Utiliser les paramètres de collaboration en tant que gestionnaire du site

Vous gérez un site et vous voulez que votre équipe puisse utiliser Microsoft Office SharePoint Designer 2007 pour insérer du contenu dans le site sans perturber la disposition ou la mise en page du site, ni les autres contenus. Grâce aux paramètres de collaboration, vous pouvez configurer le mode Collaborateur et faire en sorte que les membres de votre équipe puissent accomplir facilement leurs tâches et que vous puissiez définir les contrôles appropriés sur le contenu du site et les autorisations de modification. Pour faciliter le travail du gestionnaire du site, le mode Collaborateur est activé par défaut et aucune installation n'est requise.

Cet article explique comment utiliser les paramètres de collaboration en tant que gestionnaire du site et comment gérer les groupes de collaborateurs et les types de zones.

Pour plus d'informations sur les paramètres de collaboration, consultez l'article Présentation des paramètres de collaboration.

 Important   Pour utiliser les paramètres de collaboration, votre site doit être situé sur un serveur exécutant Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Contenu de cet article


Les paramètres de collaboration sont activés par défaut

La première fois que vous ouvrez un site SharePoint dans Office SharePoint Designer 2007, les paramètres de collaboration sont activés par défaut. Aucune installation n'est nécessaire de la part du gestionnaire de sites, sauf si les paramètres par défaut doivent être modifiés. Les paramètres de collaboration comprennent un ensemble de groupes de collaborateurs par défaut (disposant de paramètres par défaut) associés aux niveaux d'autorisation par défaut de SharePoint, et ces paramètres restent en vigueur jusqu'à ce qu'une personne disposant des autorisations suffisantes les désactive.

Lorsque vous désactivez les paramètres de collaboration, les utilisateurs autorisés à ouvrir le site bénéficient d'un accès complet et illimité à toutes les caractéristiques et fonctionnalités de Office SharePoint Designer 2007. Les paramètres de collaboration que vous créez résident tout de même dans le site et vous pouvez les réactiver à tout moment afin de remettre en vigueur ces paramètres.

 Important   Pour activer ou désactiver les paramètres de collaboration, vous devez disposer au minimum de l'autorisation Gérer les autorisations dans le site SharePoint. Dans la plupart des cas, cela signifie que vous devez être un administrateur du site.

Activer ou désactiver les paramètres de collaboration

  1. Ouvrez votre site SharePoint dans Office SharePoint Designer 2007.
  2. Dans le menu Site, cliquez sur Paramètres de collaboration.
  3. Si cela est nécessaire, cliquez sur Avancé pour ouvrir la section Avancé.

Boîte de dialogue Paramètres de collaboration

  1. Si les paramètres de collaboration sont activés, cliquez sur Désactiver les paramètres de collaboration. Si les paramètres de collaboration sont désactivés, cliquez sur Activer les paramètres de collaboration.
  2. Cliquez sur OK.

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Comment utiliser les groupes de collaborateurs ?

Dans le navigateur

En tant que gestionnaire du site, vous devez savoir qu'une majeure partie de la configuration des groupes de collaborateurs s'effectue dans le navigateur, par le biais des pages Paramètres du site.

Par exemple, vous n'ajoutez pas directement des utilisateurs aux groupes de collaborateurs : chaque groupe de collaborateurs est associé à un ou plusieurs niveaux d'autorisation dans un site SharePoint. Un niveau d'autorisation détermine deux éléments importants pour le groupe de collaborateurs auquel il est lié :

