Vous pouvez utiliser des affichages pour consulter les éléments d’une liste les plus importants pour vous ou ceux qui correspondent le mieux à un besoin particulier. Vous pouvez ainsi créer des affichages des fichiers d’une bibliothèque s’appliquant à un service particulier ou encore des affichages des éléments d’une liste qui ont été créés par une personne spécifique. Les affichages sont disponibles pour la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous les créez.
Chaque liste ou bibliothèque comporte au moins un affichage, en fonction du type de liste ou de bibliothèque et de sa configuration. Dans le navigateur, vous pouvez modifier ces affichages et en créer de nouveaux. Par exemple, une liste de tâches inclut plusieurs affichages, comme Échéance aujourd’hui et Toutes les tâches. Vous pouvez modifier ces affichages en modifiant par exemple la manière dont les éléments d’une liste sont triés. Vous pouvez également créer des affichages ne montrant que les tâches non terminées.
Outre le navigateur, vous pouvez utiliser Microsoft SharePoint Designer 2010 pour créer des affichages fortement personnalisés et Microsoft Access pour créer des formulaires et des états reposant sur la liste.
Contenu de cet article
Planification d’un affichage
Avant de commencer
Avant de créer un affichage, vous voudrez peut-être ajouter des colonnes à la liste ou bibliothèque pour obtenir une plus grande souplesse de tri, de regroupement et de filtrage des éléments de la liste ou de la bibliothèque. Par exemple, certaines personnes voudront peut-être consulter uniquement les documents d’une bibliothèque qui s’appliquent à leur service, ou les fichiers d’une liste triés par numéro de projet.
Si vous créez des affichages qui seront accessibles sur des téléphones et autres périphériques mobiles, vous devez prendre en considération les fonctionnalités des périphériques mobiles.
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Types d’affichages
Lors de la création d’un affichage, vous devez commencer par choisir si vous souhaitez que l’affichage repose sur :
- un format prédéfini, comme un calendrier ;
- un affichage existant ;
- un affichage personnalisé créé à l’aide de SharePoint Designer 2010
- des formulaires et des états créés à l’aide de Microsoft Access.
L’option que vous choisissez détermine les conditions requises pour les données de la liste ou bibliothèque et la manière dont les informations seront affichées. Par exemple, pour créer un affichage Calendrier, la liste ou la bibliothèque doit contenir des colonnes pouvant être utilisées pour les dates de début et les dates de fin des éléments du calendrier.
Remarque Une fois un affichage créé, vous ne pouvez pas modifier son format. Un calendrier ne peut pas être transformé en affichage de Gantt par exemple.
Tous les formats ne sont pas disponibles pour tous les types de listes et bibliothèques. Par exemple, certains formats d’affichage ne sont disponibles que pour les forums de discussion. Les formats présentés ci-dessous sont disponibles. Des formats personnalisés peuvent également être disponibles sur un site.
- Standard Cet affichage montre les éléments de votre liste ou bibliothèque sur des lignes qui se suivent. Il s’agit de l’affichage par défaut de la plupart des listes et bibliothèques. Vous pouvez personnaliser cet affichage de nombreuses manières, comme en ajoutant ou en supprimant des colonnes.
- Affichage standard, avec événements récurrents développés Cet affichage montre les éléments de votre liste ou bibliothèque sur des lignes qui sont placées les unes après les autres. Utilisez cet affichage si vous souhaitez voir chaque instance d’un événement récurrent.
- Calendrier Cet affichage montre votre liste ou bibliothèque dans un format similaire à un calendrier mural. Ce format vous permet d’appliquer un affichage quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Cet affichage est utile si vous souhaitez voir les éléments d’une liste ou d’une bibliothèque de manière chronologique.
Les affichages Calendrier ont des exigences différentes par rapport aux autres formats.
- Gantt Cet affichage montre les éléments de votre liste ou bibliothèque dans des barres permettant de suivre leur évolution. Cet affichage facilite la gestion de projet. Vous pouvez par exemple l’utiliser pour voir les tâches qui se chevauchent et visualiser l’évolution générale.
Vous pouvez également faire reposer votre affichage sur les éléments suivants :
- Affichage existant Si un affichage existant correspond pratiquement à l’affichage souhaité, vous pouvez gagner du temps en utilisant l’affichage existant comme point de départ pour créer votre nouvel affichage.
