Utiliser les gadgets dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook affiche des informations actualisées sur vos activités professionnelles dans des graphiques - ou des gadgets (gadget : outil permettant d’afficher des données professionnelles dans des graphiques et des histogrammes. Les gadgets sont affichés dans un espace de travail et sur le tableau de bord. Par exemple, les gadgets peuvent être utilisés pour afficher une synthèse des ventes, une comparaison de campagnes marketing ou des projets professionnels en retard.) - spécifiquement conçus, que vous pouvez ajouter au tableau de bord du Gestionnaire de contacts professionnels, ou aux espaces de travail (espace de travail : dossiers Gestion des contacts, Ventes, Marketing et Gestion de projet dans lesquels les utilisateurs peuvent afficher des informations, ouvrir des enregistrements et analyser des données professionnelles. Les espaces de travail sont divisés en deux sections, l’une pour les gadgets et l’autre pour les onglets.).

Les gadgets vous permettent de choisir les informations et de décider où vous souhaitez les ajouter. Vous pouvez également imprimer des rapports à partir des données affichées.

Cet article présente les gadgets disponibles dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, et vous explique comment les utiliser.

Dans cet article


Présentation des gadgets

Souhaitez-vous connaître vos produits phares actuels ? Jetez un coup d’oeil au gadget Meilleurs produits.

Quel est le statut actuel de vos efforts de qualification de ces prospects ? Pour le savoir, examinez le gadget Synthèse des ventes.

Devez-vous justifier vos dépenses de la dernière campagne marketing ? Le gadget Comparaison des campagnes présente les revenus attendus générés par vos campagnes actives.

Le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook propose une gamme de gadgets qui vous permettent d’accéder à un aperçu de l’état de votre entreprise. Ces gadgets présentent des graphiques et autres synthèses visuelles des données introduites dans vos enregistrements (enregistrement : formulaire de Compte, Contact professionnel ou Opportunité complété. L’enregistrement contient les informations sur le Compte, Contact professionnel ou Opportunité ainsi que les autres enregistrements et éléments qui y sont associés.). Ces données sont mises à jour chaque fois que vous ouvrez le tableau de bord ou un espace de travail contenant des gadgets, ou lorsque vous cliquez sur le bouton Actualiser.

 Remarque   La vigilance que vous ou vos employés porterez à la saisie des enregistrements Comptes (compte : société ou organisation avec laquelle vous travaillez. Si un service est fourni, service dentaire ou médical, un compte peut également être un client.) et Contacts professionnels (contact professionnel : personne d’une société ou d’une organisation avec laquelle vous travaillez.), à la création des enregistrements Opportunité (opportunité : possibilité de vendre vos produits ou services à un Compte ou Contact professionnel.) et à la liaison des prospects (prospect : client potentiel qui doit être contacté par un représentant et auprès duquel on effectue des démarches commerciales.) aux activités marketing (activité marketing : action visant à vendre ou identifier des services ou des produits pour un groupe de destinataires. Les activités marketing peuvent inclure des listes d’appel, des messages électroniques et des prospectus imprimés.), plus les données de synthèse affichées dans vos gadgets seront fiables.

D’où proviennent les données présentées dans les gadgets ?

Avant de pouvoir examiner des données dans un gadget, vous devez entrer vos informations professionnelles dans la base de données Gestionnaire de contacts professionnels (base de données Gestionnaire de contacts professionnels : base de données qui stocke les informations concernant les Comptes, les Contacts professionnels, les Opportunités, les Projets professionnels, et autres éléments.). Les gadgets interrogent les données stockées pour afficher les graphiques et vous présenter uniquement les informations que vous recherchez.

Utilisez les formulaires pour entrer manuellement vos données professionnelles, ou pour les importer, comme décrit dans la section Importer vos données dans le Gestionnaire de contacts professionnels. Les sections suivantes présentent chaque gadget et explique comment entrer les données qu’ils affichent.

Gadgets de vente

Les gadgets de vente concernent les composants de vos processus de vente qui nécessitent votre attention, les points culminants et les défis. Deux gadgets particulièrement détaillés, Pipeline des ventes et Synthèse des ventes sont présentés en détail dans la section Utilisation des gadgets Pipeline des ventes et Synthèse des ventes.

gadget Synthèse des ventes

Gadget affichant les opportunités de vente par rapport à l’étape de vente dans laquelle elles se trouvent.

