Création de documents Word accessibles

Cet article explique comment créer des documents Microsoft Word pour les rendre plus accessibles aux utilisateurs présentant une incapacité physique. Dans la mesure où de nombreux fichiers sont souvent affichés de façon électronique, les gouvernements et les industries dans le monde entier mettent en œuvre des politiques requérant l’accessibilité de leurs technologies électroniques et informatiques pour les personnes présentant un handicap. Ainsi, la section 508 du United States Rehabilitation Act de 1973 stipule que les organismes fédéraux doivent garantir l’accessibilité de toutes leurs technologies électroniques et informatiques.

 Conseil    Microsoft Office 2010 inclut un nouvel outil pour Word, Excel et PowerPoint appelé le Vérificateur d’accessibilité, que vous pouvez utiliser pour rechercher dans vos documents Word tout élément pouvant poser problème à un utilisateur présentant un handicap. Pour plus d’informations, voir Vérificateur d’accessibilité.

Dans cet article


Ajouter du texte de remplacement pour les images et les objets

Le texte de remplacement apparaît lorsque vous positionnez le pointeur sur une image ou un objet. Le texte de remplacement permet aux personnes utilisant un lecteur d’écran de comprendre le contenu des images dans votre document. Pour de nombreux lecteurs, il s’agit de la seule information dont ils disposent pour les images et objets dans votre document. Du texte de remplacement devrait être inclus pour tous les objets suivants dans votre document:

  • Images
  • Images clipart
  • Graphiques
  • Tableaux
  • Formes (qui ne contiennent pas du texte et ne figurent pas dans des groupes)
  • Graphiques SmartArt
  • Groupes (tous les objets dans cette liste, à l’exception des formes, doivent comporter du texte de remplacement lorsqu’ils sont en groupes)
  • Objets incorporés
  • Entrées manuscrites
  • Fichiers vidéo et audio

Ajoutez du texte de remplacement en procédant comme suit :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur l’image ou l’objet, puis cliquez sur Format.

 Remarque    Pour les tableaux, cliquez sur Propriétés du tableau.

  1. Cliquez sur Texte de remplacement.
  2. Tapez une description de l’image ou de l’objet dans les zones de texte Titre et Description.

 Conseil    Utilisez des descriptions claires, mais concises. Par exemple, une « Ferrari rouge » donne beaucoup plus d’informations au lecteur que « une voiture ».

  1. Cliquez sur Fermer.

Pour plus d’informations, voir Ajouter du texte de remplacement à une forme, une image, un graphique, un tableau, un graphique SmartArt ou un autre objet ou Bien utiliser le texte alternatif.

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Spécifier des informations d’en-tête de lignes dans des tableaux

Outre l’ajout de texte de remplacement qui décrit le tableau, la création de titres de colonnes clairs permet de fournir du contexte et facilite les recherches dans la table des matières.

Pour spécifier une ligne d’en-tête dans un tableau, procédez comme suit :

  1. Cliquez à un endroit quelconque dans le tableau.
  2. Sous l’onglet Outils de tableau - Création, dans le groupe Options de style de tableau, activez la case à cocher Ligne d’en-tête.
  3. Ajoutez vos informations d’en-tête.

Pour plus d’informations, voir Word 2010 : tableaux.

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Utiliser des styles dans de longs documents

Les styles de titre et de paragraphe, ainsi que les tables des matières le cas échéant, facilitent la lecture pour toutes les personnes accédant à votre document. Dans les documents plus longs, ces éléments permettent d’ajouter une structure pour les utilisateurs utilisant un lecteur d’écran, ou pour ceux qui se basent sur les repères visuels des titres de section pour parcourir le document au fil de leur lecture.

 Remarque    L’utilisation du Volet de navigation dans Word vous permet de parcourir le document sur base des titres. Pour plus d’informations, voir Explorer votre document.

Pour appliquer des styles de titre dans votre document, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez le texte que vous voulez convertir en titre.
  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Styles, sélectionnez le style de titre de niveau approprié à partir de la galerie Styles rapides.

