Objectif utilisateur : planifier votre projet

Objectif utilisateur : planifier votre projet

Il est préférable de commencer la planification avant d’ouvrir Microsoft Project.

Pour capturer vos idées initiales concernant les objectifs de votre projet, utilisez une application telle que Word, Excel, OneNote ou Outlook.

Une fois que vous avez convaincu tout le monde que vos idées valaient la peine d’être mises en pratique, vos pouvez commencer à établir votre planning avec Project.

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Afficher Tout d’abord, quelques conseils de gestion de projet. . .

  • Vérifier que vous avez un projet   Assurez-vous que ce à quoi vous pensez est réellement un projet. Un projet présente trois caractéristiques :
  • Il est temporaire et unique    La conception d’une usine de fabrication de voitures est un projet car il s’agit d’une activité ponctuelle. La fabrication de voitures dans l’usine est une série répétée d’activités ; il ne s’agit donc pas d’un projet.
  • Ses livrables sont clairement définis   Un projet s’articule autour de livrables. Si les livrables ne sont pas clairement définis, les parties prenantes estimeront que votre projet ne répond pas aux attentes imposées par leur investissement.
  • Il doit avoir un début et une fin   Sans date de fin de projet, les parties prenantes et investisseurs ne pourront tirer tous les bénéfices de l’achèvement du projet et des avantages rendus possibles par leur investissement.

Voici quelques exemples pour vous aider à décider si vous avez un projet.

Activités qui ne sont pas des projets Projets clairement définis
Fabrication de véhicules
  • Projet visant à mettre à niveau une usine de fabrication en vue d’accroître l’efficacité.
  • Projet visant à implanter une usine de maintenance plus proche des lieux de fabrication.
Réduire les risques liés à la concurrence
  • Projet visant à remplacer les logiciels de sécurité.
  • Projet visant à recruter des spécialistes en sécurité d’une industrie apparentée.
  • Identifier les contraintes du projet   Les contraintes sont des facteurs qui limitent les options du responsable de projet en matière de conception et de gestion de projet. La plupart des projets ont trois contraintes.
  • Durée de vie limitée   Les dates de fin des principaux livrables fixent généralement la durée totale du projet.
  • Limitations en ressources humaines et autres   Les responsables de projet disposent généralement d’un nombre limité de personnes pour effectuer le travail sur un projet, ou d’un budget limité.
  • Faible portée   Un projet est généralement limité par la quantité de travail pouvant être accomplie par l’équipe. Si le projet comporte trop de livrables ou de caractéristiques, le planning risque d’être trop court pour pouvoir remplir tous les objectifs.

La modification d’une contrainte affecte en général les deux autres et peut affecter la qualité globale. Par exemple, la réduction de la durée du projet force le responsable de projet a prendre des décisions concernant le nombre de travailleurs nécessaires pour accomplir les livrables du projet. S’il n’y a pas assez de travailleurs, la réduction de la durée du projet peut avoir d’autres conséquences, telles que la diminution de sa portée.

  • Identifier le plus rapidement possible les parties prenantes   L’un des principaux dangers consiste à oublier d’identifier les parties prenantes critiques et comment communiquer avec eux de manière efficace. Si vous n’identifiez pas une partie prenante critique après le démarrage du projet, celui-ci risque de s’enliser ou de dépasser le budget suite à la proposition de nouvelles méthodes et de nouveaux objectifs.

Étape 1 : capturer les idées initiales

Capturer les idées initiales dans OneNote Prenez des notes avec OneNote pendant que vous réfléchissez à votre projet et à ce que vous souhaitez accomplir. Vos notes peuvent contenir des messages électroniques, des liens vers des sites web, des vidéos ou des ébauches de caractéristiques.

Importer une feuille de calcul Excel

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Les projets débutent parfois sous forme de simples listes Excel. Lorsque leur ampleur l’impose, importez-les dans Project, où vous pourrez organiser et planifier les tâches plus efficacement.
Utiliser Office 365 sur n’importe quel PC pour capturer des notes de projet n’importe où Travaillez sur les ébauches de caractéristiques du projet à l’aide d’Office 365. Tant que vous travaillez sur un PC disposant d’une connexion Internet, vous pouvez travailler sur vos documents à l’aide des versions complètes de Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, à la demande et depuis n’importe où.
Utiliser Office Online dans un navigateur web Travaillez avec Office Online sans Office 365. Tant que vous possédez un compte Microsoft, vous pouvez utiliser les versions web de Word, Excel, PowerPoint ou OneNote pour capturer vos idées de projet initiales.

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Étape 2 : prendre contact avec les parties prenantes

Dresser des rapports sur l’avancement initial Quelle que soit la phase actuelle de planification de projet, un rapport à la présentation correcte aide à obtenir l’accord des parties prenantes quant aux livrables du projet.
Participer à une réunion en ligne Si les parties prenantes ne peuvent pas être présentes, organisez des réunions en ligne pour communiquer avec elles. Partagez des diapositives PowerPoint, des feuilles de calcul Excel ou des notes OneNote pour discuter des plans de projet préliminaires. Les participants peuvent rejoindre les réunions depuis leur bureau, en déplacement ou depuis leur appareil mobile.
Converser par messagerie instantanée avec un membre de l’équipe de projet Lorsque des questions sont soulevées pendant que vous travaillez sur un planning de projet, placez le pointeur de votre souris sur le nom d’une personne et partagez avec elle une conversation instantanée à l’aide de Lync.

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Étape 3 : démarrer un projet

Copier et coller à partir de Word dans Project Copiez une liste de tâches dans Word et collez-la dans Project pour commencer rapidement un planning. Project conservera la mise en forme et la structure du plan.
Créer un projet à partir d’un autre projet ou d’un modèle Vous pouvez créer un projet basé sur un modèle prérempli avec des tâches de projets semblables au vôtre. Une grande partie de ces projets ont été créés par des experts dans le but de vous aider à vous mettre rapidement sur de bons rails.

Importer une feuille de calcul Excel

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Déplacez une liste de tâches démarrée dans Excel vers Project. Celui-ci conservera la mise en forme et la structure du plan.
Importer une liste de tâches SharePoint comme ébauche de projet Les projets prennent parfois vie sous forme de listes de tâches dans SharePoint, qu’il est possible de partager sans Microsoft Project. Une fois que la liste de tâches a dépassé une certaine taille, déplacez-la vers Project pour continuer à travailler dessus.
Objectif de gestion de projet : créer un planning de projet Une fois que vous avez commencé votre projet dans Microsoft Project, vous pouvez y ajouter des tâches, les organiser, les relier, ajouter des personnes, et ainsi de suite.

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S'applique à :
Project Professionnel 2013, Project Standard 2013