Nouveautés de Microsoft SharePoint Online

La version actuelle de Microsoft SharePoint Online apporte une large gamme d’améliorations et de nouvelles fonctionnalités au produit. Cet article fournit une synthèse de ces améliorations et fonctionnalités dans différents domaines.

Contenu de cet article


Collaboration

Collaborer avec des utilisateurs externes

Vous pouvez désormais inviter des personnes étrangères à votre société, telles que des fournisseurs, des partenaires professionnels de confiance et des clients, à visualiser, partager et travailler avec du contenu sur vos sites.

  • Le partage externe est activé par défaut. Les administrateurs de collections de sites ou les propriétaires de sites peuvent s’ils le souhaitent partager leurs sites ou documents avec des personnes étrangères à la société.
  • Les utilisateurs externes se connectent au service à l’aide de n’importe quelle adresse de messagerie qui a été associée à un compte Windows.
  • En plus d’activer ou de désactiver le partage externe, les administrateurs de SharePoint Online peuvent exclure des invités existants du partage externe.

Pour en savoir plus sur la façon d’utiliser le partage externe avec Office 365 pour les professionnels et les petites entreprises, voir Gérer le partage avec des utilisateurs externes. Pour en savoir plus sur le partage externe pour Office 365 pour les grandes entreprises, voir Gérer le partage avec des utilisateurs externes.

Intégration de OneNote avec les sites d’équipe

Désormais, lorsque vous créez un site d’équipe, un bloc-notes partagé OneNote est créé automatiquement dans le cadre du site. Vous pouvez utiliser ce bloc-notes pour capturer, compiler et partager des informations.

  • Le bloc-notes partagé hérite des autorisations du site d’équipe.
  • Vous pouvez incorporer des documents dans des pages de blocs-notes. Ces documents incorporés sont stockés automatiquement en tant que fichiers distincts dans une bibliothèque de documents, ce qui vous permet de les gérer et de les partager comme tout autre document stocké dans SharePoint.

Réseaux sociaux

Comme avec les versions antérieures de SharePoint, chaque utilisateur a un profil et un site personnel (ou « Mon site »). SharePoint Online est maintenant organisé en trois hubs distincts : flux d’actualités, SkyDrive et Sites. Ces hubs sont accessibles dans une barre de navigation globale. Les fonctionnalités sociales associées à Mon site sont par conséquent entièrement intégrées à l’expérience SharePoint. Il n’est plus obligatoire d’accéder à Mon site dans un navigateur web pour accéder aux fonctionnalités sociales.

Créer et afficher des publications et des mises à jour dans votre flux d’actualités

Vous pouvez accéder à votre flux d’actualités personnel à tout moment pour publier des messages dans le flux d’actualités public, publier des messages dans le flux d’actualités sur des sites que vous suivez, démarrer une conversation sur un site d’équipe ou visualiser les mises à jour des activités d’autres personnes. Notez que la création des publications ou le lancement des « conversations » s’effectue dans la nouvelle fonctionnalité de microblog décrite dans la section suivante. Sélectionnez les options dans le flux d’actualités pour trier les informations comme suit :

  • « Flux d’actualités » vous montre les mises à jour concernant tous les éléments que vous suivez actuellement : publications, personnes, documents, sites et liens.
  • « Tout le monde » montre les conversations démarrées par des membres de votre société.
  • « Mentions » montre uniquement les publications dans lesquelles vous êtes mentionné.
  • « Activités » montre uniquement un flux de vos activités actuelles, telles qu’elles apparaissent dans votre page « Informations personnelles ».
  • « J’aime » montre tous les éléments que vous aimez.

La page Flux d’actualités fournit un accès rapide aux listes de personnes, documents, sites et liens que vous suivez. Notez les informations suivantes concernant l’utilisation de ces listes :

  • Dans la liste des personnes que vous suivez, vous pouvez si vous le souhaitez afficher une liste des personnes qui vous suivent.
  • Cliquez sur l’icône d’une personne pour afficher son flux d’actualités actuel et un lien vers son profil.
  • Vous pouvez recevoir des mises à jour dans votre flux d’actualités quand toute personne que vous suivez commence à suivre une autre personne ou un autre document, site ou lien, et éventuellement recevoir une notification par courrier électronique concernant ces activités.
  • Les liens correspondent à la liste d’intérêts que vous avez ajoutés à votre profil utilisateur.

Nouvelles fonctionnalités de microblog

Si vous avez l’habitude d’utiliser les principaux sites de réseaux sociaux, vous vous familiariserez avec les nouvelles fonctionnalités de microblog en un rien de temps. Celles-ci vous permettent de participer à des conversations dans vos flux d’actualités. Les microblogs vous permettent d’effectuer les opérations suivantes :

  • publier un billet dans un flux d’actualités public, où tous les membres de votre organisation peuvent afficher et répondre à vos billets ;
  • publier un billet dans un flux d’actualités sur un site d’équipe, partagé avec un groupe de personnes sélectionné :
  • faire référence à d’autres personnes dans vos billets. Ces personnes sont informées lorsqu’elles sont mentionnées dans un billet. Vous pouvez rapidement afficher tous les billets dans lesquels vous êtes mentionné ;
  • inclure un lien dans un billet de flux d’actualités. Vous pouvez rapidement afficher toutes les conversations qui font référence à ce lien ;
  • partager des conversations entières en envoyant un lien hypertexte ;
  • « aimer » des billets dans votre flux d’actualités. Les personnes qui vous suivent voient les billets que vous avez trouvés intéressants dans leurs flux d’actualités. Vous pouvez afficher les éléments que vous « aimez » ultérieurement et réaccéder facilement à ces billets ;
  • inclure des images, des vidéos, des liens vers des documents et des url web dans vos billets. Vous pouvez modifier les URL web pour qu’elles s’affichent sous forme de texte.

