Toute communication avec un client est l’occasion de renforcer l’image de votre marque et les valeurs qu’elle défend. Votre entreprise est-elle synonyme de créativité et de divertissement, ou véhicule-t-elle plutôt une image de stabilité et de sécurité ?
Si les contacts client sont des opportunités, découvrez comment tirer parti des fonctionnalités, nouvelles et améliorées, des programmes Microsoft Office 2010 pour mieux mettre en valeur votre travail. Ces programmes vous permettent de modifier l’apparence de vos communications en quelques clics seulement. Ainsi, vous avez la garantie que les communications envoyées à vos clients font passer votre message et contribuent à renforcer votre image de marque.
Faites appel à un professionnel
Je suis toujours à l’affût de tout ce qui me permet de travailler plus vite, mais je ne sacrifie jamais la qualité à la vitesse. C’est pourquoi lorsque je crée un rapport, une brochure ou une présentation, je commence rarement avec un document vierge, mais je consulte d’abord les modèles déjà disponibles dans les programmes Office 2010. Ces modèles sont des documents créés dans un but particulier, dont les en-têtes, le texte et les photos sont des espaces réservés que je peux remplacer par le contenu de mon choix. Après tout, il s’agit de modèles de qualité professionnelle, conçus par des spécialistes des programmes Office, alors pourquoi ne pas en profiter?
Par exemple, pour créer dans Word 2010 un prospectus présentant les excursions au Costa Rica d’une agence de voyages, je consulte d’abord les modèles de prospectus, puis je recherche des modèles plutôt classiques simples.
Une fois trouvé le modèle que je cherche (appelé « Livre vieilli »), je l’ouvre dans Word 2010. Comme les colonnes sont déjà définies et que des espaces réservés sont utilisés pour les graphiques, il ne me reste plus qu’à ajouter mon texte et des images clipart du site Web Office. Et voilà, mon prospectus est terminé en quelques minutes.
Redécouvrez le Ruban
Afin de vous offrir l’accès à plus de fonctionnalités plus rapidement et plus facilement, et pour vous déshabituer des anciens menus en cascade, Microsoft a créé le Ruban Office avec les programmes Office 2007. Le Ruban d’Office 2010 a été amélioré et est plus complet.
Le Ruban présente une interface à onglets qui permet de passer facilement d’un groupe à un autre, par exemple, Accueil, Insertion, Mise en page et Références. Dans chaque groupe, les options sont disposées de sorte que vous puissiez repérer rapidement l’outil que vous recherchez sans avoir à développer plusieurs menus.
Disposer du Ruban Office dans la plupart des programmes Office 2010 est important : si vous apprenez à modifier des photos dans Word 2010, vous saurez aussi le faire dans PowerPoint ou Outlook. Vous consacrerez ainsi moins de temps à apprendre comment effectuer les mêmes tâches dans différents programmes Office 2010. Alors, si vous prenez le temps d’utiliser de magnifiques photos ou de belles polices dans des documents Word 2010, n’oubliez pas que ces mêmes outils sont également disponibles dans Outlook 2010 pour mettre en valeur vos courriers électroniques.
Nouvelles fonctionnalités d’amélioration des images et du texte
Quel que soit le type de documents que vous envoyez : factures, prospectus, présentations ou rapports, proposer des documents d’aspect professionnel et de belle qualité à vos clients aura un impact positif. Office 2010 offre de nombreux nouveaux outils pour améliorer l’aspect de vos documents. Par exemple, l’image ci-après vous montre comment je peux améliorer, en quelques clics seulement, une diapositive PowerPoint plutôt basique pour notre agence de voyages.
Ma première modification consiste à remplacer l’arrière-plan uni par un arrière-plan évoquant un voyage vers une destination exotique. J’applique donc un modèle coordonné professionnel à la diapositive pour obtenir un arrière-plan bleu rappelant la couleur du ciel ainsi que des polices mises à jour. Je clique également sur le texte et les images clipart pour les repositionner comme je le souhaite.
