Nous avons abordé le fait que votre choix de planification des réunions pouvait être influencé par le type de système de messagerie électronique utilisé par votre entreprise. Explication : si votre entreprise utilise Microsoft Exchange Server pour votre messagerie électronique, vous pouvez vérifier les agendas de vos collaborateurs avant de planifier une réunion. Pour cela, vous utilisez l'onglet Planification.
Dans les illustrations, nous présentons deux versions de l'onglet Planification. Dans l'illustration 1, notez les barres horizontales. Ces barres représentent ce que vous verrez si vous utilisez Microsoft Exchange Server. Elles vous permettent de savoir qui est disponible et à quel moment. L'illustration 2 présente l'onglet Planification dans une configuration sans Exchange. (Vous pouvez également voir quelque chose de semblable si vous travaillez hors connexion ou si vous rencontrez des problèmes de connexion réseau.) Vous voyez les noms des participants, mais vous ne pouvez pas voir leur disponibilité.
Disponibilité
Grâce à Microsoft Exchange Server, les personnes travaillant dans votre entreprise peuvent partager automatiquement les informations concernant leur agenda. Dans Outlook, ces informations sont appelées la disponibilité. La fonction de l'onglet Planification vise à vous permettre de vérifier la disponibilité de tous les participants à la réunion, en un seul coup d'œil.
Nous avons inclus quelques liens vers des informations plus détaillées sur le partage des informations de disponibilité dans l'aide-mémoire à la fin de ce cours.
Remarque Il se peut que vous connaissiez bien le concept du partage de calendriers. Bien que vous n'ayez pas besoin de partager les calendriers avec les autres utilisateurs pour pouvoir voir leur disponibilité, si vous décidez de les partager, vous pourrez tous voir les détails des agendas de chacun, tels que l'objet de vos réunions.
Pour plus d'informations sur le partage des calendriers, consultez le cours de formation Afficher et partager plusieurs calendriers.