Pour afficher les données contenues dans les gadgets de vente, vous devez d’abord créer des enregistrements Opportunité. Selon le type d’information que vous souhaitez afficher, vous devrez également ajouter les produits et services (produits et services : biens et services que vous achetez ou vendez ou proposez d’acheter ou de vendre.) correspondants à l’enregistrement Opportunité.

Pour qu’un gadget puisse afficher les informations sur les recettes, vous devez renseigner un pourcentage de Probabilité, et ajouter les produits et les services correspondants aux enregistrements Opportunité. La valeur du champ Revenu attendu provient du pourcentage de probabilité et du total des composants Produits et Services des enregistrements. La valeur du champ Revenus provient de la somme des composants Produits et Services des enregistrements.

 Remarque   Les enregistrements Opportunité doivent être reliés aux enregistrements Compte ou Contact professionnel.

Pour afficher les données du gadget... ...renseignez les champs suivants d’un enregistrement Opportunité Éléments affichés dans le gadget
Clients en sommeil Étape de vente (au moins une opportunité liée à l’enregistrement Compte ou Contact professionnel doit contenir une étape de vente Close/Conclue pour être considérée comme un client) Comptes et Contacts professionnels avec lesquels aucun contact n’a eu lieu depuis une période donnée, et revenu prévisionnel de chacun d’entre eux.
Pipeline des ventes
  • Probabilité (doit être supérieure à 0 %),
  • Date de fermeture.
  • Produits et services
Opportunités de ventes ouvertes avant les dates de fermeture.
Synthèse des ventes
  • Probabilité (doit être supérieure à 0 %),
  • Étape de vente
  • Produits et services
Opportunités ouvertes par étape de vente.
Meilleurs clients Étape de vente (doit être définie sur Close/Conclue) et Produits et services Clients présentant le meilleur chiffre d’achat, exprimé sous forme de montant ou de marge bénéficiaire brute.
Meilleurs produits Étape de vente (doit être définie sur Close/Conclue), Date de fermeture. et Produits et services Graphique de vos meilleurs produits, en terme de ventes, classés par nombres vendus, par recettes ou par marge bénéficiaire brute.
Principaux référents Initié par doit contenir le nom du compte ou du contact professionnel qui a communiqué cette référence à votre société. Pour afficher les données financières de cette société, vous devez également sélectionner une Étape de vente Close/Conclue, et ajouter Produits et services. Meilleures sources des nouvelles activités, par valeur monétaire ou par nombre de contacts.

Gadgets marketing

Les comparaisons entre les activités marketing (activité marketing : action visant à vendre ou identifier des services ou des produits pour un groupe de destinataires. Les activités marketing peuvent inclure des listes d’appel, des messages électroniques et des prospectus imprimés.) et les campagnes marketing constituent les principaux objets des gadgets marketing. Pour tirer le meilleur parti de ces gadgets, il est conseillé de créer des enregistrements détaillés pour chaque activité marketing et chaque campagne que vous organisez. Vous pouvez comparer les activités aux campagnes en examinant le nombre de comptes, de contacts professionnels, de prospects ou d’opportunités qu’ils produisent, ou en analysant les recettes, les dépenses et les sommes budgétaires qu’ils impliquent.

Pour pouvoir se baser sur des données financières exactes, assurez-vous de renseigner les champs suivants pour chaque enregistrement d’activité marketing :

  • Champ Coût budgété de la page Détails
  • Champ Coût réel de la page Suivi
  • Dans tous les enregistrements Opportunité, Compte, Contact professionnel ou Prospect résultant d’une activité marketing, entrez le nom de l’activité dans le champ Initié par de chaque enregistrement. Le total des produits et services répertoriés dans un formulaire Opportunité permet de calculer la valeur du champ Revenu attendu.

 Conseil   Si vous souhaitez retracer le suivi des appels téléphoniques relatifs à une activité marketing, tapez également le nom de l’activité dans le champ Initié par du journal téléphonique.