Je ne suis pas très inquiète de voir l’image du parasol déborder sur le côté gauche de la diapositive, parce que l’outil Rognage du menu Format me permet d’en couper facilement la partie dont je n’ai pas besoin.
Je veux ensuite que l’image clipart du parasol s’accorde mieux à l’arrière-plan de la diapositive. Tel quel, l’arrière-plan blanc de l’image clipart la signale clairement comme une image clipart. J’utilise donc le nouvel outil Supprimer l’arrière-plan du menu Format pour supprimer l’arrière-plan blanc et laisser apparaître l’arrière-plan bleu clair de la diapositive.
La diapositive a meilleure allure, mais je veux que l’image du parasol perde son côté clipart pour faire plus artistique. Les nouveaux effets de couleur des applications Office 2010 me permettent de voir comment mes modifications de température et de saturation affecteront l’image du parasol avant d’appliquer l’effet.
Une fois appliqués les effets de couleur pour augmenter la température et la saturation et éclairer le graphique, je veux accentuer un peu plus l’effet artistique.
Une fois l’effet Grain de film appliqué, l’image ressemble vraiment à une peinture. Pour finir, j’ajoute un effet d’ombrage en un clic pour donner un peu de profondeur à la diapositive. Le parasol est alors exactement comme je le souhaitais ; je m’occupe donc du texte.
Les nouveaux effets de texte d’Office 2010 incluent les effets Ombre, Réflexion, Lumière, Biseau, Rotation 3-D et Transformer. Ils donnent au texte un aspect tout à fait nouveau et original. Je choisis d’utiliser un texte WordArt pour ma diapositive PowerPoint, créant un texte artistique avec des effets.
Une fois le texte terminé, j’ajoute un effet Transformer au titre pour qu’il s’enroule autour du parasol. Il ne me reste plus ensuite qu’à cliquer pour faire glisser le texte et l’image là où je le souhaite.
Ma diapositive a un aspect complètement différent sans utiliser de programme séparé d’édition d’images et en quelques clics seulement.
Optez pour le multimédia
De nos jours, réaliser un enregistrement audio et vidéo est un jeu d’enfant grâce aux téléphones portables et aux caméras vidéo numériques qui allient une qualité excellente à des prix abordables. OneNote 2010 vous permet d’effectuer des enregistrements audio ou vidéo et de les sauvegarder avec vos notes, qui peuvent inclure du texte, des captures provenant de sources Internet et des croquis. Par exemple, notre agence de voyages pourrait enregistrer les entretiens des clients ayant réservé des circuits auprès de notre agence directement sur leur bloc-notes OneNote pour les utiliser ultérieurement dans des présentations PowerPoint.
Les nouveaux outils audio et vidéo de PowerPoint 2010 rendent la préparation de présentations multimédias aussi faciles que de modifier des graphiques, et vous n’avez plus besoin d’outil audio ou vidéo séparé pour découper vos clips. J’ai pu ajouter une vidéo à la présentation PowerPoint de notre agence de voyages en l’insérant dans la diapositive, puis en appliquant certains des effets que nous avons vus précédemment dans cet article, tels que l’effet Rotation 3-D, une bordure à la photo et une ombre.
J’ai même raccourci le clip pour qu’il s’adapte à cette présentation en utilisant le nouvel outil PowerPoint 2010 de rognage de vidéo, et activé l’option Exécution sur clic uniquement. Grâce aux nouvelles options d’édition audio et vidéo dans PowerPoint, vous pouvez créer des présentations à l’intention de vos clients pour leur présenter votre société même lorsque vous ne pouvez pas être là personnellement.
Démontrez votre maîtrise des données
Les données peuvent être vos meilleures alliées lorsqu’il s’agit d’appuyer vos arguments, de répondre aux objections et de transmettre des informations importantes à vos clients. Les nouveaux outils d’Excel 2010 permettent de convertir vos lignes et colonnes de chiffres en visuels où les tendances sont mises en évidences et servent plus efficacement vos propos. Voici comment notre agence de voyages peut convertir une feuille de calcul indiquant les températures mensuelles par ville en un outil efficace que nos agents peuvent utiliser dans leurs échanges en agence ou par courrier électronique avec les clients.
