Créer un organigramme hiérarchique automatiquement à partir des données des employés

Un organigramme hiérarchique est un diagramme qui reflète les relations entre employés, fonctions et groupes.

Si vous disposez de toutes les informations des employés dans un document comme une feuille de calcul Excel ou dans un répertoire Exchange Server, Visio peut générer un diagramme qui ajoute les formes et les liens à votre place. Si vous ne voulez pas générer d’organigramme automatiquement, vous pouvez dessiner un organigramme sans utiliser de source de données externe.

Pour trouver le modèle approprié avec lequel commencer, allez sur Fichier > Nouveau et cliquez sur la catégorie Organigramme hiérarchique,puis cliquez sur Créer.

Organigramme hiérarchique

Générer automatiquement un organigramme à partir d’une source de données existante

Lorsque vous cliquez pour créer un organigramme à partir du modèle, l’Assistant Organigramme hiérarchique démarre. Dans la première page de l’Assistant, cliquez sur Informations stockées dans un fichier ou une base de données, puis suivez les instructions de l’Assistant.

Sources de données utilisables

  • Feuille de calcul Microsoft Excel
  • Fichier texte
  • Répertoire Microsoft Exchange Server
  • Source de données compatible ODBC

Colonnes requises dans la source de données

La source de données doit comporter des colonnes pour le nom de l’employé, l’identificateur unique et le nom du supérieur hiérarchique. Les noms des colonnes dans la source de données importent peu, car vous identifiez manuellement dans l’Assistant quelles colonnes (ou noms de champs) contiennent le nom de l’employé et du supérieur hiérarchique.

  • Nom de l’employé    Le nom de l’employé apparaîtra dans les formes d’organigramme comme il apparaît dans ce champ.
  • Identificateur unique    Cette colonne peut être Nom salarié si tous les noms sont uniques. Sinon, incluez une colonne avec une valeur qui identifie de façon unique chaque employé.
  • Nom du supérieur hiérarchique    Ce champ doit contenir l’identificateur unique de chaque responsable, que cet identificateur soit un nom ou un numéro d’identification. Pour la personne située au sommet de l’organigramme, laissez ce champ vide.

Exemple de fichier texte en tant que source de données

Le texte suivant fournit un exemple de fichier texte séparé par des virgules contenant cinq colonnes et quatre lignes, la première ligne étant une ligne d’en-tête. Visio générera cet exemple de fichier texte à votre place. Démarrez l’Assistant organigramme, sélectionnez Informations saisies à l’aide de l’Assistant et cliquez sur Suivant. Dans la page suivante, sélectionnez Texte délimité, tapez un nom de fichier et cliquez sur Suivant. Visio ouvre un éditeur de texte avec les données de cet exemple comme guide.

Nom,Supérieur_hiérarchique,Fonction,Service,Téléphone

Julien PatronExpl, ,PDG,Encadrement,x5555
Julie DirExpl,Julien PatronExpl,Responsable du développement,Développement de produits,x6666
Jean PosteExpl,Julie DirExpl,Développeur de logiciels,Développement de produits,x6667

Créer un organigramme hiérarchique à partir d’un nouveau fichier de données

Si vous n’avez pas déjà vos données dans un autre programme mais que vous souhaiteriez qu’elles y soient, Visio ouvrira Excel ou un éditeur de texte avec des données d’exemple dans un exemple de format approprié. Remplacez les données d’exemple par vos données réelles et terminez l’Assistant pour générer l’organigramme hiérarchique.

