Prise en main : les responsables de portefeuilles

Dans Project Web App, les responsables de portefeuilles sont les personnes qui guident les propositions de projets à travers le processus de comparaison des propositions aux besoins commerciaux, aux contraintes financières et à d’autres facteurs décisifs.

Êtes-vous un responsable de portefeuilles ? Si c’est le cas, bienvenue dans Project Web App ! Vous pouvez utiliser cet outil pour définir des modèles de proposition de projet, configurer les phases et étapes de workflow et configurer et effectuer des analyses de portefeuilles à l’aide de pilotes d’entreprise, de contraintes de coûts et de contraintes de ressources.

Contenu de l’article


Qu’est-ce que Project Web App ?

Project Web App est l’un des constituants d’une solution de gestion de projet d’entreprise de bout en bout. Cette solution comprend un programme client (Project Professionnel) et un serveur (Project Server). Project Web App fait partie de Project Server. Il s’agit d’une application Web robuste servant à effectuer différentes tâches telles que l’analyse de portefeuilles, la gestion des demandes, l’entrée d’un horaire dans une feuille de temps et la mise à jour de l’état des tâches.

S’orienter

L’interface de Project Web App se compose de trois zones principales : le volet Lancement rapide, le Ruban et la zone d’affichage du contenu.

Le volet Lancement rapide, situé à gauche de la fenêtre, répertorie les principaux affichages et pages auxquels vous pouvez accéder. Vous pouvez cliquer sur ces liens pour accéder à différentes parties du programme. Certaines pages dans Project Web App ne contiennent pas le volet Lancement rapide. Par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire, vous devez le compléter entièrement et l’enregistrer, ou l’annuler afin de revenir au volet Lancement rapide.

Le Ruban est la barre d’outils qui vous permet d’effectuer des actions sur ce qui se trouve actuellement dans la zone d’affichage du contenu. Le Ruban peut comporter plusieurs onglets, pour passer d’un ensemble d’actions à l’autre. Chaque onglet contient des groupes de boutons connexes que vous pouvez utiliser pour interagir avec le contenu de la page.

La zone d’affichage du contenu contient des informations sur les portefeuilles, projets et tâches. Il s’agit de l’emplacement central de chaque page, c’est là que vous entrez et examinez les données.

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Par où commencer ?

Le point de départ pour les responsables de portefeuilles dépend en réalité de ce qui est déjà défini dans la mise en œuvre de Project Web App dans votre entreprise.

Étape 1 : travailler avec votre administrateur de site

Si votre organisation vient juste d’installer Project Web App et que sa configuration est toujours en cours, votre rôle en tant que responsable de portefeuilles est de travailler avec l’administrateur du site pour configurer le workflow de cycle de vie du projet et la disposition des pages utilisées pour recueillir des informations sur des propositions de projets.

  • Cycle de vie du projet    Le cycle de vie du projet est représenté dans Project Web App à l’aide d’un workflow configuré par l’administrateur du site de votre organisation. Ce workflow rappelle qui doit approuver quoi à certains moments du cycle de vie. Les workflows sont créés à l’aide de phases et d’étapes.

Par exemple, le cycle de vie de votre projet peut comporter les phases Créer, Sélectionner, Planifier et Gérer. Au cours de la phase Créer, vous rencontrerez probablement des étapes de Capture des détails de la proposition, d’Examen de la proposition et de Rejet de la proposition. Une proposition commence à l’étape de Capture des détails de la proposition. Lorsque la personne proposant le projet envoie les détails, la proposition passe à l’étape d’Examen de la proposition. Au cours de cette étape, si les participants examinent la proposition et considèrent qu’un examen plus approfondi en vaut la peine, la proposition passe à la phase Sélectionner. Si les participants décident de rejeter la proposition, celle-ci passe à l’étape de Rejet de la proposition au cours de laquelle les raisons du rejet sont communiquées à la personne ayant proposé le projet.

Si votre organisation procède aux étapes initiales de configuration de Project Web App, la définition de la logique du cycle de vie de votre projet est le point de départ idéal. Vous devrez examiner en détail quelles sont les phases et étapes du cycle de vie du projet pour votre organisation et les communiquer à votre administrateur de site.

  • Pages de détails de projet    Alors que l’administrateur du site est la personne qui configure réellement les pages qui sont utilisées pour capturer les détails concernant les propositions de projets, le responsable de portefeuilles est chargé de déterminer quelles informations doivent être capturées durant chaque phase et chaque étape du cycle de vie du projet. Vous devez examiner en détail quelles sont les informations essentielles qui permettent de prendre des décisions associées aux phases et étapes du cycle de vie, puis communiquer ces informations à l’administrateur du site de votre organisation.

Une fois que l’administrateur du site a configuré Project Web App pour refléter ces informations, vous pouvez passer à la section suivante dans laquelle vous, le responsable de portefeuilles, pourrez définir et hiérarchiser les pilotes d’entreprise.

Étape 2 : configurer et hiérarchiser les pilotes d’entreprise

Les investissements de projets doivent être décidés en fonction de la contribution qu’ils apportent pour atteindre les objectifs commerciaux d’une organisation. Les responsables de portefeuilles sont responsables de la capture de ces pilotes d’entreprise dans Project Web App, et de leur acheminement vers les participants appropriés via un processus de hiérarchisation.

Pour entrer les pilotes d’entreprise de votre organisation dans Project Web App, sur la barre Lancement rapide, sous Stratégie de portefeuille, cliquez sur Bibliothèque de pilotes d’entreprise. Vous pouvez utiliser les outils de l’onglet Pilote du Ruban pour créer de nouveaux pilotes d’entreprise.

Une fois que vous avez entré tous les pilotes d’entreprise de votre organisation dans la bibliothèque de pilotes d’entreprise, l’étape suivante consiste à hiérarchiser ces pilotes. En procédant ainsi, vous donnez une représentation plus réaliste des objectifs stratégiques de votre organisation, ce qui entraînera par la suite des évaluations de proposition de projet plus précises au cours de l’analyse de portefeuille. Pour hiérarchiser les pilotes d’entreprise, sur la barre Lancement rapide, sous Stratégie de portefeuille, cliquez sur Définition de priorités de pilote.

Étape 3 : analyser les propositions de projets

Lorsque des personnes commencent à proposer des projets, votre rôle en tant que responsable de portefeuilles consiste à analyser chaque proposition pour l’inclure au portefeuille de projets de votre organisation. Les résultats de cette analyse déterminent si la proposition est approuvée en tant que projet, ou rejetée.

Pour analyser les propositions actuellement soumises dans Project Web App, sur la barre Lancement rapide, sous Stratégie de portefeuille, cliquez sur Analyses de portefeuilles. Utilisez les outils de l’onglet Analyses du Ruban pour créer une nouvelle analyse.

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Comment obtenir de l’aide ?

Microsoft propose plusieurs excellentes vidéos pour découvrir cette nouvelle fonctionnalité :

Si vous rencontrez un problème lors de l’exécution de Project Web App, utilisez le workflow suivant afin de tenter de trouver une solution.

  1. Ressources Web    Essayez de trouver une réponse à votre question sur Office.com. Si votre recherche est infructueuse, vous pouvez également consulter le Centre de solutions Project Server 2010.
  2. Administrateur du site    Si vous ne parvenez pas à trouver une solution, contactez l’administrateur du site Project Server de votre organisation pour obtenir de l’aide.

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S'applique à :
Project Server 2010