Signer numériquement un document Office

Cet article traite de la signature numérique, de son domaine d'application et de son utilisation avec Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 et Microsoft Office PowerPoint 2007.

Contenu de cet article


Qu'est-ce qu'une signature numérique ?

Vous pouvez signer numériquement un document pour plusieurs raisons identiques à à celles qui vous conduisent à signer un document papier. La signature numérique sert à authentifier (authentifier : processus consistant à vérifier que les personnes et produits sont réellement ce qu’ils prétendent être. Par exemple, la confirmation de la source et de l’intégrité du code d’un éditeur de logiciels en vérifiant la signature numérique utilisée pour signer ce code.) des données électroniques (notamment des documents, des messages électroniques et des macros) en utilisant le chiffrement informatique. Les signatures numériques offrent les garanties suivantes :  

  • Authenticité     La signature numérique aide à garantir que le signataire est bien celui qu'il prétend être.
  • Intégrité     La signature numérique aide à garantir que le contenu d'un document n'a pas été modifié ou falsifié depuis sa signature numérique.
  • Non-répudiation     La signature numérique aide à prouver à toutes les parties l'origine du contenu signé. Le terme « répudiation » fait référence à l'acte d'un signataire rejetant tout lien avec le contenu signé.

Pour offrir ces garanties, le créateur du contenu doit le signer numériquement à l'aide d'une signature répondant aux critères suivants :

Les programmes Microsoft Office System 2007 vérifient ces critères pour vous et vous avertissent en cas de problème de signature numérique. Pour plus d'informations, consultez l'article Comment savoir si une signature numérique est fiable.

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Comment utiliser les signatures numériques dans les documents Office ?

Vous avez le choix entre deux modes de signature numérique des documents Office :

  • Ajouter des lignes de signature visibles à un document destinées à recevoir une ou plusieurs signatures.
  • Ajouter une signature numérique invisible à un document.

Les sections suivantes décrivent en détail les différences entre ces deux modes de signature numérique.

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Ajouter une ou plusieurs lignes de signature à un document

Microsoft Office System 2007 permet d'insérer une ligne de signature dans un document. Seuls les documents Word et les feuilles de calcul Excel autorisent l'insertion de lignes de signature.

La ligne de signature se présente comme un espace réservé à la signature dans un document imprimé, mais fonctionne différemment. Lorsqu'une ligne de signature est insérée dans un document Office, l'auteur du document peut spécifier des informations sur le signataire visé et fournir des instructions à son attention. Lorsqu'une copie électronique du document est envoyée au signataire visé, celui-ci voit la ligne de signature et une notification lui signifiant que sa signature est requise. Il peut alors cliquer sur la ligne de signature pour signer numériquement le document. Pour cela, il peut choisir de taper sa signature, de sélectionner une image de sa signature ou encore de signer directement à l'aide de la fonction de saisie manuscrite de son Tablet PC. Lorsque le signataire ajoute une représentation visible de sa signature au document, une signature numérique est ajoutée simultanément authentifiant l'identité du signataire. Une fois le document signé numériquement, il passe en lecture seule empêchant ainsi toute modification ultérieure de son contenu.

Document avec lignes de signatures signées

La fonction de capture de signatures numériques à l'aide de lignes de signature dans les documents Office permet aux entreprises d'utiliser moins de papier dans le cadre des procédures de signature, notamment pour les contrats ou autres documents contractuels. Contrairement aux signatures sur papier, les signatures numériques peuvent fournir un enregistrement exact de ce qui a été signé et la possibilité de vérifier ultérieurement la signature.

Pour ajouter une ligne de signature à un document

  1. Dans le document, positionnez le pointeur à l'emplacement où vous voulez ajouter une ligne de signature.
  2. Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Texte, pointez sur la flèche en regard de Ligne de signature, puis cliquez sur Ligne de signature.
  3. Dans la boîte de dialogue Configuration de signature, tapez les informations sur la personne qui signera dans la ligne de signature. Ces informations s'affichent directement sous la ligne de signature dans le document. Effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Tapez le nom du signataire dans la zone Signataire suggéré.
    • Tapez le titre du signataire (le cas échéant) dans la zone Titre de signataire suggéré.
    • Tapez l'adresse de messagerie du signataire (le cas échéant) dans la zone Adresse électronique suggérée du signataire.
  4. Si vous souhaitez fournir des instructions au signataire, tapez-les dans la zone Instructions destinées au signataire. Ces instructions s'affichent dans la boîte de dialogue Signature utilisée par le signataire pour signer le document.
  5. Si vous voulez que le signataire puisse ajouter des commentaires avec sa signature, activez la case à cocher Permettre au signataire d'ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue Signer.
  6. Si vous voulez que la date s'affiche lorsque la signature est ajoutée dans la ligne de signature, activez la case à cocher Afficher la date dans la ligne de signature.
  7. Cliquez sur OK.
  8. Pour ajouter des lignes de signature supplémentaires, répétez les étapes 1 à 7.

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Signer la ligne de signature dans un document

Lorsque vous signez la ligne de signature dans un document Office, vous ajoutez à la fois une représentation visible de votre signature et une signature numérique.

  1. Dans le document, double-cliquez sur la ligne de signature où vous devez signer.
  2. Dans la boîte de dialogue Signer, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Pour ajouter une version imprimée de votre signature, tapez votre nom dans la zone située en regard de X.
    • Pour sélectionner une image de votre signature manuscrite, cliquez sur Sélectionner une image. Dans la boîte de dialogue Sélectionner l'image de la signature, localisez votre fichier d'image de signature, puis cliquez sur Sélectionner.
    • Pour ajouter une signature manuscrite (utilisateurs de Tablet PC uniquement), signez votre nom dans la zone située en regard de X à l'aide de la fonction de saisie manuscrite.
    • Cliquez sur Signer.

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Ajouter une signature numérique invisible à un document

Si vous n'avez pas besoin d'insérer des lignes de signature visibles dans un document, mais que vous souhaitez malgré tout garantir l'authenticité, l'intégrité et l'origine du document, vous pouvez ajouter une signature numérique invisible. Vous pouvez ajouter des signatures numériques invisibles aux documents Word, aux feuilles de calcul Excel et aux présentations PowerPoint.

Contrairement à la ligne de signature Office, la signature numérique invisible n'apparaît pas dans le document. Les destinataires du document peuvent cependant déterminer que le document a été signé numériquement en affichant la signature numérique du document ou en recherchant le bouton Signatures dans la barre d'état au bas de l'écran.

Bouton Signatures dans la barre d'état

Une fois le document signé numériquement, il passe en lecture seule pour empêcher toute modification.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Préparer, puis cliquez sur Ajouter une signature numérique.
  2. Si vous souhaitez expliquer la raison de la signature du document, tapez votre texte dans la zone sous Objectif de la signature de ce document dans la boîte de dialogue Signer.
  3. Cliquez sur Signer.

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S'applique à :
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007