L'archivage automatique effectue l'une des opérations suivantes, ou les deux, sur les éléments d'un dossier : suppression permanente des éléments arrivés à terme et suppression ou archivage des anciens éléments dans un fichier d'archive. Le fichier d'archive est un type spécial de fichier de données. Lors de la première exécution de l'archivage automatique, Outlook crée automatiquement le fichier d'archive à l'emplacement suivant :

C:\Documents and Settings\nomutilisateur\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst 

Si le dossier Paramètres locaux n'apparaît pas, il est peut-être masqué. Reportez-vous à l'aide de Microsoft Windows pour plus d'informations sur l'affichage des dossiers masqués.

Après leur premier archivage dans Outlook, vous pouvez accéder aux éléments du fichier directement à partir du dossier Dossiers d'archivage de votre liste des dossiers (liste des dossiers : affiche les dossiers disponibles dans votre boîte aux lettres. Pour afficher les sous-dossiers, cliquez sur le signe plus (+) en regard du dossier en question. Si la Liste des dossiers n'est pas visible, dans le menu Aller à, cliquez sur Liste des dossiers.) Outlook. Si vous le souhaitez, vous pouvez créer des fichiers d'archive séparés pour les dossiers individuels.

Dans le dossier Dossiers d'archivage, Microsoft Outlook conserve votre structure de dossiers existante. Si le dossier à archiver se trouve dans un dossier parent, ce dernier est créé dans le fichier d'archive, mais ses éléments ne sont pas archivés. De cette façon, le fichier d'archive et la boîte aux lettres ont la même structure de dossiers. Après archivage, les dossiers restent en place, même s'ils sont vides. Vous gérez les éléments de la même façon que dans votre boîte aux lettres principale. Si vous décidez de replacer les éléments archivés dans votre boîte aux lettres principale, vous pouvez importer tous les éléments du fichier d'archive vers leurs dossiers d'origine ou vers d'autres dossiers que vous spécifiez, ou vous pouvez déplacer ou copier manuellement des éléments individuels.

L'archivage automatique comporte deux ensembles de paramètres : les paramètres globaux et les paramètres par dossier. Les paramètres globaux, appelés paramètres par défaut, déterminent si l'archivage automatique s'exécute et ce qu'il fait par défaut des éléments se trouvant dans les dossiers Outlook (à l'exception du dossier Contacts, qui n'est pas affecté par l'archivage automatique). Les paramètres par dossier écrasent les paramètres par défaut. Vous pouvez ainsi archiver automatiquement les dossiers individuels de façon différente. Si vous ne spécifiez pas de paramètres d'archivage automatique pour un dossier spécifique, le dossier n'est pas archivé. Les paramètres par défaut et par dossier s'appliquent uniquement à la boîte aux lettres en cours. Si vous le souhaitez, vous pouvez également archiver des éléments manuellement.

En plus des paramètres d'archivage automatique, les éléments de votre boîte aux lettres peuvent également être soumis à des stratégies de rétention mises en place par votre entreprise. Les stratégies de rétention encouragent les utilisateurs à conserver les documents et éléments uniquement pendant une période de temps définie par la stratégie de l'entreprise. Ces stratégies ont la priorité sur les paramètres d'archivage automatique.