Tâches de base dans SharePoint Workspace 2010

Prise en main d’Office 2010 Voici quelques tâches basiques qui vous permettront d’apprendre à utiliser Microsoft SharePoint Workspace 2010.

 Remarque   SharePoint Workspace est le nouveau nom d’Office Groove.

Contenu de cet article


Qu’est-ce que SharePoint Workspace ?

Microsoft SharePoint Workspace 2010 vous permet d’accéder à votre contenu SharePoint, que vous soyez connecté au serveur SharePoint ou que vous travailliez hors connexion. Lorsque vous êtes connecté au serveur SharePoint, toutes les mises à jour de contenu effectuées sur le serveur et dans l’espace de travail sont automatiquement synchronisées. Lorsque vous n’êtes pas connecté, les modifications que vous effectuez dans votre espace de travail sont mises en cache localement. Lors de la connexion suivante au serveur SharePoint, toutes les modifications sont automatiquement synchronisées.

Les espaces de travail SharePoint proposent une navigation simplifiée pour accéder à votre contenu SharePoint et y travailler. Si vous connaissez les sites SharePoint, vous saurez immédiatement comment utiliser un espace de travail SharePoint.

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Types d’espace de travail dans SharePoint Workspace

SharePoint Workspace propose trois types d’espace de travail : les espaces de travail SharePoint, les espaces de travail Groove et les dossiers partagés.

Les espaces de travail SharePoint   , nouveauté de cette version, vous permettent de créer sur votre ordinateur la copie d’un site SharePoint, qui est automatiquement synchronisée avec le serveur. Ce type d’espace de travail ne peut avoir qu’un seul membre : le créateur de l’espace de travail.

Les espaces de travail Groove    sont connus de quiconque a déjà utilisé une version antérieure de ce logiciel, par exemple Office Groove 2007. Ce type d’espace de travail inclut habituellement toute une variété d’outils de productivité, ajoutés en fonction des besoins, et contient généralement deux ou trois membres qui rejoignent l’espace de travail sur invitation.

Un dossier partagé est un type particulier d’espace de travail Groove qui vous permet de mettre en partage le contenu d’un dossier dans votre système de fichiers Windows. Pour plus d’informations sur ce type d’espace de travail, voir À propos des dossiers partagés.

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Parties d’un espace de travail SharePoint

Espace de travail SharePoint

Légende 1 Bibliothèques de documents SharePoint synchronisées dans cet espace de travail
Légende 2 Listes SharePoint synchronisées dans cet espace de travail
Légende 3 Listes ou bibliothèques non prises en charge dans un espace de travail SharePoint. Un lien Web est fourni pour accéder à ce contenu sur le site SharePoint.
Légende 4 Contenu dans la bibliothèque de documents sélectionnée

Ce document explique comment créer un espace de travail SharePoint à partir d’un site SharePoint.

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Parties d’un espace de travail Groove

Avec les espaces de travail, les groupes ou les organisations partageant des objectifs et des buts communs peuvent partager des idées et travailler ensemble. Un espace de travail Groove contient généralement deux « membres » ou plus, c’est-à-dire, des personnes qui rejoignent l’espace de travail via une invitation. Le contenu d’un espace de travail est très dynamique. Tous les membres qui sont en ligne voient instantanément toutes les mises à jour qu’eux-mêmes ou que d’autres membres effectuent. Vous-même et les autres membres envoyez et recevez des mises à jour lorsque vous vous connectez.

Les espaces de travail Groove permettent aux membres d’utiliser une série d’outils d’application spécialisés. Par exemple, supposons que vous organisiez une réunion hebdomadaire pour parler de la mise au point de documents de marketing. Les activités pourraient inclure la définition de dates d’échéance, l’affectation de tâches, ainsi que la révision du travail une fois effectué. Pour faciliter la réunion, les membres de l’espace de travail pourraient publier des fichiers dans un outil Documents, discuter des problèmes dans un outil Discussion, et collaborer sur les agendas de réunion au moyen d’un outil Calendrier. Tous les membres en ligne au même moment dans l’espace de travail pourraient interagir au moyen d’un outil de conversation en temps réel.

Légende 1 Outils dans cet espace de travail
Légende 2 Membres de cet espace de travail
Légende 3 Contenu dans l’outil de l’espace de travail sélectionné
Légende 4 Élément avec du contenu nouveau ou non lu
Légende 5 Inviter de nouveaux membres dans l’espace de travail via le champ Inviter dans l’espace de travail.
Légende 6 Transcription de conversation dans l’espace de travail

Créer un espace de travail SharePoint

Vous pouvez créer des espaces de travail SharePoint à partir d’un site SharePoint dans un navigateur Web, ou depuis la barre de lancement SharePoint Workspace.

