Supprimer des données masquées et des informations personnelles dans des documents Office

Avant de partager un document important avec des collègues ou clients, vous veillerez probablement à en relire le contenu afin de vérifier que tout est correct et que le document ne contient aucune information que vous ne souhaitez pas partager avec d'autres. Si vous envisagez de partager une copie électronique d'un document Microsoft Office, il peut s'avérer utile de vérifier également la présence éventuelle de données masquées ou d'informations personnelles qui pourraient être stockées dans le document ou dans ses propriétés (métadonnées (métadonnées : données décrivant d’autres données. Par exemple, les mots d’un document sont des données et le nombre de mots est un exemple de métadonnées.)). Comme ces informations masquées peuvent révéler des détails concernant votre organisation ou le document lui-même et que vous ne souhaitez pas communiquer publiquement, vous pourriez souhaiter supprimer ces données masquées avant de partager le document avec d'autres personnes.

Le présent article explique comment la fonctionnalité Inspecteur de document de Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 et Microsoft Office PowerPoint 2007 peut vous aider à trouver et supprimer les données masquées et informations personnelles contenues dans vos documents Office.

Contenu de cet article


Quels types de données masquées et d'informations personnelles sont stockés dans les documents Office ?

Plusieurs types de données masquées et d'informations personnelles peuvent être enregistrés dans un document Office. Ces informations ne sont peut-être pas visibles d'emblée lorsque vous affichez le document dans un programme Office. Cependant, d'autres personnes pourraient voir ou extraire ces données.

Les données masquées peuvent correspondre à des données que les programmes Office ajoutent à un fichier pour vous permettre de participer à la rédaction ou à la modification d'un document avec d'autres personnes. Il peut également s'agir d'informations que vous définissez délibérément comme masquées.

Les documents Office peuvent contenir les types suivants de données masquées et d'informations personnelles :

  • Commentaires, marques de révision, versions et annotations manuscrites    Si vous avez collaboré avec d'autres personnes pour créer un document, celui-ci peut contenir des éléments, tels que des marques de révision suite à un suivi des modifications, des commentaires, des annotations manuscrites ou des versions. Ces informations permettent à d'autres personnes de voir le nom de ceux qui ont travaillé sur le document, les commentaires des réviseurs et les modifications apportées au document.
  • Propriétés du document et informations personnelles    Les propriétés de document (également connues sous le nom de métadonnées (métadonnées : données décrivant d’autres données. Par exemple, les mots d’un document sont des données et le nombre de mots est un exemple de métadonnées.)) renferment des détails sur le document, tels que l'auteur, le sujet et le titre. Elles incluent également des informations automatiquement mises à jour par les programmes Office, par exemple : le nom de la personne qui a enregistré le document pour la dernière fois et la date de création du document. Si vous avez utilisé des fonctionnalités spécifiques, le document peut également contenir d'autres types d'informations d'identification personnelle (informations d’identification personnelle : toute information qui peut être utilisée pour identifier une personne, par exemple son nom, son adresse postale, son adresse électronique, son code gouvernement et son adresse IP ou tout identificateur unique associé à ces informations dans un autre programme.), tels que des en-têtes de messages électroniques, des informations à envoyer pour révision, des bordereaux de routage, des chemins d'accès à des imprimantes et des informations de chemin d'accès à des fichiers pour la publication de pages Web.
  • En-têtes, pieds de page et filigranes    Les documents Word et classeurs Excel peuvent contenir des informations dans les en-têtes et pieds de page. Il se peut également que vous ayez ajouté un filigrane à un document Word.
  • Texte masqué    Les documents Word peuvent contenir du texte mis en forme en tant que texte masqué. Si vous ignorez si votre document contient du texte masqué, vous pouvez utiliser l'Inspecteur de document.
  • Lignes, colonnes et feuilles de travail masquées    Un classeur Excel peut contenir des lignes, colonnes et feuilles de calcul masquées. Si vous distribuez une copie d'un tel classeur, d'autres personnes pourraient afficher ces lignes, colonnes ou feuilles de calcul et voir les données qu'elles contiennent.
  • Contenu invisible    Les présentations PowerPoint et classeurs Excel peuvent contenir des objets invisibles parce que mis en forme en tant que tels.
  • Contenu hors diapositive    Les présentations PowerPoint peuvent contenir des objets qui ne sont pas visibles d'emblée parce qu'ils ont été glissés hors de la diapositive. Ce contenu hors diapositive peut inclure des zones de texte, des images clipart, des graphiques et des tableaux.
  • Notes de présentation    La section Notes d'une présentation PowerPoint peut contenir du texte que vous ne souhaitez pas partager publiquement, surtout si ces notes ont été rédigées uniquement pour la personne qui présente le document.
  • Propriétés du serveur de documents    Si le document a été enregistré sur un serveur de gestion des documents, tel qu'un site Espace de travail du document ou une bibliothèque basée sur Microsoft Windows SharePoint Services, le document pourrait contenir d'autres propriétés ou informations relatives à cet emplacement serveur.
  • Données XML personnalisées    Les documents peuvent contenir des données XML personnalisées invisibles. L'Inspecteur de document peut trouver ces données XML et les supprimer.

