Objectif utilisateur : gérer les coûts

Coûts du projet

Si vous prévoyez d’effectuer le suivi des informations relatives aux coûts, vous êtes au bon endroit. Découvrez comment et où entrer différents détails liés aux coûts afin de pouvoir visualiser et analyser les coûts totaux à mesure que votre projet avance.

Le fait de savoir où va votre argent vous aidera à prendre des décisions mieux informées en vue d’achever votre projet sans dépasser le budget.

Cet article fait partie d’une série d’objectifs de gestion de projet dans la Feuille de route de gestion de projet.

AfficherTout d’abord, quelques conseils de gestion des coûts

  • Estimation des coûts du projet    Les historiques des coûts des projets semblables à celui que vous prévoyez de mener à bien peuvent être utiles pour démarrer et éviter toute erreur coûteuse. Si votre organisation dispose d’experts PMO (Project Management Office), vous pouvez également discuter avec eux de vos plans en matière de coûts et de budget ou demander à un membre d’équipe compétent et expérimenté d’examiner vos estimations quant aux coûts des tâches et des ressources. Les estimations des coûts sont délicates à effectuer ; les grandes organisations adhèrent généralement aux directives des PMO ou font appel à des estimateurs de coûts professionnels.
  • Connaître les types de coûts dans Project    La plupart des coûts du projet proviennent des ressources de travail, c’est-à-dire des personnes qui travaillent sur des tâches qui leur ont été assignées ou des matériaux nécessaires pour mener à bien un projet. Les coûts des ressources sont généralement basés sur des taux de salaire horaires ou des taux unitaires, mais il peut également s’agir de coûts ponctuels comme des honoraires de consultants, des coûts liés aux fournisseurs ou des frais de déplacement. Les coûts qui ne sont pas associés à des ressources sont en général entrés comme coûts fixes pour des tâches spécifiques ou pour le projet entier.
  • Entrée des coûts    L’entrée des coûts de ressources s’effectue dans l’affichage Tableau des ressources pour les travailleurs payés à l’heure, les employés, les fournisseurs, les coûts en matériaux ou autres coûts de ressources ponctuels tels que le coût des assurances. Les coûts des tâches doivent être entrés dans un tableau des coûts que vous pouvez ajouter à n’importe quel tableau des tâches.
  • Obtention des totaux des coûts    Project calcule les totaux des coûts pour tous les coûts que vous entrez, ce qui vous permet de connaître rapidement le coût total de votre projet. Vous pouvez ensuite partager ces informations avec les parties prenantes du projet.
  • Définition du budget    Lorsque les totaux des coûts correspondent au budget que les parties prenantes et vous-même aviez à l’esprit pour le projet, l’enregistrement d’un planning de référence vous permet d’établir ces totaux comme budget du projet. Cette opération s’effectue généralement après avoir entré toutes les informations nécessaires au projet et avant que le travail ne débute. Un budget de référence est nécessaire si vous prévoyez de gérer et d’effectuer le suivi des coûts, en particulier si vous effectuerez une analyse de la valeur acquise afin d’analyser les variations de coût durant toute la durée de vie du projet. Pour plus d’informations, voir Définir et enregistrer un planning de référence.
  • Exécution d’une analyse des coûts    Exportez les données des coûts vers Excel pour effectuer une analyse en profondeur des données à l’aide de tableaux croisés dynamiques Excel, de graphiques et d’autres fonctionnalités telles que la mise en forme conditionnelle et les graphiques sparkline (comme illustré sur l’image ci-dessous).

EVM dans Excel à l’aide de graphiques sparkline
Ou utilisez des rapports visuels dans Project pour afficher un graphique croisé dynamique de la valeur acquise (couramment appelé Courbe S).
Tableau de valeur acquise dans Excel
Vous pouvez même analyser vos données de projet de manière plus poussée en créant une analyse avancée à l’aide des fonctionnalités d’analyse ANOVA offertes par l’Utilitaire d’analyse dans Excel. Lorsqu’il s’agit d’analyser les coûts Project, il n’y a aucune limite !

Entrer les coûts dans votre projet

Entrer les coûts basés sur des taux pour les personnes et les matériaux Pour commencer, vous devez entrer les taux de salaire des personnes qui effectueront le travail et les taux unitaires des matériaux dont vous aurez besoin pour mener à bien le projet.
Entrer les coûts des équipements et d’autres ressources de type Coût Ensuite, vous devez entrer les coûts de ressources « fixes » pour l’équipement, ainsi que les coûts de ressources ponctuels dont vous souhaiterez effectuer le suivi dans votre projet.
Entrer les coûts fixes des tâches Ensuite, vous pouvez ajouter d’éventuels coûts divers et ponctuels à des tâches spécifiques ou à la tâche de synthèse du projet qui représente le projet dans son ensemble.
Afficher les coûts totaux du projet Après avoir entré les coûts des ressources et/ou des tâches, examinez les totaux des coûts pour déterminer s’ils doivent être ajustés en fonction de vos objectifs en matière de coûts.
Choisir le rapport adéquat À un moment ou à un autre, vous souhaiterez présenter les informations relatives aux coûts du projet à d’autres personnes dans votre organisation. Utilisez un rapport des coûts prédéfini, tel que le rapport Flux de trésorerie ou Valeur acquise, ou affichez instantanément vos données de coûts dans un rapport visuel tel qu’un graphique croisé dynamique Excel ou un diagramme croisé dynamique Visio.

Gérer les coûts du projet

Définir et enregistrer un planning de référence Après avoir entré les estimations de coûts, enregistrez-les avec votre planning de référence afin d’établir votre budget. Cela vous permettra de comparer les coûts planifiés aux coûts réels du projet à mesure de son avancement et de prévoir si les coûts resteront dans les limites du budget.
Suivre l’avancement de vos prévisions, de débutant à expert Gardez un œil sur la progression du travail des différentes tâches et sur les coûts réels, afin de déterminer si votre projet restera dans les limites du budget ou s’il risque de le dépasser.
Entrer manuellement les coûts réels Project calcule automatiquement les coûts réels sur la base du travail réel accumulé ou des matériaux consommés lors des tâches, mais en cas de nécessité vous pouvez entrer les coûts réels sur toute tâche assignée et terminée.
Analyse de la valeur acquise - Introduction Effectuez une analyse de la valeur acquise à tout moment lors du projet, afin de déterminer si l’argent dépensé jusqu’à maintenant est conforme au travail effectué et correspond aux coûts de référence que vous avez définis pour les tâches, les ressources et les affectations.
Découvrir les principes avancés de l’analyse de la valeur acquise (blog) Découvrez comment exporter votre planning dans un format compatible avec la norme UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business).
 
 
S'applique à :
Project Professionnel 2013, Project Standard 2013