Créer un espace de travail SharePoint en téléchargeant les éléments de toutes les listes et bibliothèques

Le moyen le plus simple de créer un site SharePoint est de se rendre sur un site SharePoint et de le synchroniser avec votre ordinateur. Tous les éléments contenus dans les listes et bibliothèques prises en charge sont alors téléchargés dans votre espace de travail SharePoint. Notez que le contenu des éléments de la bibliothèque de documents n’est téléchargé que sur demande, lorsque vous ouvrez les documents dans l’espace de travail SharePoint.

Les listes et les bibliothèques qui ne sont pas prises en charge apparaissent dans le volet de contenu de l’espace de travail, et des liens sont proposés vers le site SharePoint.

 Remarque   SharePoint Workspace vous avertit si le site SharePoint sélectionné est très volumineux, le téléchargement de tous les éléments requérant alors beaucoup de temps.

  1. Dans un navigateur Web, accédez au site SharePoint que vous voulez synchroniser avec l’espace de travail SharePoint.
  2. Cliquez sur Actions du site, puis sur Synchroniser avec SharePoint Workspace.

Sélectionnez cette option pour synchroniser un site SharePoint avec votre ordinateur

  1. Dans la boîte de dialogue Synchroniser avec SharePoint Workspace, cliquez sur OK.

Boîte de dialogue Synchronisation avec l’ordinateur

Une boîte de dialogue « Avancement de la synchronisation » s’ouvre pour vous tenir informé de l’état d’avancement du téléchargement du site SharePoint vers votre espace de travail SharePoint.

Fenêtre de progression de la synchronisation avec l’ordinateur

  1. Une fois le téléchargement terminé, cliquez sur Ouvrir un espace de travail ou sur Fermer.

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Créer un espace de travail SharePoint à synchroniser avec une liste ou une bibliothèque spécifique

Il peut arriver que vous ne souhaitiez synchroniser qu’une seule liste ou bibliothèque avec un espace de travail SharePoint sur votre ordinateur. Vous pouvez le faire sans perdre de temps à télécharger les éléments des autres listes et bibliothèques.

 Remarque   Vous pouvez également personnaliser la création de l’espace de travail SharePoint pour télécharger un ensemble de listes et de bibliothèques spécifiques. Voir la section Créer un espace de travail SharePoint en téléchargeant les éléments de listes et bibliothèques sélectionnées dans Créer un nouvel espace de travail pour plus d’informations.

  1. Dans un navigateur Web, accédez au site SharePoint que vous voulez synchroniser avec un espace de travail SharePoint.
  2. Sélectionnez la liste ou bibliothèque à synchroniser avec votre ordinateur.
  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :
  • Si vous avez sélectionné une liste, cliquez sur Liste sous Outils de liste.

Onglet Liste sous Outils de liste dans un site SharePoint

  • Si vous avez sélectionné une bibliothèque, cliquez sur Bibliothèque sous Outils de bibliothèque.

Onglet Bibliothèque sous Outils de bibliothèque

  1. Dans le Ruban SharePoint, dans le groupe Connecter et exporter, cliquez sur Synchroniser avec SharePoint Workspace.
  2. Cliquez sur OK.
    Une boîte de dialogue d’avancement de la synchronisation s’ouvre pour vous tenir informé de l’état d’avancement du téléchargement du site SharePoint vers votre espace de travail SharePoint.
  3. Une fois le téléchargement terminé, cliquez sur Ouvrir un espace de travail ou sur Fermer.

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Synchroniser le contenu d’un espace de travail SharePoint avec le serveur SharePoint

Un espace de travail SharePoint est automatiquement synchronisé avec le site SharePoint de la façon suivante :

  • Toutes les mises à jour effectuées dans un espace de travail SharePoint sont automatiquement envoyées vers le site SharePoint lorsque vous les enregistrez.
  • Tout le contenu d’un espace de travail SharePoint et le site SharePoint sont automatiquement synchronisés toutes les 10 minutes, que des mises à jour aient été effectuées ou non.

Vous n’avez pas à intervenir pour que votre contenu reste synchronisé. Cependant, dans la mesure où le site SharePoint ne dispose que d’une plage de 10 minutes pour les mises à jour, vous pouvez vouloir procéder à une synchronisation manuelle, afin d’être certain de disposer du contenu le plus récent.