Autres manières de partager des documents ou des sites

Cette option offre davantage d’options pour le partage de documents et de sites :

  • Vous pouvez désormais stocker des documents personnels dans une bibliothèque personnelle et unique, accessible depuis n’importe où : votre « SkyDrive ». Cela évite d’avoir à trier les documents dans « Documents partagés » ou « Documents privés ». Tous les documents de la bibliothèque sont initialement privés, jusqu’à ce que vous décidiez de les partager.
  • Utilisez la nouvelle commande Partager pour partager rapidement des documents ou des sites. Vous pouvez inviter d’autres personnes à partager des documents spécifiques et contrôler ce qu’ils peuvent faire avec ces documents (lecture, écriture, et ainsi de suite). Vous pouvez également utiliser la commande Partager pour :
    • envoyer un « lien invité » au document pour les personnes étrangères à votre organisation ou pour celles sans nom d’utilisateur et mot de passe. Partagez un document ou un site avec un groupe de personnes par le biais d’un lien « sélection de personnes ». Cela vous permet d’identifier rapidement qui partage un document ou un site ;
    • envoyer une invitation personnalisée par courrier électronique lorsque vous partagez un document ou un site ;
  • recevoir des alertes dans votre flux d’actualités chaque fois qu’un document est mis à jour.

Effectuer le suivi des sites SharePoint importants sur votre page Sites

Créez des sites d’équipe rapidement sur votre page Sites. Suivez des sites SharePoint et affichez-les dans votre page Sites. Les personnes qui vous suivent reçoivent une alerte quand vous commencez à suivre un site. Si un site que vous créez possède un flux d’actualités, vous pouvez publier un billet dans ce flux d’actualités à partir de votre flux d’actualités personnel.

Effectuer le suivi de vos tâches

Visualisez une chronologie de vos tâches en cours, notamment les tâches qui vous ont été assignées dans SharePoint et celles que vous avez entrées dans d’autres applications comme Outlook et qui sont envoyées à SharePoint via Exchange. Créez de nouvelles tâches et utilisez des affichages pour filtrer les tâches. Par exemple, visualisez les tâches actives, terminées ou qui arrivent à échéance.

Fonctionnalités de maintenance de profils utilisateur

Les profils utilisateur dans SharePoint Online sont semblables à ceux des versions précédentes mais offrent néanmoins quelques améliorations remarquables :

  • La navigation a été rationalisée afin de faciliter le basculement d’une zone de votre profil à une autre et vers les profils d’autres personnes lorsque vous leur rendez visite.
  • Les options de partage pour tous les champs ont été simplifiées et incluent désormais « Tout le monde » ou « Moi seul ».
  • Les paramètres de flux d’actualités (« Activités que je souhaite partager » et « Personnes que je suis ») sont désactivés par défaut pour des raisons de confidentialité. Vous devez activer manuellement les activités que vous souhaitez partager. En revanche, les conversations et notifications par courrier électronique sont activées par défaut.

Bibliothèques de documents

Gérer les documents avec la nouvelle fonctionnalité de légende

Utilisez la nouvelle fonctionnalité de légende avec tout document de bibliothèque pour afficher un ensemble enrichi de commandes et d’informations contextuelles. Ouvrez, partagez ou suivez des documents ; visualisez un aperçu de document et d’autres informations ; effectuez une action directement depuis la légende.

Effectuer un glisser-déplacer

Vous pouvez désormais glisser-déplacer des fichiers entre votre Bureau ou n’importe quel emplacement à l’aide de l’Explorateur de fichiers et de SharePoint.

Synchroniser les bibliothèques de documents sur votre ordinateur à l’aide de SkyDrive Pro

Utilisez SkyDrive Pro pour synchroniser des bibliothèques de documents avec des dossiers dans votre système de fichiers Windows. SkyDrive Pro vous donne accès à vos documents quand vous êtes hors connexion et synchronise automatiquement les mises à jour sur le serveur quand vous rebasculez en ligne.

Office à la demande

Si votre plan Office 365 comprend un abonnement à Office 2013, vous pouvez utiliser Office à la demande avec SharePoint Online. Office à la demande vous permet d’utiliser des applications Office sur des PC sur lesquels Office n’est pas installé. Imaginez que vous avez des délais à respecter pour un dossier, mais que vous ne pouvez pas rester tard au bureau. Vous pouvez rentrer chez vous, préparer à manger aux enfants et terminer votre travail sur votre ordinateur personnel.