- Affichage Access Utilisez Microsoft Access pour créer des formulaires et des états reposant sur la liste ou la bibliothèque.
- Affichage personnalisé dans Designer Utilisez les fonctionnalités de Microsoft SharePoint Designer 2010, comme la modification de la largeur des colonnes, pour créer des affichages personnalisés pour votre liste ou bibliothèque.
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Paramètres des affichages
Les affichages sont associés à de nombreux paramètres vous permettant de rapidement trouver les informations dont vous avez besoin dans une liste ou une bibliothèque. Les paramètres décrits ci-après sont disponibles pour les affichages SharePoint. Tous les paramètres ne sont pas disponibles pour tous les types d’affichage. Les paramètres des affichages Calendrier diffèrent des autres types d’affichage.
Important Un affichage est limité à 5 000 éléments. Vous pouvez gérer le nombre d’éléments d’un affichage à l’aide de paramètres de filtre et de limitation des éléments.
- Affichage par défaut Un affichage par défaut est associé à chaque liste et bibliothèque. Vous pouvez remplacer l’affichage par défaut par tout affichage public pour la liste ou bibliothèque. Vous ne pouvez pas utiliser un affichage personnel. Pour supprimer un affichage par défaut, vous devez commencer par définir un autre affichage public comme affichage par défaut.
Remarque Si Définir cet affichage comme affichage par défaut n’est pas affiché sur les pages de création ou de modification des affichages, vous ne disposez pas des autorisations nécessaires pour créer un affichage public ou l’affichage actuel est un affichage personnel. Pour créer un affichage public, vous devez disposez au minimum des autorisations Windows (autorisations : paramètres de sécurité spécifiques, autorisant ou limitant l’accès à un élément, une liste, une bibliothèque ou un site particulier.) obtenues suite à votre ajout au groupe par défaut Concepteur pour le site.
- Affichages personnels et publics Lorsque vous créez un affichage, vous pouvez configurer son audience comme étant personnelle ou publique. Un affichage personnel n’est disponible que pour vous lorsque vous consultez la liste ou la bibliothèque. Un affichage public est disponible pour quiconque consulte la liste ou la bibliothèque.
Vous ne pouvez pas transformer un affichage personnel en affichage public, ni inversement. Vous pouvez utiliser un affichage public comme point de départ d’affichages publics ou personnels. Vous pouvez utiliser un affichage personnel uniquement comme point de départ d’affichages personnels.
Lorsque vous créez un affichage, si Créer un affichage est désactivé, vous ne disposez pas des autorisations nécessaires pour créer un affichage personnel ou public. Si l’option Créer un affichage public est désactivé, vous ne disposez pas des autorisations nécessaires pour créer un affichage public. Pour créer un affichage personnel, vous devez disposer du niveau d’autorisation Contribution sur la liste ou la bibliothèque, par exemple en étant membre du groupe par défaut Membre pour nom du site. Pour créer un affichage public, vous devez disposer du niveau d’autorisation Création, par exemple en étant membre du groupe SharePoint par défaut Créateur pour le site.
- Colonnes Les colonnes d’un affichage peuvent fournir d’un coup d’œil les informations dont vous avez besoin pour les éléments de liste ou de bibliothèque. Vous n’avez donc plus besoin d’ouvrir chaque élément pour en voir les détails. Les colonnes, combinées à d’autres fonctionnalités des affichages, comme les filtres, peuvent vous permettre de n’afficher que les informations les plus importantes pour votre travail. Ceci est tout particulièrement utile si la liste ou la bibliothèque contient de nombreux éléments.
- Colonnes de Gantt Sélectionnez les colonnes qui seront présentes dans l’affichage de Gantt. Le titre est un champ de texte obligatoire. Date de début et Échéance sont des champs de date requis. Lorsque vous sélectionnez une colonne, comme Titre, si aucune option n’est affichée dans la liste déroulante, vous devez créer la colonne pour prendre en charge cet affichage.
- Trier Définissez l’ordre d’apparition des éléments dans l’affichage. Vous pouvez utiliser jusqu’à deux critères. Par exemple, affichez les éléments d’une liste de tâches triés par priorité, puis par date d’échéance.
