Boîte à réponses : Utiliser des contacts de messagerie électronique dans un publipostage Word

Boîte à réponses par Connie Miller

Vous rencontrez des problèmes lorsque vous essayez de fusionner dans un document des informations de la liste Contacts de votre messagerie électronique ? Voici comment les résoudre.

S'applique à
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Office Word 2002
Microsoft Outlook® 2003
Microsoft Outlook 2002

Question d'utilisateur

Je souhaite effectuer un publipostage à mes clients. Je dispose des noms et adresses de chacun d'eux dans la liste Contacts de ma messagerie électronique, mais Word n'arrive pas à se connecter pas à cette liste lorsque j'exécute une fusion. Pouvez-vous m'aider afin que je n'aie pas à recréer entièrement un fichier de données clients.

Conseils de la Boîte à réponses

Si vous conservez dans votre messagerie électronique une liste à jour de vos contacts, elle peut constituer une source très pratique d'informations pour un envoi en nombre. Mais il ne suffit pas que la liste existe. Word doit pouvoir s'y connecter lors du publipostage.

Si tel n'est pas le cas, vous allez à la rencontre de sérieux ennuis, que nous allons passer en revue. Vous allez voir comment les éviter ou les résoudre et réaliser un publipostage prêt à être envoyé.

À considérer     Si vous créez des lettres types, des enveloppes, des étiquettes ou un catalogue, vous pouvez commencer la procédure directement dans Outlook, en utilisant un dossier Outlook Contacts. Pour savoir comment faire, cliquez sur un lien de la zone Voir aussi.

Selon vos commentaires, voici les problèmes les plus courants que vous rencontrez lorsque vous essayez de fusionner les informations contenues dans la liste Contacts de votre messagerie :

Je ne trouve pas mon dossier Outlook Contacts

Vous avez très bien fait de mettre toutes les informations sur vos contacts dans le dossier Contacts d'Outlook. Maintenant, vous êtes en train de réaliser un publipostage dans Word. Choisissez l'option Sélection à partir des contacts Outlook dans le volet Office Fusion et publipostage, puis cliquez sur le lien Choisir le dossier Contacts. La boîte de dialogue Sélectionner le dossier Liste des contacts s'ouvre, comme vous vous y attendiez, mais votre dossier Contacts ne s'y trouve pas. Et vous trouvez que la vie est quelquefois difficile à supporter !

Mais, dans ce cas particulier, les choses ne sont pas aussi sombres qu'elles le paraissent. Si vous utilisez le volet Office, il existe au moins deux bonnes raisons pour lesquelles votre dossier Contacts n'apparaît pas dans la boîte de dialogue. Elles sont toutes les deux faciles à éliminer et nous allons voir comment un peu plus loin. Mais auparavant, nous devons nous occuper d'une autre possibilité.

Remarque si vous utilisez la barre d'outils     Si vous utilisez la barre d'outils Fusion et publipostage et tentez de vous connecter à votre dossier Contacts par un clic sur le bouton Ouvrir la source de données de cette barre d'outils, cela ne marche pas. Pour utiliser directement votre dossier Outlook Contacts comme fichier de données d'une fusion, utilisez le volet Office Fusion et publipostage. Si vous souhaitez utiliser la barre d'outils, exportez votre liste Outlook Contacts vers une feuille de calcul Microsoft Office Excel. Puis, pour vous connecter à ce fichier exporté, cliquez sur le bouton Ouvrir la source de données. Pour savoir comment exporter des contacts Outlook, cliquez sur un lien de la zone Voir aussi.

Revenons maintenant au problème en suspens, les deux raisons pour lesquelles le dossier Contacts ne s'affiche pas dans la boîte de dialogue Sélectionner le dossier Liste des contacts :

  • Pensez à activer cette propriété pour vous connecter à un dossier Contacts pendant une fusion.
  • Vous utilisez peut-être un autre profil utilisateur Outlook que celui qui est associé au dossier Contacts que vous souhaitez utiliser.
Activer la propriété « Afficher ce dossier sous forme de carnet d'adresses de messagerie »

Je vous entends déjà dire « comment puis-je le savoir si personne ne me le dit ? », une réflexion courante de tous les utilisateurs de logiciels. Il se trouve qu'il existe une propriété très puissante associée aux dossiers Contacts, appelée Afficher ce dossier sous forme de carnet d'adresses de messagerie. Si elle n'est pas activée, vous ne pouvez pas vous connecter à votre dossier Contacts pendant le publipostage. Voici comment activer cette propriété :

  1. Dans Outlook, dans le menu Atteindre, cliquez sur Contacts.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Contacts contenant les informations à utiliser dans un publipostage, puis cliquez sur Propriétés.
  3. Sous l'onglet Carnet d'adresses Outlook, activez la case à cocher Afficher ce dossier sous forme de carnet d'adresses de messagerie. Cliquez sur OK.
Modifier votre profil utilisateur Outlook