  • Qui fait partie de ce groupe de collaborateurs ?    Lorsque vous ajoutez des utilisateurs et des groupes à un site SharePoint à partir du navigateur, vous devez leur affecter un niveau d'autorisation. Si ce niveau d'autorisation est associé à un groupe de collaborateurs dans Office SharePoint Designer 2007, ces utilisateurs et ces groupes deviennent par extension des membres de ce groupe de collaborateurs. Par conséquent, si vous souhaitez retirer des utilisateurs d'un groupe de collaborateurs, vous devez soit dissocier le niveau d'autorisation du groupe de collaborateurs (cette opération s'effectue dans Office SharePoint Designer 2007), soit leur affecter un niveau d'autorisation qui n'est pas associé à ce groupe de collaborateurs (cette opération s'effectue dans le navigateur).
  • Quelles sont les autorisations dont dispose le groupe de collaborateurs ?    Les paramètres de collaboration ne constituent pas une fonction de sécurité. Les paramètres de collaboration sont censés guider les utilisateurs bien intentionnés dans la bonne direction, de manière à ce qu'ils puissent accomplir facilement les tâches qui leur sont attribuées sans risquer de détruire le site. Les paramètres de collaboration que vous spécifiez dans Office SharePoint Designer 2007 ne peuvent pas remplacer ou supplanter les niveaux d'autorisation SharePoint. C'est toujours le niveau d'autorisation d'un utilisateur (et non ses paramètres de collaboration) qui détermine son niveau d'accès à un site SharePoint. Les paramètres de collaboration de l'utilisateur déterminent quelles fonctionnalités de modification peuvent être utilisées par ce dernier dans Office SharePoint Designer 2007.

En tant que gestionnaire du site utilisant les paramètres de collaboration, vous pouvez être amené à effectuer les opérations suivantes dans le navigateur :

  • Ajouter des utilisateurs et des groupes et leur affecter un niveau d'autorisation.      Par extension, ils font partie du groupe de collaborateurs éventuellement lié à ce niveau d'autorisation.
  • Changer le niveau d'autorisation affecté aux utilisateurs.      Le niveau d'autorisation peut être associé à un autre groupe de collaborateurs.
  • Modifier les niveaux d'autorisation existants.      En tant que propriétaire du site, vous pouvez choisir quelles autorisations associer à ces niveaux d'autorisation. Le niveau d'autorisation est toujours prioritaire par rapport aux paramètres du groupe de collaborateurs associé. Les paramètres de collaboration empêchent les utilisateurs de modifier un site si la modification n'est pas permise par leur niveau d'autorisation. Par exemple, même si vous autorisez un groupe de collaborateurs à créer de nouvelles pages, ces utilisateurs ne pourront pas le faire tant que leur niveau d'autorisation n'inclura pas l'autorisation Ajouter et personnaliser des pages.
  • Créer de nouveaux niveaux d'autorisation.      Vous pouvez ajouter de nouveaux niveaux d'autorisation afin de combiner différents ensembles d'autorisations. Il peut être utile d'autoriser des utilisateurs ou des groupes à accéder uniquement à certains objets précis d'un site et vous pouvez ainsi leur affecter les autorisations les plus restreintes tout en leur permettant d'accomplir leurs tâches.

Vous trouverez des liens offrant des informations supplémentaires sur la gestion des autorisations SharePoint dans la section Voir aussi.

Dans Office SharePoint Designer 2007

Les groupes de collaborateurs sont des groupes d'utilisateurs auxquels une tâche bien précise a été attribuée dans le processus de mise à jour du site Web : des auteurs de contenu et des concepteurs Web, par exemple. Vous pouvez utiliser les paramètres de collaboration pour créer différents ensembles de restrictions de modification pour différents groupes de collaborateurs, mais les groupes doivent au préalable être associés à des niveaux d'autorisation SharePoint.

Il existe trois groupes de collaborateurs par défaut : Gestionnaire de sites, Concepteurs Web et Auteurs de contenu. Ces groupes de collaborateurs sont associés respectivement aux niveaux d'autorisation Contrôle total, Création, et Collaboration.

Groupes de collaborateurs par défaut indiqué dans la boîte de dialogue Paramètres de collaboration

Prenons l'exemple d'un concepteur Web autorisé à modifier votre site SharePoint et bénéficiant du niveau d'autorisation Création. Par défaut, ce concepteur Web utilise Office SharePoint Designer 2007 en tant que membre du groupe de collaborateurs Concepteurs Web, car ce groupe de collaborateurs est associé au niveau d'autorisation Création. De même, un gestionnaire de sites qui dispose du niveau d'autorisation Contrôle total dans Windows SharePoint Services 3.0 appartient au groupe Gestionnaire de sites dans Office SharePoint Designer 2007.

