Objectif de gestion de projet : ajouter des personnes et les affecter à des tâches

Ajouter des ressources à votre projet

Lorsque vous affectez du travail à plusieurs personnes, vous devez garder deux choses à l’esprit :

  1. vous devez tout d’abord ajouter des personnes à votre planning de projet ;
  2. vous pouvez les affecter à des tâches.

Il s’agit d’une source de confusion courante pour les utilisateurs de logiciels de gestion de projets.

Pour accéder à plus d’articles dans cette série de guides sur la gestion de projet, voir Feuille de route de projet.

Afficher Tout d’abord, quelques conseils de gestion de projet. . .

Si vous débutez dans la gestion de projet Si vous débutez dans la gestion de projet, vous vous rendrez sans doute compte qu’il y a d’autres éléments à prendre en considération que le simple ajout de tâches, tels que le nombre de personnes à affecter à chaque tâche, comment prendre en compte leurs congés, et comment et où stocker les informations personnelles telles que les numéros de téléphone, les adresses de messagerie et les informations sur les salaires.

Voici quelques conseils pour vous mettre sur la bonne voie.

  • Déterminer les types de ressources que vous pouvez affecter aux tâches   Après avoir recueilli les informations nécessaires sur les tâches du projet, identifiez les types de ressources dont vous aurez besoin.
  • Ressources humaines   Il s’agit des ressources qui travaillent habituellement sur des tâches. Les responsables de projet utilisent parfois l’appellation « ressources de travail », par opposition au matériel et à l’équipement.
  • Ressources d’entreprise   Il s’agit de ressources de travail gérées et partagées au sein d’une organisation. Elles s’utilisent avec Project Professionnel.
  • Ressources matérielles   Il s’agit de ressources telles que des ordinateurs utilisés pour effectuer des tâches.
  • Ressources génériques   Ces ressources spécifient les exigences en personnel pour les tâches et non des individus spécifiques, par exemple des charpentiers ou développeurs.
  • Impact du nombre de ressources sur les durées Lorsque vous affectez plusieurs ressources à une tâche, vous vous attendez à ce que sa durée soit réduite. Toutefois, dans de nombreux cas l’ajout de personnes à une tâche peut avoir l’effet inverse. Cela peut accroître le coût et les communications et ajouter d’autres inconvénients. Par exemple, vous ne réduirez sans doute pas la durée de conception d’un nouveau pont à péage en doublant le nombre d’architectes travaillant sur le projet. Project vous permet de contrôler l’impact de l’ajout de personnes sur les durées des tâches.
  • Impact des capacités d’une personne sur la durée d’une tâche L’expérience d’une personne peut avoir un impact direct sur la durée d’une tâche. Il faudra vraisemblablement moins de temps à une personne ayant davantage d’expérience pour effectuer une tâche donnée.

Si vous êtes un gestionnaire de projet expérimenté Plus un projet croît en envergure, plus il y a d’aspects à prendre en considération. Vous devrez penser à utiliser des ressources d’autres services, faire appel à des fournisseurs externes, effectuer le suivi du travail d’une centaine de personnes, générer des rapports pour la direction et gérer de nombreux autres aspects plus ou moins complexes. Fort heureusement, Microsoft Project offre les outils sophistiqués dont vous avez besoin.

Voici quelques conseils précieux.

  • Effectuer le suivi de l’avancement du projet   Faites en sorte que les participants à votre projet envoient des mises à jour régulières de l’état des tâches. Les affichages et rapports disponibles dans Microsoft Project vous aident à ne pas perdre de vue le travail affecté à chaque personne.
  • Identifier les problèmes de surallocation des ressources    Project peut vous aider à déterminer si certaines personnes travaillent simultanément sur une trop grande quantité de tâches.
  • Répartir la charge de travail à l’aide d’un nivellement   Lorsque des personnes travaillent sur trop de tâches en même temps, Project peut ajuster les affectations à une charge de travail plus réaliste. Le nivellement des affectations de ressources offre un moyen d’équilibrer la charge de travail.
  • Exporter les données de projet vers Excel en vue d’une analyse approfondie Excel peut vous venir en aide quand vous avez besoin d’effectuer une analyse plus poussée des informations Project. Vous pouvez par exemple exporter des informations sur les tâches et les ressources vers Excel afin de générer des rapports de valeur acquise, puis afficher les informations à l’aide de graphiques sparkline pour comparer les coûts actuels à la somme de travail terminée.

    Utiliser des graphiques sparkline pour la gestion de projet

    Enseigner de nouvelles compétences aux employés   Les grandes organisations investissent du temps et de l’argent dans la formation de leurs employés, par exemple en leur enseignant de nouvelles compétences et comment travailler dans différents environnements. La formation des employés existants peut constituer une manière efficace d’améliorer les performances, plutôt que faire appel à de nouvelles ressources.

