Créer des étiquettes pour un publipostage massif

Afficher tout

Masquer tout

Si vous souhaitez utiliser des étiquettes pour effectuer un publipostage massif auprès des destinataires de votre liste d’adresses, vous pouvez utiliser les fonctions de publipostage et créer une feuille d’étiquettes contenant chacune une adresse de votre liste.

Les principales étapes du processus de fusion et publipostage sont les suivantes :

1. Configurer les étiquettes. Il suffit de définir la disposition des étiquettes une seule fois. Cette configuration s’appliquera à toutes les étiquettes de publipostage. Dans une opération de publipostage, le document que vous utilisez est appelé document principal. Dans un document principal d’étiquette, vous pouvez aussi définir le contenu que vous souhaitez voir apparaître sur toutes les étiquettes comme le logo de l’entreprise ou votre adresse sur les étiquettes d’expédition.
2. Connecter les étiquettes à votre liste d’adresses. Votre liste d’adresses est la source de données utilisée par Microsoft Word pour le publipostage. Il s’agit d’un fichier contenant les adresses à imprimer sur les étiquettes.
3. Affiner la liste des destinataires. Word génère une étiquette pour chaque adresse de votre liste de publipostage. Si vous voulez générer des étiquettes uniquement pour certaines adresses de cette liste, vous pouvez sélectionner les adresses ou enregistrements à inclure.
4. Ajouter des espaces réservés, appelés champs de fusion, aux étiquettes. Lorsque vous effectuez un publipostage, les champs de fusion sont renseignés à partir des informations de votre liste d’adresses.
5. Afficher, terminer la fusion et imprimer les étiquettes. Vous pouvez afficher un aperçu de chaque étiquette avant d’imprimer le lot complet.

Les commandes de l’onglet Publipostage vous permettent de lancer un processus de fusion et publipostage.

 Important   Si vous avez l’intention d’utiliser les champs de contact personnalisé avec la liste Contacts dans Microsoft Outlook ou si vous avez l’intention d’utiliser un dossier Contacts dans Dossiers publics, vous devez commencer le processus de publipostage dans Outlook.

Configurer les étiquettes

Il est probable que vous vous êtes déjà procuré un lot de feuilles d’étiquettes auprès d’un fournisseur comme Avery, AOne ou Formtec. Chaque type de feuille a une taille précise et contient un certain nombre d’étiquettes de dimensions spécifiques.

Pour configurer le document principal d’étiquette, vous devez faire correspondre les dimensions de ce document avec celles des étiquettes sur les feuilles dont vous disposez.

1. Démarrez Word.

Un document vide s’ouvre par défaut. Laissez-le ouvert. Si vous le fermez, vous n’aurez pas accès aux commandes de l’étape suivante.

2. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage.

3. Cliquez sur Étiquettes.
4. Dans la boîte de dialogue Options d’étiquettes, vous devez sélectionner plusieurs options.

 Type d’imprimante utilisé pour imprimer les étiquettes

 Marque des feuilles d’étiquettes utilisées

 Numéro de la référence produit qui apparaît sur votre lot de feuilles d’étiquettes

5. Sous Informations sur l’imprimante, cliquez sur le type d’imprimante que vous utiliserez pour imprimer les étiquettes.
6. Dans liste Fournisseurs des étiquettes, cliquez sur le nom de la société qui a créé les feuilles d’étiquettes que vous utilisez.
7. Dans la liste Numéro de référence, cliquez sur le numéro de référence qui apparaît dans la zone des feuilles d’étiquettes.

Le numéro de référence de mes feuilles d’étiquettes n’apparaît pas dans les options proposées dans la boîte de dialogue Options d’étiquettes

8. Une fois que vous avez sélectionné les options d’étiquette souhaitées, cliquez sur OK.

Word crée un document qui contient la feuille d’étiquettes et affiche les étiquettes sous forme d’un tableau. Si vous ne voyez pas les lignes qui séparent les étiquettes, cliquez sur l’onglet Disposition sous Outils de tableau, puis dans le groupe Tableau, cliquez sur Afficher le quadrillage.

Reprendre un processus de fusion et publipostage

Si vous devez interrompre votre travail pendant un publipostage, vous pouvez enregistrer le document principal d’étiquette et continuer le publipostage plus tard. Word conserve la source de données et les informations de champs.