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Quelles informations l'Inspecteur de document peut-il trouver et supprimer ?

L'Inspecteur de document englobe plusieurs inspecteurs que vous pouvez utiliser pour trouver et supprimer différents types de données masquées et d'informations personnelles. Certains de ces inspecteurs sont propres aux programmes Office. L'Inspecteur de document affiche plusieurs inspecteurs dans Office Word 2007, Office Excel 2007 et Office PowerPoint 2007 afin de vous permettre de trouver et supprimer des données masquées et informations personnelles propres à chacun de ces programmes.

Pour en savoir plus sur les types de données masquées et d'informations personnelles que l'Inspecteur de document peut trouver et supprimer dans un programme Microsoft Office spécifique, consultez les tableaux ci-dessous.

 Remarque   Si votre organisation a personnalisé l'Inspecteur de document en ajoutant des modules, il se peut que vous puissiez rechercher d'autres types d'informations dans vos documents.

Office Word 2007

Nom de l'inspecteur Recherche et supprime
Commentaires, révisions, versions et annotations
  • Commentaires
  • Marques de révision d'un suivi de modifications
  • Informations relatives à la version du document
  • Annotations manuscrites
Propriétés du document et informations personnelles
  • Propriétés du document, y compris les informations contenus sous les onglets Résumé, Statistiques et Personnalisation de la boîte de dialogue Propriétés du document
  • En-têtes de messages électroniques
  • Bordereaux de routage
  • Informations à envoyer pour révision
  • Propriétés du serveur de document
  • Informations sur la stratégie de gestion des documents
  • Informations sur le type de contenu
  • Information sur la liaison de données pour les champs liées aux données (la dernière valeur est convertie en texte)
  • Nom d'utilisateur
  • Nom du modèle
En-têtes et pieds de page
  • Informations contenues dans les en-têtes de documents
  • Informations contenues dans les pieds de page de documents
  • Filigranes
Texte masqué
  • Texte mis en forme comme étant masqué (effet de police disponible dans la boîte de dialogue Police)

 Remarque   Cet Inspecteur ne détecte pas le texte masqué à l'aide d'autres méthodes (par exemple, texte blanc sur fond blanc).

Données XML personnalisées
  • Données XML personnalisées qui pourraient être stockées dans un document

Office Excel 2007

Nom de l'inspecteur Recherche et supprime
Commentaires et annotations
  • Commentaires
  • Annotations manuscrites
Propriétés du document et informations personnelles
  • Propriétés du document, y compris les informations contenus sous les onglets Résumé, Statistiques et Personnalisation de la boîte de dialogue Propriétés du document
  • En-têtes de messages électroniques
  • Bordereaux de routage
  • Informations à envoyer pour révision
  • Propriétés du serveur de document
  • Informations sur la stratégie de gestion des documents
  • Informations sur le type de contenu
  • Nom d'utilisateur
  • Informations sur le chemin d'accès de l'imprimante
  • Commentaires de scénario
  • Chemin de fichier pour la publication de pages Web
  • Commentaires pour les noms définis et les noms de tableaux
  • Connexions de données externes inactives
En-têtes et pieds de page
  • Informations contenues dans les en-têtes de feuilles de calcul
  • Informations contenues dans les pieds de page de feuilles de calcul
Lignes et colonnes cachées
  • Lignes masquées
  • Colonnes masquées qui contiennent des données

