Objectif de gestion de projet : communiquer les informations relatives au projet

Communiquer avec votre équipe

La communication d’informations relatives à un projet est souvent difficile, qu’il s’agisse d’obtenir des informations de la part de votre équipe sur l’état d’avancement ou d’informer les dirigeants de l’état du projet.

Découvrez quand et comment communiquer des informations relatives à un projet et en effectuer un compte rendu. Une communication inefficace peut affecter la collaboration au sein de votre équipe et mettre en péril votre projet.

Pour accéder à plus d’articles dans cette série de guides sur la gestion de projet, voir Feuille de route de gestion de projet.

AfficherTout d’abord, quelques conseils de gestion de projet. . .

  • Faites la liste des parties prenantes    Avant le démarrage d’un projet, identifiez les parties prenantes. Une façon sûre de bloquer un projet est d’oublier une partie prenante essentielle pouvant décider de la poursuite ou de l’arrêt de votre projet.
  • Mettez rapidement en place un plan de communication    Mettez en œuvre des processus et des stratégies de communication dans votre projet avant son démarrage. Mieux encore, ajoutez les processus de communication sous forme de tâches sur les premières lignes de votre projet de façon à ce que cet aspect essentiel de la collaboration suscite l’engagement de tout un chacun.
  • Communiquez régulièrement    La collecte des informations relatives à l’état des tâches une fois par semaine devrait suffire pour anticiper les problèmes avant qu’ils ne prennent de l’ampleur. Si vous communiquez plus souvent, il se peut que les membres de l’équipe cessent d’envoyer des comptes rendus en raison du temps nécessaire à leur préparation.
  • Anticipez les problèmes    Si tout semble aller pour le mieux parce que vous n’avez reçu aucun écho négatif, vous allez probablement être confronté à des problèmes. Même les projets les mieux gérés ont des problèmes. Votre travail est d’aller à leur recherche avant qu’ils ne prennent de l’ampleur.
  • Utilisez la technologie appropriée    Ayez une bonne compréhension des besoins de communication des membres de votre équipe et des parties prenantes. Par exemple, les membres de l’équipe souhaiteront peut-être utiliser la messagerie électronique ou Project Server pour effectuer leurs comptes rendus, tandis que les dirigeant préfèreront peut-être utiliser un graphique ou un tableau croisé dynamique bien présenté. Voici une liste des programmes pouvant vous aider à communiquer.
Application Avantages Inconvénients

Project

   
  • Accès à des outils de présentation intégrés pour tous les niveaux de parties prenantes.
  • Compréhension facile des affichages de chronologie et de planificateur d’équipe.
  • Permet d’exporter des données vers Excel et Visio en vue de la communication de données complexes.
  • Votre entreprise n’utilise peut-être pas Project.
  • Les projets sur lesquels travaille votre entreprise peuvent être trop petits pour tirer parti de logiciels de planification puissants.

Project Server

   
  • Idéal pour les communications avancées et pour le compte rendu des informations relatives au projet dans l’ensemble d’une organisation.
  • Permet de comparer l’état de plusieurs projet ou d’un portefeuille de projets.
  • Les entreprises de petite taille peuvent avoir besoin de l’aide de consultants pour installer et utiliser Project Server.

Excel

   
  • Project permet d’exporter des données vers Excel pour une analyse avancée, telle que l’ANALYSE DE VARIANCE et l’analyse de la valeur acquise.
  • Idéal pour la planification anticipée de projets ou pour les livrables de haut niveau pouvant être ajoutés ultérieurement à Project.
  • Excel ne dispose pas des fonctionnalités de planification automatisées requises pour les projets plus complexes.

Word

   
  • Idéal pendant la phase de démarrage lorsque vous avez besoin de partager des documents de planification tels que les budgets et les livrables.
  • Ne convient pas pour les présentations visuelles destinées aux dirigeants des parties prenantes. Utilisez plutôt Excel, Visio, PowerPoint ou la fonctionnalité de compte rendu de Projet elle-même.

