Il existe plusieurs moyens d’échanger des données entre Microsoft Access et Microsoft Excel.
- Pour importer des données dans Excel à partir d’Access, vous pouvez les copier depuis une feuille de données Access, puis les coller dans une feuille de calcul Excel, vous connecter à une base de données Access depuis une feuille de calcul Excel ou exporter des données Access dans une feuille de calcul Excel.
- Pour importer des données dans Access à partir d’Excel, vous pouvez les copier depuis une feuille de calcul Excel, puis les coller dans une feuille de données Access, les importer depuis une feuille de calcul Excel vers une table Access ou établir une liaison à une feuille de calcul Excel depuis une table Access.
Remarques
- Le terme « importation » a une signification différente selon qu’il s’agit d’Excel ou d’Access. Dans Excel, lorsque vous importez, vous établissez une connexion permanente et réactualisable aux données. Dans Access, en revanche, lorsque vous importez, vous introduisez une seule fois des données dans Access sans établir de connexion permanente.
- Vous ne pouvez pas enregistrer un classeur Excel en tant que base de données Access. Ni Excel ni Access ne fournissent de fonctionnalité permettant de créer une base de données Access à partir de données Excel.
Que voulez-vous faire ?
Utiliser des données Access dans Excel
Vous pouvez utiliser des données Access dans un classeur Excel pour tirer parti de ses fonctionnalités d’analyse des données et de création de graphiques, de sa souplesse d’organisation et de présentation des données ou de l’une des nombreuses fonctionnalités non disponibles dans Access.
Copier des données Access dans Excel
À partir d’Access, vous pouvez copier des données d’une vue de feuille de données ou d’un contrôle de page de données, puis les coller dans une feuille de calcul Excel.
- Lancez Access, puis ouvrez la table, la requête ou le formulaire qui contient les enregistrements que vous souhaitez copier dans Excel.
- Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Feuille de données.
- Sélectionnez les enregistrements que vous souhaitez copier.
Si vous voulez sélectionner des colonnes spécifiques, faites glisser le pointeur sur les en-têtes des colonnes adjacentes.
- Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Copier
.
Raccourci clavier Vous pouvez également appuyer sur Ctrl+C.
- Lancez Excel, puis ouvrez la feuille de calcul dans laquelle vous voulez copier les données.
- Cliquez dans l’angle supérieur gauche de la zone de feuille de calcul où vous souhaitez que le premier nom de champ apparaisse.
Pour vous assurer que les enregistrements copiés ne remplacent pas des enregistrements existants, vérifiez que la feuille de calcul ne contient pas de données en dessous ou à droite de la cellule sur laquelle vous cliquez.
- Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Coller
.
Raccourci clavier Vous pouvez également appuyer sur Ctrl+V.
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Exporter des données Access vers Excel
L’Assistant Exportation d’Access vous permet d’exporter un objet de base de données Access, tel qu’une table, une requête ou un formulaire ou bien encore des enregistrements sélectionnés dans une vue vers une feuille de calcul Excel. Lorsque vous effectuez une opération d’exportation, vous pouvez en enregistrer les détails pour une utilisation ultérieure et même planifier l’opération d’exportation pour qu’elle s’exécute automatiquement à des intervalles spécifiés.
Voici quelques scénarios courants dans lesquels des données Access sont exportées vers Excel :
- Votre service ou groupe de travail utilise à la fois Access et Excel. Vous stockez les données dans des bases de données Access, mais vous utilisez Excel pour les analyser et distribuer les résultats de vos analyses. Actuellement, votre équipe exporte les données vers Excel lorsqu’elle en a besoin. Vous souhaitez rendre ce processus plus efficace.
- Vous utilisez Access depuis longtemps, mais votre responsable préfère consulter les rapports dans Excel. À intervalles réguliers, vous copiez les données dans Excel. Vous souhaitez automatiser ce processus pour gagner du temps.
Pour plus d’informations sur l’exportation de données depuis Access vers Excel, voir le système d’aide d’Access.
