Filtrage d’enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Vous pouvez filtrer (filtre : un filtre peut définir quels enregistrements ou colonnes sont retournés d’une requête. Un filtre limite toujours les résultats.) les données que vous voyez dans des listes et des rapports pour générer des informations exploitables pour votre entreprise. Par exemple, vous pouvez filtrer les données dans le rapport par défaut Comptes par ville pour afficher uniquement les comptes (compte : société ou organisation avec laquelle vous travaillez. Si un service est fourni, service dentaire ou médical, un compte peut également être un client.) qui sont actifs et présentent l’évaluation Excellent. Enregistrez cette liste filtrée et utilisez-la comme liste d’appels, comme liste d’adresses pour une activité marketing (activité marketing : action visant à vendre ou identifier des services ou des produits pour un groupe de destinataires. Les activités marketing peuvent inclure des listes d’appel, des messages électroniques et des prospectus imprimés.) par publipostage ou comme liste d’un commercial contactant les comptes. Pour plus d’informations sur les activités marketing, voir Commercialiser vos produits et services dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Que voulez-vous faire ?


Filtrer des données dans des listes

Vous pouvez filtrer des listes de comptes, des contacts professionnels (contact professionnel : personne d’une société ou d’une organisation avec laquelle vous travaillez.), des projets professionnels (projet professionnel : projet qui est créé dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook. Un projet professionnel est composé d’une ou plusieurs tâches du projet.) et d’autres enregistrements (enregistrement : formulaire de Compte, Contact professionnel ou Opportunité complété. L’enregistrement contient les informations sur le Compte, Contact professionnel ou Opportunité ainsi que les autres enregistrements et éléments qui y sont associés.) à de nombreux endroits dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook :

Utilisez le filtrage pour afficher uniquement les enregistrements que vous souhaitez voir ou utiliser. Par exemple, vous pouvez filtrer la liste Contacts professionnels pour afficher uniquement les contacts professionnels dont la valeur Évaluation du contact correspond à Excellent ou ceux qui vivent dans une ville ou une région spécifique.

 Remarque   Les listes dans le dossier Enregistrements professionnels du volet de navigation ne peuvent pas être filtrées. Cela inclut les contacts professionnels, les comptes, les opportunités, les activités marketing, les projets professionnels et les tâches de projet, et l’historique des communications.

Dans cette section


Modifier une liste avec un filtre

Modifiez les informations figurant dans les onglets des espaces de travail dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook en créant un filtre pour la liste. Le filtre s’applique à tous les enregistrements dans une liste, ainsi qu’aux nouveaux enregistrements qui sont ajoutés à la liste.

Pour déterminer si un onglet a déjà été filtré, cliquez avec le bouton droit sur l’onglet et cliquez sur Modifier. Dans la boîte de dialogue Onglet Modifier, les mots Filtre appliqué apparaissent à côté du bouton Filtrer.

onglet avec le filtre appliqué

 Remarque   Les listes figurant dans les dossiers sous Enregistrements professionnels dans le volet de navigation ne peuvent pas être filtrées. Cela inclut les contacts professionnels, les comptes, les opportunités (opportunité : possibilité de vendre vos produits ou services à un Compte ou Contact professionnel.), les activités marketing (activité marketing : action visant à vendre ou identifier des services ou des produits pour un groupe de destinataires. Les activités marketing peuvent inclure des listes d’appel, des messages électroniques et des prospectus imprimés.) et les projets professionnels, chacun d’eux pouvant être filtré à partir des espaces de travail.

Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur l’un des dossiers suivants pour afficher l’espace de travail :

  • Gestion des contacts
  • Ventes
  • Marketing
  • Gestion de projet
  1. Dans l’espace de travail, cliquez sur l’onglet que vous voulez filtrer.
  2. Dans le Ruban (Ruban : élément remplaçant la plupart des menus, barres d’outils et volets Office. Le Ruban présente des onglets basés sur les tâches comprenant des outils et options organisés dans des groupes logiques.), cliquez sur l’onglet Affichage.
  3. Dans le groupe Filtrer, cliquez sur Filtre. bouton Filtre
    •  Conseil   Le groupe Filtrer dans le Ruban inclut également des filtres prédéfinis tels que Affecté à et Actif. Cliquez sur le filtre, puis cliquez sur les informations sur la base desquelles vous souhaitez appliquer le filtre. Les options du groupe Filtrer peuvent changer en fonction de l’espace de travail sélectionné ou du type d’enregistrement. Par exemple, le filtre Étape de vente est disponible pour les enregistrements Opportunité uniquement.

