Tâches de base pour une base de données Access 2013 de bureau

Les bases de données Access peuvent vous aider à stocker et suivre n’importe quel type d’informations, par exemple des inventaires, des contacts ou des processus professionnels. Laissez-vous guider parmi les chemins à prendre pour créer une base de données Access de bureau, y ajouter des données, puis découvrez les étapes suivantes relatives à la personnalisation et à l’utilisation de votre nouvelle base de données.

 Remarque    Si vous êtes intéressé par le nouveau type d’applications Access conçues pour le web, découvrez comment créer une application Access et en savoir plus sur les étapes de base pour une application Access.

Pour plus d’informations sur les nouvelles fonctionnalités, voir Nouveautés d’Access 2013.

Choisir un modèle

Les modèles Access comportent des tables, des requêtes, des formulaires et des états intégrés prêts à l’emploi. Quand vous démarrez Access, vous avez le choix entre plusieurs modèles et vous pouvez en rechercher d’autres en ligne.

Affichage des modèles dans l’écran de démarrage

  1. Dans Access, cliquez sur Fichier > Nouveau.
  2. Sélectionnez un modèle de base de données de bureau et entrez un nom pour la base de données sous Nom de fichier. (Si vous ne trouvez aucun modèle qui vous convient, utilisez la zone Rechercher les modèles en ligne.)
  3. Vous pouvez utiliser l’emplacement par défaut affiché par Access dans la zone Nom de fichier ou cliquer sur l’icône de dossier pour en choisir un.
  4. Cliquez sur Créer.

Créer une base de données de bureau à partir d’un modèle

Selon le modèle que vous avez choisi, il se peut que vous deviez effectuer l’une des actions suivantes :

  • Si Access affiche une boîte de dialogue Connexion avec une liste vide d’utilisateurs :
  1. Cliquez sur Nouvel utilisateur.
  2. Complétez le formulaire Détails de l’utilisateur.
  3. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
  4. Sélectionnez le nom d’utilisateur que vous venez d’entrer, puis cliquez sur Connexion.
  • Si Access affiche un message Avertissement de sécurité dans la barre des messages et que vous faites confiance à la source du modèle, cliquez sur Activer le contenu. Si la base de données demande une connexion, connectez-vous de nouveau.

Pour plus d’informations, voir créer une base de données Access de bureau à partir d’un modèle.

Créer une base de données entièrement nouvelle

Si aucun modèle ne correspond à vos besoins, vous pouvez commencer avec une base de données vide.

  1. À partir d’Access, cliquez sur Nouveau > Base de données du Bureau vide.
  2. Tapez un nom pour votre base de données dans la zone Nom de fichier.
  3. Vous pouvez utiliser l’emplacement par défaut affiché par Access dans la zone Nom de fichier ou cliquer sur l’icône de dossier pour en choisir un.
  4. Cliquez sur Créer.

Ajouter une table

Dans une base de données, vos informations sont stockées dans plusieurs tables associées. Pour créer une table :

  1. Lors de la première ouverture de votre base de données, une table vide s’affiche en mode Feuille de données dans laquelle vous pouvez ajouter des données. Pour ajouter une autre table, cliquez sur l’onglet Créer > Table. Vous pouvez commencer à entrer des données dans le champ vide (cellule) ou coller les données à partir d’une autre source telle qu’un classeur Excel.
  2. Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur l’en-tête correspondant, puis tapez le nouveau nom.

 Conseil    Les noms significatifs vous permettent de savoir ce que contient chaque champ sans voir son contenu.

  1. Cliquez sur Fichier > Enregistrer.
  • Pour ajouter des champs supplémentaires, tapez dans la colonne Cliquer pour ajouter.
  • Pour déplacer une colonne, sélectionnez-la en cliquant sur son en-tête avant de la faire glisser à l’emplacement souhaité. Vous pouvez également sélectionner des colonnes contiguës et les faire glisser vers une nouvelle destination.

Pour plus d’informations, voir Présentation des tables.

