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Planification de réunions en ligne Lync 2010

Meilleures pratiques pour la planification d’une réunion Lync 2010

Suivez ces meilleures pratiques pour réussir votre réunion en ligne ou votre téléconférence.

Planifier la réunion

Avant de planifier votre réunion, tenez compte des suggestions suivantes :

  • Si vous tenez des réunions de collaboration de petite taille avec des personnes internes à votre entreprise, vous pouvez utiliser les paramètres de la réunion par défaut pour obtenir les meilleurs résultats, ce qui vous évite de modifier les options de réunion.
  • Si vous avez des besoins spécifiques en matière de réunion, par exemple un nombre important de participants, la sécurisation des données, des clients externes, etc., veillez à modifier vos options de réunion en fonction de ces besoins. Pour plus d’informations, voir Définir des options pour les réunions en ligne et les téléconférences.
  • Si la plupart de vos réunions sont du même type, cliquez sur Mémoriser les paramètres dans la fenêtre Options de la réunion en ligne afin que vos réunions ultérieures soient créées avec les mêmes options. Vous pouvez toujours remodifier les options en cas de besoin.

Image de la case à cocher Mémoriser les paramètres

  • Si vous menez une réunion pour des personnes présentes physiquement et d’autres situées à distance, planifiez une salle de conférence distincte et ajoutez le numéro de la salle de conférence dans le champ Emplacement : de votre invitation à la réunion. Par défaut, l’emplacement est en ligne.

Désigner un présentateur de remplacement

Désignez un collègue en tant que présentateur de remplacement, au cas où vous ne seriez pas en mesure de participer ou dans l’hypothèse où vous seriez en retard. Un présentateur de remplacement peut également démarrer l’enregistrement, gérer les participants en ligne ou surveiller les questions soumises au cours de la réunion, ce qui vous permet de vous concentrer sur votre présentation. Ceci est particulièrement important dans le cas d’une réunion ou d’un événement de grande ampleur.

Conférence rendez-vous et gestion du code confidentiel

Si vous êtes l’organisateur d’une réunion et si vous n’avez pas accès à un ordinateur au moment de la réunion, vous pouvez appeler en utilisant n’importe quel téléphone RTC, par exemple un téléphone cellulaire ou un téléphone personnel résidentiel, pour rejoindre la partie audio de la réunion. Notez simplement le numéro de conférence, l’ID de conférence et votre code confidentiel pour appeler. Notez que dans la mesure où vous utilisez un téléphone public, vous êtes invité à fournir votre code confidentiel à des fins d’autorisation. Si vous oubliez votre code confidentiel, cliquez sur l’onglet Téléphone dans Lync, puis suivez les instructions indiquées dans la page pour réinitialiser votre code confidentiel.

Image de la définition du code confidentiel de la conférence

Inclure un document explicatif ou un lien dans votre demande de réunion

Si vous invitez des participants qui n’ont pas l’habitude d’utiliser Lync, incluez un document explicatif ou un lien vers la formation Lync 2010 dans l’invitation, afin d’aider ces personnes à se familiariser aux fonctionnalités Lync avant de participer à la réunion. Voir Support Lync.

Remarque : certaines des fonctionnalités introduites dans ce cours peuvent ne pas être disponibles selon la configuration de votre entreprise. Par exemple, certains des outils sont pris en charge uniquement si votre société est fédérée avec une autre société ou si elle est configurée avec Lync Voix Entreprise.

Lync Voix Entreprise

Option de type Voix qui permet d’améliorer ou de remplacer les systèmes téléphoniques classiques. Elle inclut des fonctionnalités d’appel telles que l’appel d’un contact, la mise en attente, le transfert, le réacheminement, le parcage, la récupération, la messagerie vocale, la conférence, ainsi que les appels à destination et en provenance du réseau téléphonique commuté.

Pour plus d’informations, voir : Microsoft Lync 2010 Voix Entreprise.

Fédération

Le service informatique de votre organisation peut décider de créer une relation fédérée avec d’autres entreprises, c’est-à-dire une alliance virtuelle qui vous permet d’ajouter les utilisateurs d’autres organisations à vos listes des contacts, de leur envoyer des messages instantanés, de les inviter à prendre part à des appels audio, des appels vidéo ou des conférences, d’échanger des informations de présence ou d’effectuer facilement l’escalade des appels entre deux participants vers des conférences impliquant plusieurs participants. Contactez votre service informatique pour toute question relative aux outils et à la disponibilité de ce type de communications.

Pour plus d’informations, voir : Communications fédérées Lync 2010 et réseaux publics.

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