Lorsque vous vous connectez à Office 365, vous pouvez ouvrir le fichier à partir de votre site SharePoint et commencer à le modifier comme si l’application Office était installée sur votre PC. Vous bénéficiez de fonctionnalités de modification enrichies directement dans votre navigateur Internet.  Les applications Office à la demande sont « diffusées » sur votre PC sans y être installées de manière permanente. Une fois que vous vous êtes déconnecté d’Office 365, les applications et documents ne sont plus accessibles à d’autres utilisateurs de ce PC.

Vous pouvez utiliser Office à la demande sur un PC connecté à Internet et exécutant Windows 7 ou version ultérieure.

Personnalisation de site

Créer et modifier des listes plus rapidement

Vous pouvez désormais créer et modifier des listes directement dans la page, tout comme vous le faites dans des programmes tels que Microsoft Excel. Par exemple, il vous suffit de cliquer sur un lien pour ajouter, modifier ou supprimer des colonnes sans quitter la page que vous modifiez actuellement.

Modification de texte sur les sites

De nombreuses améliorations ont été apportées à l’éditeur de texte enrichi sur de nombreux types de sites, notamment les blogs et les Wikis. Vous pouvez désormais incorporer des vidéos, couper et coller du contenu à partir de Microsoft Word sans perdre votre mise en forme, et faire glisser-déplacer des images dans l’éditeur de texte enrichi.

Choisir une nouvelle apparence et un nouveau thème pour n’importe quel site

La nouvelle fonctionnalité Choisir une apparence simplifie le changement d’apparence de votre site et offre davantage de choix de style. Il vous suffit de sélectionner une apparence, un arrière-plan, une mise en page et des polices.

Nouveau Gestionnaire de conception pour la conception et la personnalisation avancées

Si vous devez reconcevoir entièrement un site ou réutiliser l’une de vos précédentes conceptions, vous pouvez utiliser le Gestionnaire de conception, qui vous permet de modifier les pages maîtres, mises en page, vues mobiles et bien d’autres choses. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour la conception et la personnalisation avancées de vos sites web publics ou de vos portails ou collections de sites internes.

Site web public

Le site web public dans SharePoint Online bénéficie d’une nouvelle conception et de nouvelles fonctionnalités de personnalisation du site et de ses différentes pages. Ce site web étant basé sur la plateforme SharePoint, il offre désormais des fonctionnalités de publication, davantage de composants WebPart et des options de conception avancées.

Activer ou désactiver le site web public

Vous pouvez désormais désactiver le site web public afin qu’il ne soit pas visible sur Internet. Cette opération peut s’effectuer directement depuis le site web ou depuis les pages d’administration d’Office 365. Ceci est utile lorsque le site est en construction ou dans les rares cas où il doit être mis hors connexion. Vous pouvez ensuite réactiver le site web public lorsqu’il est prêt à rebasculer en ligne.

Autres options de modification de page

Le site web public offre maintenant davantage d’options de modification de page. Vous pouvez modifier les pages et les enregistrer en tant que brouillons ou les publier. Vous pouvez ajouter et mettre en forme du texte et des images, incorporer des vidéos, ajouter des composants WebPart, et bien d’autres choses encore. Il est plus facile de modifier le titre, le logo, le pied de page et d’autres éléments du site web. Vous pouvez également copier et coller votre propre feuille de style en cascade et l’appliquer au site.

Modification de l’apparence et du thème en toute simplicité

Vous pouvez rapidement et facilement changer l’apparence de votre site web entier à l’aide de la fonctionnalité Modifier l’apparence. Grâce à elle, vous pouvez parcourir un catalogue de conceptions, choisir celui qui vous convient, changer l’image de fond et la police, et voilà ! Les nouveaux designs ont une apparence entièrement nouvelle, comparé au site web public Office 365 précédent.

Navigation de site web

Vous pouvez désormais personnaliser votre navigation de site web directement à partir des liens de navigation proprement dits. Une nouvelle option Modifier les liens apparaît dans la navigation. En cliquant dessus, vous pouvez ajouter un nouveau lien, renommer un lien, faire glisser-déplacer des liens vers de nouveaux emplacements, et ainsi de suite.

Gestionnaire de conception pour la conception de site avancée

Si vous souhaitez reconcevoir entièrement le site web ou utiliser l’une des conceptions en votre possession, vous pouvez utiliser le Gestionnaire de conception. Ce jeu de fonctionnalité vous permet de convertir une page web HTML conventionnelle en page maître SharePoint avec des mises en page, des vues mobiles, des feuilles de style en cascade et bien d’autres choses. Vous pouvez utiliser votre propre éditeur de site web pour effectuer le travail de conception avant de télécharger les fichiers vers le Gestionnaire de conception.

Optimiser votre site pour la recherche

SharePoint Online simplifie désormais l’optimisation de votre site pour la recherche, de sorte que les clients puissent vous trouver facilement sur le web. Entrez un titre, un mot clé et des métadonnées de description durant la création de la page et ajustez ces propriétés ultérieurement à mesure que vous analysez les résultats de recherche. Vous pouvez également spécifier des valeurs à inclure dans votre plan de site, que les moteurs de recherche utilisent pour découvrir de nouvelles pages dans votre site web.