- Filtrer Configurez un affichage pour qu’il montre un sous-ensemble des éléments d’une liste ou d’une bibliothèque en appliquant un filtre sur les informations des colonnes de la liste ou bibliothèque. Par exemple, un affichage peut montrer les documents d’une bibliothèque qui sont spécifiques à un projet.
- Modification intraligne Permet de modifier les éléments d’une liste ou bibliothèque dans l’affichage sans avoir à ouvrir chaque élément pour le modifier. Vous pouvez ainsi gagner beaucoup de temps si de nombreux éléments d’une liste ou d’une bibliothèque doivent être modifiés. Ce paramètre ne s’applique pas aux fichiers d’une bibliothèque qui doivent être modifiés dans le programme associé, comme Microsoft Word.
- Vue tabulaire Propose des cases à cocher pour chaque élément afin que les utilisateurs puissent sélectionner plusieurs éléments de liste ou de bibliothèque pour effectuer des opérations en bloc. Cela vous permet de gagner un temps considérable si de nombreux éléments d’une liste ou bibliothèque doivent être modifiés. Par exemple, un utilisateur peut sélectionner ou désélectionner plusieurs documents.
- Regrouper par Permet de regrouper les éléments de liste ou de bibliothèque en fonction des informations des colonnes. Par exemple, regroupez les éléments d’une liste de tâches par priorité, puis par pourcentage d’achèvement.
- Totaux Affiche des calculs récapitulatifs pour les colonnes de l’affichage, comme somme, moyenne, maximum ou minimum. Si la colonne de titre d’une bibliothèque de documents est définie sur Somme, l’affichage indiquera le nombre de documents contenus dans l’affichage et dans ses groupes.
Les colonnes disponibles pour les totaux et les paramètres disponibles pour chaque colonne diffèrent selon le type de colonne, comme nombre, et selon le type de liste ou de bibliothèque pour laquelle l’affichage est créé.
- Style Détermine la disposition de l’affichage, comme lettre d’information. Tous les styles ne sont pas disponibles pour tous les types d’affichages.
- Tableau de base Affiche les éléments dans des lignes.
- Encadré Affiche les éléments de la liste en utilisant une disposition similaire à celle des cartes de visite. Ce style est disponible uniquement pour les listes.
- Détails du document Affiche les fichiers d’une bibliothèque en utilisant une disposition similaire aux cartes de visite. Ce style est disponible pour la plupart des bibliothèques, mais pas pour les listes.
- Par défaut L’affichage par défaut varie en fonction du type de liste ou bibliothèque et de sa configuration.
- Encadré, pas d’étiquette Similaire au style Encadré, mais les étiquettes des colonnes n’apparaissent pas dans l’affichage. Ce style est disponible uniquement pour les listes.
- Bulletin d’information Affiche les éléments dans des lignes séparées par des traits.
- Bulletin d’information, pas de ligne Affiche les éléments dans des lignes qui alternent les ombres, sans trait entre les lignes.
- Détails de la bibliothèque d’images Affiche des miniatures des images d’une bibliothèque d’images.
- Volet de visualisation Affiche le nom des éléments dans la partie gauche de la page. Lorsque vous pointez sur le nom d’un élément, les colonnes sélectionnées pour l’affichage sont affichées dans la partie droite de la page.
- Ombré Affiche les éléments dans des lignes qui alternent les ombres.
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Créer un affichage
Lorsque vous consultez une liste ou une bibliothèque, vous pouvez la trier ou la filtrer temporairement en pointant sur le nom d’une colonne puis en cliquant sur la flèche en regard du nom. Ceci est utile si vous n’avez besoin qu’occasionnellement d’afficher la liste ou la bibliothèque d’une certaine façon car vous devrez recommencer l’opération la prochaine fois que vous voudrez afficher la liste ou la bibliothèque de cette manière.
Si vous avez fréquemment besoin d’afficher les informations d’une liste ou bibliothèque d’une certaine manière, vous pouvez créer un affichage. Lorsque vous créez un affichage, celui-ci est ajouté au menu Affichage d’une liste ou d’une bibliothèque.
Pour créer un affichage :
- Dans le volet Lancement rapide, cliquez sur le nom de la liste ou de la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez créer un affichage.
Si la liste ou la bibliothèque ne figure pas dans le volet Lancement rapide, cliquez sur Actions du site, sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de la liste ou bibliothèque.
- Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque, puis sur Créer un affichage.
