Organiser une réunion Lync

Si vous utilisez Outlook ou Outlook Web App, vous pouvez planifier une réunion en ligne périodique ou unique de la même manière que vous utilisez Outlook pour planifier des réunions standard. Le lien Réunion Lync est automatiquement ajouté à votre demande de réunion. Et, si votre compte est configuré pour les conférences rendez-vous, la demande de réunion inclura les informations de participation à la réunion (numéro de téléphone et ID de conférence).

Si vous n’utilisez pas de programme Outlook (ou Windows), vous pouvez configurer de nouvelles réunions à l’aide de Lync Web Scheduler. Accédez-y à l’adresse https://sched.lync.com. Pour en savoir plus, voir Lync Web Scheduler.

Pour configurer une réunion en ligne à l’aide d’Outlook Web App

   
  1. Sur le portail Office 365, effectuez l’une des opérations suivantes :
  • Pour configurer une réunion selon une date, cliquez sur l’onglet Calendrier, puis, dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Nouvel événement.
  • Pour configurer une réunion selon les personnes à inviter, cliquez sur l’onglet Personnes, sur un contact ou un groupe dans la liste des contacts, puis, sous le nom de la personne ou du groupe, cliquez sur Schedule meeting.

 Conseil    Pour ajouter un contact ou un groupe, sous l’onglet Personnes , dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Nouveau , sur Créer un contact , puis tapez les informations demandées ou cliquez sur Créer un groupe , tapez un nom de groupe, cliquez sur la zone de texte Ajouter des membres , puis tapez l’adresse de messagerie de chaque personne à ajouter. Pendant la saisie, des suggestions provenant de votre liste des contacts s’affichent sous la zone de texte ; si le nom du contact souhaité est affiché, cliquez dessus.

  1. Au milieu de la fenêtre de réunion, au-dessus de la zone de message, cliquez sur Réunion en ligne. Les détails de l’appel s’affichent dans la zone de message, si votre compte est configuré pour les conférences rendez-vous. Vous verrez Réunion en ligne dans Emplacement.
  2. Configurez la réunion en donnant un nom à l’événement, en ajoutant ou en supprimant des participants, en choisissant une heure de début et une durée, etc. Si les participants sont des personnes sur place, dans Emplacement, tapez l’emplacement de la réunion, comme une salle de conférence, ou cliquez sur Ajouter une salle pour trouver une salle de conférence.

 Conseil    Pour rechercher un horaire qui convient à tout le monde, cliquez sur Assistant Planification en haut de la fenêtre de réunion.

 Conseil    Pour afficher les paramètres des personnes ayant accès à la réunion en ligne, devant patienter pour leur admission à la réunion ou pouvant effectuer une présentation pendant la réunion, cliquez sur Paramètres de la réunion en ligne

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  1. Dans la zone de réunion, tapez un ordre du jour. Veillez à ne pas modifier les informations de réunion en ligne.
  2. (Facultatif) Pour ajouter une image ou une pièce jointe avec l’ordre du jour, en haut de la fenêtre de réunion, cliquez sur l’icône Autres actions (…) à droite de l’Assistant Planification, cliquez sur Insérer, puis sur Pièce jointe ou Image.
  3. Dans la partie supérieure de la fenêtre de réunion, cliquez sur Envoyer.

Pour configurer une réunion Lync à l’aide d’Outlook 2013

   
  1. Ouvrez Outlook et accédez à votre calendrier.
  2. Sous l’onglet Accueil, sur le ruban Réunion Lync, cliquez sur Nouvelle réunion Lync.
  3. Configurez la réunion comme d’habitude, c’est-à-dire :
  • Dans la zone À, tapez l’adresse de messagerie de chaque personne à inviter, en séparant les adresses par des points-virgules.
  • Dans la zone Objet, tapez le nom de la réunion.
  • Si la réunion comprend des personnes sur place, cliquez sur Recherche de salles dans le groupe Options de l’onglet Réunion, puis recherchez une salle, ou, dans la zone Emplacement , tapez un emplacement de réunion comme une salle de conférence.
  • Sélectionnez les heures de début et de fin.

 Remarque    Pour rechercher un horaire qui convient à tout le monde, cliquez sur Assistant Planification dans le groupe Afficher de l’onglet Réunion.

  1. Dans la zone de la réunion, tapez l’ordre du jour. Veillez à ne pas modifier les informations relatives à la réunion Lync.
  2. (Facultatif) Sur le ruban Outlook, cliquez sur Assistant Planification pour vérifier que l’horaire de la réunion est optimal.
  3. Cliquez sur Envoyer.

 Important    La planification d’une réunion avec les options par défaut, comme ce que nous venons de faire, est plus adaptée aux petites réunions internes telles que les réunions informelles avec peu de collaborateurs. Si vous avez une réunion avec des personnes extérieures à votre entreprise ou si vous planifiez un événement important, modifiez les options de réunion avant d’envoyer les invitations afin qu’elles correspondent mieux aux besoins de la réunion. Dans la demande de réunion, sur le ruban Réunion Lync de l’onglet Réunion, cliquez sur Options de la réunion, puis sélectionnez les options appropriées.

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Pour démarrer une réunion improvisée à l’aide de Lync

Si vous devez aborder un sujet qui nécessite une attention immédiate, vous pouvez démarrer rapidement une réunion ad hoc avec Lync. Voir Démarrer une réunion Lync improvisée.

 
 
S'applique à :
Administrateur Office 365 Moyenne Entreprise, Administrateur Office 365 Petite Entreprise, Administration Office 365 Entreprise, Lync 2013 for Office 365, Office 365 Entreprise, Office 365 Moyenne Entreprise, Office 365 Petite Entreprise