  4. Dans la boîte de dialogue Filtrer, effectuez l’une des opérations suivantes :
  1. Lorsque vous cliquez sur :
  1. Vous pouvez alors effectuer l’action suivante :
  1. Onglet Filtre simple
  1. Cliquer sur les options que vous souhaitez inclure dans les résultats filtrés et effacer les sélections pour les éléments que vous ne voulez pas.
  1. Onglet Filtre avancé
  1. Créer une ou plusieurs requêtes que vous pouvez utiliser pour affiner les résultats.
  1. Onglet Examiner les résultats
  1. Examiner les résultats de vos choix de filtrage. Pour supprimer un élément à partir des résultats, activez sa case à cocher pour la désactiver.
  1. Bouton Enregistrer le filtre
  1. Stocker toutes vos sélections sous la forme d’un filtre nommé que vous pouvez réutiliser. Tapez un nom pour le filtre que vous avez créé et cliquez sur Enregistrer.
  1. Bouton Ouvrir le filtre
  1. Sélectionner et appliquer une requête précédemment enregistrée à vos résultats de filtrage.
  1. Bouton OK
  1. Appliquer le filtre à l’enregistrement que vous examinez et fermer la boîte de dialogue Filtrer.
  1.  Remarque   Les paramètres Filtre simple et Filtre avancé sont appliqués conjointement à vos résultats, il est donc possible d’exclure par inadvertance tous les enregistrements. Si, par exemple, dans l’onglet Filtre simple, vous sélectionnez uniquement les enregistrements actifs, mais que dans l’onglet Filtre avancé, vous sélectionnez uniquement les enregistrements inactifs, vous n’aurez aucun résultat dans l’onglet Examiner les résultats.

Pour plus d’informations sur l’utilisation des onglets Filtre simple et Filtre avancé, voir Utiliser les filtres simples et avancés plus loin dans cet article.

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Créer un nouvel onglet avec une liste filtrée

Parfois vous ne souhaitez pas voir tous les enregistrements (enregistrement : formulaire de Compte, Contact professionnel ou Opportunité complété. L’enregistrement contient les informations sur le Compte, Contact professionnel ou Opportunité ainsi que les autres enregistrements et éléments qui y sont associés.) d’un type donné dans une liste. Par exemple, un vendeur souhaitera voir uniquement ses comptes (compte : société ou organisation avec laquelle vous travaillez. Si un service est fourni, service dentaire ou médical, un compte peut également être un client.)ayant une évaluation Bon ou Excellent, ou voudra voir les contacts professionnels (contact professionnel : personne d’une société ou d’une organisation avec laquelle vous travaillez.) dans un état ou une région de vente spécifique. Il est simple créer un nouvel onglet du type d’enregistrement approprié, puis de filtrer pour afficher uniquement les informations souhaitées dans une liste.

Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur l’un des dossiers suivants pour afficher l’espace de travail :

  • Gestion des contacts
  • Ventes
  • Marketing
  • Gestion de projet
  1. Dans le volet Liste de l’espace de travail (espace de travail : dossiers Gestion des contacts, Ventes, Marketing et Gestion de projet dans lesquels les utilisateurs peuvent afficher des informations, ouvrir des enregistrements et analyser des données professionnelles. Les espaces de travail sont divisés en deux sections, l’une pour les gadgets et l’autre pour les onglets.) que vous voulez modifier, cliquez sur l’icône Créer un nouvel onglet.
  2. Dans la boîte de dialogue Créer un nouvel onglet, tapez un nom descriptif pour l’onglet, tel que Contacts professionnels excellents.
  3. Dans la liste Type d’élément, cliquez sur la flèche pour afficher la liste des types d’enregistrements que vous pouvez ajouter, puis cliquez sur un type d’enregistrement.
  4. Cliquez sur le bouton Filtre. Dans la boîte de dialogue Filtrer, cliquez sur les critères que vous souhaitez utiliser pour filtrer les informations dans l’onglet, comme décrit ci-dessus.
  5. Cliquez sur OK. Votre nouvel onglet est créé et placé à droite des onglets existants dans le volet Liste. Pour déplacer l’onglet, faites-le glisser à l’endroit de votre choix.
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Filtrer une liste d’historique des communications

Vous pouvez filtrer la liste des éléments qui sont affichés dans la liste Historique des communications des enregistrements individuels pour afficher uniquement les éléments que vous souhaitez voir.

Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur l’un des dossiers suivants pour afficher l’espace de travail :

  • Gestion des contacts
  • Ventes
  • Marketing
  • Gestion de projet
  1. Dans l’espace de travail, cliquez sur l’onglet qui contient l’enregistrement que vous souhaitez ouvrir.
  2. Double-cliquez sur un enregistrement (enregistrement : formulaire de Compte, Contact professionnel ou Opportunité complété. L’enregistrement contient les informations sur le Compte, Contact professionnel ou Opportunité ainsi que les autres enregistrements et éléments qui y sont associés.)pour l’ouvrir.
  3. Dans le groupe Afficher du Ruban, cliquez sur Historique.
  4. Cliquez sur l’onglet Affichage.
  5. Dans le Ruban, dans le groupe Filtrer, cliquez sur Filtre.
    •  Conseil   Le groupe Filtrer inclut également des filtres prédéfinis, qui varient selon le type d’enregistrement que vous sélectionnez. Cliquez sur le filtre, puis cliquez sur une option pour affiner les résultats.

