Répondre automatiquement aux messages électroniques avec un compte Exchange Server (anciennement Gestionnaire d’absence du bureau)

Vous pouvez configurer Microsoft Outlook 2010 de façon à répondre automatiquement à toutes les personnes qui vous envoient un message électronique. Les réponses automatiques vous permettent de signaler à ces personnes que vous êtes absent du bureau et que votre réponse pourrait être retardée, et de fournir d’autres détails, tels que des informations de contact alternatives.

 Remarque    Un compte Microsoft Exchange Server est obligatoire. Cette fonctionnalité ne fonctionne pas avec les comptes de messagerie POP3 ou IMAP.

 Important    La commande Réponses automatiques est disponible seulement dans Outlook 2010 quand elle est utilisée avec un compte Microsoft Exchange Server. Si vous utilisez un compte Windows Live Hotmail, Google Gmail, POP3 ou IMAP, consultez Répondre automatiquement aux messages sans utiliser un compte Exchange Server.

AfficherComment puis-je savoir si je possède un compte Microsoft Exchange Server ?

Cliquez sur l’onglet Fichier. Cliquez sur Paramètres du compte, puis de nouveau sur Paramètres du compte. Sous l’onglet Messagerie, la liste des comptes indique le type de chaque compte.

Exemple de compte Exchange dans la boîte de dialogue Paramètres du compte


Activer ou désactiver les réponses automatiques

Comptes Microsoft Exchange 2010 et Exchange 2007

Si vous avez des doutes sur la version d’Exchange Server que votre compte utilise, consultez Déterminer la version de Microsoft Exchange Server sur laquelle mon compte se connecte.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  2. Cliquez sur Réponses automatiques.

Si vous ne voyez pas la commande, cela signifie probablement que vous ne disposez pas de compte Exchange Server.

  1. Sélectionnez Envoyer des réponses automatiques
  2. Si vous le souhaitez, activez la case à cocher Envoyer uniquement pendant ce laps de temps pour planifier l’activation de vos réponses d’absence du bureau. Si vous ne spécifiez pas d’heures de début et de fin, les réponses automatiques seront envoyées jusqu’à ce que vous activiez la case à cocher Ne pas envoyer de réponse automatique.
  3. Sous l’onglet Au sein de mon organisation, tapez la réponse que vous voulez envoyer à vos collègues lors de vos absences du bureau.
  4. Sous l’onglet En dehors de mon organisation, activez la case à cocher Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société, puis tapez la réponse que vous souhaitez envoyer pendant vos absences du bureau. Sélectionnez si vous souhaitez envoyer vos réponses à Mes contacts uniquement ou à Toute personne étrangère à ma société.

 Remarques 

  • L’organisation est généralement définie comme votre société et inclut les personnes qui ont un compte Exchange Server sur votre système de messagerie.
  • Si vous sélectionnez Mes contacts uniquement, les réponses sont envoyées uniquement aux contacts figurant dans votre dossier Contacts d’Exchange Server. Si le dossier existe uniquement dans un dossier faisant partie d’un fichier de données Outlook (.pst), le message de réponse automatique n’est pas envoyé.

Comptes Microsoft Exchange Server 2003

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  2. Cliquez sur Réponses automatiques.
  3. Cliquez sur Je suis actuellement absent du bureau.
  4. Dans la zone Texte de la réponse automatique envoyée une seule fois à chaque expéditeur, tapez le message que vous souhaitez envoyer pendant votre absence.

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Règles d’utilisation des réponses automatiques

Si vous ne prévoyez pas de consulter vos messages électroniques lors de vos absences du bureau, utilisez les règles de réponse automatique pour gérer automatiquement les messages entrants en choisissant l’action adéquate dans Outlook. Vous pouvez par exemple créer des règles pour déplacer ou copier les messages dans d’autres dossiers, supprimer les messages, envoyer des réponses personnalisées, etc.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  2. Cliquez sur Réponses automatiques.
  3. Cliquez sur Règles, puis sur Ajouter une règle.
  4. Sous Lorsqu’un message répondant aux critères suivants arrive, spécifiez les conditions que doit remplir le message pour que la règle soit appliquée. Si vous souhaitez spécifier davantage de conditions, cliquez sur Avancé, entrez ou sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.
  5. Pour spécifier que cette règle doit être appliquée en dernier, activez la case à cocher Ne pas traiter les règles suivantes.
  6. Sous Accomplir ces actions, sélectionnez les actions désirées. Vous pouvez sélectionner plus d’une option.
  7. Cliquez trois fois sur OK.

 Remarques 

Suivez également la procédure précédente pour modifier les règles de réponses automatiques que vous possédez déjà.

  • Pour activer ou désactiver les règles de réponses automatiques, dans la boîte de dialogue Règles de réponse automatique, activez ou désactivez la case à cocher de la règle que vous souhaitez activer ou désactiver.

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S'applique à :
Outlook 2010