Vous pouvez également créer vos propres styles de titre et de paragraphe. Pour plus d’informations, voir Ajouter un titre ou Créer un jeu de styles personnalisé (en anglais).

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Utiliser des titres courts dans les titres

Lorsque vous utilisez des titres dans un document, veillez à utiliser des titres courts (moins de 20 mots). En général, les titres doivent comprendre au maximum une ligne. Cela permet aux lecteurs de naviguer plus rapidement dans le document, soit en le parcourant visuellement soit en utilisant le Volet de navigation.

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Vérifier que tous les styles de titre soient dans l’ordre correct

En utilisant les niveaux de titres dans un ordre logique, par exemple Titre 4 est l’enfant de Titre 3, et non de Titre 2 , les utilisateurs peuvent plus facilement parcourir le document et y trouver des informations.

Pour modifier un style de titre, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez le titre à modifier.
  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Styles, choisissez le style de titre correct.

Pour ajouter une ligne de titre, procédez comme suit :

  1. Insérez une ligne de texte à l’endroit où vous voulez placer le nouveau titre.
  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Styles, choisissez le style de titre correct.

Pour afficher et mettre à jour l’organisation de votre document, sous l’onglet Affichage, dans le groupe Afficher, activez la case à cocher Volet de navigation. Pour faciliter la navigation dans des documents plus longs, vérifiez que vous disposez d’au moins un titre toutes les deux pages environ et que vos titres soient dans l’ordre correct (Titre 2 sous Titre 1, etc.).

Visionnez une Vidéo de formation : Utiliser le volet de navigation pour vous déplacer dans un document et l’explorer.

Visionnez une Vidéo de démonstration : Utilisation du volet de navigation dans Word 2010

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Utiliser du texte significatif pour les liens hypertexte

Le texte d’un lien hypertexte doit fournir une description claire de la destination du lien plutôt que de fournir uniquement l’URL.

Pour ajouter un lien hypertexte vocal à votre document, procédez comme suit :

  1. Placez le curseur à l’endroit où vous voulez insérer le lien hypertexte.
  2. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Liens, cliquez sur Lien hypertexte pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante.
  3. Dans la zone Texte à afficher, tapez le nom ou la phrase qui décrira brièvement la destination du lien.
  4. Dans la zone Adresse, tapez l’URL du lien.
  5. Cliquez sur OK.

Pour modifier le texte d’un lien hypertexte, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez le lien, puis sous l’onglet Insertion, dans le groupe Liens, cliquez sur Lien hypertexte pour ouvrir la boîte de dialogue Lien hypertexte.
  2. Dans la zone Texte à afficher, apportez les modifications nécessaires au texte.
  3. Cliquez sur OK.

Par ailleurs, vous pouvez inclure du texte Info-bulle qui s’affiche lorsque vous positionnez le curseur sur un lien hypertexte. Les info-bulles peuvent être utilisées de la même façon que le texte de remplacement. Pour ajouter du texte Info-bulle, procédez comme suit :

  1. Positionnez votre curseur dans le lien hypertexte pour lequel vous voulez ajouter du texte Info-bulle.
  2. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Liens, cliquez sur Lien hypertexte pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante.
  3. Cliquez sur Info-bulle
  4. Tapez votre texte dans la zone Texte de l’info-bulle.
  5. Cliquez sur OK.

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Utiliser une structure simple pour les tableaux

En n’utilisant pas les tableaux imbriqués, ou les cellules fusionnées ou fractionnées à l’intérieur des tableaux, vous pouvez rendre les données prévisibles et faciles à parcourir. Par exemple : lorsque vous créez un formulaire, le document entier est souvent basé sur un tableau avec une mise en forme chargée, ce qui complique considérablement la lecture pour les utilisateurs disposant d’un lecteur d’écran, les obligeant ainsi à reconstituer le contenu de chaque cellule, qui leur est lu dans un ordre imprévisible, pour avoir une idée du contenu du formulaire.