Afficher des rapports d’utilisation de site web

Pour connaître les performances de votre site web, vous pouvez ouvrir des rapports d’utilisation de site, ou dans tendances de popularité, dans Microsoft Excel. Utilisez ces rapports pour visualiser les accès quotidiens ou mensuels et les utilisateurs uniques de votre site web.

Site communautaire

SharePoint Online étend le concept de forum de discussion en introduisant les sites communautaires, qui sont des collections de sites créées à l’aide du tout nouveau modèle Site communautaire.

Avantages

Les sites communautaires encouragent le partage d’informations au sein d’équipes et de groupes dans une organisation. Ils favorisent la communication en simplifiant pour les utilisateurs le partage de leurs intérêts, savoir-faire et expérience dans des domaines spécifiques.

Les sites communautaires offrent plusieurs avantages par rapport à la messagerie électronique, la messagerie instantanée ou d’autres méthodes de communication, notamment :

  • la disponibilité de tout le contenu de site communautaire à tous les membres de la communauté ;
  • la conservation complète de l’historique de discussion conformément aux directives de gouvernance de l’entreprise ;
  • une recherche intégrée qui permet aux membres d’effectuer des recherches dans tout le contenu de la communauté ;
  • des évaluations qui permettent aux membres de voter pour des billets ou des réponses spécifiques. Les évaluations contribuent à la réputation des membres de la communauté ;
  • un système de « réussite » qui récompense les membres pour leur participation à la communauté ;
  • la catégorisation du contenu afin d’améliorer la détectabilité et de simplifier la maintenance ;
  • la maintenance de site via des listes SharePoint, qui procurent une interface utilisateur familière et vous permettent de tirer parti des riches fonctionnalités de gouvernance, de gestion des enregistrements et d’intégration aux flux de travail offertes par SharePoint.

Site de projet

Les sites de projets permettent aux membres d’une organisation de collaborer efficacement sur des projets à petite échelle. Les responsables de projets peuvent rapidement connaître l’avancement du projet et les membres d’équipe peuvent rapidement voir l’impact de leur travail sur le projet dans son ensemble. Les sites de projets permettent aux équipes d’accéder à des données, des communications et des documents pertinents, et de les partager.

Un site de projet procure les éléments suivants :

  • composant WebPart Récapitulatif du projet ;
  • chronologie visuelle des tâches du projet ;
  • planning des tâches de projet ;
  • bibliothèque pour le stockage des documents relatifs au projet ;
  • bloc-notes pour la capture et l’organisation rapides d’informations relatives au projet ;
  • calendrier partagé pour les événements d’équipe ;
  • capacité à se connecter à l’application cliente Project Server 2013.

Lorsque SharePoint est connecté à Exchange, un site de projet peut également inclure une boîte aux lettres d’équipe, afin d’unifier les communications relatives au projet durant son avancement. Quand un site de projet fait partie d’une collection de sites associée à Project Server 2013, il peut également servir à capturer les problèmes, les risques et les éléments livrables. La liste des tâches sur le site de projet (ou sur un site d’équipe) peut être ajoutée à Project Web App afin de disposer d’une fonctionnalité de gestion de projet plus robuste.

Gestion de contenu d’entreprise

Gestion de cas, conservation et conformité (SharePoint Online pour les grandes entreprises uniquement)

Microsoft SharePoint Online offre de nouveaux outils pour la prise en charge de la gestion de cas, la conservation et la conformité.

Découverte et gestion de cas

Le modèle de site Centre de découverte crée un portail par le biais duquel vous pouvez accéder aux cas de découverte afin de mener des recherches, placer du contenu en attente (par exemple durant les litiges ou les enquêtes) et exporter du contenu. Pour chaque cas, votre administrateur SharePoint Online peut créer une collection de sites Centre de découverte et accorder des autorisations aux utilisateurs qui peuvent créer leur propre site Cas de découverte. Chaque cas est un site de collaboration qui comprend une bibliothèque de documents utilisable pour le stockage de documents en rapport avec la gestion du cas.

De plus, vous pouvez associer les éléments suivants à chaque cas dans le Centre de découverte :

  • Sources : boîtes aux lettres Exchange ou sites SharePoint.
  • Requêtes : critères de recherche, tels qu’auteur, plage de dates et termes en texte libre, ainsi que l’étendue de la recherche. Les requêtes servent à identifier le contenu à exporter.
  • Ensembles de découverte : combinaisons de sources, requêtes et paramètre de conservation du contenu. Les ensembles de découverte servent à identifier et conserver le contenu.
  • Exportations : emplacement où télécharger les exportations de contenu.

En cas de nouveau besoin de découverte (par exemple cas juridique ou audit), un utilisateur disposant de l’autorisation adéquate peut créer un cas, ajouter des sources d’informations à consulter, créer des requêtes pour identifier la documentation spécifique à rechercher, puis exécuter les requêtes. Il peut alors conserver les sites et boîtes aux lettres dans lesquels le contenu a été découvert, conserver les éléments qui correspondaient aux requêtes et exporter ces éléments. Une fois le cas fermé, tous les verrous associés sont libérés.

