Archiver manuellement des éléments

Un moyen efficace de réduire la taille de votre fichier de données Outlook (.pst) ou de votre boîte aux lettres Exchange consiste à archiver régulièrement les éléments les plus anciens. Contrairement à une sauvegarde traditionnelle dans laquelle les éléments Outlook sont copiés, les éléments archivés sont placés dans un fichier de données Outlook (.pst) distinct. Ils sont accessibles à tout moment en ouvrant le fichier en question.

 Remarque    La commande et la fonctionnalité Archiver n’apparaît pas pour n’importe quel compte dans votre profil Outlook si vous incluez un compte Exchange Server et que votre organisation utilise l’archive en ligne Microsoft Exchange Server. Votre administrateur réseau peut également désactiver cette fonctionnalité.

Par défaut, les éléments Outlook les plus anciens sont archivés automatiquement à intervalles réguliers. Pour plus d’informations sur l’archivage automatique, voir Sauvegarder ou supprimer des éléments à l’aide de l’archivage automatique .

Vous pouvez également sauvegarder et archiver les éléments manuellement pour suppléer ou remplacer l’archivage automatique. Outre sa flexibilité, l’archivage manuel vous permet de spécifier exactement quels dossiers inclure dans l’archive et quel fichier de données Outlook (*.pst) utiliser.

Pour archiver manuellement des éléments Outlook, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  2. Cliquez sur Outils de nettoyage.
  3. Cliquez sur Archiver.
  4. Cliquez sur l’option Archiver ce dossier et tous ses sous-dossiers, puis cliquez sur le dossier à archiver. Tous les sous-dossiers du dossier sélectionné sont inclus dans cette archive manuelle.
  5. Sous Archiver les éléments antérieurs au, entrez une date.

Boîte de dialogue Archiver

  1. Si vous ne souhaitez pas utiliser le fichier ou l’emplacement par défaut, sous Fichier archive, cliquez sur Parcourir pour en spécifier un nouveau. Recherchez le fichier voulu ou entrez son nom, puis cliquez sur OK. L’emplacement du fichier de destination apparaît dans la zone Fichier archive.
  2. Activez la case à cocher Inclure les éléments pour lesquels la case à cocher Ne pas archiver automatiquement est activée pour inclure tous les éléments pouvant être marqués comme à exclure de l’archivage automatique. Cette option ne supprime pas l’exclusion de ces éléments, en fait elle ignore la case à cocher Ne pas archiver automatiquement pour cette archive uniquement.

Désactiver l’archivage automatique

Si vous souhaitez archiver manuellement uniquement, vous devez désactiver l’archivage automatique en procédant comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  2. Cliquez sur Options.
  3. Sous l’onglet Avancé, sous Archivage automatique, cliquez sur Paramètres d’archivage automatique.
  4. Désactivez la case à cocher Archiver automatiquement tous les n jours.

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S'applique à :
Outlook 2010