  6. La boîte de dialogue Filtrer s’ouvre et affiche tous les enregistrements d’historique des communications qui peuvent être liés pour le type d’enregistrement que vous avez sélectionné.
  7. Dans la boîte de dialogue Filtrer, effectuez l’une des opérations suivantes :
  1. Lorsque vous cliquez sur :
  1. Vous pouvez alors effectuer l’action suivante :
  1. Onglet Filtre simple
  1. Cliquer sur les options que vous souhaitez inclure dans les résultats filtrés et effacer les sélections pour les éléments non désirés. Dans la section Inclure l’historique des communications à partir de, vous pouvez taper le nom des enregistrements supplémentaires (ou cliquer dessus) à inclure dans les résultats (voir illustration). Ces sélections sont appliquées en conjonction avec les sélections dans l’onglet Filtre avancé.
  1. Onglet Filtre avancé
  1. Créer une ou plusieurs requêtes que vous pouvez utiliser pour affiner les résultats. Ces sélections sont appliquées en conjonction avec les sélections dans l’onglet Filtre simple.
  1. Onglet Examiner les résultats
  1. Examiner les résultats de vos choix de filtrage. Pour supprimer un élément dans les résultats, désactivez la case à cocher correspondante.
  1. Bouton Enregistrer le filtre
  1. Stocker toutes vos sélections sous la forme d’une requête nommée que vous pouvez réutiliser. Tapez un nom pour le filtre que vous avez créé et cliquez sur Enregistrer.
  1. Bouton Ouvrir le filtre
  1. Sélectionner et appliquer une requête précédemment enregistrée à vos résultats de filtrage.
  1. Bouton OK
  1. Appliquer le filtre à l’enregistrement que vous examinez et fermer la boîte de dialogue Filtrer.
  1. légende filtrer l’historique des communications
  2. Ajoutez des éléments d’historique des communications à partir de contacts supplémentaires dans cette section de la boîte de dialogue Filtrer.
  3.  Remarque   Si vous envisagez de réutiliser la vue filtrée que vous avez créée, veillez à l’enregistrer en tant que filtre nommé. Vos sélections de filtrage sont conservées tant que l’enregistrement que vous affichez est ouvert. Lorsque vous fermez l’enregistrement, toutes vos sélections de filtrage sont désactivées.

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Filtrer une liste de destinataires dans une activité marketing

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Business Contact Manager.Bouton Business Contact Manager dans le volet de navigation
  1. Cliquez sur Marketing pour afficher l’espace de travail.
  2. Dans l’espace de travail, cliquez sur l’onglet correspondant au type d’activité marketing que vous souhaitez mettre à jour.
  3. Double-cliquez sur le nom de l’activité pour ouvrir l’enregistrement d’activité marketing.
    1.  Remarque   Seules les activités marketing qui n’ont pas été démarrées ou exécutées peuvent être filtrées.

  4. Dans la section Liste de destinataires, cliquez sur Examiner et filtrer. La boîte de dialogue Filtrer s’ouvre et affiche l’onglet Examiner les résultats.
  5. Dans la boîte de dialogue Filtrer, effectuez l’une des opérations suivantes :
Lorsque vous cliquez sur : Vous pouvez alors effectuer l’action suivante :
Onglet Filtre simple Cliquer sur les options que vous souhaitez inclure dans les résultats filtrés et effacer les sélections pour les éléments non désirés.
Onglet Filtre avancé Créer une ou plusieurs requêtes que vous pouvez utiliser pour affiner les résultats. Par exemple, vous pouvez créer une liste affichant uniquement les prospects en Corse en sélectionnant Dép/Région (bureau) et en modifiant ce dernier pour qu’il indique Corse (voir illustration).
Onglet Examiner les résultats Examiner les résultats de vos choix de filtrage. Pour supprimer un élément dans les résultats, désactivez la case à cocher correspondante.
Bouton Enregistrer le filtre Stocker toutes vos sélections sous la forme d’une requête nommée que vous pouvez réutiliser. Vous pouvez réutiliser ce filtre lors de la création de la liste de destinataires d’une autre activité marketing.
Bouton Ouvrir le filtre Sélectionner et appliquer une requête précédemment enregistrée à vos résultats de filtrage.
Bouton OK Appliquer le filtre à l’enregistrement que vous examinez et fermer la boîte de dialogue Filtrer.

Filtre avancé

Exemple d’onglet Filtre avancé, limitant les résultats de la requête aux enregistrements Prospect basés en Corse.

 Remarque   Les paramètres Filtre simple et Filtre avancé sont appliqués conjointement à vos résultats, il est donc possible d’exclure par inadvertance tous les enregistrements. Si, par exemple, dans l’onglet Filtre simple, vous sélectionnez uniquement les enregistrements actifs, mais que dans l’onglet Filtre avancé, vous sélectionnez uniquement les enregistrements inactifs, vous n’aurez aucun résultat dans l’onglet Examiner les résultats.