1. Dès que vous êtes prêt à reprendre le publipostage, ouvrez le document.

Un message Word s’affiche pour demander de confirmer si vous souhaitez ouvrir le document, ce qui lancera l’exécution d’une commande SQL.

2. Étant donné que ce document est connecté à une source de données, pour accéder aux données, cliquez sur Oui. Si vous avez ouvert un document sans remarquer qu’il était connecté à une source de données, vous pouvez cliquer sur Non pour éviter un accès aux données dans un but malveillant.

Le texte du document s’affiche, ainsi que les champs que vous avez éventuellement insérés.

3. Cliquez sur l’onglet Publipostage et reprenez votre travail.

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Connecter les étiquettes à votre liste d’adresses

Pour fusionner les informations dans vos étiquettes, vous devez connecter les étiquettes à votre liste d’adresses, également appelée source de données ou fichier de données. Si vous n’avez pas de fichier de données, vous pouvez en créer un pendant le processus de publipostage.

 Important   Si vous utilisez une liste existante, vérifiez qu’elle contient les informations que vous voulez utiliser, y compris toutes les colonnes et les lignes. Vous pouvez effectuer des changements pendant le publipostage, mais vous ne pouvez pas ouvrir votre source de données séparément pendant le publipostage. Le processus de publipostage est plus facile si votre source de données est prête avant que vous vous y connectiez.

Choisir un fichier de données

1. Dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage de l’onglet Publipostage, cliquez sur Sélectionner les destinataires.
   
   
   
   
2. Effectuez l’une des opérations suivantes :
• Utiliser des contacts Outlook    Si vous voulez utiliser votre liste Contacts dans Microsoft Outlook, cliquez sur Sélectionner à partir des contacts Outlook.
  
  

   Important   Pour plus d’informations sur l’utilisation de la liste Contacts, voir Conseils d’utilisation de la liste Contacts de Microsoft Outlook.

  
  
• Utiliser un fichier de source de données existant    Si vous avez une feuille de calcul Microsoft Excel, une base de données Microsoft Access ou un autre type de fichier de données, cliquez sur Utiliser la liste existante, puis repérez le fichier dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données.
  
  Avec Excel, vous pouvez sélectionner des données de n’importe quelle feuille de calcul ou plage nommée à l’intérieur d’un classeur. Avec Access, vous pouvez sélectionner des données de n’importe quelle table ou requête (requête : moyen de trouver tous les enregistrements stockés dans une source de données et correspondant à un ensemble de critères que vous définissez. Les requêtes peuvent contenir des opérateurs, des guillemets, des caractères génériques et des parenthèses pour vous aider à cibler votre recherche.) définie dans la base de données.
  
  

   Important   Pour des conseils sur la mise en forme des données dans votre feuille de calcul Excel pour le publipostage, voir Conseils pour la mise en forme de données dans Excel.

  
  