Copier et coller des données

Vous pouvez copier et coller des données d’un autre programme, tels qu’Excel ou Word dans une table Access. Le mieux étant que les données soient séparées en colonnes. Si les données se trouvent dans un programme de traitement de texte, tel que Word, utilisez des balises pour séparer les colonnes ou convertissez les données en tableau avant de les copier.

  1. Si les données doivent être modifiées, par exemple en séparant les noms et les prénoms dans deux colonnes, commencez par là dans le programme source.
  2. Ouvrez la source et copiez (Ctrl+C) les données.
  3. Ouvrez la table Access à l’endroit où ajouter les données en mode Feuille de données et collez-les (Ctrl+V).
  4. Double-cliquez sur chaque titre de colonne et attribuez un nom parlant.
  5. Cliquez sur Fichier > Enregistrer et donnez un nom à votre table.

 Remarque    Access définit le type de données de chaque champ en fonction des informations que vous collez dans la première ligne de chaque colonne, assurez-vous bien que les informations dans les lignes suivantes correspondent aux données de la première ligne.

Importer ou lier des données

Vous pouvez importer des données d’autres sources ou créer un lien vers des données à partir d’Access sans déplacer les informations de leur source de stockage. La création d’un lien peut s’avérer une option judicieuse si plusieurs utilisateurs mettent à jour les données et que vous voulez garantir que vous voyez la dernière version, ou si vous voulez économiser de l’espace de stockage. Vous pouvez choisir l’une ou l’autre solution pour la plupart des formats.

Options de l’onglet Données externes

Le processus varie légèrement en fonction de la source choisie, mais les instructions ci-dessous faciliteront la mise en route :

  1. Sous l’onglet Données externes, cliquez sur le format de données à utiliser pour l’importation ou la liaison. Si vous ne trouvez pas le format qui vous convient, cliquez sur Plus.

 Remarque    Si vous ne trouvez toujours pas le format correct, il se peut que vous deviez exporter d’abord les données dans un format de fichier pris en charge par Access (par exemple, un fichier texte délimité (fichier texte délimité : fichier qui contient des données où les valeurs de champs sont séparées des autres par un caractère, tel qu’une virgule ou une tabulation.)).

  1. Suivez les instructions de la boîte de dialogue Données externes.

Lors de la liaison, certains formats sont disponibles en lecture seule. Voici une liste des sources externes dont vous pouvez importer ou lier les données :

Importer Lier
Microsoft Excel Oui Oui
(lecture seule)
Microsoft Access Oui Oui
Bases de données ODBC, telles que SQL Server Oui Oui
Fichiers texte ou CSV Oui Oui
(uniquement ajout de nouveaux enregistrements)
Liste SharePoint Oui Oui
XML Oui
Services de données Oui
(lecture seule)
Document HTML Oui Oui
Dossier Outlook Oui Oui

Pour plus d’informations, voir Importer des données dans une base de données Access et Importer des données à partir d’une base de données Access.

Organiser des données avec l’Analyseur de table

Vous pouvez utiliser l’Assistant Analyseur de table pour identifier rapidement des données en double. Cet Assistant permet d’organiser facilement les données en tables séparées. Access conserve une sauvegarde de la table d’origine.

  1. Ouvrez la base de données Access contenant la table que vous souhaitez analyser.
  2. Cliquez sur Outils de base de données > Analyse table.

Les deux premières pages de l’Assistant contiennent un didacticiel avec des exemples. Si une case à cocher Afficher les pages d’introduction s’affiche, activez la case, puis cliquez deux fois sur Précédent pour voir l’introduction. Si vous ne voulez pas afficher ces pages de nouveau, désactivez Afficher les pages d’introduction

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Étapes suivantes

Le reste du processus de création varie selon ce que vous comptez faire, mais vous souhaitez probablement pouvoir créer des requêtes, des formulaires, des états ou des macros. Ces articles peuvent vous aider :

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S'applique à :
Access 2013