Filtrer les données dans les rapports

Un filtre est simplement un mécanisme permettant de sélectionner les enregistrements (enregistrement : formulaire de Compte, Contact professionnel ou Opportunité complété. L’enregistrement contient les informations sur le Compte, Contact professionnel ou Opportunité ainsi que les autres enregistrements et éléments qui y sont associés.) à inclure dans un rapport basé sur les données que vous avez déjà entrées dans vos enregistrements professionnels. Lorsque vous créez et appliquez un filtre, la base de données Gestionnaire de contacts professionnels (base de données Gestionnaire de contacts professionnels : base de données qui stocke les informations concernant les Comptes, les Contacts professionnels, les Opportunités, les Projets professionnels, et autres éléments.) est analysée. Seuls les enregistrements contenant les informations que vous avez spécifiées dans votre filtre sont renvoyés.

  1. Effectuez une des opérations suivantes :

AfficherOuvrir un rapport par défaut

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Gestionnaire de contacts professionnels.
  2. Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Rapports, puis cliquez sur le groupe qui contient le type de rapport que vous souhaitez ouvrir. Par exemple, pour afficher un rapport sur vos contacts professionnels, dans le groupe Gestion des contacts, cliquez sur Contacts professionnels.

Onglet Rapport dans le Ruban

  1. Cliquez sur le rapport que vous souhaitez filtrer.

AfficherOuvrir un rapport enregistré

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Gestionnaire de contacts professionnels.
  2. Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Rapports.
  3. Dans le groupe Ouvrir, cliquez sur Rapports enregistrés, puis cliquez sur le type de rapport que vous souhaitez ouvrir. Par exemple, si vous avez enregistré un rapport Contacts professionnels, cliquez sur Contacts professionnels.
  4. Dans la boîte de dialogue Ouvrir des rapports enregistrés, cliquez sur le rapport que vous voulez filtrer, puis cliquez sur Ouvrir.

  1. Dans le rapport, sur le Ruban, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Filtrer.
  2. Dans la boîte de dialogue Filtrer, effectuez l’une des opérations suivantes :
  • Sous l’onglet Filtre simple, activez ou désactivez les options souhaitées. Pour plus d’informations sur les options Filtre simple, voir Utiliser l’onglet Filtre simple plus loin dans cette rubrique.
  • Pour affiner les résultats du rapport en spécifiant des critères supplémentaires, cliquez sur l’onglet Filtre avancé, puis spécifiez les informations que vous souhaitez inclure. Pour plus d’informations sur la sélection des critères et la création d’un filtre avancé, ou d’une requête, voir Utiliser l’onglet Filtre avancé plus loin dans cet article.
  1. Cliquez sur l’onglet Examiner les résultats pour afficher les informations qui seront affichées dans le rapport. Pour plus d’informations sur les résultats, voir Utiliser l’onglet Examiner les résultats plus loin dans cet article.
  2. Lorsque vous avez filtré le rapport et obtenu les données que vous souhaitez, vous pouvez enregistrer ces dernières en vue d’une utilisation ultérieure en effectuant l’une des opérations suivantes :
  • Enregistrer le rapport. Cliquez sur Enregistrer sous, puis tapez un nom pour le rapport.
  • Enregistrer le filtre. Si la boîte de dialogue Filtrer n’est pas ouverte, ouvrez-la en cliquant sur Filtrer dans le Ruban. La boîte de dialogue affiche vos choix de filtrage. Cliquez sur Enregistrer le filtre, puis tapez un nom pour le filtre.


 Remarques 

L’enregistrement du rapport enregistre uniquement la mise en forme. Les données du rapport sont actualisées chaque fois que vous ouvrez le rapport. Si vous enregistrez le filtre que vous avez créé, vous pouvez le réutiliser dans d’autres rapports du même type d’enregistrement.

Par défaut, un filtre est enregistré dans le format de fichier de requête Gestionnaire de contacts professionnels (.bcmq).

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Ouvrir un filtre

Vous pouvez réutiliser un filtre enregistré en l’ouvrant à partir de la boîte de dialogue Filtrer. Les filtres enregistrés peuvent être utiles pour reproduire les mêmes résultats dans différents jeux de données. Par exemple, si vous avez créé un filtre pour afficher tous les journaux téléphoniques dans l’historique des communications d’un compte en retard, vous pouvez appliquer le même filtre à un autre type d’enregistrement (enregistrement : formulaire de Compte, Contact professionnel ou Opportunité complété. L’enregistrement contient les informations sur le Compte, Contact professionnel ou Opportunité ainsi que les autres enregistrements et éléments qui y sont associés.) que vous avez créé et qui repose sur les comptes, par exemple un fournisseur.

