Une fois que vous avez configuré la réunion dans votre propre calendrier, vous envoyez la demande de réunion aux participants en cliquant sur Envoyer.
Remarque Avant de cliquer sur Envoyer, nous vous conseillons de vérifier tous les détails car, contrairement au courrier électronique courant, vous ne pouvez pas rappeler une demande de réunion, une fois qu'elle a été envoyée.
Effectuer le suivi des réponses
Une fois que vous avez envoyé votre demande et que vous commencez à recevoir des réponses, vous pouvez voir le nombre de personnes qui prévoient de participer à la réunion en consultant la barre d'informations en haut de la demande de réunion dans votre calendrier (vous devez ouvrir la demande pour cela). Et vous pouvez obtenir plus de détails en regardant sous l'onglet Suivi de l'élément de réunion de votre calendrier. Vous souvenez-vous de ce qui vous aide à garder la trace de ces détails ? Exactement, c'est le « code espion ».
Comme nous l'avons déjà mentionné dans le cours, les réponses doivent rester dans votre boîte de réception pendant un moment pour que le « code espion » puisse les traiter correctement. Si vous êtes du genre à tout classer dans des dossiers pour tout bien conserver (ou à garder une trace papier), vous serez heureux d'apprendre qu'une fois ces réponses prises en compte, vous pouvez les déplacer vers un dossier de votre boîte de réception.
Contrôler les réponses
Les options suivantes vous permettent de contrôler votre demande de réunion :
- Ignorer les réponses Vous pouvez choisir de ne pas garder de trace des réponses des participants. Si, par exemple, vous définissez une réunion pour un très grand groupe, vous pouvez choisir de ne pas voir les réponses de chacun.
- Permettre de nouvelles propositions d'horaires En tant que responsable de la réunion, vous devez décider si vous voulez, ou non, permettre aux participants de suggérer de nouveaux horaires pour votre réunion. Un participant constatant un conflit avec son agenda peut proposer un nouveau créneau horaire pour la réunion. Pour une réunion durant plusieurs heures, toutefois, cela n'est pas pratique.
Remarque Vous ne pouvez pas empêcher les réponses à la demande de réunion si vous voulez permettre aux participants de proposer de nouveaux horaires.
Vous pouvez modifier ces paramètres pour toutes les réunions que vous programmez ou les ajuster réunion par réunion selon vos besoins, comme cela est présenté dans l'illustration 2. (Nous vous indiquerons où ajuster ces paramètres pour toutes les réunions dans les exercices pratiques à la fin de cette leçon et dans l'aide-mémoire également.)
