Les « flux de travail », ou processus, ou workflows, aident les individus à collaborer pour produire des documents et à gérer des projets et les tâches correspondantes en appliquant des processus métiers spécifiques aux documents et aux autres éléments d'un site Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Les flux de travail formalisés aident l'entreprise à suivre des processus métiers cohérents ; ils améliorent également l'efficacité organisationnelle et la productivité en permettant un suivi des tâches et des étapes définies pour un processus métier donné. Les individus effectuant ces tâches peuvent ainsi se consacrer à leur travail plutôt qu'à en gérer le processus.

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• Qu'est-ce qu'un flux de travail ?

• Flux de travail prédéfini pour un site

• Prise en charge des flux de travail personnalisés

• Les différentes étapes de l'utilisation des flux de travail

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Qu'est-ce qu'un flux de travail ?

Dans son acception générale, un flux de travail -- calque de l'anglais « workflow » -- est défini comme l'enchaînement (flow) d'une série de tâches (work) impliquant généralement plusieurs participants et produisant un résultat. Dans le contexte des produits et technologies Microsoft SharePoint, le flux de travail a une définition plus étroite : il s'agit du passage automatisé de documents ou d'éléments par une suite spécifique d'actions ou tâches liées à un processus métier donné. Le flux de travail, par son formalisme, permet ainsi de gérer de façon cohérente les processus métiers d'une entité : une logique métier est associée à des documents et à des éléments d'une liste ou bibliothèque SharePoint. La logique métier est une suite d'instructions qui spécifie et contrôle les actions qui s'appliquent à un document ou à un élément.

Les flux de travail permettent de maîtriser le coût et le temps requis pour coordonner des processus métiers classiques comme l'approbation d'un projet ou la révision d'un document, en gérant et en suivant les tâches composant le processus. En utilisant Windows SharePoint Services 3.0, l'entreprise peut, par exemple, créer et déployer un flux de travail personnalisé pour gérer le processus d'approbation des versions préliminaires des documents d'une bibliothèque. Ce flux de travail peut transmettre un document à une personne spécifiée ou à un groupe d'individus pour révision et approbation. Le flux peut ensuite appliquer des actions spécifiques au document en fonction du résultat de l'étape précédente. Si le document est approuvé, son état peut passer de Brouillon à Final et il peut être automatiquement copié dans une autre bibliothèque. Si le document est rejeté, son état peut demeurer Brouillon et aucune autre action n'être effectuée.

Lorsque ce workflow d'approbation démarre, il peut créer des tâches d'approbation d'un document, affecter ces tâches aux participants spécifiés, puis envoyer une alerte par e-mail aux participants, avec des instructions pour accomplir la tâche et un lien vers le document à approuver. Pendant le déroulement du flux de travail, le propriétaire de celui-ci (en l'occurrence, il s'agit de l'auteur du document en question) ou les participants au flux de travail peuvent consulter la page État du flux de travail pour savoir quels participants ont effectué leur tâche. Lorsque tous les participants ont terminé la tâche qui leur a été affectée dans le cadre du flux de travail en approuvant ou en rejetant le document, le flux de travail est terminé. Il applique automatiquement les actions appropriées au document et alerte son propriétaire de sa conclusion.

L'enchaînement des actions de ce flux de travail d'approbation peut être illustré de la façon suivante :

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Flux de travail prédéfini pour un site

Un site Windows SharePoint Services 3.0 comprend un flux de travail à trois états prédéfini. Celui-ci permet de formaliser les processus métier dans lesquels il est nécessaire de suivre l'état d'un problème ou d'un élément passant par différentes phases. Plus précisément, ce flux de travail suit la trace d'un élément de liste passant par trois états grâce à deux transitions. À chaque transition entre états, le flux de travail affecte une tâche à une personne et envoie à cette dernière un message e-mail d'alerte concernant la tâche. Une fois cette tâche effectuée, l'état de l'élément est mis à jour en conséquence et il passe à l'état suivant. Le flux de travail à trois états est conçu pour être utilisé avec les listes créées à partir du modèle Suivi de problème, mais il peut très bien être utilisé avec n'importe quel autre type de liste contenant une colonne de choix acceptant trois valeurs ou plus. Les valeurs possibles de cette colonne de choix sont les états gérés par le flux de travail.