Vous pouvez appliquer un filtre à tous les enregistrements du même type que celui pour lequel vous avez créé le filtre. Par exemple, un filtre de rapport Prospects peut être appliqué uniquement aux autres listes de prospects.

Vous souhaiterez peut-être également ouvrir un filtre pour modifier les critères ou modifier les résultats.

Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur l’un des dossiers suivants pour afficher l’espace de travail :

  • Gestion des contacts
  • Ventes
  • Marketing
  • Gestion de projet
  1. Effectuez l’une des actions suivantes pour ouvrir un filtre :
    • Onglets dans un espace de travail    
      1. Cliquez sur un onglet. Sur le Ruban, cliquez sur l’onglet Affichage.
      2. Dans le groupe Filtrer, cliquez sur Filtre.
    • Liste d’historique des communications    
      1. Double-cliquez sur un enregistrement pour l’ouvrir.
      2. Dans le groupe Afficher du Ruban, cliquez sur Historique.
      3. Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Affichage. Dans le groupe Filtrer, cliquez sur Filtre.
    • Activité marketing    
      1. Double-cliquez sur un enregistrement d’activité marketing pour l’ouvrir.
        1.  Remarque   Vous ne pouvez pas modifier les filtres dans les activités marketing qui ont débuté ou ont été exécutées.

      2. Dans la section Liste de destinataires, cliquez sur Examiner et filtrer.
    • Rapport    
      1. Dans le Ruban d’un espace de travail ou le Centre d’accueil, cliquez sur l’onglet Rapports.
      2. Dans le groupe Ouvrir du Ruban, cliquez sur Rapports enregistrés, puis cliquez sur le type de rapport que vous souhaitez ouvrir. Par exemple, si vous avez enregistré un rapport Contacts professionnels, cliquez sur Contacts professionnels.
      3. Dans la boîte de dialogue Ouvrir des rapports enregistrés, cliquez sur le rapport que vous voulez ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir. Les données sont actualisées lorsque le rapport s’ouvre.
      4. Dans le rapport, dans le groupe Trier et filtrer du Ruban, cliquez sur Filtrer.
  2. Dans la boîte de dialogue Filtrer, cliquez sur Ouvrir le filtre. Tous vos filtres enregistrés sont répertoriés, mais vous pouvez appliquer uniquement les filtres créés pour le même type d’enregistrement que celui que vous utilisez actuellement.
  3. Cliquez sur le filtre que vous voulez ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir.
  4. Passez en revue les résultats. Cliquez sur l’onglet Examiner les résultats pour passer en revue les résultats dans la boîte de dialogue, ou cliquez sur OK pour afficher les enregistrements filtrés.
  5. Si vous le souhaitez, vous pouvez apporter d’autres modifications à votre filtre dans la boîte de dialogue. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer le filtre pour enregistrer les paramètres, ou cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue sans enregistrer.
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Annuler le filtrage

Il est facile d’annuler un filtre que vous avez appliqué à une liste. Vous pouvez déterminer que des listes ont été filtrées de plusieurs façons :

  • Onglet dans un espace de travail     Les onglets de liste dans les espaces de travail ne paraissent pas filtrés, sauf si vous cliquez avec le bouton droit sur l’onglet, puis que vous cliquez sur Modifier. Le champ Filtre comporte l’indication Filtre appliqué si la liste a été filtrée.
  • Liste d’historique des communications     Ces listes sont filtrées uniquement lorsque l’enregistrement contenant les éléments d’historique est ouvert. Elles ne comportent aucune indication de filtrage.
  • Activité marketing     (Modifiée) apparaît après le nom des listes de destinataires dans les enregistrements d’activité de marketing.
  • Rapport     Une icône de filtre verte apparaît sous le titre du rapport dans les rapports qui ont été filtrés. Seuls les rapports enregistrés sont filtrés.
  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Gestionnaire de contacts professionnels.
  2. Accédez à la liste qui comporte le filtre que vous souhaitez supprimer.

Effectuez l’une des actions suivantes pour supprimer un filtre :

 Remarque   Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer des filtres dans des activités de marketing qui ont débuté ou ont été exécutées.

  1. Dans la section Liste de destinataires, cliquez sur Examiner et filtrer.
  2. Dans la boîte de dialogue Filtrer, cliquez sur l’onglet Filtre simple.
  • Rapport    
    1. Dans le Ruban d’un espace de travail ou le Centre d’accueil, cliquez sur l’onglet Rapports.
    2. Dans le Ruban, cliquez sur Ouvrir des rapports enregistrés, puis cliquez sur le type de rapport que vous souhaitez ouvrir. Par exemple, si vous avez enregistré un rapport Contacts professionnels, cliquez sur Contacts professionnels.
    3. Dans la boîte de dialogue Ouvrir des rapports enregistrés, cliquez sur le rapport que vous voulez ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir.
    4. Dans le rapport, dans le groupe Trier et filtrer du Ruban, cliquez sur Filtrer.
  1. Sous l’onglet Filtre simple, activez chaque case à cocher et cliquez sur chaque option pour rétablir les paramètres par défaut, non filtrés, de la page.