  Pour les autres types de fichiers de données, sélectionnez le fichier dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données. Si le fichier n’est pas repris dans la liste, sélectionnez le type de fichier approprié ou sélectionnez Tous les fichiers dans la zone Type de fichiers. Dans un processus de fusion et publipostage, vous pouvez utiliser les types de fichiers de données suivants :
• Des fichiers provenant de systèmes de gestion de base de données (SGBD) de premier niveau, à base de fichiers, pour lesquels vous avez installé un fournisseur OLE DB (base de données OLE : architecture de base de données de composant qui implémente un accès réseau et Internet efficace vers de nombreux types de sources de données telles que des données relationnelles, des fichiers de messagerie, des fichiers plats et des feuilles de calcul.) ou un pilote ODBC (ODBC (Open Database Connectivity) : méthode standard de partage de données entre bases de données et programmes. Les pilotes ODBC utilisent le langage SQL (Structured Query Language) standard pour accéder à des données externes.). Certains de ces pilotes sont fournis avec Microsoft Office 2010.
• Un fichier HTML qui comporte un tableau unique. La première ligne du tableau doit contenir des noms de colonne et les autres lignes doivent contenir des données.
• Des carnets d’adresses électronique :
• Carnet d’adresses Microsoft Outlook
• Liste des contacts Microsoft Schedule+ 7.0
• Listes d’adresses similaires créées à l’aide d’un système de messagerie compatible MAPI (MAPI : spécification d’interface Microsoft qui permet à différentes applications de messagerie et de groupe de travail (notamment messagerie électronique, messagerie vocale et télécopie) de fonctionner via un seul client.), tel que Microsoft Outlook
• Un document Microsoft Word. Le document doit comporter un tableau unique. La première ligne du tableau doit contenir des titres et les autres lignes, des enregistrements à fusionner. Vous pouvez aussi utiliser une source d’en-têtes (source d’en-tête : document qui contient la ligne d’en-tête (ou enregistrement d’en-tête) à utiliser avec la source de données spécifiée pour un document principal de publipostage.) comme source de données.
• Tout fichier texte qui comporte des champs de données (champ de données : catégorie d’informations qui correspond à une colonne d’informations dans une source de données. Le nom de chaque champ de données est répertorié dans la première ligne (ligne d’en-tête) de la source de données. "CodePostal" et "Nom" sont des exemples de noms de champs de données.) séparés (ou délimités) par des caractères de tabulation ou des virgules et des enregistrements de données (enregistrement de données : ensemble d’informations connexes correspondant à une ligne d’informations dans la source de données. Toutes les informations relatives à un client dans une liste de publipostage client est un exemple d’enregistrement de données.) séparés par des marques de paragraphe.
• Créer un nouveau fichier de données dans Word    Si vous ne disposez pas encore de fichier de données, cliquez sur Entrer une nouvelle liste, puis utilisez la forme qui s’ouvre pour créer votre liste. La liste est enregistrée sous forme d’un fichier de base de données (.mdb), que vous pouvez réutiliser par la suite. Pour plus d’informations, voir Taper une nouvelle liste.

 Remarque   Si vous avez installé Microsoft Office 2010 (au lieu de la version classique de Word 2010), vous pouvez également utiliser Microsoft Query pour créer une requête (requête : moyen de trouver tous les enregistrements stockés dans une source de données et correspondant à un ensemble de critères que vous définissez. Les requêtes peuvent contenir des opérateurs, des guillemets, des caractères génériques et des parenthèses pour vous aider à cibler votre recherche.) et extraire les données de votre choix d’une source de données externe (source de données externe : source de données contenant les données auxquelles un utilisateur veut avoir accès (par exemple, une liste Microsoft Excel ou une base de données Microsoft Access).).

Si vous êtes prêt à poursuivre, passez à l’étape suivante.

Si vous avez besoin de plus d’informations, poursuivez votre lecture.

Conseils d’utilisation de la liste Contacts de Microsoft Outlook

Le lien avec le dossier Contacts de Microsoft Outlook est un processus généralement simple, mais qui peut parfois présenter un problème. Voici les solutions aux problèmes fréquemment signalés :

• Je ne trouve pas le dossier Outlook Contacts pour m’y connecter.
• Je reçois des messages d’erreur concernant les clients de messagerie et les tables.
• Je ne parviens pas à me connecter à un dossier Contacts Outlook sous Dossiers publics.

Je ne trouve pas mon dossier Outlook Contacts

Il se peut que vous deviez activer la propriété Afficher ce dossier sous forme de carnet d’adresses de messagerie dans Outlook, ou modifier votre profil d’utilisateur Outlook.

Activer la propriété Afficher ce dossier sous forme de carnet d’adresses de messagerie

1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Contacts.
2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Contacts contenant les informations que vous souhaitez utiliser pour le publipostage, puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.
3. Sous l’onglet Carnet d’adresses Outlook, vérifiez si la case à cocher Afficher ce dossier sous forme de carnet d’adresses de messagerie est activée, puis cliquez sur OK.

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Modifier votre profil utilisateur Outlook

Un profil utilisateur Outlook est un groupe de comptes et de carnets d’adresses électroniques. Généralement, un seul profil suffit, mais si vous partagez votre ordinateur avec d’autres personnes ou si vous utilisez des carnets d’adresses différents selon vos objectifs, vous pouvez définir plusieurs profils. Lorsque vous commencez le publipostage, si vous utilisez un profil qui n’inclut pas le dossier Contacts à prendre en compte, ce dossier n’est pas disponible.