Conservation du contenu

Le contenu placé en attente est conservé, mais les utilisateurs peuvent toujours le modifier. L’état du contenu au moment de la conservation est enregistré. Si un utilisateur modifie ou supprime le contenu, l’élément est conservé au moment de la suppression et la version d’origine est encore disponible. Les utilisateurs ordinaires voient la version actuelle du document, tandis que les responsables de la mise en conformité ayant l’autorisation d’utiliser les fonctionnalités de découverte électronique peuvent accéder à la version d’origine conservée.

La conservation du contenu s’apparente à une mise en attente, avec les améliorations suivantes :

  • Les sites SharePoint et les boîtes aux lettres Exchange peuvent être conservés, ce qui permet de protéger les documents, éléments de listes, pages et éléments de courrier appartenant à ces sites et boîtes aux lettres.
  • La conservation s’effectue au niveau du site. Le fait de conserver un site entraîne la conservation de son contenu.
  • Les utilisateurs peuvent continuer à travailler avec le contenu conservé. Celui-ci demeure au même emplacement et les utilisateurs peuvent modifier, supprimer et ajouter du nouveau contenu.
  • Un utilisateur ayant l’autorisation d’effectuer une découverte électronique peut accéder à la version d’origine du contenu conservé.

Il n’est pas obligatoire de conserver une boîte aux lettres ou un site entier. Vous pouvez spécifier une requête pour définir l’étendue de conservation et préserver uniquement le contenu qui répond aux critères de la requête.

Nouvelles manières de travailler avec de la vidéo et du contenu multimédia enrichi (SharePoint Online pour les grandes entreprises uniquement)

Gestion des vidéos

  • En plus de l’affichage dans une page standard, chaque vidéo téléchargée sur un site SharePoint dispose de sa propre page de lecteur contenant les métadonnées relatives à la vidéo.
  • Les ensembles de vidéos vous permettent de gérer différents rendus de chaque vidéo qui peuvent couvrir différentes résolutions, différents formats de codage et du contenu vidéo légèrement modifié (par exemple une bande sonore doublée en plusieurs langues). SharePoint choisit le codage lu en fonction des capacités de votre navigateur et de votre périphérique.
  • L’incorporation de sources vidéo externes à SharePoint (comme YouTube) est également prise en charge.

Découverte de vidéos

  • Vous pouvez afficher un aperçu des vidéos directement à partir d’une page de résultats de recherche.
  • Lors de l’exécution d’une recherche standard, SharePoint reconnaît si la requête de l’utilisateur indique un intérêt pour le visionnage de vidéos sur la base de mots clés simples tels que voix, parler ou vidéo et il expose toutes les vidéos pertinentes en haut, dans le groupe de résultats vidéo.
  • Lors d’une recherche de vidéos, vous pouvez affiner la liste des vidéos en fonction de propriétés telles que la longueur de la vidéo ou la date de son téléchargement.

Lecture de vidéos

  • Chaque vidéo possède sa propre page de lecteur avec des métadonnées relatives à la vidéo et à son propriétaire, ainsi qu’une liste de documents connexes. Par exemple, un enseignant peut télécharger la présentation PowerPoint associée à un enregistrement vidéo. La page de lecteur permet également à l’utilisateur de basculer entre les rendus disponibles, d’évaluer la vidéo et de la télécharger.
  • Les lecteurs vidéo Silverlight et HTML 5 sont tous deux pris en charge.

Rechercher

Améliorations apportées à la recherche de personnes et de connaissances

La recherche phonétique fonctionne désormais dans plusieurs langues. Par ailleurs, outre les informations de contact et d’organisation, les résultats de recherche affichent maintenant les documents créés et les informations relatives aux projets passés susceptibles de démontrer les connaissances d’une personne. Grâce aux cartes de visite, il est possible de contacter quelqu’un directement à partir des résultats de recherche.

Améliorations apportées à la navigation

Les améliorations en matière de navigation aident les utilisateurs à trouver la zone de recherche plus rapidement, à effectuer une recherche et à trouver les résultats ayant comme étendue un site ou un niveau supérieur. Les résultats de recherche sont groupés de manière logique et fournissent des suggestions de requête basées sur les résultats antérieurs. Le volet avec pointage permet d’afficher des données complémentaires sur un élément dans les résultats de recherche sans avoir à cliquer sur cet élément.

Centres de recherche

Les administrateurs de sites peuvent créer et maintenir des Centres de recherche et peuvent personnaliser le style et les paramètres qui affectent les résultats de recherche.

Aide à la décision

Se connecter à des données externes à l’aide de fournisseurs OData dans Excel

Dans Microsoft Excel 2013, vous pouvez vous connecter à des données externes à l’aide de fournisseurs OData hébergés dans Office 365 ou SharePoint. Cela vous permet de créer des rapports pour Project Online, entre autres.