Un profil utilisateur Outlook est un groupe de comptes et de carnets d'adresses électroniques. Généralement, un seul suffit, mais si vous partagez votre ordinateur avec d'autres personnes ou si vous utilisez des carnets d'adresses différents selon vos objectifs, vous pouvez définir plusieurs profils. Lorsque vous commencez le publipostage, si vous utilisez un profil qui n'inclut pas le dossier Contacts à prendre en compte, ce dossier n'apparaît pas dans la boîte de dialogue appropriée. Pour passer à un autre profil utilisateur :

  1. Fermez Outlook.
  2. Dans le Panneau de configuration, double-cliquez sur Comptes d'utilisateurs, puis cliquez sur Courrier.

Si vous utilisez Windows 2000, dans le Panneau de configuration, double-cliquez sur Courrier.

  1. Cliquez sur Afficher les profils.
  2. Sous l'onglet Général, cliquez sur le profil à utiliser.
  3. Pour être invité à sélectionner un profil chaque fois que vous démarrez Outlook, cliquez sur Choisir le profil à utiliser, puis cliquez sur OK.

Ensuite, à chaque démarrage d'Outlook, vous pouvez choisir le profil adapté aux tâches que vous souhaitez accomplir, telles qu'un publipostage.

Remarque    Lorsque vous choisissez l'option Choisir le profil à utiliser, vous devrez faire votre choix deux fois, lorsque vous démarrez Outlook, puis lorsque vous vous connectez à un dossier Contacts pendant un publipostage. Si toutes ces demandes de confirmation vous semblent lourdes, définissez le profil dont vous avez besoin pour les publipostages de manière à l'utiliser chaque fois que vous ouvrirez Outlook. À l'étape 4 de la procédure ci-dessus, cliquez sur le profil souhaité, cliquez sur Toujours utiliser ce profil, puis sur OK.

J'obtiens des messages d'erreur sur mes clients de messagerie et mes listes de tables

Il s'agit d'une des preuves que « ce que vous faites dans un programme affecte ce qui se passe dans d'autres programmes ». Si vous tentez de vous connecter à votre dossier Contacts pendant un publipostage dans Word alors que Outlook n'est pas défini comme votre éditeur de messagerie par défaut dans Microsoft Internet Explorer, vous obtenez le message d'erreur suivant :

« Soit il n'existe pas de client de messagerie par défaut, soit le client de messagerie actuel ne peut pas répondre à la demande de la messagerie. Exécutez Microsoft Office Outlook et définissez-le comme client de messagerie par défaut ».

Si vous cliquez sur OK, un autre message d'erreur s'affiche :

« Impossible d'obtenir la liste des tables à partir de la source de données ».

Pour éviter ces messages agaçants pendant un publipostage :

  1. Dans le menu Outils d'Internet Explorer, cliquez sur Options Internet.
  2. Sous l'onglet Programmes, sous Courrier électronique, choisissez Microsoft Office Outlook, puis cliquez sur OK.

Lorsque vous redémarrez Word et tentez une connexion à votre dossier Outlook Contacts pendant un publipostage, vous pouvez constater que tout est rentré dans l'ordre.

Je souhaite utiliser mon carnet d'adresses Outlook Express comme liste Contacts

Et vous pouvez très certainement le faire. Simplement, vous ne pouvez pas vous connecter directement à la liste pendant un publipostage. Exportez votre liste Contacts d'Outlook Express en tant que fichier texte puis connectez-la sous cette forme pratique et lisible.

Voici comment exporter votre liste de contacts Outlook Express :

  1. Démarrez Outlook Express. Dans le menu Fichier, pointez sur Exporter, puis cliquez sur Carnet d'adresses.
  2. Dans la boîte de dialogue Outil d'exportation du Carnet d'adresses, cliquez sur Fichier texte (valeurs séparées par des virgules), puis sur Exporter.

Ne vous laissez pas rebuter par l'aspect de ce type de fichier. Il s'agit simplement d'un fichier texte dont les en-têtes de colonnes sont séparés les uns des autres par des virgules. Il porte une extension .csv et s'ouvre dans Excel.

  1. Dans la zone Enregistrer le fichier exporté sous, tapez un nom pour le fichier de contacts exporté, puis cliquez sur Parcourir.
  2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans Enregistrer dans, choisissez l'emplacement où enregistrer le fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour gagner du temps     Il est pratique d'enregistrer les fichiers de données dans le sous-dossier Mes sources de données du dossier Mes documents. Il s'agit de l'emplacement où Word recherche en premier les fichiers de données à utiliser pendant un publipostage.

  1. Cliquez sur Suivant. Activez les cases à cocher en regard des catégories d'informations à exporter, puis cliquez sur Terminer.