Pour changer de profil utilisateur, redémarrez Outlook. Lorsque vous êtes invité à sélectionner un profil, choisissez celui qui inclut le dossier Contacts que vous voulez utiliser pour le publipostage.

Si vous n’êtes pas invité à sélectionner un profil bien que vous sachiez que vous en avez plusieurs, vous pouvez configurer Outlook pour qu’il affiche cette invite. Voici comment procéder :

1. Quittez Outlook.
2. Dans le Panneau de configuration, cliquez sur Comptes d’utilisateurs, puis sur Courrier.
3. Cliquez sur Afficher les profils.
4. Pour être invité à sélectionner un profil chaque fois que vous démarrez Outlook, cliquez sur Choisir le profil à utiliser, puis cliquez sur OK.

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Je reçois des messages d’erreur concernant les clients de messagerie et les tables.

Si vous tentez de vous connecter à votre dossier Contacts lors d’un publipostage dans Word alors qu’Outlook n’est pas défini comme votre éditeur de messagerie par défaut dans Windows Internet Explorer, vous obtenez le message d’erreur suivant :

« Soit il n’existe pas de client de messagerie par défaut, soit le client de messagerie actuel ne peut pas répondre à la demande de la messagerie. Exécutez Microsoft Outlook et définissez-le comme client de messagerie par défaut ».

Pour éviter ce message lors d’un processus de fusion et publipostage, procédez comme suit  :

1. Cliquer sur l’onglet Fichier.
2. Cliquez sur Options.
3. Sous Options de démarrage, activez la case à cocher Définir Outlook comme programme par défaut pour la messagerie, les contacts et le calendrier, puis cliquez sur OK.

Redémarrez Word, ouvrez votre document de fusion et publipostage et accédez à votre dossier Outlook Contacts.

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Je ne parviens pas à me connecter à un dossier Outlook Contacts sous Dossiers publics.

Lorsque vous lancez un publipostage dans Word et tentez de vous connecter à un dossier Outlook Contacts dans Dossiers publics, vous obtenez le message suivant :

« Action impossible à exécuter, à cause d’un échec de boîte de dialogue ou de moteur de base de données. Veuillez réessayer ultérieurement.»

Si vous réessayez plus tard, vous obtenez le même message.

Pour utiliser un dossier Outlook Contacts provenant de Dossiers publics comme fichier de données pour votre publipostage, vous devez démarrer le processus à partir de Microsoft Outlook.

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Conseils pour la mise en forme de données dans Excel

Si votre fichier de données est une feuille de calcul Excel qui comprend des pourcentages, des valeurs monétaires ou des codes postaux, vous pouvez conserver la mise en forme numérique des données en utilisant l’échange dynamique de données (DDE, Dynamic Data Exchange) pour vous connecter à la feuille de calcul Excel à partir de Word. Vous pouvez vous assurer, par exemple, que le code postal à cinq chiffres 07865, provenant de votre fichier de données, ne s’affiche pas sous la forme du nombre 7865 (sans le zéro d’en-tête).

Avant de vous connecter à la feuille de calcul, effectuez l’opération suivante dans Word :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
2. Cliquez sur Options.
3. Cliquez sur Options avancées.
4. Dans la section Général, activez la case à cocher Confirmer la conversion du format de fichier lors de l’ouverture.
5. Enfin, cliquez sur OK.
6. Avec le document principal de publipostage ouvert, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage de l’onglet Publipostage, cliquez sur Sélection des destinataires, puis sur Utiliser la liste existante.
7. Recherchez la feuille de calcul Excel dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, et double-cliquez dessus.
8. Dans la boîte de dialogue Confirmer la source de données, cliquez sur Feuilles de calcul MS Excel via un DDE (*.xls), puis cliquez sur OK.

 Remarque   Si l’option Feuilles de calcul MS Excel via un DDE (*.xls) n’est pas visible, activez la case à cocher Afficher tout.

9. Dans la boîte de dialogue Microsoft Excel, sous Nom ou plage de cellules, sélectionnez la plage de cellules ou la feuille de calcul contenant les informations à fusionner, puis cliquez sur OK.