Niveau d'autorisation lié à un groupe de collaborateurs

Les groupes de collaborateurs par défaut vous conviendront peut-être, mais il peut parfois être utile de créer d'autres groupes de collaborateurs. Par exemple, vous voudrez peut-être disposer de deux groupes Concepteurs Web différents, l'un bénéficiant de toutes les autorisations normales, l'autre n'étant pas autorisé à créer ou à modifier des pages maîtres. Pour ce faire, vous devez créer le nouveau groupe de collaborateurs dans Office SharePoint Designer 2007 et lui donner un nom (Concepteur limité, par exemple). Vous devrez peut-être créer un nouveau niveau d'autorisation SharePoint (Création limitée, par exemple), car le niveau d'autorisation Création est déjà associé au groupe de collaborateurs Concepteurs Web. Vous devez ensuite associer le nouveau groupe de collaborateurs au nouveau niveau d'autorisation SharePoint et configurer les restrictions de modification pour le groupe de collaborateurs.

Windows SharePoint Services 3.0 offre une certaine flexibilité en matière de création de nouveaux niveaux d'autorisation. Si les niveaux disponibles sont insuffisants, il vous suffit d'en créer un nouveau. Chaque niveau d'autorisation SharePoint ne pouvant être associé qu'à un seul groupe de collaborateurs, vous devrez peut-être créer de nouveaux niveaux d'autorisation si vous créez un grand nombre de nouveaux groupes de collaborateurs.

Vous pouvez créer de nouveaux groupes de collaborateurs ou modifier les groupes existants. Pour plus d'informations, voir l'article Créer un groupe de collaborateurs.

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Quel est le groupe de collaborateurs par défaut ?

La première fois que vous ouvrez un site dans Office SharePoint Designer 2007 et que vous ouvrez la boîte de dialogue Paramètres de collaboration (menu Site), vous pouvez remarquer qu'Auteurs de contenu s'affiche comme groupe de collaborateurs par défaut. Qu'est-ce que cela signifie ?

Comme vous le savez déjà, tous les utilisateurs du site SharePoint et tous les groupes sont associés à des niveaux d'autorisation dans Windows SharePoint Services 3.0. Les niveaux d'autorisation sont eux-mêmes associés à des groupes de collaborateurs. Imaginons que le niveau d'autorisation d'un utilisateur n'est associé à aucun groupe de collaborateurs. Lorsque cet utilisateur ouvre le site dans Office SharePoint Designer 2007, le groupe par défaut est automatiquement affecté à l'utilisateur. Par conséquent, lors de l'activation des paramètres de collaboration, chaque utilisateur est soumis à un ensemble de restrictions de modification, que son niveau d'autorisation soit ou non associé à un groupe de collaborateurs.

Pourquoi le groupe de collaborateurs Auteur de contenu est-il le groupe par défaut dans Office SharePoint Designer 2007 ? Parce que par défaut, le groupe Auteur de contenu est celui qui dispose de l'accès le plus limité aux fonctionnalités de Office SharePoint Designer 2007. Ainsi, même si un utilisateur qui n'est associé à aucun groupe de collaborateurs ouvre le site en vue de le modifier, il n'aura qu'un accès limité, ce qui réduit le risque de destruction accidentelle du site. La désignation d'un groupe de collaborateurs par défaut simplifie également la configuration des paramètres de collaboration, car vous n'êtes pas obligé d'associer tous les niveaux d'autorisation de votre site à un groupe de collaborateurs.

Vous pouvez changer de groupe par défaut. Toutefois, vous devez au préalable vous demander si cette modification ne risque pas de causer du tort au processus de mise à jour de votre site Web. N'oubliez pas que les paramètres de groupe de collaborateurs du groupe par défaut correspondent aux restrictions de modification auxquelles est automatiquement soumis tout utilisateur ne faisant pas partie d'un groupe de collaborateurs. Pour savoir comment changer de groupe de collaborateurs par défaut, voir l'article Créer un groupe de collaborateurs.

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Comment utiliser les types de zones ?

Les pages maîtres contiennent des espaces réservés de contenu définissant les zones de la page que les utilisateurs sont autorisés à modifier. Les emplacements à l'intérieur des espaces réservés de contenu sont appelés zones de contenus. Grâce aux paramètres de collaboration, vous pouvez créer des types de zones et affecter un type de zone à une zone de contenu. Utilisés en parallèle avec les pages maîtres, les paramètres de collaboration permettent non seulement à un propriétaire de site de définir les emplacements modifiables, mais également de spécifier les types de modifications autorisés dans ces emplacements.