Stocker le contenu d’aide à la décision dans un nouveau Centre d’aide à la décision

Un nouveau modèle de site Centre d’aide à la décision rationalisé vous permet de gérer vos rapports, cartes de performance, tableaux de bord et sources de données depuis un emplacement centralisé. Utilisez Excel Services pour publier des rapports, des cartes de performance et des tableaux de bord. Des exemples de fichiers, y compris des exemples de classeurs Excel Services, sont disponibles dans le Centre d’aide à la décision.

Flux de travail (SharePoint Online pour les grandes entreprises uniquement)

Microsoft SharePoint Designer 2013 offre des améliorations majeures en matière de conception de flux de travail et de modélisation de processus d’entreprise et de logique métier plus complexes. Les nouvelles fonctionnalités de flux de travail permettent de bénéficier de solutions sans code robuste et plus perfectionnées.

Nouvelle conception de l’architecture de flux de travail qui prend en charge les flux de travail hérités

Les flux de travail SharePoint 2013 reposent sur une nouvelle architecture et infrastructure nommée Windows Workflow Foundation 4 (WWF4). Cependant, les flux de travail SharePoint 2010 continuent de s’exécuter, y compris tous les flux de travail intégrés, qui sont basés sur Windows Workflow Foundation 3 (WWF3). Parmi les flux de travail intégrés figurent notamment Approbation, Recueillir les commentaires et Collecte des signatures, qui sont destinés aux travailleurs de l’information, répondent à de nombreux besoins courants et peuvent être créés directement dans le navigateur, bien qu’ils puissent être modifiés davantage à l’aide de SharePoint Designer 2013.

Logique plus complexe grâce aux étapes

Les étapes de flux de travail vous permettent de modéliser les flux de travail comme conteneurs d’actions groupées de manière logique. Pour illustrer l’utilité des étapes, imaginez le scénario suivant : vous créez un site d’assistance où chaque demande est un formulaire qui suit un cycle de vie, ce dernier étant modélisé comme une série de modifications d’un champ État (Ouvert, Assigné, Résolu, Confirmé, Fermé). Lors de la conception du flux de travail qui gère ce processus, on peut considérer chaque valeur d’État comme une étape. On crée une étape qui contient des conditions et des actions connexes et l’on utilise des transitions pour passer librement d’une étape à une autre.

Répétition des opérations grâce aux boucles

Les étapes permettent également d’effectuer un bouclage et ainsi de mieux contrôler le flux de la logique et de créer des flux de travail plus sophistiqués. Une boucle est un conteneur que vous pouvez utiliser pour grouper des conditions et des actions qui doivent être traitées par le flux de travail de manière répétée. Vous pouvez faire en sorte qu’une boucle soit traitée N fois ou jusqu’à ce qu’une expression ou une condition de sortie soit évaluée à Vrai. Une boucle peut aussi être incorporée dans une autre boucle. Notez qu’il n’existe aucune protection par défaut contre le bouclage infini.

Deux façons de créer des flux de travail

Il existe désormais deux façons de créer des flux de travail : le concepteur de flux de travail traditionnel basé sur du texte et un nouveau concepteur visuel basé sur Microsoft Visio 2013 et les formes de flux de travail Visio. De plus, vous pouvez basculer de manière dynamique entre les concepteurs texte et visuel lors de la modification du même flux de travail, ce qui vous permet d’utiliser le concepteur le mieux adapté à votre style de création.

Concepteur visuel    Vous pouvez concevoir vos flux de travail visuellement en effectuant des opérations glisser-déplacer et en raccordant directement les formes, et également définir toutes les propriétés d’une action de flux de travail dans le nouveau concepteur visuel ; il vous suffit de sélectionner la forme, puis de cliquer sur la balise d’action. Si vous cliquez sur Propriétés dans la balise d’action, la grille de propriétés pour les conditions et actions apparaît dans le concepteur visuel, tout comme dans le concepteur de flux de travail déclaratif. Le concepteur visuel « s’allume » et devient disponible si Visio 2013 est installé sur votre ordinateur client et que le site dans lequel vous concevez des flux de travail réside sur un serveur qui repose sur Windows Workflow Foundation 4.0.

Concepteur traditionnel basé sur du texte    Lorsque vous travaillez dans l’éditeur de flux de travail à base de texte, vous pouvez désormais effectuer les opérations suivantes : copier (Ctrl+C), coller (Ctrl+V), couper (Ctrl+X), annuler (Ctrl+Z), rétablir (Ctrl+Y), sélectionner tout (Ctrl+A) et sélectionner en faisant glisser, y compris Maj+glisser et Maj+touche de direction+glisser. De plus, après avoir effectué une sélection dans l’éditeur déclaratif, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur la sélection pour afficher un menu contextuel avec des commandes telles que Couper, Copier, Coller, Monter et Descendre.

Amélioration de l’éditeur de messagerie électronique

Lorsque votre flux de travail envoie un message électronique, il est maintenant plus facile de mettre en forme ce message à l’aide d’une barre d’outils de mise en forme standard dans l’éditeur de messagerie électronique de flux de travail. Par ailleurs, après avoir effectué une sélection dans l’éditeur de messagerie électronique, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur la sélection pour afficher un menu contextuel avec des commandes telles que Couper, Copier, Coller, Annuler et Rétablir.