Vous pouvez synchroniser une liste ou une bibliothèque individuelle, ou toutes les listes et bibliothèques d’un espace de travail SharePoint à la fois.

Synchroniser une liste ou une bibliothèque individuelle

  1. Cliquez sur la liste ou la bibliothèque à synchroniser dans le volet Contenu.
  2. Sous l’onglet Synchronisation, cliquez sur Synchronisation, puis sur Outil de synchronisation.

Commande Outil de synchronisation

La barre d’état indique l’état d’avancement de la synchronisation.

Synchroniser toutes les listes et bibliothèques de l’espace de travail SharePoint

  • Sous l’onglet Synchronisation, cliquez sur Synchronisation, puis sur Synchroniser l’espace de travail.

La barre d’état indique l’état d’avancement de la synchronisation.

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Accéder à un espace de travail SharePoint

Accéder à un espace de travail SharePoint depuis la barre de lancement

Vous pouvez accéder à tous les espaces de travail SharePoint que vous avez créés en les ouvrant à l’aide de la barre de lancement.

  1. Ouvrez l’espace de travail SharePoint.
  2. Dans la barre de lancement, cliquez sur l’onglet Accueil.
  3. Double-cliquez sur le nom de l’espace de travail SharePoint pour l’ouvrir.

Espace de travail SharePoint dans la barre de lancement

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Accéder à un espace de travail SharePoint depuis votre système de fichiers

Vous pouvez accéder à votre espace de travail SharePoint directement depuis votre système de fichiers.

Si vous exécutez Windows Vista ou une version ultérieure, vos espaces de travail sont stockés dans le dossier Espaces de travail du dossier Profil utilisateur.

Si vous exécutez Windows XP, vos espaces de travail sont stockés dans le dossier Espaces de travail de votre dossier Mes documents.

L’ouverture du dossier Espaces de travail entraîne automatiquement le démarrage de SharePoint Workspace, s’il n’est pas déjà en cours d’exécution. Les espaces de travail sont présentés avec les mêmes icônes que dans la barre de lancement.

Les espaces de travail Share Point Workspace 2010 apparaissent dans ce dossier dans votre système de fichiers

 Remarque   Seuls les espaces de travail Groove ou SharePoint 2010 s’affichent dans la liste. En outre, les espaces de travail SharePoint sont affichés uniquement s’ils contiennent au moins une bibliothèque de documents, et les espaces de travail Groove s’ils contiennent au moins un outil Documents.

Ouvrez un « dossier » d’espace de travail pour afficher une liste de tous les outils Documents dans cet espace de travail

Espaces de travail SharePoint Workspace 2010

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Créer un espace de travail Groove

Vous pouvez créer un nouvel espace de travail Groove dans la barre de lancement.

  1. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Nouveau, puis sur Espace de travail Groove.
  2. Tapez le nom de l’espace de travail
  3. Cliquez sur Créer.

SharePoint Workspace crée l’espace de travail Groove et vous référence comme premier membre en vous attribuant le rôle de Gestionnaire. Vous pouvez maintenant ajouter ou mettre à jour les outils de l’espace de travail et inviter d’autres personnes à vous rejoindre en tant que membres.

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Inviter des personnes dans un espace de travail Groove

Pour inviter une personne dans un espace de travail Groove, vous pouvez procéder de la façon suivante :

  1. Ouvrez l’espace de travail.
  2. Dans le volet Membres, tapez l’adresse de messagerie électronique du destinataire dans le champ Inviter dans l’espace de travail, puis cliquez sur OK.

Invitation dans un espace de travail au moyen de l’adresse électronique

 Remarque   Si la personne que vous voulez inviter est déjà membre d’autres espaces de travail Groove ou figurent déjà dans votre liste de contacts, vous pouvez la trouver rapidement en tapant les premières lettres de son pseudo dans le champ.

  1. Dans le champ Envoyer l’invitation, cliquez sur Inviter.

Boîte de dialogue Envoyer l’invitation

Lorsque vous envoyez l’invitation, le destinataire doit l’ouvrir et l’accepter. Vous recevez alors un message « Confirmer l’acceptation ».

Une fois que vous avez confirmé l’acceptation, l’espace de travail est envoyé vers l’ordinateur du nouveau membre, et celui-ci est ajouté à la liste des membres de l’espace de travail.

Pour plus d’informations sur l’envoi d’invitations, voir Inviter une personne dans un espace de travail Groove.

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S'applique à :
SharePoint Workspace 2010