Planifier une réunion

Une réunion est un rendez-vous auquel vous conviez d’autres personnes et pour lequel vous avez besoin de ressources. Pour organiser des réunions face à face ou des réunions en ligne, vous créez et envoyez des demandes de réunion et, s’il y a lieu, vous réservez des ressources. Lorsque vous organisez une réunion, vous identifiez les personnes à inviter et les ressources nécessaires, puis vous choisissez une heure. Les réponses à votre demande de réunion sont remises dans votre boîte de réception. Vous pouvez également ajouter des participants à une réunion existante ou replanifier une réunion.

Que voulez-vous faire ?


Planifier une réunion face à face

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Demande de réunion.

Raccourci clavier  Pour créer une nouvelle demande de réunion, appuyez sur Ctrl+Maj+Q.

  1. Dans la zone Objet, tapez une description.
  2. Dans la zone Emplacement, tapez une description ou cliquez sur Salles pour faire votre choix parmi les salles disponibles et lancer la planification automatique avec Microsoft Exchange.
  3. Dans les zones Début et Heure de fin, sélectionnez l’heure de début et de fin de la réunion. Si votre événement doit durer toute la journée, activez la case à cocher Journée entière.

Un événement organisé sur une journée entière dure 24 heures, de minuit à minuit.

 Remarque   Par défaut, c’est le fuseau horaire de votre ordinateur qui est utilisé pour planifier des réunions. Si vous souhaitez planifier les réunions dans d’autres fuseaux horaires, sous l’onglet Réunion, dans le groupe Options, cliquez sur Fuseaux horaires.

  1. Tapez les informations que vous voulez partager avec les destinataires, joignez les fichiers que vous voulez ou créez un espace de travail de réunion.

Pour plus d’informations sur les espaces de travail de réunion, reportez-vous à la section Voir aussi.

  1. Sous l’onglet Réunion, dans le groupe Afficher, cliquez sur Assistant Planification.

L’Assistant Planification vous aide à trouver le meilleur moment pour organiser votre réunion.

  1. Cliquez sur Ajouter d’autres personnes, puis sur À partir du carnet d’adresses.
  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionnez les participants et les ressources, dans la zone Rechercher, indiquez le nom d’une personne ou d’une ressource à inviter à la réunion. Si vous effectuez une recherche avec l’option Autres colonnes, cliquez sur Atteindre.
  3. Sélectionnez le nom dans la liste de résultats, puis cliquez sur Obligatoire, Facultatif ou Ressources, puis cliquez sur OK.

Les participants Obligatoire et Facultatif s’affichent dans la zone À de l’onglet Réunion et les Ressources dans la zone Emplacement.

La grille de disponibilité affiche la disponibilité de participants. Une ligne verticale verte représente le début de la réunion. Une ligne verticale rouge représente la fin de la réunion.

Grille de disponibilité

Le volet Heures suggérées  permet de déterminer le meilleur horaire pour organiser votre réunion, c’est-à-dire celui où le plus de participants sont disponibles. Le meilleur horaire pour la réunion apparaît en haut du volet. Pour sélectionner l’un des horaires suggérés, cliquez sur la suggestion dans le volet Heures suggérées. Vous pouvez aussi choisir un horaire manuellement dans la grille de disponibilité.

Volet Heures suggérées

  1. Si vous voulez que votre réunion soit définie comme périodique, sur l’onglet Réunion, dans le groupe Options, cliquez sur Périodicité, sélectionnez le critère de périodicité, puis cliquez sur OK.

Lorsque vous ajoutez une périodicité à une demande de réunion, l’onglet Réunion se transforme en onglet Réunion périodique.

  1. Dans l’onglet Réunion, dans le groupe Afficher, cliquez sur Rendez-vous.
  2. Cliquez sur Envoyer.

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Modifier une réunion

  1. Ouvrez la réunion à modifier.
  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Modifier les paramètres d’une réunion qui ne fait pas partie d’un ensemble    
      1. Changez les options de votre choix (objet, emplacement et heure, par exemple) que vous souhaitez modifier.
      2. Cliquez sur Envoyer la mise à jour.
    • Modifier les paramètres de toutes les réunions d’une série    
  1. Cliquez sur Ouvrir la série.
  2. Changez les options (objet, emplacement et heure, par exemple) que vous souhaitez modifier.
  3. Pour changer les options de périodicité, dans l’onglet Réunion périodique du groupe Options, cliquez sur Périodicité, modifiez les options (heure, critère ou plage de périodicité), puis cliquez sur OK.
  4. Cliquez sur Envoyer la mise à jour.
  • Modifier les paramètres d’une réunion qui fait partie d’un ensemble    
  1. Cliquez sur Ouvrir cette occurrence.
  2. Dans l’onglet Réunion périodique, changez les options de votre choix (objet, emplacement et heure, par exemple).
  3. Cliquez sur Envoyer la mise à jour.

 Conseil   Dans Calendrier, vous pouvez faire glisser la réunion vers une autre date et vous pouvez également modifier le sujet en cliquant sur le texte descriptif, en appuyant sur la touche F2 puis en tapant vos modifications.

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Définir une réunion comme périodique

  1. Ouvrez la réunion que vous souhaitez rendre périodique.
  2. Dans l’onglet Réunion du groupe Options, cliquez sur Périodicité.
  3. Cliquez sur la fréquence de la réunion (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle), sélectionnez les options de périodicité, puis cliquez sur OK.
  4. Cliquez sur Envoyer la mise à jour.

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Définir une réunion comme privée

  1. Créez ou ouvrez la réunion que vous souhaitez rendre privée.
  2. Dans l’onglet Réunion du groupe Options, cliquez sur Options, puis sur Privé.

 Important   Ne vous fiez pas à la fonction Privé pour empêcher les autres utilisateurs d’accéder aux données d’une réunion, d’un contact ou d’une tâche. Pour vous assurer que les autres utilisateurs ne peuvent pas lire un élément indiqué comme étant privé, ne leur accordez pas les droits d’accès en lecture à votre dossier Calendrier, Contacts ou Tâches. Un utilisateur disposant des droits d’accès en lecture à vos dossiers peut consulter les données d’un élément privé en utilisant la programmation ou d’autres applications de messagerie. N'utilisez la fonction Privé que lorsque vous partagez des dossiers avec des utilisateurs de confiance.

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Définir ou supprimer un rappel

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Pour toutes les réunions que vous créez    
    1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.
    2. Pour activer ou désactiver automatiquement un rappel pour chaque nouvelle réunion, activez ou désactivez la case à cocher Rappel par défaut.
    3. Si vous avez activé cette case à cocher, spécifiez combien de temps avant la réunion le rappel doit apparaître.
  • Pour les réunions existantes    
  1. Ouvrez la réunion ou la série si la réunion est périodique.
  2. Pour activer ou désactiver un rappel, sur l’onglet Réunion du groupe Options, sélectionnez Aucun ou l’une des heures de rappel répertoriées.

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S'applique à :
Outlook 2007