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Se connecter à des données Access à partir d’Excel
Pour importer des données Access actualisables dans Excel, vous pouvez établir une connexion, généralement stockée dans un fichier Office Data Connection (.odc), à la base de données Access, puis récupérer toutes les données d’une table ou d’une requête. L’avantage principal que présente l’établissement d’une connexion aux données Access plutôt que de les importer est que vous pouvez régulièrement analyser les données importées dans Excel sans avoir à les copier ni à les exporter à partir d’Access. Après avoir établi la connexion, vous pouvez automatiquement actualiser (ou mettre à jour) vos classeurs Excel à partir de la base de données Access d’origine lorsque celle-ci fait l’objet d’une mise à jour. Par exemple, vous pouvez mettre à jour un rapport de synthèse budgétaire Excel que vous distribuez tous les mois pour qu’il contienne les données du mois en cours.
- Cliquez sur la cellule dans laquelle vous voulez placer les données à partir de la base de données Access.
- Sous l’onglet Données, dans le groupe Obtenir des données externes, cliquez sur À partir d’Access.
- Recherchez la base de données Access à importer et double-cliquez dessus.
Dans la boîte de dialogue Sélectionner la table, cliquez sur la table ou la requête à importer, puis cliquez sur OK.
- Dans la boîte de dialogue Importer les données, procédez comme suit :
- Sous Sélectionnez la méthode d’affichage de ces données dans votre classeur, effectuez l’une des actions suivantes :
- Vous pouvez également cliquer sur Propriétés pour définir les options d’actualisation, de format et de mise en page des données importées, puis sur OK.
- Sous Insérer les données dans, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Pour placer les données à l’emplacement que vous avez sélectionné, cliquez sur Feuille de calcul existante.
- Pour placer les données dans le coin supérieur gauche de la nouvelle feuille de calcul, cliquez sur Nouvelle feuille de calcul.
- Enfin, cliquez sur OK.
Excel place la plage de données externes à l’emplacement que vous spécifiez.
Pour plus d’informations sur la connexion aux données, voir Se connecter (importer) à des données externes.
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Utiliser des données Excel dans Access
Vous pouvez utiliser des données Excel dans une base de données Access pour tirer parti de ses fonctionnalités de gestion des données, de sécurité et d’utilisation multi-utilisateurs. Bien qu’Access présente de nombreuses fonctionnalités utiles, deux d’entre elles peuvent vous être particulièrement intéressantes pour exploiter vos données Excel :
- Rapports Si vous savez comment concevoir des rapports Access et souhaitez organiser vos données Excel dans ce type de rapport, vous pouvez créer un rapport Access. Par exemple, vous pouvez créer des rapports plus souples, tels que des rapports de groupe ou de synthèse, des étiquettes imprimées et des rapports graphiques.
- Formulaires Si vous voulez utiliser un formulaire pour rechercher ou afficher des données dans Excel, vous pouvez créer un formulaire Access. Par exemple, vous pouvez créer un formulaire Access pour afficher tous les champs dans un ordre différent de celui des colonnes de votre feuille de calcul ou afficher une ligne longue de données plus facilement sur un seul écran.
Pour plus d’informations sur l’utilisation de formulaires et de rapports Access, voir le système d’aide d’Access.
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Copier des données Excel dans Access
À partir d’Excel, vous pouvez copier des données dans une vue de feuille de calcul, puis les coller dans une feuille de données Access.
Remarque Si vous collez des données provenant de plusieurs champs d’une feuille de calcul dans une feuille de données, vérifiez que l’ordre des colonnes correspond à celui des données à copier. Lorsque vous collez des données provenant de plusieurs champs dans un formulaire, Access colle le données dans des champs portant le même nom que les champs sources, quel que soit leur ordre dans le formulaire. Si les données à copier contiennent des champs qui n’existent pas dans le formulaire de destination, Access vous demande si voulez coller uniquement les champs ayant des noms correspondant. Si aucun nom de champ ne correspond, Access colle les champs en fonction de l’ordre dans lequel la tabulation s’effectue dans le formulaire de destination, qui peut ne pas être l’ordre voulu. Si les noms de champ de la source sont différents de ceux de la destination, il est peut-être préférable de coller les données dans une feuille de données plutôt que dans un formulaire.