Le flux de travail à trois états peut être utilisé pour gérer des processus métier dans le cadre desquels un très grand nombre de problèmes ou d'éléments -- problèmes de support technique, actions commerciales, tâches élémentaires d'un projet -- doivent être traités. Pour plus d'informations sur l'utilisation du flux de travail à trois états, reportez-vous à Utilisation d'un flux de travail à trois états.

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Prise en charge des flux de travail personnalisés

Votre entreprise ou entité peut choisir de développer et de déployer des flux de travail personnalisés qui sont propre à son organisation. Ceux-ci peuvent être aussi simple ou aussi complexe que nécessaire pour mettre en œuvre ses processus métier. Les développeurs peuvent créer des flux de travail qui sont lancés par les individus utilisant un site donné, ou bien des flux de travail qui démarrent automatiquement en fonction d'un événement particulier, par exemple la création ou la modification d'un élément dans une liste. Si votre entreprise a développé et déployé des flux de travail personnalisés, ceux-ci sont peut-être disponibles également pour utilisation dans le cadre de votre site.

Il existe deux manières de créer des flux de travail personnalisé pour Windows SharePoint Services 3.0:

• Les développeurs de logiciels professionnels peuvent créer des flux de travail à l'aide des Extensions Microsoft Visual Studio 2005 pour Windows Workflow Foundation.   Ces flux de travail contiennent du code et des activités personnalisés. Une fois les flux de travail personnalisés créés par un développeur professionnel, un administrateur de serveur peut les déployer sur plusieurs sites.
• Les concepteurs de pages Web peuvent créer sans écrire de code des flux de travail destinés à être utilisés dans une liste ou une bibliothèque spécifique, à l'aide d'un programme compatible avec Windows SharePoint Services comme Microsoft Office SharePoint Designer 2007  . Ces flux de travail sont créés à partir d'une liste d'activités de flux de travail disponibles, et le concepteur de pages Web qui les crée peut les déployer directement dans la liste ou la bibliothèque de documents dans laquelle elle doit être utilisée.

Si vous souhaitez qu'un flux de travail personnalisé soit développé pour vous, contactez votre administrateur de site pour en savoir plus sur les ressources disponibles dans votre entreprise pour effectuer un tel développement. Pour plus d'informations sur le développement de flux de travail personnalisés pour Windows SharePoint Services 3.0, consultez le Centre de développement Windows SharePoint Services sur MSDN.

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Les différentes étapes de l'utilisation des flux de travail

L'application d'un flux de travail à un document ou à un élément de liste se fait en plusieurs étapes. Chaque étape peut être effectuée par différents individus jouant différents rôles. Par exemple, un administrateur de site peut mettre le flux de travail à disposition pour utilisation dans une bibliothèque de documents spécifiques, un propriétaire de liste ou un auteur de document peut lancer un flux de travail sur un document ou un élément, et un tiers (par exemple un réviseur ou un approbateur de document) peut effectuer une tâche définie par le flux de travail.

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Ajout d'un flux de travail à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu

S'il est vrai qu'un flux de travail créé sans écriture de code à l'aide d'un programme de création Web compatible avec Windows SharePoint Services, tel que Office SharePoint Designer 2007, peut être déployé directement dans la liste ou la bibliothèque à laquelle il est destiné, tout flux de travail personnalisé installé sur le serveur doit être formellement ajouté à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu (type de contenu : groupe réutilisable de paramètres pour une catégorie de contenu. Utilisez les types de contenu pour gérer les métadonnées, les modèles et les comportements des éléments et des documents de façon cohérente. Les types de contenu sont définis au niveau du site et utilisés sur les listes et les bibliothèques.) pour être appliqué aux documents ou aux éléments d'un conteneur spécifique. Vous devez disposer de l'autorisation (autorisations : paramètres de sécurité spécifiques, autorisant ou limitant l'accès à un élément, une liste, une bibliothèque ou un site particulier.) Gérer les listes pour ajouter un flux de travail à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu. Dans la plupart des cas, c'est l'administrateur de site ou l'individu qui gère la liste ou la bibliothèque concernée qui effectue cette tâche. La disponibilité plus large du flux de travail sur le site dépend du niveau auquel il a été ajouté :