 Remarque   Pour éviter qu’une invite de confirmation s’affiche chaque fois que vous ouvrez un fichier de données, vous pouvez désactiver la case à cocher Confirmation des conversions lors de l’ouverture une fois que vous êtes connecté à la feuille de calcul.

Taper une nouvelle liste

1. Dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d’adresses, tapez les informations pour la première adresse, ou enregistrement, que vous souhaitez inclure dans votre fusion d’étiquettes.

Si vous souhaitez ajouter ou supprimer des colonnes, cliquez sur Personnaliser colonnes et apportez les modifications souhaitées.

2. Une fois que vous avez tapé toutes les informations pour votre premier enregistrement, cliquez sur Nouvelle entrée et tapez les informations de l’enregistrement suivant. Continuez ainsi jusqu’à ce que vous ayez tapé les informations pour tous les enregistrements que vous souhaitez inclure.
3. Lorsque votre nouvelle liste est finalisée, cliquez sur OK.
4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer une liste d’adresses, tapez un nom pour la nouvelle liste, puis cliquez sur Enregistrer.

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Affiner la liste des destinataires

Lorsque vous vous connectez à un fichier de données, vous ne voulez pas forcément fusionner dans vos étiquettes les informations de tous les enregistrements (lignes) de ce fichier.

Si vous avez l’intention d’utiliser la totalité de votre liste, vous pouvez passer directement à l’étape suivante.

Pour affiner la liste des destinataires ou utiliser un sous-ensemble des éléments dans votre fichier de données, procédez comme suit :

1. Dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage sous l’onglet Publipostage, cliquez sur Modifier la liste de destinataires.

2. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, effectuez l’une des opérations suivantes :
• Sélectionner des enregistrements individuels     Cette méthode est la plus pratique si votre liste est courte. Activez les cases à cocher situées en regard des destinataires à inclure, et désactivez celles correspondant aux destinataires que vous souhaitez exclure.
  
  Si vous ne souhaitez inclure qu’un petit nombre d’enregistrements dans votre fusion, vous pouvez désactiver la case à cocher située dans la ligne d’en-tête et sélectionner uniquement les enregistrements souhaités. De même, si vous souhaitez inclure la majorité des éléments de la liste, activez cette même case à cocher puis désactivez les cases à cocher correspondant aux enregistrements à exclure.
  
• Trier les enregistrements    Cliquez sur l’en-tête de colonne de l’élément devant servir de clé de tri. La liste est triée par ordre alphabétique croissant (de A à Z). Cliquez à nouveau sur l’en-tête de colonne pour trier la liste par ordre alphabétique décroissant (de Z à A).
  
  Pour effectuer un tri plus complexe, cliquez sur Trier sous Affiner la liste des destinataires et définissez vos préférences de tri sous l’onglet Filtrer les enregistrements de la boîte de dialogue Filtrer et trier. Par exemple, vous pouvez utiliser ce type de tri pour classer les adresses des destinataires en fonction du code postal (ordre numérique), puis dans l’ordre alphabétique du nom de famille sous chaque code postal.
  
• Filtrer les enregistrements     Cela est utile si la liste contient des enregistrements que vous ne voulez pas voir ou inclure dans la fusion. Après avoir filtré la liste, vous pouvez activer ou désactiver les cases à cocher pour inclure ou exclure des enregistrements.

Pour filtrer des enregistrements, procédez comme suit :

1. Sous Affiner la liste de destinataires, cliquez sur Filtrer.
2. Sous l’onglet Filtrer les enregistrements de la boîte de dialogue Filtrer et trier, choisissez le critère de filtrage à utiliser.

Par exemple, pour générer des étiquettes uniquement pour les adresses indiquant comme pays ou région l’Australie, cliquez sur Pays ou région dans la liste Champ, Égal à dans la liste Comparaison, puis tapez ou sélectionnez Australie dans la liste Comparer à.

3. Pour affiner davantage le filtre, cliquez sur Et ou sur Ou et choisissez des critères supplémentaires.

Par exemple, pour générer des étiquettes uniquement pour les entreprises situées à Munich, vous devez filtrer les enregistrements sur le champ Ville, qui doit contenir Munich, et sur le champ Nom de la société, qui ne doit pas être vide. Si vous utilisez Ou au lieu de Et dans le filtre, votre publipostage inclura toutes les adresses à Munich ainsi que toutes les adresses incluant un nom de société, indépendamment de la ville.