Supposons que le groupe Auteurs de contenu soit amené à mettre régulièrement à jour les informations des pages de votre site SharePoint. Vous pouvez créer des zones de contenu spécifiques sur les pages dans lesquelles les auteurs sont autorisés à ajouter du contenu. Les autres zones de la page ne seront pas modifiables, afin d'empêcher les utilisateurs de modifier accidentellement la présentation, la mise en forme ou les styles.

Il existe trois types de zones par défaut dans Office SharePoint Designer 2007 : Texte seulement, Texte et images, et Texte, disposition et images.

Types de zones par défaut dans la boîte de dialogue Paramètres de collaboration

Vous pouvez utiliser des types de zones pour contrôler le type de contenu pouvant être ajouté aux zones d'une page par les utilisateurs. Par exemple, imaginons que vous souhaitez empêcher les utilisateurs d'ajouter des tableaux à une page. Vous pouvez modifier les paramètres du type de zone Texte, disposition et images afin d'empêcher les utilisateurs de créer des tableaux.

Par défaut, lorsque vous créez un nouveau type de zone, les restrictions de modification des quatre catégories (Modification, Mise en forme, Images, et SharePoint) sont héritées des paramètres du groupe de collaborateurs de l'utilisateur. Toutes les options permettant de définir les restrictions de modification dans la boîte de dialogue Paramètres de zone ne deviennent disponibles qu'une fois que vous avez choisi de remplacer les paramètres du groupe de collaborateurs. C'est la raison pour laquelle les types de zones sont particulièrement utiles : ils permettent de remplacer les paramètres d'un ou plusieurs groupes de collaborateurs dans des zones précises de la page. Grâce aux types de zones, le gestionnaire du site peut contrôler de manière extrêmement fine les types de contenus pouvant être ajoutés à des zones de contenu par tel ou tel groupe de collaborateurs.

Pour découvrir comment ajouter un espace réservé de contenu à une page maître, créer un type de zone, puis affecter ce type de zone à la zone de contenu, voir l'article Créer un type de zone.

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Fournir l'adresse de messagerie du contact

En tant que gestionnaire du site, lorsque vous créez les groupes de collaborateurs et les types de zones de votre site, vous devez trouver le juste milieu entre la simplicité d'administration et le besoin de définir des restrictions de modification : les utilisateurs doivent en effet pouvoir accomplir leurs tâches sans détruire le site. Dans tous les cas, il convient également d'être le plus restrictif possible : les fonctionnalités de Office SharePoint Designer 2007 doivent être limitées au maximum pour l'utilisateur, tout en lui laissant la possibilité d'accomplir les tâches qui lui sont attribuées.

Si un utilisateur travaillant dans des groupes de collaborateurs ou sur des types de zone découvre qu'un paramètre de collaboration l'empêche de mener à bien son travail, il doit savoir qui contacter. Vous devez fournir au moins une adresse de messagerie de contact pour chaque site. Dans l'idéal, chaque contact doit disposer des autorisations suffisantes (Contrôle total, en règle générale) pour modifier les paramètres de collaboration du site, le cas échéant. Lorsqu'un utilisateur affiche ses paramètres de collaboration, il peut contacter le gestionnaire du site en cliquant sur le lien Contacter le gestionnaire du site dans le volet Office Collaborateur. Les utilisateurs peuvent également voir l'adresse de messagerie du gestionnaire du site en cliquant sur Paramètres de collaboration dans le menu Site.

  1. Dans le menu Site, cliquez sur Paramètres de collaboration.
  2. Dans la zone Adresse de messagerie du contact, tapez l'adresse de messagerie complète du contact (xyz@example.com, par exemple). Si vous tapez plusieurs adresses, veillez à les séparer par des points-virgules.
  3. Cliquez sur OK.

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Rétablir les paramètres de collaboration à leurs valeurs par défaut

Si vous choisissez de rétablir les paramètres de collaboration à leurs valeurs par défaut, tous les groupes de collaborateurs et les types de zones que vous avez créés ou personnalisés seront supprimés et ne pourront pas être restaurés.

  1. Dans le menu Site, cliquez sur Paramètres de collaboration, puis sur Rétablir les paramètres de collaboration par défaut.
  2. Lorsque le message suivant s'affiche, cliquez sur Oui.

Message vous demandant si vous souhaitez supprimer tous les paramètres de collaboration

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S'applique à :
SharePoint Designer 2007