Pour afficher les données du gadget... Vous devez... ... et le gadget
Analyse du type d’activité Créer plusieurs activités marketing du même type et entrer le plus de détails possible. compare toutes les activités d’un même type, telles que des listes d’appels téléphoniques ou des activités de publipostage électronique. (Pour afficher les résultats d’une activité, cliquez sur l’onglet Analyse de l’espace de travail Marketing (espace de travail : dossiers Gestion des contacts, Ventes, Marketing et Gestion de projet dans lesquels les utilisateurs peuvent afficher des informations, ouvrir des enregistrements et analyser des données professionnelles. Les espaces de travail sont divisés en deux sections, l’une pour les gadgets et l’autre pour les onglets.).)
Analyse de campagne Créer une ou plusieurs activités marketing de n’importe quel type, les affecter à une campagne, puis entrer le plus de détails possible. présente un graphique des résultats de chaque activité dans la campagne marketing sélectionnée.
Comparaison des campagnes Créer plusieurs campagnes marketing et entrer le plus de détails possible pour chacune de leurs activités. compare le succès de toutes les campagnes marketing.

Gadgets de gestion de projet

Les gadgets de gestion de projet affichent le graphique de la progression de tous vos projets professionnels, affichés par dates d’échéance, par ordre chronologique et par pourcentage de réalisation.

Pour afficher les données du gadget... Ouvrez cet enregistrement... ... et renseignez ces champs
Projets professionnels - En retard Projet professionnel
  • Date de début
  • Date d’échéance (doit être antérieure à la date du jour)
  • % achevé
Projets professionnels - Prochaine échéance Projet professionnel
  • Date de début
  • Date d’échéance
  • % achevé
Projets professionnels - Tous Projet professionnel
  • Date de début
  • Date d’échéance
  • % achevé
Tâches de projet - En retard Tâche de projet
  • Date de début
  • Date d’échéance (doit être antérieure à la date du jour)
  • % achevé
Tâches de projet - Échéance suivante Tâche de projet
  • Date de début
  • Date d’échéance
  • % achevé
Tâches de projet - Toutes Tâche de projet
  • Date de début
  • Date d’échéance
  • % achevé

gadget Tâches de projet

Gadget affichant les tâches associées aux projets professionnels dont les dates d’échéance approchent.

Gadget général 

Ce gadget n’est pas spécifique à une fonction et peut s’avérer utile dans différents domaines.

  • Éléments récents. Liste des éléments récemment ouverts, avec des icônes représentant le type d’élément.

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Ajouter ou supprimer un gadget

Les gadgets du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook sont classés en catégories par les espaces de travail (espace de travail : dossiers Gestion des contacts, Ventes, Marketing et Gestion de projet dans lesquels les utilisateurs peuvent afficher des informations, ouvrir des enregistrements et analyser des données professionnelles. Les espaces de travail sont divisés en deux sections, l’une pour les gadgets et l’autre pour les onglets.) dans lesquels ils seront probablement utilisés, mais des gadgets peuvent également être ajoutés aux autres espaces de travail, ou au tableau de bord.

Ajouter un gadget au tableau de bord

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Gestionnaire de contacts professionnels.
  2. Dans le Ruban, sous l’onglet Accueil, dans le, dans le groupe Ajouter des gadgets, cliquez sur l’un des éléments suivants :
  • Ventes
  • Marketing
  • Gestion de projet
  • Standard
  1. Cliquez sur le gadget que vous souhaitez afficher.

Le gadget s’affiche dans le tableau de bord. Faites défiler l’affichage vers le bas pour afficher les autres gadgets.

Ajouter un gadget à un espace de travail

Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur l’un des dossiers suivants pour afficher l’espace de travail :

  • Gestion des contacts
  • Ventes
  • Marketing
  • Gestion de projet
  1. Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Gadgets.
  2. Dans le groupe Ajouter des gadgets, cliquez sur l’un des éléments suivants :
    • Ventes
    • Marketing
    • Gestion de projet
    • Standard

onglet Gadgets

Onglet Gadgets dans le Ruban.
  1. Cliquez sur le gadget que vous souhaitez afficher.

Le gadget apparaît en haut de l’espace de travail.

 Conseil   L’ajout d’un gadget entraîne son affichage automatique.

Supprimer un gadget

  • Dans le gadget que vous souhaitez supprimer, cliquez sur l’onglet Supprimer Supprimer un gadget.

