Votre boîte à lettres Microsoft Outlook grossit lorsque vous créez et recevez des éléments. Même lorsque vous supprimez des éléments, la taille des fichiers de données peut ne pas diminuer proportionnellement à la quantité de données supprimées. Il existe différentes manières de gérer votre boîte à lettres et de réduire la taille du fichier de données.
Que voulez-vous faire ?
Gérer la taille de la boîte à lettres
Vous pouvez utiliser l’outil Nettoyer la boîte aux lettres, qui permet d’afficher la taille de la boîte aux lettres et des dossiers individuels. Vous pouvez également archiver les anciens éléments dans un fichier d’archive de dossiers personnels (.pst) et vider le dossier Éléments supprimés.
- Dans le menu Outils, cliquez sur Nettoyer la boîte aux lettres.
- Effectuez l’une des opérations suivantes :
- Pour afficher la taille totale de la boîte aux lettres et des dossiers individuels qu’elle contient, cliquez sur Afficher la taille de la boîte aux lettres.
- Pour rechercher des anciens éléments, sélectionnez Rechercher les éléments antérieurs à n jours, entrez un nombre entre 1 et 999, puis cliquez sur Rechercher.
- Pour rechercher des éléments volumineux, sélectionnez Rechercher les éléments supérieurs à n ko, entrez un nombre entre 1 et 9999, puis cliquez sur Rechercher.
- Pour déplacer des anciens éléments dans votre boîte aux lettres vers un fichier d’archive de dossiers personnels (.pst), sélectionnez Archivage automatique. Le dossier par défaut des fichiers d’archive .pst est C:\Documents and Settings\nom d’utilisateur\Local Settings\ Application Data\Microsoft\Outlook.
- Pour afficher la taille de votre dossier Éléments supprimés, cliquez sur Afficher la taille des éléments supprimés.
- Pour vider le dossier Éléments supprimés, cliquez sur Vider.
- Pour afficher la taille de votre dossier Conflits, cliquez sur Afficher la taille des conflits.
- Pour supprimer le contenu de votre dossier Conflits, cliquez sur Supprimer.
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Réduire la taille d’un fichier de dossiers personnels (.pst)
Si vous supprimez des éléments dans un fichier de dossiers personnels (.pst), le fichier est compressé automatiquement en tâche de fond lorsque vous n’utilisez pas votre ordinateur et qu’Outlook est exécuté. Si vous souhaitez réduire immédiatement la taille du fichier, vous pouvez forcer la compression. La procédure de compression du fichier de données peut prendre plusieurs minutes.
- Dans le menu Fichier, cliquez sur Gestion de fichiers de données.
- Cliquez sur le fichier de données à compresser, puis sur Paramètres.
- Cliquez sur Compresser.
Remarque Il n’est pas nécessaire de quitter Outlook une fois que vous avez compacté un fichier .pst.
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Réduire la taille du fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost)
La réduction de la taille du fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost) (fichier de dossiers en mode hors connexion : fichier de votre disque dur qui contient les dossiers en mode hors connexion. Le fichier de dossiers en mode hors connexion a une extension .ost. Vous pouvez le créer automatiquement lorsque vous installez Outlook ou la première fois que vous rendez un dossier accessible en mode hors connexion.) peut améliorer vos performances si vous avez supprimé de nombreux éléments (élément : dans Outlook, unité de base pour le stockage d’informations (équivalent d’un fichier pour d’autres programmes). Les éléments incluent les messages électroniques, les rendez-vous, les contacts, les tâches, les entrées du journal, les notes, ainsi que les éléments et documents publiés.). Cette procédure ne supprime pas les éléments enregistrés sur le serveur.
- Supprimez les éléments que vous ne souhaitez pas conserver, puis videz le dossier Éléments supprimés.
- Dans le menu Outils, cliquez sur Paramètres du compte.
La commande Paramètres du compte est manquante.
La commande Paramètres de compte dans le menu Outils dans Microsoft Office Outlook 2007. Si vous utilisez une version précédente d’Outlook, les instructions ci-dessous ne s’appliquent pas. Reportez-vous à l’Aide accompagnant ce produit. Si la barre de titre du programme que vous utilisez affiche Microsoft Outlook Express, vous utilisez un programme qui n’est pas identique à Outlook. Pour obtenir une assistance, reportez-vous à l’Aide d’Outlook Express.
- Dans la liste, sélectionnez Microsoft Exchange Server, puis Modifier.
- Cliquez sur Paramètres supplémentaires.
- Cliquez sur l’onglet Avancé, puis sur Configuration du fichier de dossiers en mode hors connexion.
- Cliquez sur Compresser.
Remarques
- Pour supprimer un élément des dossiers en ligne et hors connexion, sélectionnez-le, puis appuyez sur la touche Suppr.
- Si vous utilisez un compte Exchange en Mode Exchange mis en cache, seul le dossier sélectionné sera retiré du fichier .ost local. Les éléments sur le serveur seront à nouveau téléchargés vers le fichier .ost lors de la synchronisation suivante, si le dossier est sélectionné sous Options des dossiers dans Paramètres d’envoi/réception pour le compte de messagerie du serveur Exchange.
- Lorsque vous utilisez le mode Exchange mis en cache, les dossiers publics favoris ne sont pas synchronisés par défaut. Si vous choisissez de synchroniser les dossiers publics, la taille de votre fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost) peut augmenter de manière considérable.
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