Pour tester et simplifier la structure de tableau, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez la première cellule du tableau.
  2. Appuyez sur la touche Tab à plusieurs reprises pour vérifier que le focus se déplace horizontalement sur la ligne, puis vers le bas vers la première cellule de la ligne suivante.
  3. Si vous devez fusionner ou fractionner des cellules pour simplifier le tableau, sous l’onglet Outils de tableau - Disposition, dans le groupe Fusionner, cliquez sur Fusionner les cellules ou Fractionner les cellules, selon le cas.

Pour plus d’informations, voir Word 2010 : tableaux.

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Éviter l’utilisation de cellules vides pour la mise en forme

L’utilisation de cellules vides pour mettre en forme votre tableau pourrait amener un utilisateur de lecteur d’écran à penser que votre tableau ne contient plus d’informations. Vous pouvez résoudre ce problème en supprimant les cellules vides inutiles ou, si votre tableau est utilisé spécifiquement pour la mise en forme du contenu de votre document, vous pouvez supprimer tous les styles de tableau en procédant comme suit :

  1. Sélectionnez l’ensemble du tableau.
  2. Sous l’onglet Outils de tableau - Création, dans le groupe Styles de tableaux, cliquez sur la flèche à côté de la galerie de styles pour développer la galerie de styles de tableaux.
  3. Dans le menu en dessous de la galerie, cliquez sur Effacer.

Pour plus d’informations, voir Word 2010 : tableaux.

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Structurer les tableaux de disposition pour faciliter la navigation

Si vous utilisez un tableau de disposition (un tableau avec le style Tableau Normal), vérifiez l’ordre de lecture pour vous assurer qu’il a du sens (en français : de gauche à droite et de haut en bas).

Vérifiez l’ordre de lecture du tableau en parcourant celui-ci avec les touches Tab pour vous assurer que les informations sont présentées dans un ordre logique.

Pour plus d’informations, voir Word 2010 : tableaux.

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Éviter l’utilisation de caractères vides répétés

Les espaces excédentaires, les onglets et les paragraphes vides peuvent être perçus comme étant vides par les personnes utilisant des lecteurs d’écran. Après avoir entendu « vide » plusieurs fois, ces utilisateurs peuvent penser qu’ils sont arrivés à la fin des informations. À la place, utilisez une mise en forme, des retraits et des styles pour créer des espaces vides.

Pour utiliser la mise en forme pour ajouter des espaces blancs autour d’un paragraphe, procédez comme suit :

  1. Supprimez tous les espaces blancs existants autour du paragraphe.
  2. Sélectionnez le texte, puis cliquez avec le bouton droit et choisissez Paragraphe.
  3. Sélectionnez des valeurs de Retrait et d’Espacement pour créer des espaces vides.

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Éviter l’utilisation d’objets flottants

Les objets qui ne sont pas alignés sur le texte sont difficilement accessibles et peuvent être inaccessibles pour les utilisateurs présentant des troubles de la vue. La définition d’un renvoi de texte autour d’objets sur Haut et bas ou Aligné sur le texte permet aux utilisateurs disposant de lecteurs d’écran de suivre plus facilement la structure de votre document.

Pour modifier le renvoi du texte autour d’objets, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez l’objet et cliquez avec le bouton droit.
  2. Choisissez Renvoyer à la ligne automatiquement, puis sélectionnez Aligné sur le texte ou Haut et bas dans la liste.

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Éviter les images en filigrane

Les images utilisées comme filigranes peuvent ne pas être comprises par les personnes présentant des troubles de la vision ou cognitifs. Si vous devez utiliser un filigrane, vérifiez que les informations qu’il contient figurent également à un autre endroit dans votre document.

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Inclure des sous-titres pour toutes les séquences audio

Si vous utilisez des composants audio dans un document, vérifiez que le contenu est disponible dans d’autres formats pour les utilisateurs présentant un handicap, tels que les sous-titres, les transcriptions ou le texte de remplacement.

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En savoir plus

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S'applique à :
Administrateur Office 365 Moyenne Entreprise, Administrateur Office 365 Petite Entreprise, Administration Office 365 Entreprise, Office 365 Entreprise, Office 365 Moyenne Entreprise, Office 365 Petite Entreprise, Word 2013, Word 2010, Word 2007