 Remarque   Le paramètre par défaut dans la section Dernière modification sous l’onglet Filtre simple correspond à Tous.

  1. Cliquez sur l’onglet Filtre avancé, puis cliquez sur Effacer tout.
  2. Cliquez sur l’onglet Examiner les résultats, puis cliquez sur Sélectionner tout.
  3. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et supprimer le filtre.
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Utiliser des filtres simples et avancés

Vous pouvez utiliser à la fois des filtres simples ou avancés dans vos données. Un filtre simple applique un ensemble de conditions ou de critères prédéfinis, tandis que le filtre avancé vous permet de créer une requête personnalisée pour chaque champ de données possible pour le type d’enregistrement (enregistrement : formulaire de Compte, Contact professionnel ou Opportunité complété. L’enregistrement contient les informations sur le Compte, Contact professionnel ou Opportunité ainsi que les autres enregistrements et éléments qui y sont associés.) que vous filtrez. Les deux filtres peuvent être utilisés séparément ou conjointement.

Après le filtrage, utilisez l’onglet Examiner les résultats dans la boîte de dialogue Filtrer pour confirmer que vous obtenez les résultats que vous aviez prévus.

Dans cette section


Utiliser l’onglet Filtre simple

Sous l’onglet Filtre simple, toutes les options de valeur de champ sont sélectionnées par défaut. Cliquez sur une option pour effacer la sélection et exclure les enregistrements comportant ce bit de données de vos résultats.

Certaines des listes dans lesquelles vous opérez vos choix contiennent une option <non spécifié>. Cette option renvoie les enregistrements qui ne contiennent aucune information relative à une valeur. Pour filtrer uniquement ces valeurs, désactivez les autres options dans la liste. L’option non spécifié reste sélectionnée par défaut.

boîte de dialogue filtre simple

Si vous filtrez un enregistrement qui a été personnalisé avec des champs définis par l’utilisateur (champ défini par l’utilisateur : champ que vous pouvez créer et définir afin de suivre les informations relatives à votre entreprise.), ces valeurs apparaissent également sous l’onglet Filtre simple.

 Remarque   Les paramètres Filtre simple et Filtre avancé sont appliqués conjointement à vos résultats, il est donc possible d’exclure par inadvertance tous les enregistrements. Si, par exemple, dans l’onglet Filtre simple, vous sélectionnez uniquement les enregistrements actifs, mais que dans l’onglet Filtre avancé, vous sélectionnez uniquement les enregistrements inactifs, vous n’aurez aucun résultat dans l’onglet Examiner les résultats.

La boîte de dialogue Filtrer les comptes s’affiche lorsque vous filtrez des listes de comptes et des rapports. Dans chaque section, sélectionnez la valeur que vous souhaitez inclure dans les résultats.

Valeur Action
Inclure Sélectionnez une valeur pour inclure les types d’enregistrements Compte. Désactivez la case à cocher pour les exclure.
Statut du compte Sélectionnez une valeur pour inclure les comptes actifs ou inactifs.
Source du prospect Sélectionnez une valeur dans la liste.
Secteur de vente Sélectionnez une valeur dans la liste.
Dernière modification Sélectionnez une période prédéfinie ou des dates de début et de fin spécifiques. Seuls les comptes modifiés au cours de la période sélectionnée ou de la plage de dates indiquée sont inclus.
Statut de paiement Sélectionnez une valeur dans la liste.
Évaluation du compte Sélectionnez une valeur dans la liste.
Type d’entreprise Sélectionnez une valeur dans la liste.
Affecté à Désactivez les cases à cocher pour exclure les comptes affectés à des utilisateurs spécifiques. Les utilisateurs inclus dans la liste sont ceux avec lesquels vous avez partagé votre base de données.

La boîte de dialogue Filtrer les contacts professionnels s’affiche lorsque vous filtrez le contact professionnel, les listes de prospects et les rapports. Dans chaque section, sélectionnez la valeur que vous souhaitez inclure.

Valeur Action
Inclure Sélectionnez une valeur pour inclure les contacts professionnels, les prospects et les autres types d’enregistrements Contact professionnel. Désactivez la case à cocher correspondante pour les exclure.
Statut de paiement Sélectionnez une valeur dans la liste.
Source du prospect Sélectionnez une valeur dans la liste.
Dernière modification Sélectionnez une période prédéfinie ou des dates de début et de fin spécifiques. Seuls les contacts professionnels modifiés au cours de la période sélectionnée ou de la plage de dates indiquée sont inclus.
Statut du contact Sélectionnez une valeur pour inclure les contacts professionnels qui sont actifs ou inactifs.
Évaluation Sélectionnez une valeur dans la liste.
Affecté à Désactivez les cases à cocher pour exclure les comptes affectés à des utilisateurs spécifiques. Les utilisateurs inclus dans la liste sont ceux avec lesquels vous avez partagé votre base de données.