• Ajouter des destinataires    Pour ajouter des destinataires à la liste, procédez comme suit :
1. Sous Source de données, cliquez sur le nom de votre fichier de données.
2. Cliquez sur Modifier.
3. Dans la boîte de dialogue Modifier la source de données, cliquez sur Nouvelle entrée, puis tapez les informations relatives à ce destinataire.

 Conseil   Selon le type de source de données que vous utilisez, certains processus peuvent ne pas être disponibles. Si possible, vérifiez que votre fichier de données est complet avant de le connecter à votre document principal d’étiquette.

 Remarque   Si vous avez installé un logiciel de validation d’adresses, vous pouvez cliquer sur Valider les adresses dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires pour valider les adresses de vos destinataires.

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Ajouter des espaces réservés, appelés champs de fusion, aux étiquettes

Après avoir connecté vos étiquettes à votre liste d’adresses, vous pouvez ajouter des espaces réservés pour indiquer à quel endroit doit apparaître l’adresse sur chaque étiquette. Vous pouvez aussi taper le texte que vous voulez reproduire sur toutes les étiquettes, par exemple le logo de l’entreprise ou votre adresse sur les étiquettes d’expédition.

Si le fonctionnement des champs de fusion vous est familier, vous pouvez passer directement à mappage et fusion.

Si vous voulez en savoir plus sur le fonctionnement des champs de fusion, poursuivez la lecture.

À propos des champs de fusion et publipostage

Les espaces réservés pour les adresses sont appelés champs de fusion. Dans Word, les champs correspondent aux en-têtes de colonne du fichier de données sélectionné.

 Les colonnes d’un fichier de données représentent des catégories d’informations. Les champs que vous ajoutez aux étiquettes sont des espaces réservés pour ces catégories.

 Les lignes d’un fichier de données représentent les enregistrements d’informations. Lors d’un publipostage, Word génère une étiquette par enregistrement.

En insérant un champ dans l’étiquette initiale à configurer (document principal d’étiquette), vous indiquez que vous voulez qu’une certaine catégorie d’informations, comme le nom ou l’adresse, apparaisse à cet emplacement.

 Remarque   Lorsque vous insérez un champ de fusion dans le document principal d’étiquette, le nom du champ apparaît toujours entre guillemets (« »). Ces guillemets disparaissent sur les étiquettes finales. Ils vous permettent simplement de distinguer les champs du texte normal dans le document principal d’étiquette.

Que se passe-t-il lors du processus de fusion ?

Lors de la fusion, les informations de la première ligne du fichier de données remplacent les champs pour créer la première étiquette, les informations de la deuxième ligne du fichier de données remplacent les champs pour créer la deuxième étiquette et ainsi de suite.

Utilisation des champs : Exemples

Vous pouvez ajouter en tant que champ d’étiquette n’importe quel en-tête de colonne de votre fichier de données. Vous disposez ainsi d’une grande flexibilité dans la conception de vos étiquettes.

Par exemple, supposons que votre liste de publipostage concerne les abonnés à votre bulletin d’informations et que votre fichier de données inclut une colonne, appelée DateExpiration, pour enregistrer la date d’expiration de chaque abonnement. Si vous placez un champ «DateExpiration» dans le document principal d’étiquette avant d’exécuter la fusion, chaque abonné pourra lire la date d’expiration de son abonnement sur l’étiquette de publipostage.

Vous pouvez associer les champs ou les séparer par des signes de ponctuation. Par exemple, pour créer une adresse, vous pouvez définir les champs de votre document principal d’étiquette de la façon suivante :

« Prénom » « Nom »

« Adresse »

« Ville », « Pays » « Code postal »

Pour les éléments que vous utilisez fréquemment, comme les blocs d’adresse ou les lignes de salutation, Word fournit des champs composites regroupant plusieurs champs. Par exemple, le champ Bloc d’adresse associe plusieurs champs : prénom, nom, adresse, ville et code postal.

Vous pouvez personnaliser le contenu de chacun de ces champs. Par exemple dans l’adresse, vous pouvez sélectionner un format de nom conventionnel (M. Rémi Duval.).