• Si vous ajoutez un flux de travail directement à une liste ou à une bibliothèque, il n'est disponible que pour les éléments de celle-ci. Ajoutez directement un flux de travail à une liste ou une bibliothèque si ce flux n'est destiné à être utilisé que par une équipé bien précise ou pour un type de contenu spécifique.
• Si vous ajoutez une flux de travail à un type de contenu de la liste (c'est-à-dire une instance d'un type de contenu du site qui a été ajouté à une liste ou une bibliothèque spécifique), il n'est disponible que pour les éléments de ce type dans la liste ou la bibliothèque à laquelle ce type est associé. Ajoutez un flux de travail directement à un type de contenu d'une liste si ce flux n'est destiné à être utilisé que pour des types très spécifiques de contenu.
• Si vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu du site, il est disponible pour tous les éléments de ce type dans toutes les listes et les bibliothèques dans lesquelles une instance de ce type de contenu a été ajoutée. Si vous souhaitez qu'un flux de travail soit largement disponible dans toutes les listes et bibliothèques d'une collection de sites pour les éléments d'un type de contenu donné, la façon la plus efficace de procéder consiste à ajouter ce flux de travail directement à un type de contenu de site. Ajoutez un flux de travail à un type de contenu de site si vous souhaitez qu'il soit largement disponible pour différentes équipes sur différents sites.

Lorsque vous ajoutez une flux de travail à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu, vous pouvez l'adapter à sa cible en agissant sur différentes options :

• Le nom du flux de travail
• La liste des tâches du flux de travail
• L'historique qui enregistre tous les événements liés au flux de travail
• Le mode de démarrage du flux de travail
• D'autres options propres à chaque flux de travail (par exemple, la façon dont les tâches sont signalées aux participants, les critères de fin du flux, les actions à effectués une fois le flux terminé).

Lorsque vous ajoutez un flux de travail à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu, vous le rendez disponible pour des documents, des éléments ou à un endroit donné. Vous ne démarrez pas le flux réel. Vous trouverez des liens pointant vers des informations complémentaires sur l'ajout de flux de travail à des listes, bibliothèques ou types de contenus à la section Voir aussi.

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Démarrage d'un flux de travail avec application à un document ou à un élément

Une fois un flux de travail ajouté à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu et donc disponible pour utilisation, vous pouvez démarrer ce flux en l'appliquant à un document ou un élément spécifique (si ce flux est configuré pour être démarré manuellement). Pour démarrer un flux de travail, sélectionnez-le dans la liste des flux de travail disponibles pour le document ou l'élément sélectionné. Si nécessaire, vous devrez indiquer dans un formulaire les informations requises par le flux de travail. En fonction de la conception et de la configuration du flux de travail, vous aurez peut-être la possibilité de personnaliser le flux de travail lors de ce démarrage, par l'intermédiaire d'options de personnalisation portant sur les participants, la date d'échéance et les instructions relatives aux tâches.

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Achèvement des tâches d'un flux de travail

Tout événement faisant partie d'un flux de travail et réclamant une intervention humaine est appelée tâche de flux de travail. Lorsqu'un flux de travail affecte une tâche à un participant, ce dernier peut soit effectuer cette tâche, soit (en fonction du flux de travail) demander des modifications de cet élément de flux en modifiant le formulaire de la tâche. Lorsqu'un participant achève une tâche de flux de travail, le serveur fait passer le flux à son étape logique suivante.

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Suivi de l'état des flux de travail

Les propriétaires de flux de travail et les participants à un flux peuvent en suivre l'avancement en consultant la page d'état associée au flux. Cette page d'état présente des informations sur les tâches encore à effectuer. Elle fournit également des informations historiques pertinentes sur le flux de travail.

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