 Remarques 

  • Si un classeur comporte des colonnes masquées qui ne contiennent aucune donnée et sont situées entre des colonnes qui contiennent des données, ces colonnes masquées vides seront également détectées et supprimées.
  • Si les lignes ou colonnes masquées du classeur contiennent des données, vous risquez de modifier les résultats des calculs ou formules en les supprimant. Si vous ne savez pas quelles informations les lignes ou colonnes masquées contiennent, fermez l'Inspecteur de document, affichez les lignes ou colonnes masquées, puis examinez leur contenu.
  • Cet Inspecteur ne détecte pas les formes, graphiques, contrôles, objets et contrôles Microsoft ActiveX, images ou graphismes SmartArt qui peuvent se trouver dans des colonnes masquées.
Feuilles de calcul cachées
  • Feuilles de calcul cachées

 Remarque   Si les feuilles de calcul masquées du classeur contiennent des données, vous risquez de modifier les résultats des calculs ou formules en les supprimant. Si vous ne savez pas quelles informations les feuilles de calcul masquées contiennent, fermez l'Inspecteur de document, affichez les feuilles de calcul masquées, puis examinez leur contenu.

Données XML personnalisées
  • Données XML personnalisées pouvant être stockées dans un classeur
Contenu invisible
  • Objets invisibles car mis en forme en tant que tels

 Remarque   Cet inspecteur ne détecte pas les objets couverts par d'autres.

Office PowerPoint 2007

Nom de l'inspecteur Recherche et supprime
Commentaires et annotations
  • Commentaires
  • Annotations manuscrites
Propriétés du document et informations personnelles
  • Propriétés du document, y compris les informations contenus sous les onglets Résumé, Statistiques et Personnalisation de la boîte de dialogue Propriétés du document
  • En-têtes de messages électroniques
  • Bordereaux de routage
  • Informations à envoyer pour révision
  • Propriétés du serveur de document
  • Informations sur la stratégie de gestion des documents
  • Informations sur le type de contenu
  • Chemin de fichier pour la publication de pages Web
Contenu de la diapositive invisible
  • Objets invisibles car mis en forme en tant que tels

 Remarque   Cet inspecteur ne détecte pas les objets couverts par d'autres.

Contenu des objets hors diapositive
  • Contenu ou objets qui ne sont pas visibles d'emblée dans une présentation parce qu'ils se trouvent en dehors de la diapositive, notamment :
    • Images clipart
    • Zones de texte
    • Graphiques
    • Tableaux

 Remarque   L'Inspecteur de document ne détecte ni supprime les objets hors diapositive avec des effets d'animation.

Notes de présentation
  • Texte ajouté dans la section Notes d'une présentation

 Remarque   L'Inspecteur de document ne peut pas supprimer des images qui sont ajoutées dans la section Notes d'une présentation.

Données XML personnalisées
  • Données XML personnalisées pouvant être stockées dans une présentation

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Comment puis-je rechercher et supprimer des données masquées et informations personnelles dans mes documents Office ?

Vous pouvez utiliser l'Inspecteur de document pour rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles dans des documents Office créés dans Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 et des versions antérieures de ces programmes Office. Il peut s'avérer utile de lancer l'Inspecteur de document avant de partager une copie électronique d'un document Office, comme dans une pièce jointe à un message électronique.

  1. Ouvrez le document Office dans lequel vous souhaitez rechercher des données masquées ou des informations personnelles.
  2. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, cliquez sur Enregistrer sous, puis tapez un nom dans la zone Nom de fichier pour enregistrer une copie du document original.

 Important   Il peut s'avérer utile de lancer l'Inspecteur de document sur une copie du document original, car il n'est pas toujours possible de rétablir les données supprimées par l'Inspecteur de document.

  1. Dans la copie du document original, cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Terminer, puis cliquez sur Inspecter le document.
  2. Dans la boîte de dialogue Inspecteur de document, activez les cases à cocher afin de choisir les types de contenu masqué à inspecter. Pour plus d'informations sur chaque inspecteur, voir Quelles informations l'Inspecteur de document peut-il trouver et supprimer ?
  3. Cliquez sur Inspecter.
  4. Examinez les résultats de l'inspection dans la boîte de dialogue Inspecteur de document.
  5. Cliquez sur le bouton Supprimer tout situé en regard des types de contenu masqué que vous souhaitez supprimer du document.

 Important   Si vous supprimez du contenu masqué d'un document, vous ne pourrez peut-être pas le rétablir en cliquant sur Annuler.

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S'applique à :
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007