Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Sécurité. Sous Options de confidentialité, activez la case à cocher Avertir avant l'impression, l'enregistrement ou l'envoi d'un fichier contenant des marques de révision ou des commentaires (cette option n'est pas activée par défaut). Assurez-vous également que la case à cocher Afficher les marques de révision masquées lors de l'ouverture ou de l'enregistrement est également activée (cette option est activée par défaut).
Vous devez non seulement vérifier si votre document contient des marques de révision mais vous devez également vous assurer que vous voyez tout ce qui est à voir lorsque vous ouvrez des documents qui vous ont été envoyés par des tiers. Voici un exemple de ce qui peut arriver.
Un collègue joint à un message électronique un document que vous trouvez intéressant et que vous souhaitez utiliser comme point de départ d'un autre document. Vous décidez de l'enregistrer en le renommant selon vos besoins. Il ne vous vient pas à l'esprit que votre collègue ait pu laisser des commentaires dans le document d'origine, car vous ne les voyez pas dans l'exemplaire qu'il vous a envoyé. C'est parce que votre collègue a masqué les modifications qu'elle a apportées et que l'option Word qui permet de toujours afficher les marques n'était pas activée. Vous envoyez à présent le document à vos clients, mais devinez quoi ? Le document contient des marques de révision dont vous ignoriez l'existence. Vous pouvez faire en sorte de ne jamais vivre cette situation si vous savez ce qu'il faut rechercher.