Nouvelles actions

Plusieurs nouvelles actions générales ont été ajoutées pour prendre en charge les nouvelles fonctionnalités :

  • Affecter une tâche, Démarrer un processus de tâche et Accéder à cette étape
  • Appeler un service web
  • Démarrer un flux de travail de liste, Démarrer un flux de travail de site
  • Générer DynamicValue, Obtenir la propriété à partir de DynamicValue et Nombre d’éléments de DynamicValue
  • Découper la chaîne, Rechercher la sous-chaîne dans la chaîne et Remplacer la sous-chaîne dans la chaîne
  • Traduire le document
  • Définir le statut du flux de travail

Un nouveau sous-ensemble d’actions a été ajouté pour créer des flux de travail basés sur un projet :

  • Créer un projet à partir de l’élément actif
  • Définir l’état de phase de projet actuelle sur cette valeur
  • Définir le champ d’état dans l’élément de liste d’idées sur cette valeur
  • Attendre un événement de projet
  • Définir ce champ dans le projet sur cette valeur

Accès aux données externes

Vous pouvez désormais utiliser les nouvelles fonctionnalités suivantes lors de l’utilisation de données externes ayant été activées par le biais de l’utilisation de Business Connectivity Services et du service Banque d’informations sécurisé.

Analyser des données externes dans Excel

Vous pouvez exporter des données à partir d’une liste externe vers Excel 2013 et assurer la synchronisation de ces données. Par exemple, vous souhaiterez peut-être conserver le stock d’un produit dans une liste afin de pouvoir le partager et le mettre à jour facilement et effectuer également une analyse de stock périodique dans Excel. Les données externes exportées vers Excel sont déterminées par l’affichage de liste externe actuel, par les filtres définis sur le type de contenu externe et dans la liste externe, et par les paramètres linguistiques du site SharePoint.

Quand vous exportez une liste externe vers Excel, celui-ci crée un tableau Excel avec une connexion de données vers la liste externe sur la base d’un fichier de requête web. Pour afficher les autres modifications apportées à la liste SharePoint dans Excel, vous pouvez actualiser les données. Notez qu’il est impossible d’apporter des modifications à la source des données externes dans Excel et qu’une opération d’actualisation remplacerait toute modification apportée dans Excel.

Ajouter des données externes à des diagrammes Visio publiés

Avec Visio 2013, vous pouvez lier des données d’une liste externe à un diagramme et ses formes. Vous pouvez ensuite publier le diagramme dans une bibliothèque de documents SharePoint sous la forme d’un dessin web interactif, pour que les utilisateurs puissent afficher le diagramme et les données externes associées. Il existe trois façons de lier des lignes de données à des formes dans votre dessin. Vous pouvez lier des lignes à des formes existantes une par une, lier les lignes aux formes automatiquement ou créer des formes à partir des données.

Améliorations générales en matière de performances

La conception de Business Connectivity Services a été modifiée afin de réduire les goulots d’étranglement de performances. En général, l’extraction des données, la pagination, le filtrage et le tri peuvent être déchargés vers la source de données externe afin de réduire la quantité de ressources mémoire et de traitement requises par les produits SharePoint.

Globalement, ces fonctionnalités de performances aident à accélérer l’affichage, l’actualisation et les opérations effectuées sur les données externes dans une page web et dans tout produit Office qui opère avec des données externes.

Sécurité, gestion de site et mise à niveau de site

Autoriser ou interdire les iFrames

Les administrateurs de collection de sites peuvent renforcer la sécurité sur les iFrames en spécifiant les droits des collaborateurs pour l’insertion d’iFrames dans des pages, en faisant appel si nécessaire à une liste de domaines à partir desquels les iFrames sont acceptées.

Amélioration de l’expérience de mise à niveau de collection de sites

Lors de la création de collections de sites durant une mise à niveau, un administrateur SharePoint Online peut choisir une « version d’expérience » : soit l’expérience SharePoint Online d’Office 365 (Office 14), soit l’interface d’Office 365 (Office 15).

Mise à niveau de collection de sites différée

Les propriétaires de sites peuvent effectuer leurs propres mises à niveau en libre service sur leurs sites quand cela les arrange. SharePoint Online offre également de nouvelles fonctionnalités de prise en charge, telles que le vérificateur d’intégrité et les collections de sites d’évaluation.

Vérificateur d’intégrité de collection de sites

Les propriétaires ou administrateurs de collections de sites peuvent utiliser le vérificateur d’intégrité de collection de sites pour détecter les éventuels problèmes au niveau de leurs collections de sites et les résoudre avant de procéder à la mise à niveau des sites vers la nouvelle version. Le vérificateur d’intégrité peut résoudre certains problèmes automatiquement, mais d’autres peuvent nécessiter des étapes manuelles. Il peut également être exécuté après la mise à niveau pour détecter les problèmes d’intégrité de manière régulière.