SharePoint

   
  • Offre des fonctionnalités de synchronisation sans Project Server. Une modification apportée dans une liste de tâches sera répercutée dans l’autre.
  • Mise en œuvre coûteuse dans l’ensemble de l’entreprise. Si vous ne disposez pas des ressources dans l’entreprise pour installer SharePoint, vous pouvez utiliser Office 365 avec SharePoint Online. 

PowerPoint

   
  • Idéal pour des présentations percutantes pour les dirigeants des parties prenantes.
  • Les analystes et les ingénieurs souhaiteront peut-être des graphiques plus détaillés afin de réaliser des analyses budgétaires plus complexes.

Visio

   
  • Idéal pour les phases initiales d’un projet où vous devez communiquer les processus métiers et les processus de fabrication au moyen de diagrammes de flux ou d’autres diagrammes.
  • Peut présenter trop d’informations pour un public composé de dirigeants. Utilisez plutôt les fonctionnalités de compte rendu de Project.
Lync   
  • Idéal pour les équipes se trouvant à différents endroits. Vous pouvez partager les informations de projet au moyen de messages instantanés, de la voix, de vidéos ou au cours de réunions en ligne.
  • Son déploiement requiert l’intervention du service informatique. Si vous ne disposez pas des ressources dans l’entreprise pour installer Lync, vous pouvez utiliser Office 365 avec Lync Online.

Vérifier les mises à jour d’état à partir de Project Server Si votre équipe utilise Project Server, téléchargez les mises à jour d’état des tâches sur le serveur avant de communiquer avec votre équipe sur l’avancement du projet.
Suivre l’avancement de vos prévisions, de débutant à expert Il y a des façons simples d’effectuer le suivi de l’avancement et il y a des méthodes plus complexes. Trouvez celle qui convient le mieux pour votre projet et votre équipe.
Converser par messagerie instantanée avec un membre de l’équipe de projet à l’aide de Lync Lorsqu’une question est soulevée pendant que vous travaillez sur un planning de projet, placez le pointeur de votre souris sur le nom d’une personne et partagez avec elle une conversation instantanée à l’aide de Lync.
Participer à une réunion en ligne Lync Si les participants ne peuvent pas venir à une réunion, utilisez Lync pour partager les informations relatives au projet. Partagez des diapositives PowerPoint, des feuilles de calcul Excel ou un bloc-notes OneNote pour partager les plans de projet. Les participants peuvent accéder aux réunions depuis leur bureau, depuis leur domicile ou au moyen de leur appareil mobile.
Créer un rapport de projet Avec Project 2013, vous pouvez créer et personnaliser des rapports graphiques saisissants à partir de n’importe quelles données de projet, et ce sans utiliser d’autres logiciels. À mesure que vous travaillez sur le projet, les rapports sont modifiés pour refléter les dernières informations. Aucune mise à jour manuelle n’est requise !
Synchroniser avec une liste de tâches SharePoint Les membres de l’équipe peuvent voir le planning et mettre à jour leur travail dans SharePoint, ces modifications s’afficheront dans Project. Et vice versa.
Utiliser Office 365 avec SharePoint et Lync Online

Travaillez sur les ébauches de caractéristiques du projet à l’aide d’Office 365. Tant que vous travaillez sur un PC disposant d’une connexion Internet, vous pouvez travailler sur vos documents à l’aide des versions complètes de Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, à la demande et depuis n’importe où.

Vous pouvez également utiliser SharePoint et Lync Online si votre entreprise n’a pas installé ces logiciels sur les ordinateurs des utilisateurs.

Publier les modifications des tâches sur le serveur Lorsque vous apportez des modifications à des tâches, publiez ces modifications sur Project Server de façon à ce chacun ait accès aux informations appropriées pour poursuivre son travail.
Utiliser Yammer avec Project Yammer est un réseau social destiné aux entreprises. Utilisez-le pour créer, modifier et publier des notes et documents de projet avec votre équipe à partir d’un navigateur web.

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S'applique à :
Project Professionnel 2013, Project Standard 2013