Remarque Si Créer un affichage est désactivé, vous ne disposez peut-être pas des autorisations nécessaires pour créer un affichage personnel ou public. Pour plus d’informations sur les affichages personnels ou publics, voir Paramètres des affichages dans cet article.
- Cliquez sur l’option à utiliser, comme Affichage standard, ou sur un affichage existant que vous voulez utiliser pour créer votre affichage.
- Dans la zone Nom de l’affichage, tapez le nom de l’affichage. Sélectionnez Définir cet affichage comme affichage par défaut si vous souhaitez que cet affichage soit utilisé par défaut pour la liste ou la bibliothèque. Seul un affichage public peut être défini comme affichage par défaut d’une liste ou bibliothèque.
- Dans la section Audience, sous Afficher l’audience, sélectionnez Créer un affichage personnel ou Créer un affichage public.
Remarque Si Créer un affichage public est désactivé, vous ne disposez peut-être pas des autorisations nécessaires pour créer un affichage public pour cette liste ou cette bibliothèque.
- Dans la section Colonnes, sélectionnez les colonnes que vous souhaitez inclure dans l’affichage et désélectionnez celles que vous ne souhaitez pas inclure. En regard des colonnes sélectionnées, dans les listes déroulantes, sélectionnez l’ordre des colonnes dans l’affichage.
- Configurez les autres paramètres de l’affichage, comme Trier et Filtrer, puis cliquez sur OK. Pour plus d’informations sur les paramètres d’affichage, voir Paramètres des affichages dans cet article.
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Modifier un affichage
Utilisez la procédure qui suit pour modifier un affichage, par exemple en le définissant comme l’affichage par défaut, en ajoutant des colonnes et en modifiant l’ordre de tri des éléments dans l’affichage.
- Dans le volet Lancement rapide, cliquez sur le nom de la liste ou de la bibliothèque qui contient l’affichage à modifier.
Si la liste ou la bibliothèque ne figure pas dans le volet Lancement rapide, cliquez sur Actions du site, sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de la liste ou bibliothèque.
- Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque.
- Sélectionnez l’affichage à modifier dans la liste déroulante Affichage actuel.
- Cliquez sur Modifier cet affichage.
Pour tirer parti des fonctionnalités avancées fournies par SharePoint Designer pour modifier un affichage, pointez sur Modifier cet affichage, sélectionnez le flèche vers le bas, puis cliquez sur Modifier dans SharePoint Designer (avancé). SharePoint Designer 2010 doit être installé sur l’ordinateur local pour pouvoir utiliser cette option. Si vous sélectionnez cette option alors que SharePoint Designer 2010 n’est pas installé, vous serez invité à l’installer. SharePoint Designer 2010 peut être téléchargé gratuitement.
Remarque Si Modifier cet affichage est désactivé, vous ne disposez peut-être pas des autorisations nécessaires pour modifier l’affichage actuel. Vous pouvez toutefois modifier vos affichages personnels. Vous pouvez également modifier les affichages publics si vous possédez le niveau d’autorisation Création pour la liste ou la bibliothèque.
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Supprimer un affichage
Utilisez la procédure suivante afin de supprimer un affichage pour une liste ou une bibliothèque.
Remarque Si Supprimer n’est pas proposé en option, il est possible que l’affichage que vous essayez de supprimer soit l’affichage par défaut de la liste ou bibliothèque. Vous devez commencer par définir un autre affichage comme affichage par défaut. Pour plus d’informations sur la modification d’un affichage, voir Modifier un affichage dans cet article.
- Dans le volet Lancement rapide, cliquez sur le nom de la liste ou de la bibliothèque qui contient l’affichage à supprimer.
Si la liste ou la bibliothèque ne figure pas dans le volet Lancement rapide, cliquez sur Actions du site, sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de la liste ou bibliothèque.
- Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque.
- Sélectionnez l’affichage à supprimer dans la liste déroulante Affichage actuel.
- Cliquez sur Modifier cet affichage.
Remarque Si Modifier cet affichage est désactivé, vous ne disposez pas des autorisations nécessaires pour modifier l’affichage actuel. Vous pouvez toutefois modifier vos affichages personnels. Vous pouvez modifier les affichages publics si vous possédez le niveau d’autorisation Création pour la liste ou la bibliothèque.
- Dans la partie supérieure de l’affichage, cliquez sur Supprimer.
- À l’invite, cliquez sur OK.
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