Demander une collection de sites d’évaluation

L’un des principaux avantages offerts par la séparation du processus de mise à niveau de logiciels et de données du processus de mise à niveau de sites est que cela permet aux administrateurs ou propriétaires de sites d’exécuter des sites en mode SharePoint 2010 jusqu’à ce qu’ils soient prêts à être mis à niveau vers la version 2013. En guise de préparation à la mise à niveau du site, les propriétaires ou administrateurs de sites peuvent demander une collection de sites d’évaluation, qui est une copie du site, à des fins d’examen. Les sites d’évaluation sont configurés pour expirer et être supprimés automatiquement.

Améliorations du Centre d’administration SharePoint Online (SharePoint Online pour les grandes entreprises uniquement)

Le Centre d’administration SharePoint Online disponible avec SharePoint Online pour les grandes entreprises propose désormais une gamme étendue de tâches d’administration qui permettent aux administrateurs de gérer des fonctionnalités telles que les suivantes :

  • collections de site ;
  • formulaires InfoPath ;
  • profils utilisateur ;
  • services Business Connectivity ;
  • métadonnées gérées et magasin de termes ;
  • gestion d’enregistrements ;
  • recherche ;
  • banque d’informations sécurisée ;
  • Duet ;
  • applications pour SharePoint ;
  • partage externe ;
  • gestion des droits relatifs à l’information (IRM) ;
  • création de sites libre-service.

Intégration de SharePoint Online et Duet

Outre l’utilisation des services Business Data Connectivity pour se connecter à des sources de données externes telles que des services WCF, les administrateurs SharePoint Online peuvent utiliser Duet pour se connecter à des données externes dans des systèmes SAP.

L’intégration de Duet permet aux administrateurs SharePoint Online de configurer des connexions à SAP ou d’utiliser des modèles Business Data Connectivity pour gérer les informations d’identification d’applications pour le complément SAP et synchroniser les rôles entre SAP et SharePoint Online.

Autres manières de partager avec des utilisateurs externes

Vous pouvez désormais partager vos sites SharePoint Online avec des utilisateurs externes. Cela signifie que vous pouvez accorder des autorisations d’accès aux sites à des utilisateurs possédant par exemple une adresse de messagerie Hotmail.

Les administrateurs SharePoint Online peuvent activer ou désactiver cette fonctionnalité pour le client et chaque administrateur de collection de sites peut lui-même choisir d’activer ou de désactiver cette fonctionnalité.

Dans SharePoint Online pour les professionnels et les PME, cette fonctionnalité est accessible aux administrateurs de collections de sites, qui peuvent décider s’ils souhaitent activer et utiliser cette fonctionnalité pour leur collection de sites.

Nouvelle Corbeille

Le Centre d’administration SharePoint Online comprend désormais une Corbeille, ce qui vous permet de restaurer les collections de sites supprimées accidentellement.

Intégration de SharePoint Online et Project Server

Les clients SharePoint Online peuvent également s’abonner à un complément Project Server. Ce processus n’équivaut pas à créer un site SharePoint Online avec un modèle Project, car l’abonnement crée une nouvelle installation de Project Server en arrière-plan.

Avec cet abonnement, le Centre d’administration SharePoint Online offre un nouveau bouton de ruban pour Project. Par ailleurs, de nouvelles collections de sites peuvent être créées avec Project, à l’aide du bouton Nouveau situé dans le ruban du centre d’administration. Les paramètres spécifiques à Project, tels que le type de modèle d’autorisations à utiliser pour les sites qui sont créés avec Project, peuvent être gérés par le biais du nouveau bouton du ruban Project.

SharePoint Online Management Shell

Les administrateurs SharePoint Online peuvent maintenant utiliser Windows PowerShell pour gérer leur abonnement. Les administrateurs SharePoint Online peuvent se connecter à SharePoint Online à partir d’un ordinateur client et effectuer à distance des tâches telles que la création de site, l’évaluation de mise à niveau de site, la mise à niveau de site, l’ajout et la suppression d’utilisateurs et de groupes SharePoint, la réparation de site et la gestion de la corbeille. Ces types de tâches de gestion peuvent être scriptés et automatisés avec Windows PowerShell.

Présentation des applications pour SharePoint

SharePoint Online offre désormais la prise en charge du développement, de l’installation, de la gestion et de l’utilisation d’applications. Une application est un programme autonome et à petite échelle qui répond à un besoin spécifique des utilisateurs finals. Ceux-ci peuvent découvrir et télécharger des applications à partir du SharePoint Store ou depuis le Catalogue d’applications de leur organisation. L’administrateur SharePoint Online peut utiliser les paramètres du Centre d’administration SharePoint Online pour gérer le Catalogue d’applications de l’organisation, télécharger des applications depuis le SharePoint Store, gérer les licences pour les applications achetées dans le SharePoint Store et contrôler les applications en cours d’utilisation.

 
 
S'applique à :
Administrateur Office 365 Moyenne Entreprise, Administrateur Office 365 Petite Entreprise, Administration Office 365 Entreprise, Centre d’administration SharePoint, Office 365 Entreprise, Office 365 Moyenne Entreprise, Office 365 Petite Entreprise, SharePoint Online Entreprise (E1 et E2), SharePoint Online Entreprise (E3 et E4), SharePoint Online Petite Entreprise, Site web SharePoint Online