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau, cliquez sur la catégorie d’image Organigramme hiérarchique,puis cliquez sur Créer. Cette action démarre l’Assistant Organigramme hiérarchique.
  2. Dans la première page de l’Assistant, sélectionnez Informations saisies à l’aide de l’Assistant, puis cliquez sur Suivant.
  3. Sélectionnez Excel ou Texte délimité, tapez le nom du nouveau fichier, puis cliquez sur Suivant.
    Si vous sélectionnez Excel, une feuille de calcul Microsoft Excel s’ouvre avec un exemple de texte. Si vous sélectionnez Texte délimité, une page du Bloc-notes s’ouvre avec un exemple de texte.
  4. Lorsqu’Excel ou le Bloc-notes s’ouvre, utilisez le texte proposé comme un exemple d’informations à inclure dans l’organigramme et remplacez-le par vos données. Les colonnes Nom de l’employé et Nom du supérieur hiérarchique sont obligatoires, mais vous pouvez ajouter ou supprimer d’autres colonnes.
  5. Quittez Excel ou le Bloc-notes, puis complétez les étapes de l’Assistant.

Modifier la mise en page, modifier les formes et insérer des images

Le modèle Organigramme hiérarchique ajoute un onglet Organigramme au ruban. Utilisez les outils de cet onglet pour apporter d’importantes modifications à l’aspect du diagramme.

Les groupes Mise en page et Organiser disposent d’outils pour modifier la mise en page et la hiérarchie des formes.

Utilisez la galerie Formes pour choisir le style de formes dans l’organigramme. Utilisez les outils du groupe Image pour insérer une image dans la forme sélectionnée, supprimer l’image d’espace réservé et modifier l’image après qu’elle ait été insérée dans une forme. Si vous n’avez pas ajouté d’images à toutes les formes à l’aide de l’Assistant, vous pouvez les ajouter maintenant. Sous l’onglet Organigramme, cliquez sur Insérer > Plusieurs images. Les images doivent toutes se trouver dans un dossier unique, avec le nom de fichier au format « Nom employé.TypeFichier », par exemple Jonathan Foster.jpg (le nom doit correspondre exactement à celui de la source de données).

Le groupe Données d’entreprise contient des outils pour importer des données à partir d’une source externe à l’aide de l’Assistant, exporter des données d’entreprise vers Excel ou un fichier texte, et comparer les données dans le diagramme avec une source de données externe.

Afficher les équipes en utilisant le Cadre d’équipe ou les lignes pointillées

Après avoir créé un organigramme, vous pouvez réorganiser les informations pour illustrer les relations de l’équipe virtuelle. Rapprochez les formes apparentées et ajoutez des liens en pointillé pour indiquer les structures hiérarchiques secondaires ou mettez en évidence une équipe virtuelle avec un Cadre d’équipe. Faites glisser la forme Cadre d’équipe de la fenêtre Formes sur le dessin, puis utilisez les poignées de dimensionnement sur les côtés pour qu’elle inclue les personnes dans l’équipe virtuelle.

Cadre d’équipe

Mettre à jour des organigrammes hiérarchiques générés

Pour illustrer les changements dans la structure d’une organisation, actualisez les données d’organigramme ou mettez jour l’organigramme hiérarchique manuellement.

  • Cliquez sur Données > Données externes > Actualiser tout.

Si les nouvelles données ne correspondent pas exactement aux données sur lesquelles l’organigramme a été créé, vous devrez peut-être déplacer les personnes manuellement.

Si vous avez un nouvel organigramme, utilisez Visio pour le comparer avec votre ancien organigramme et vous dire ce qui a changé.

  1. Ouvrez la nouvelle version ou l’ancienne version de l’organigramme hiérarchique.
  2. Cliquez sur Organigramme hiérarchique > Données d’entreprise > Comparer. Dans la zone Comparer les données d’entreprise, recherchez la version avec laquelle faire la comparaison.
  3. Sous Type de comparaison, sélectionnez la situation en fonction de la version que vous avez ouverte.
  4. Sous Type de rapport, choisissez l’option souhaitée.
  5. Cliquez sur OK.

Si vous parvenez toujours pas à mettre à jour l’organigramme comme vous le souhaitez, vous devrez probablement le recréer.

 
 
S'applique à :
Visio Professionnel 2013, Visio 2013