Boîte à réponses : Les nombres ne se fusionnent pas correctement dans Word

Boîte à réponses

par Connie Miller

Votre publipostage semble bien se passer mais soudain, vous constatez que les nombres, tels que les prix et les dates, n'apparaissent pas correctement dans les documents fusionnés. Nous allons voir comment éviter ce problème particulièrement coûteux.

S'applique à
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002
Microsoft Office Excel 2003
Microsoft Excel 2002

Question d'utilisateur

Mes données se trouvent dans une feuille de calcul Excel. Lorsque je réalise un publipostage, les prix de la colonne Prix ne conservent pas le format monétaire. À l'aide !

Conseils de la Boîte à réponses

Quelques phénomènes irritants, tels qu'une fusion incorrecte de nombres, peuvent gâcher un publipostage entier.

Heureusement, vous pouvez utiliser plusieurs approches différentes afin que des chiffres — devis, pourcentages, dates, codes postaux commençant par zéros — se présentent comme vous le souhaitez. Dans le tableau ci-dessous, vous trouverez une liste de ces méthodes et des conseils sur le moment opportun de les utiliser. Après le tableau se trouve une description plus spécifique de chaque méthode.

Méthode Conseil
Se connecter à la feuille de calcul Excel à l'aide d'un lien DDE (Dynamic Data Exchange)
  • Cela semble un peu technique et compliqué, mais il n'en est rien.
  • C'est probablement la méthode générale la plus simple.
  • De loin la meilleure si la feuille de calcul existe déjà et comporte beaucoup de nombres.
Utiliser des codes de champs dans Word
  • Bien plus facile qu'il n'y paraît.
  • Méthode très intéressante si la feuille de calcul utilisée dans la fusion ne comporte qu'une ou deux colonnes numériques, telles que des prix ou des dates.
  • Excellente façon d'en savoir plus sur la façon dont fonctionnent les champs dans un publipostage.
Donner le format Texte aux cellules qui, dans la feuille de calcul Excel, contiennent des nombres
  • Bonne méthode si vous créez une feuille de calcul spéciale pour la fusion et si vous n'avez pas de calculs à faire sur les nombres de cette feuille.

Utiliser un lien DDE (Dynamic Data Exchange)

DDE (Dynamic Data Exchange), méthode accessible dans le système d'exploitation Microsoft Windows®, permet le transfert de données entre applications. Elle utilise une mémoire partagée pour l'échange de données. Si vous utilisez d'autres méthodes de transfert de données, vous risquez de rencontrer un problème : les données de la feuille de calcul sont transférées dans le format natif sous lequel Excel les stocke et non avec la mise en forme que vous avez appliquée aux cellules de la feuille.

Pour choisir DDE comme méthode de transfert de données lorsque vous vous connectez à une feuille de calcul Excel lors d'un publipostage, la seule chose que vous ayez à faire est d'activer une case à cocher dans Word :

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Général.
  2. Cliquez sur Confirmation des conversions lors de l'ouverture.

Dans la procédure de publipostage, à l'étape où vous vous connectez à votre fichier de données, après avoir recherché la feuille de calcul Excel à laquelle vous connecter, vous obtenez la boîte de dialogue Confirmer la source des données. Cliquez sur Feuilles de calcul MS Excel via un DDE (*.xls), puis sur OK. Dans la boîte de dialogue Microsoft Excel, dans Nom ou plage de cellules, sélectionnez la plage de cellules ou la feuille de calcul contenant les informations à fusionner, puis cliquez sur OK. De cette manière, les nombres apparaîtront exactement de la même façon dans vos documents fusionnés que dans les cellules de la feuille de calcul Excel.

 Remarque    Il peut être utile de désactiver l'option Confirmation des conversions lors de l'ouverture après avoir terminé la fusion. Sinon, vous risquez d'avoir à confirmer la source de données à des moments où vous avez vraiment autre chose à faire.

Utiliser des codes de champs dans Word

Comme la méthode DDE est très simple, vous pourriez être tenté d'en rester là. Poursuivez cependant votre lecture car vous allez apprendre des choses intéressantes sur la façon d'obtenir un meilleur contrôle des résultats d'une fusion, grâce à l'utilisation de codes de champ.

Utiliser des codes de champ pour mettre en forme des données monétaires ou des nombres

Commençons par un exemple. Vous devez insérer un champ Prix dans une lettre type pour préparer un publipostage. Le document principal, où «Prix» est le champ, ressemble à ceci :

L'objet que vous avez commandé coûte «Prix».

Appuyez sur ALT+F9 pour afficher le code de champ. Il se présente comme suit :

L'article que vous avez commandé coûte { MERGEFIELD "Prix" }.

Pour avoir plus de contrôle sur la mise en forme des prix de ce champ, il suffit de saisir quelques caractères supplémentaires (en fait, un commutateur de mise en forme) entre les accolades.