Ainsi, plutôt que d’envoyer une feuille de calcul basique, notre agence de voyages s’assure toujours que le logo de la société (créé avec des effets de texte) figure sur chaque document et que les données sont présentées de façon attrayante.
Dans la feuille de calcul ci-dessus, j’ai utilisé l’outil Mettre sous forme de tableau du menu Accueil pour dynamiser les en-têtes, les polices et les couleurs. J’ai ensuite inséré deux zones de texte : l’une pour le nom de la société, l’autre pour le titre de la feuille de calcul et j’ai utilisé WordArt pour ajouter des effets de façon à les faire ressortir.
Je suis une fan inconditionnelle des tableaux croisés dynamiques dans Excel, parce qu’ils peuvent transformer des montagnes de données en un outil en ligne qui vous permet de trouver rapidement l’information que vous recherchez. Par exemple, un simple tableau croisé dynamique de nos données de température moyenne nous permet de retrouver ces températures moyennes d’abord par Région, puis par Pays et enfin, par Ville. Ainsi, pour renseigner un client qui part à Honolulu en février, vous pouvez commencer la recherche par l’Amérique du Nord, affiner sur les États-Unis, puis obtenir la température moyenne en février à Hawaï (un agréable 24°C).
Cette fonctionnalité est vraiment très utile, mais elle l’est plus encore dans Excel 2010 grâce à deux outils essentiels : les segments et les graphiques sparkline.
Les segments permettent d’ajouter des listes avec options à un tableau croisé dynamique, sur lesquelles vous pouvez cliquer pour filtrer le tableau. Par exemple, si j’ajoute un segment Ville au tableau croisé dynamique de températures, il permet à l’utilisateur de cliquer sur une ville et Excel affiche uniquement les données pour cette ville.
Grâce aux segments, vous pouvez facilement localiser des données sans avoir à cliquer pour les trouver. Dans cet exemple, s’il est demandé à l’une de nos commerciales au téléphone, la température à Denver en février, il lui suffit de cliquer sur Denver dans le segment Ville et toutes les données sont filtrées pour lui permettre de répondre rapidement à la demande de son client.
Les graphiques sparkline sont un ajout très intéressant à Excel, car ils permettent d’identifier les tendances en un clin d’œil comme jamais auparavant. Il s’agit de graphiques miniatures tenant dans une seule cellule, analysant une plage spécifique d’informations. Dans notre feuille de calcul des températures moyennes, j’ai ajouté des graphiques sparkline à une colonne Tendance affichant les températures moyennes par mois dans un graphique par colonne. En un clin d’œil, je peux voir quels sont les mois les plus chauds de l’année pour chaque ville. Je peux également utiliser un graphique en courbes ou au format Positif/Négatif, et comme vous le voyez dans l’illustration suivante, vous pouvez définir dans Excel une couleur spécifique pour la valeur la plus haute et la valeur la plus basse, et des couleurs différentes pour les valeurs de début et de fin.
Les graphiques sparkline permettent d’identifier facilement les pays et les villes dont les températures conviennent le mieux aux clients en fonction de leurs préférences et de leur date de départ. En outre, puisque les programmes 2010 fonctionnent très bien ensemble, vous pouvez facilement copier et coller ces données Excel dans un courrier électronique Outlook pour les envoyer à vos clients ou les ajouter à des présentations PowerPoint.
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À propos de l’auteur
Nancy Buchanan est une consultante marketing indépendante spécialisée dans la personnalisation de sites intranet SharePoint et le développement de contenu pour le lancement de produits Microsoft. Avant de s’installer dans une communauté insulaire rurale de l’état de Washington avec sa famille en 2002, elle a été chef de projet chez Microsoft pendant huit ans. Elle est spécialisée dans les hautes technologies en vente et marketing pour la région du Pacifique Nord-ouest depuis 25 ans.