Le gadget se ferme, et les gadgets restants seront réorganisés pour combler le vide laissé par un gadget supprimé.

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Utiliser les gadgets

Chaque gadget comporte plusieurs boutons.

Clic sur Résultat
Actualisation du gadget Actualiser     Actualiser les données après une recherche dans la base de données Gestionnaire de contacts professionnels (base de données Gestionnaire de contacts professionnels : base de données qui stocke les informations concernant les Comptes, les Contacts professionnels, les Opportunités, les Projets professionnels, et autres éléments.) et affichage des données actualisées.
Création d’un rapport Lancer un rapport     Afficher le rapport sur lequel les données du gadget sont basées.
Options Options     Ouvrir une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez sélectionner les données du gadget et leur mode d’affichage.
Fermer un gadget

Supprimer     Supprimer le gadget d’un espace de travail ou du tableau de bord.

 Remarque   Les espaces de travail et le tableau de bord agissent indépendamment les uns des autres. La suppression d’un gadget d’un espace de travail n’entraîne pas sa suppression dans le tableau de bord.

 Remarque   Les gadgets ne sont pas redimensionnables.

Choix des données affichées dans un gadget

Chaque gadget affiche un échantillon des informations qu’il contient, mais vous pouvez choisir d’afficher exactement les informations que vous souhaitez examiner. Vous pouvez même ajouter plusieurs fois le même gadget dans votre tableau de bord ou votre espace de travail, en choisissant l’affichage de données différentes dans chacun d’entre eux.

  1. Cliquez sur le bouton OptionsOptions dans un gadget.
  2. Modifiez les sélections dans les listes et les cases à cocher de la boîte de dialogue affichée, puis cliquez sur les options correspondant aux éléments à afficher dans le gadget.
  3. Si vous souhaitez définir des intitulés à afficher dans le gadget, sous Graphique, activez l’une ou l’autre des cases à cocher suivantes, pour afficher les intitulés dans le gadget :
    • Intitulés des axes. Affiche les intitulés des données des axes des X et des Y dans le graphique du gadget.
    • Sous-titre. Affiche un intitulé décrivant les données dans le gadget, par exemple Opportunités générées par les activités en cours.
    • Légende. Affiche les intitulés des différentes couleurs et barres du gadget. Cette option n’est pas disponible dans tous les gadgets.
  4. Cliquez sur OK. Les données du gadget sont mises à jour.

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Organisation ou déplacement des gadgets

Vous pouvez vous déplacer entre les différents gadgets des espaces de travail ou du tableau de bord.

Pour déplacer un gadget, faites-le glisser vers son nouvel emplacement dans l’espace de travail ou dans le tableau de bord. Dans le tableau de bord, les autres gadgets seront automatiquement déplacés, verticalement ou horizontalement, pour combler les vides.

Les espaces de travail affichent les gadgets sur une seule ligne. Pour afficher les gadgets qui ne sont pas visibles dans un espace de travail, cliquez sur les flèches pour faire défiler l’affichage vers la droite ou vers la gauche.

Le tableau de bord affiche les gadgets dans des colonnes, et peut être développé verticalement pour afficher un maximum de 20 gadgets. Vous pouvez choisir d’afficher les gadgets dans un affichage compris entre une et quatre colonnes.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Gestionnaire de contacts professionnels pour afficher le tableau de bord.
  2. Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Affichage.
  3. Dans le groupe Colonnes, cliquez sur le nombre de colonnes que vous souhaitez afficher.

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Afficher un rapport à partir d’un gadget

Chaque gadget peut générer un rapport à partir des données affichées. Pour afficher un rapport à partir d’un gadget, procédez comme suit :

  • Cliquez sur le bouton Lancer le rapport. Créer un rapport dans le gadget.

Le rapport affichera toutes les données du gadget, ainsi que les autres informations associées. Par exemple, si vous avez ouvert le rapport à partir du gadget Clients en sommeil, vous pourrez examiner la liste des clients qui n’ont eu aucun contact avec votre entreprise au cours des derniers 30 jours, ainsi que le nom de compte, le numéro de téléphone, l’étape de vente et la date de fermeture de chacun de ces clients.

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S'applique à :
Outlook 2013, Outlook 2010