Établir une correspondance entre les champs de fusion et votre fichier de données

Pour garantir que Word pourra trouver dans votre fichier de données une colonne pour chaque élément d’adresse, vous devrez peut-être faire correspondre les champs de fusion de Word avec les colonnes de votre fichier de données.

Pour cela, cliquez sur Faire correspondre les champs dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion de l’onglet Publipostage.

La boîte de dialogue Faire correspondre les champs s’affiche.

Les éléments d’adresse sont répertoriés à gauche. Les en-têtes de colonnes de votre fichier de données sont répertoriés à droite.

Word recherche la colonne correspondant à chaque élément. Dans l’illustration, Word a procédé à une mise en correspondance automatique des données de la colonne Fonction du fichier de données vers la colonne Titre. Mais Word ne pouvait faire correspondre les autres éléments. Dans ce fichier de données, par exemple, Word n’a pu faire correspondre les éléments Deuxième prénom.

Dans la liste de droite, vous pouvez sélectionner la colonne de votre fichier de données qui correspond à l’élément de la colonne de gauche. Le fait que Titre et Identificateur unique ne correspondent pas n’est pas un problème. Votre étiquette de publipostage ne doit pas utiliser chaque champ. Si vous ajoutez un champ qui ne contient pas de données depuis votre fichier de données, il apparaîtra dans le document fusionné comme un espace réservé vide  (généralement, une ligne vide ou un champ masqué).

Taper le contenu et ajouter les espaces réservés ou les champs

1. Dans l’étiquette initiale à configurer (votre document principal d’étiquette), tapez le contenu devant s’afficher sur chaque étiquette.

Pour ajouter une image, tel qu’un logo, cliquez Image dans le groupe Illustrations sous l’onglet Insertion.

2. Cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer le champ.
3. Utilisez le groupe Champs d’écriture et d’insertion de l’onglet Publipostage.

4. Ajoutez un des éléments suivants :

Bloc d’adresse avec nom, adresse et autres informations

Champs individuels

Champs personnalisés provenant des contacts d’Outlook

5. Une fois que vous avez configuré la première étiquette selon vos souhaits, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, cliquez sur Mettre à jour les étiquettes.

Le contenu de la première étiquette est copié dans les autres.

 Remarques 

• Vous ne pouvez pas entrer les caractères de champ de fusion («« »»)  manuellement, ni utiliser la commande Symbole du menu Insertion. Vous devez utiliser la fonction de fusion et publipostage.
• Si les champs de fusion s’affichent à l’intérieur d’accolades, par exemple { MERGEFIELD Ville }, Word affiche les codes de champ (code de champ : espace réservé qui indique où les informations spécifiées de votre source de données apparaîtront ; éléments d’un champ qui produisent le résultat d’un champ. Le code de champ comprend les caractères et le type du champ, et des instructions.) au lieu des valeurs de champ (valeurs de champ : texte ou graphismes insérés dans un document lorsque Microsoft Word exécute les instructions d’un champ. Lorsque vous imprimez le document ou que vous masquez les codes de champ, les valeurs de champ remplacent les codes de champ.). Cela n’affecte en rien la fusion, mais si vous préférez afficher les valeurs, cliquez avec le bouton droit sur le code de champ, puis dans le menu contextuel, cliquez sur Basculer les codes de champ.

Mettre en forme les données fusionnées

Les programmes de base de données et les tableurs, tels que Microsoft Access et Microsoft Excel, stockent les informations que vous tapez dans des cellules sous forme de données brutes. La mise en forme que vous leur appliquez, telle que les polices et les couleurs, n’est pas stockée avec les données brutes. Lorsque vous fusionnez des informations d’un fichier de données dans un document Word, vous fusionnez les données brutes sans la mise en forme associée.

Ajouter une mise en forme

1. Sélectionnez le champ de publipostage. Assurez-vous de sélectionner également les guillemets (« ») qui entourent le champ.
2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Police, appliquez la mise en forme que vous voulez. Ou, cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue Police.