La boîte de dialogue Filtrer les éléments de l’historique des communications s’affiche lorsque vous filtrez l’historique des communications d’un enregistrement ou lorsque vous filtrez des rapports Activité par Contact professionnel, Activité par Compte ou Activité par Opportunité. Dans chaque section, sélectionnez la valeur que vous souhaitez inclure dans les résultats.

Valeur Action
Date de création Sélectionnez une période prédéfinie ou des dates de début et de fin spécifiques. Seuls les éléments d’historique de communication créés au cours de la période sélectionnée ou de la plage de dates indiquée sont inclus.
Dernière modification Sélectionnez une période prédéfinie ou des dates de début et de fin spécifiques. Seuls les éléments d’historique des communications modifiés au cours de la période sélectionnée ou de la plage de dates indiquée sont inclus.
Éléments d’historique des communications à inclure Désactivez les cases à cocher pour exclure des types d’éléments d’historique spécifiques.
Inclure l’historique des communications à partir de

Tapez un nom dans la Zone Entrer un nom pour localiser un enregistrement, ou sélectionnez-le dans la liste.

Activez la case à cocher Inclure tout l’historique des communications à partir des enregistrements liés pour inclure tous les éléments d’historique des communications pour les enregistrements qui sont liés aux comptes ou contacts professionnels sélectionnés pour le rapport.

La boîte de dialogue Filtrer les opportunités s’affiche lorsque vous filtrez des listes d’opportunités et des rapports. Dans chaque section, sélectionnez la valeur que vous souhaitez inclure dans les résultats.

Valeur Action

Étape de vente

Sélectionnez une valeur dans la liste.

Date de fermeture à inclure

Sélectionnez une période prédéfinie ou des dates de début et de fin spécifiques. Seules les opportunités fermées au cours de la période sélectionnée ou de la plage de dates indiquée sont incluses.
Types d’opportunités à inclure Sélectionnez une valeur dans la liste.
Heure de dernière modification Sélectionnez une période prédéfinie ou des dates de début et de fin spécifiques. Seules les opportunités modifiées au cours de la période sélectionnée ou de la plage de dates indiquée sont incluses.
Source du prospect Sélectionnez une valeur dans la liste.
Probabilité Activez la case à cocher pour inclure uniquement les opportunités ayant des chances de se conclure par une vente. Sélectionnez une condition et indiquez une valeur de probabilité, qui doit être un nombre compris entre 0 et 100.
Produits et services Désactivez les cases à cocher pour exclure les opportunités avec ou sans produits et services.
Affecté à Désactivez les cases à cocher pour exclure les comptes affectés à des utilisateurs spécifiques. Les utilisateurs inclus dans cette liste sont ceux avec lesquels vous avez partagé votre base de données.

La boîte de dialogue Filtrer les projets professionnels s’affiche lorsque vous filtrez des listes de projets professionnels et des rapports. Dans chaque section, sélectionnez la valeur que vous souhaitez inclure dans les résultats.

Valeur Action
Date de début Sélectionnez une période prédéfinie ou des dates de début et de fin spécifiques. Seuls les projets professionnels démarrés au cours de la période sélectionnée ou de la plage de dates indiquée sont inclus.
État Sélectionnez une valeur dans la liste.
Type de projet Sélectionnez une valeur dans la liste.
Dernière modification Sélectionnez une période prédéfinie ou des dates de début et de fin spécifiques. Seuls les projets professionnels modifiés au cours de la période sélectionnée ou de la plage de dates indiquée sont inclus.
Échéance Sélectionnez une période prédéfinie ou des dates de début et de fin spécifiques. Seuls les projets professionnels arrivant à échéance au cours de la période sélectionnée ou de la plage de dates indiquée sont inclus.
Priorité Sélectionnez une valeur dans la liste.
% achevé Activez la case à cocher pour inclure uniquement les projets professionnels présentant un pourcentage d’achèvement donné. Sélectionnez une condition et indiquez une valeur de pourcentage, qui doit être un nombre compris entre 0 et 100.

La boîte de dialogue Filtrer les tâches de projet s’affiche lorsque vous filtrez des listes de tâches de projet et des rapports. Dans chaque section, sélectionnez la valeur que vous souhaitez inclure dans les résultats.