Pour inclure :

  • un signe euro ;
  • quatre chiffres par défaut et un espace si le nombre ne comporte que trois chiffres ;
  • deux chiffres après le séparateur décimal ;
  • et un espace entre le premier et le deuxième chiffre ;

voici ce que vous devez taper (montré en gras) dans le code de champ :

{ MERGEFIELD "Prix" \# €# ###,00 }

Lorsque vous avez fini la saisie, appuyez sur ALT+F9 pour ne plus afficher les codes de champ. Désormais, lors de la fusion, tous les prix auront la mise en forme que vous souhaitez. (Vous pouvez utiliser la même méthode pour des nombres autres que des prix).

Voici comment se décomposent les différents éléments du commutateur que nous venons d'utiliser :

Champ de fusion Word avec commutateur

  1. Nom du champ que vous avez inséré dans votre document principal. Il correspond à une colonne de votre feuille de calcul Excel.
  2. Barre oblique inverse, qui commence le commutateur de mise en forme.
  3. Définition du commutateur — dans ce cas, mise en forme de nombres.
  4. Caractères à inclure — par exemple, un dont chaque prix doit être accompagné.
  5. Nombre maximal de chiffres. Si un nombre comporte moins de chiffres, Word laisse un espace. Tapez le séparateur de millier à l'emplacement où il doit apparaître dans le nombre.
  6. Séparateur décimal, à taper à l'emplacement où il doit apparaître. Les zéros spécifient le nombre maximal de chiffres après le séparateur décimal. S'il y en a moins, Word comble par un ou plusieurs zéros.

Vous trouverez dans la zone Voir aussi un lien (appelé Commutateur de champ d'image numérique) qui donne plus d'informations sur la mise en forme de nombres avec un commutateur.

Utiliser des codes de champ pour mettre en forme des dates

Vous pouvez aussi, grâce à un commutateur de mise en forme, appliquer sur des dates extraites d'une colonne Date de votre feuille de calcul la mise en forme que vous souhaitez obtenir dans les documents fusionnés. Si vous insérez un champ Date dans votre document principal puis appuyez sur ALT+F9, voici ce que vous obtenez :

{ MERGEFIELD "Date" }

Pour que toutes les dates des documents fusionnés s'affichent sous la forme 18 février 2008 (quelle que soit leur mise en forme dans les cellules de la feuille de calcul), ajoutez le commutateur suivant (montré en gras) au code de champ :

{ MERGEFIELD "Date" \@ "j MMMM aaaa" }

Vous trouverez dans la zone Voir aussi un lien (appelé Commutateur de champ d'image Date-Heure) qui donne plus d'informations sur la mise en forme de dates avec un commutateur.

Mettre en forme des cellules dans une feuille de calcul Excel

Cette méthode convient très bien si vous créez une feuille de calcul Excel dans le but de l'utiliser dans le cadre d'un publipostage. Par certains côtés, c'est la plus directe. Elle permet de définir dans la feuille de calcul, sur des nombres tels que des dates ou des pourcentages, la mise en forme à obtenir dans Word après la fusion. À chaque nouvelle fusion, les nombres prendront cette mise en forme.

Dans un publipostage, les problèmes de mise en forme de nombres surviennent lorsque les cellules contenant des nombres dans la feuille de calcul Excel ont un format Nombre, Monétaire, Date, Pourcentage, etc. Pour que les nombres se comportent correctement lorsque vous les fusionnerez, pensez à donner aux cellules qui les contiennent le format Texte. De cette manière, vous pouvez saisir les nombres dans les cellules exactement de la manière dont ils doivent apparaître (avec le symbole de la devise, les zéros, etc.). À la fusion, ils respecteront exactement cette mise en forme.

  1. Pour définir la mise en forme de cellules dans Excel, sélectionnez la colonne contenant ces cellules.
  2. Dans le menu Format, cliquez sur Cellule, puis sur l'onglet Nombre.
  3. Sous Catégorie, cliquez sur Texte.

Une bonne astuce sur les zéros de tête des codes postaux

Il est inutile d'appliquer une mise en forme de type Texte à des cellules qui contiennent des codes postaux commençant par zéro pour que la fusion de ces codes se passe correctement. Lorsque vous tapez le code postal dans la cellule, faites précéder le zéro de tête d'une apostrophe. Cette dernière ne s'affiche pas dans la cellule. Elle permet simplement de rectifier le comportement du zéro.

En vous souhaitant de nombreux et heureux publipostages, cordialement,

Connie, aux commandes de la Boîte à réponses

À propos de l'auteur

La rédactrice Connie Miller fait partie de l'équipe Microsoft Office User Assistance, elle rassemble et répond aux problèmes soumis à la Boîte à réponses Word. Pour soumettre une question détaillée à laquelle nous pourrions répondre, envoyez vos commentaires.

 
 
S'applique à :
Word 2003