 Important   Pour réduire l’espace entre les lignes dans les adresses sur vos étiquettes, vous devez sélectionner les lignes, cliquer sur le lanceur de boîte de dialogue Paragraphe sous l’onglet Accueil, puis taper 0 dans les zones d’espacement avant et après. Si vous utilisez le champ de fusion Bloc d’adresse, sélectionnez le champ complet, y compris les chevrons (« »), puis ajustez l’espacement.

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Afficher, terminer la fusion et imprimer les étiquettes

Après avoir ajouté les champs dans l’étiquette initiale à configurer (document principal d’étiquette ), vous pouvez afficher un aperçu des résultats du publipostage. Si l’aperçu vous satisfait, vous pouvez terminer le processus.

Afficher un aperçu de la fusion

Vous pouvez afficher un aperçu de vos étiquettes et apporter des modifications avant de terminer le publipostage.

Pour afficher un aperçu, effectuez l’une des opérations suivantes dans le groupe Aperçu des résultats de l’onglet Publipostage :

• Cliquez sur Aperçu des résultats.
• Faites défiler les étiquettes en cliquant sur les boutons Précédent et Suivant du groupe Aperçu des résultats sous l’onglet Publipostage.
• Affichez l’aperçu d’un document spécifique en cliquant sur Rechercher un destinataire.

 Remarque   Cliquez sur Modifier la liste de destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sous l’onglet Publipostage, pour accéder à la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, dans laquelle vous pouvez filtrer la liste ou supprimer des destinataires, si vous voyez le nom de destinataires que vous ne souhaitez pas inclure.

 Remarque   Word utilise un tableau pour présenter la disposition des étiquettes sur une page. Lorsque vous faites défiler les étiquettes, l’enregistrement actif s’affiche dans la première cellule du tableau et les enregistrements suivants s’affichent dans les cellules suivantes. Cette méthode d’affichage peut vous donner l’impression que Word génère une feuille d’étiquettes par enregistrement du fichier de données, mais ce n’est pas le cas.

Terminer la fusion

Vous pouvez imprimer les étiquettes ou les modifier individuellement. Vous pouvez imprimer ou modifier toutes les étiquettes ou un sous-ensemble.

Si vous voulez imprimer un sous-jeu des étiquettes, vous pouvez spécifier le jeu par une plage de numéros d’enregistrements. Si vous voulez imprimer des pages au lieu de spécifier des numéros d’enregistrement, suivez les instructions dans la section Modifier des étiquettes individuelles.

Imprimer les étiquettes

1. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner, puis cliquez sur Imprimer des documents.
   
   
   
2. Choisissez si vous voulez imprimer le lot complet d’étiquettes, uniquement l’étiquette visible ou un sous-ensemble du lot complet que vous spécifiez à l’aide des numéros des enregistrements.

Modifier des étiquettes individuelles

1. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner, puis cliquez sur Modifier des documents individuels.
   
   
   
2. Choisissez si vous voulez modifier le lot complet d’étiquettes, uniquement l’étiquette visible ou un sous-ensemble du lot complet que vous spécifiez à l’aide des numéros des enregistrements. Word enregistre les étiquettes que vous souhaiter modifier dans un seul fichier.

Une fois que vous avez fini de modifier le nouveau fichier d’étiquettes, vous pouvez imprimer les étiquettes en cliquant sur l’onglet Fichier, en cliquant sur Imprimer, puis en cliquant sur le bouton Imprimer.

Enregistrer le document principal d’étiquette

N’oubliez pas que les étiquettes fusionnées que vous enregistrez sont séparées de l’étiquette initiale à configurer (document principal d’étiquette). Il peut s’avérer utile d’enregistrer le document principal d’étiquette si vous envisagez de l’utiliser lors d’un autre publipostage.

Lorsque vous enregistrez le document principal d’étiquette, vous enregistrez aussi sa connexion à la base de données. La prochaine fois que vous ouvrirez ce document, vous serez invité à indiquer si vous souhaitez que les informations du fichier de données soient à nouveau fusionnées dans le document principal d’étiquette.

• Si vous cliquez sur Oui, le document s’ouvrira avec les informations du premier enregistrement fusionnées.
• Si vous cliquez sur Non, la connexion entre le document principal d’étiquette et le fichier de données sera rompue. Le document principal d’étiquette deviendra un document Word standard. Les champs seront remplacés par les informations du premier enregistrement seulement.

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