaine prochaine Premier jour ouvré de la semaine prochaine Dernier jour ouvré de la semaine prochaine Heure de début du premier jour ouvré de la semaine prochaine
Aucune date Aucune date Aucune date Date actuelle
Personnalisé Date actuelle Date actuelle Date actuelle

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S'applique à :
Outlook 2007