Valeur Action
Date de début Sélectionnez une période prédéfinie ou des dates de début et de fin spécifiques. Seuls les projets professionnels démarrés au cours de la période sélectionnée ou de la plage de dates indiquée sont inclus.
État Sélectionnez une valeur dans la liste.
Affecté à Désactivez les cases à cocher pour exclure les comptes affectés à des utilisateurs spécifiques. Les utilisateurs inclus dans cette liste sont ceux avec lesquels vous avez partagé votre base de données.
Dernière modification Sélectionnez une période prédéfinie ou des dates de début et de fin spécifiques. Seuls les projets professionnels modifiés au cours de la période sélectionnée ou de la plage de dates indiquée sont inclus.
Échéance Sélectionnez une période prédéfinie ou des dates de début et de fin spécifiques. Seuls les projets professionnels arrivant à échéance au cours de la période sélectionnée ou de la plage de dates indiquée sont inclus.
Priorité Sélectionnez une valeur dans la liste.
Attention requise Indiquez si une attention particulière est requise ou non.
% achevé Activez la case à cocher pour inclure uniquement les tâches professionnelles présentant un pourcentage d’achèvement donné. Sélectionnez une condition et indiquez une valeur de pourcentage, qui doit être un nombre compris entre 0 et 100.

Enregistrer le filtre    Cliquez sur le bouton Enregistrer le filtre pour enregistrer ce filtre avec les valeurs spécifiées pour utilisation ultérieure.

Ouvrir un filtre    Cliquez sur le bouton Ouvrir un filtre pour ouvrir un filtre enregistré.

Onglet Filtre avancé    Utilisez cet onglet pour créer une requête propre à vos besoins.

Onglet Examiner les résultats    Utilisez cet onglet pour afficher les résultats du filtre et pour vérifier ou supprimer des enregistrements.

Utiliser l’onglet Filtre avancé

À l’aide de l’onglet Filtre avancé, vous pouvez affiner les informations que vous souhaitez inclure ou exclure en créant une requête. Vous pouvez spécifier un ou plusieurs critères ou conditions qui doivent être respectés pour qu’un enregistrement spécifique puisse être inclus dans les résultats. Par exemple, si vous souhaitez envoyer vos vœux à tous les contacts professionnels actifs dont l’anniversaire ou l’anniversaire de mariage aura lieu dans les 60 jours à venir, vous pouvez créer la requête suivante, en utilisant des parenthèses pour regrouper les valeurs : Actifs = Sélectionné Et (Anniversaire de mariage = 60 prochains jours Ou anniversaire = 60 prochains jours).

Si vous filtrez un enregistrement qui a été personnalisé avec des champs définis par l’utilisateur (champ défini par l’utilisateur : champ que vous pouvez créer et définir afin de suivre les informations relatives à votre entreprise.), ces valeurs peuvent également faire l’objet d’une requête avec l’onglet Filtre avancé.

boîte de dialogue Filtre avancé

 Remarque   Les paramètres Filtre simple et Filtre avancé sont appliqués conjointement à vos résultats, il est donc possible d’exclure par inadvertance tous les enregistrements. Si, par exemple, dans l’onglet Filtre simple, vous sélectionnez uniquement les enregistrements actifs, mais que dans l’onglet Filtre avancé, vous sélectionnez uniquement les enregistrements inactifs, vous n’aurez aucun résultat dans l’onglet Examiner les résultats.

Utilisez Pour
Nom du champ Sélectionner le champ utilisé pour le filtrage.
Comparaison Sélectionner l’opérateur avec lequel vous souhaitez comparer le champ.
Comparer à Taper ou sélectionner la valeur à comparer avec le champ.
Regroupement Utiliser les parenthèses pour regrouper des conditions afin d’obtenir un seul résultat logique. Le regroupement par parenthèses n’est possible que si plusieurs lignes de valeurs sont spécifiées.
Et ou  Ou Combiner des conditions à l’aide de l’opérateur Et ou Ou. Ces opérateurs ne sont disponibles que si plusieurs lignes de valeurs sont spécifiées.
Tout effacer Recommencer en effaçant toutes les conditions du formulaire.
Supprimer Supprimer cette ligne de valeurs.

 Remarque   Le nombre maximal de conditions que vous pouvez créer est 20.

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Utiliser l’onglet Examiner les résultats

Vous pouvez utiliser l’onglet Examiner les résultats pour gérer les résultats d’une recherche en révisant ou en supprimant les enregistrements dans une liste ou un rapport terminé. Le nombre maximal d’éléments pouvant être affichés dans la liste des résultats correspond à 2 000.

Les enregistrements affichés dans cet onglet résultent de votre application des filtres simples et avancés.

onglet examiner les résultats

  • Pour supprimer un enregistrement de la liste des résultats, désactivez la case à cocher en regard de son nom.
  • Pour rechercher un élément sans faire défiler toute la liste des résultats, tapez un nom dans la zone Taper ou sélectionner dans la liste.

Enregistrer le filtre    Cliquez sur le bouton Enregistrer le filtre pour enregistrer ce filtre avec les valeurs spécifiées pour utilisation ultérieure.

 Remarque    Si plus de 300 éléments sont exclus de la liste des résultats, il est impossible d’enregistrer la requête de rapport.

Ouvrir un filtre    Cliquez sur le bouton Ouvrir un filtre pour ouvrir un filtre enregistré.

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S'applique à :
Outlook 2013, Outlook 2010