À considérer     Lorsque vous choisissez les catégories d'informations à exporter, pensez aux lettres, aux messages électroniques ou aux étiquettes que vous souhaitez créer pour votre publipostage. Par exemple, si vous n'incluez jamais de surnoms ni de sites Web personnels dans vos documents fusionnés, ne demandez pas l'exportation de ces catégories.

  1. Lorsqu'un message vous informe que l'exportation est terminée, cliquez sur OK.
  2. Pour fermer la boîte de dialogue Outil d'exportation du Carnet d'adresses, cliquez sur Fermer, puis fermez Outlook Express.

De retour dans Word pour réaliser le publipostage, à l'étape de connexion à un fichier de données, choisissez l'option Utilisation d'une liste existante et recherchez le fichier .csv que vous venez d'exporter. Avant l'ouverture du fichier, vous êtes invité à indiquer le caractère de séparation utilisé pour séparer les colonnes de votre liste d'adresses. Choisissez Virgule (,) puis cliquez sur OK.

Je ne sais pas comment ajouter à un document fusionné certaines des informations contenues dans les enregistrements de mes contacts

Quelquefois, il est utile de faire apparaître sur les documents fusionnés d'autres informations, outre les noms et les adresses des contacts. Par exemple, vous pouvez adresser à vos clients une demande de confirmation de leurs numéros de téléphone et de télécopie, de leur adresse de messagerie et de l'URL de leur page Web pour vous assurer que tout est correct.

Toutes ces informations se trouvent dans votre liste Contacts et vous avez réussi à vous connecter à votre dossier Contacts lors du processus de publipostage. Mais alors que vous pensiez avoir tout bien préparé, vous vous rendez compte que vous ne savez pas comment intégrer dans le document principal les champs du numéro de télécopie, de l'adresse de messagerie et de l'URL de la page Web. Voici ce que vous devez faire :

Si vous utilisez le volet Office Fusion et publipostage et si vous êtes connecté à votre dossier Contacts, vous vous trouvez à l'étape Écrire ou Organiser, dans laquelle vous ajoutez un contenu au document principal. Cliquez sur le lien Autres éléments du volet Office pour ouvrir la boîte de dialogue Insérer un champ de fusion, qui se présente ainsi :

Boîte de dialogue Insérer un champ de fusion

Si vous cliquez sur Champs de base de données, de nombreux champs de votre liste Contacts apparaissent dans la boîte de dialogue. Pas tous, car certains champs d'une liste Outlook Contacts ne sont pas disponibles pour un publipostage.

  • Pour obtenir la liste complète des champs non disponibles d'une liste Contacts, cliquez sur le lien Champs de la liste Contacts d'Outlook dans la zone Voir aussi.

Solution n° 1     Exportez les informations de la liste Contacts du dossier Contacts d'Outlook vers une feuille de calcul Excel. La plupart des champs non disponibles lorsque vous vous connectez directement à votre dossier Contacts sont exportés. Lorsque vous utilisez la feuille de calcul pendant une fusion, ajoutez ces champs au document principal. Pour savoir comment exporter des contacts Outlook, cliquez sur un lien de la zone Voir aussi.

  • Parmi les champs non disponibles se trouvent les champs définis par l'utilisateur. Cela signifie que, si vous avez ajouté des champs personnalisés à votre liste Contacts, vous ne pouvez pas en fusionner les informations dans votre document.

Solution n° 2     Parmi les Champs Divers disponibles dans les Contacts d'Outlook, se trouvent quatre champs intitulés Champ Utilisateur 1, Champ Utilisateur 2, Champ Utilisateur 3 et Champ Utilisateur 4. La bonne nouvelle est que ces quatre champs sont disponibles pour un publipostage lorsque vous vous connectez directement à votre dossier Contacts. Cela signifie qu'ils conviennent parfaitement comme emplacement de stockage des informations personnalisées sur vos contacts. Pour savoir comment ajouter ces champs à la vue de votre liste Contacts, cliquez sur un lien de la zone Voir aussi.

Pour ajouter à votre document principal un des champs proposés dans la boîte de dialogue Insérer un champ de fusion, cliquez sur ce champ dans la boîte de dialogue pour le sélectionner, puis cliquez sur Insérer.

Remarques si vous utilisez la barre d'outils     Si vous utilisez la barre d'outils Fusion et publipostage, vous obtenez la même boîte de dialogue Insérer un champ de fusion si vous cliquez sur le bouton Insérer les champs de fusion.

En vous souhaitant de nombreux et heureux publipostages, cordialement,

Connie, aux commandes de la boîte à réponses

“”

À propos de l'auteur

La rédactrice Connie Miller fait partie de l'équipe Microsoft Office User Assistance, elle rassemble et répond aux problèmes soumis à la Boîte à réponses Word. Pour envoyer une question détaillée à laquelle nous pourrions répondre, cliquez sur Commentaires.

 
 
S'applique à :
Word 2003