- Lancez Excel, puis ouvrez la feuille de calcul qui contient les données à copier.
- Sélectionnez les lignes que vous souhaitez copier.
- Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Copier .
Raccourci clavier Vous pouvez également appuyer sur Ctrl+C.
- Lancez Access, puis ouvrez la table, la requête ou le formulaire dans lequel vous voulez copier les lignes.
- Sous l’onglet Feuille de données, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Feuille de données.
- Effectuez l’une des opérations suivantes :
- Pour remplacer des enregistrements, sélectionnez-les, puis sous l’onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Coller .
Raccourci clavier Vous pouvez également appuyer sur Ctrl+V.
- Pour ajouter les données en tant que nouveaux enregistrements, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Coller par ajout dans le menu Édition.
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Importer des données Excel dans Access
Pour stocker des données Excel dans une base de données Access, puis les utiliser et les gérer dans Access par la suite, vous pouvez procéder à une opération d’importation. Lorsque vous importez des données, Access les stocke dans une nouvelle table ou une table existante sans modifier les données dans Excel. Vous ne pouvez importer qu’une feuille de calcul à la fois au cours d’une opération d’importation. Pour importer plusieurs feuilles de calcul, vous devez répéter l’opération d’importation pour chaque feuille de calcul.
Voici quelques scénarios courants dans lesquels des données Excel sont exportées vers Access :
- Vous utilisez Excel depuis longtemps, mais vous souhaitez à l’avenir utiliser Access pour manipuler vos données. Pour ce faire, vous voulez transférer les données de vos feuilles de calcul Excel dans une ou plusieurs nouvelles bases de données Access.
- Votre service ou groupe de travail utilise Access, mais vous recevez parfois des données au format Excel qui doivent être fusionnées avec vos bases de données Access. Vous souhaitez importer ces feuilles de calcul Excel dans votre base de données à mesure que vous les recevez.
- Vous gérez vos données dans Access, mais les rapports hebdomadaires que vous recevez du reste de votre équipe sont des classeurs Excel. Vous souhaitez rationaliser le processus d’importation pour vous assurer que les données sont importées dans votre base de données chaque semaine à un heure spécifique.
Pour plus d’informations sur l’importation de données à partir d’Excel dans Access, voir le système d’aide d’Access.
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Établir une liaison aux données Excel à partir d’Access
Vous pouvez lier une plage Excel à une base de données Access sous forme de table. Utilisez cette méthode lorsque vous envisagez de continuer à modifier la plage dans Excel tout en gardant la possibilité d’y accéder à partir d’Access. Vous créez ce type de liaison à partir de la base de données Access et non à partir d’Excel.
Lorsque vous liez une feuille de calcul ou une plage nommée Excel, Access crée une table liée aux cellules sources. Toutes les modifications que vous apportez aux cellules sources dans Excel sont reflétées dans la table liée. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier le contenu de la table correspondante dans Access. Si vous voulez ajouter, modifier ou supprimer des données, vous devez effectuer ces modifications dans le fichier de base de données source.
Voici quelques scénarios courants dans lesquels des données Access sont exportées vers Excel :
- Vous voulez conserver vos données dans des feuilles de calcul Excel tout en bénéficiant des fonctionnalités d’Access en matière d’élaboration de requêtes et d’états.
- Votre service ou groupe de travail utilise Access mais les données de sources externes que vous manipulez se trouvent dans des feuilles de calcul Excel. Vous ne voulez pas maintenir des copies de ces données externes mais préférez pouvoir les exploiter dans Access.
Pour plus d’informations sur la liaison de données entre Access et Excel, voir le système d’aide d’Access.
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