Étape 1 : ajouter des personnes à votre projet

Ajouter des personnes à votre projet Vous devez ajouter des personnes et d’autres ressources pour pouvoir ensuite les affecter à des tâches. Les autres ressources peuvent être des ressources matérielles (ciment, peinture, etc.) ou des ressources de type Coût (billets d’avion, restaurants, etc.).
Changer les jours ouvrés dans le calendrier du projet Après avoir ajouté des personnes à un projet, modifiez leur calendrier de travail de façon à prendre en compte leur temps de travail. Project part du principe que la semaine de travail s’étend du lundi au vendredi de 8 heures à 17 heures, mais vous n’êtes pas obligé de respecter ces horaires.
Ajouter des jours fériés et des jours de vacances Nous avons tous besoin de vacances. Tout le monde peut tomber malade. Et nous apprécions tous les jours fériés. Découvrez comment prendre en considération ces périodes non planifiées en les ajoutant au planning.
Partager des personnes à l’aide d’une liste de ressources Vous pouvez ajouter des personnes à votre projet à partir d’une liste de ressources. Celle-ci vous permet de stocker toutes les informations sur des personnes dans un fichier Project unique utilisé dans le cadre des projets maîtres.
Masquer une colonne d’informations sensibles Vous pouvez ajouter des informations sensibles telles que salaires ou numéros de téléphone à un projet puis les masquer, sans aucune perte d’informations.

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Étape 2 : affecter des personnes et d’autres ressources à des tâches

Affecter des personnes à des tâches Après avoir ajouté des tâches à votre planning, vous pouvez commencer à leur affecter des personnes.
Afficher les noms des tâches en regard des barres du diagramme de Gantt Les diagrammes de Gantt sont plus faciles à comprendre lorsque les noms des tâches figurent à côté. Ceci est utile dans les rapports et lors des réunions.
Entrer les coûts liés aux personnes et aux matériaux Lors de l’ajout de personnes à un projet, vous ajoutez des coûts liés à ces personnes. Ensuite, une fois que vous avez affecté des personnes à des tâches, Microsoft Project calcule automatiquement le coût du projet.
Vérifier les mises à jour d’état Une fois que les participants au projet ont entré l’état de leur travail, vous pouvez observer les modifications du planning dans Project.
Supprimer une personne du projet Des personnes peuvent quitter un projet ou la société, leur nom peut avoir été mal orthographié ou elles n’ont jamais vraiment fait partie du projet. Pour toutes ces raisons, il se peut que vous deviez supprimer des personnes d’un projet.

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Étape 3 : gérer les personnes et autres ressources

Choisir l’affichage adéquat pour l’affichage des ressources Une fois que vous avez affecté des personnes à des tâches et que le travail a commencé, utilisez les nombreux affichages dans Project pour surveiller l’avancement et apporter des modifications au planning.
Modifier la durée d’une tâche L’une des manières de gérer les problèmes de charge de travail consiste à réduire la durée des tâches.
Distribuer le travail afin d’alléger les charges de travail Lorsque les personnes impliquées dans votre projet travaillent sur trop d’affectations à la fois, vous pouvez faire en sorte que Project distribue ces affectations de manière plus égale.
Modifier le paramètre piloté par l’effort pour les types de tâche Lorsque vous ajoutez ou supprimez des personnes pour une tâche, Project allonge ou raccourcit la durée de cette tâche. Ceci porte le nom de planification pilotée par l’effort. Si vous ne souhaitez pas modifier la durée, vous pouvez modifier le paramètre de planification pilotée par l’effort pour la tâche.
Suivre l’évolution des prévisions Le suivi du travail dans le cadre d’un projet ne vise pas uniquement à assurer la réalisation du projet en temps et en heure. Il vous permet également de tirer des enseignements des erreurs et succès lors d’un projet.
Enregistrer un planning de référence Quand votre responsable vous demande comment se porte votre projet par rapport aux prévisions de départ, la bonne réponse n’est pas « Je ne sais pas ». Pour éviter ce problème, définissez un planning de référence, c’est-à-dire un instantané de vos prévisions d’origine avant le démarrage de votre projet.
Communiquer avec votre équipe Après avoir modifié le planning d’un participant, communiquez afin que ces informations ne soient pas perdues.
Afficher un rapport de projet montrant l’avancement des participants Créez et personnalisez des rapports graphiques de l’avancement du projet. Vous pouvez visualiser ces rapports dans Project ou les exporter vers d’autres applications telles que PowerPoint, Word ou Excel.
Converser par messagerie instantanée avec un membre de l’équipe de projet à l’aide de Lync Lorsque vous vous posez des questions sur une tâche, Project offre désormais plusieurs moyens d’obtenir des réponses instantanées. Placez le curseur de la souris sur un nom et cliquez sur Envoyer un message instantané pour démarrer une session de messagerie instantanée dans Lync.

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S'applique à :
Project Professionnel 2013, Project Standard 2013