Créer et utiliser une liste de distribution

Une liste de distribution est un ensemble de contacts (contact : personne interne ou externe à votre organisation, dont vous enregistrez certains types d’informations telles que l’adresse postale, l’adresse de messagerie, les numéros de téléphone et de télécopie et l’adresse de la page Web.). Elle permet d’envoyer facilement des messages à un groupe de personnes. Par exemple, si vous envoyez souvent des messages à l’équipe marketing, vous pouvez créer une liste de distribution appelée Équipe Marketing qui contient les noms de tous les membres de l’équipe marketing. Un message envoyé à cette liste de distribution est reçu par tous les destinataires de la liste de distribution. Vous pouvez utiliser les listes de distribution dans les messages, les demandes de tâches, les demandes de réunions et dans d’autres listes de distribution.

Les listes de distribution sont stockées par défaut dans votre dossier Contacts. Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange, votre liste d’adresses globale (liste d’adresses globale : carnet d’adresses qui comprend toutes les adresses de messagerie de votre organisation, y compris celles des utilisateurs, des groupes et des listes de distribution. Cette liste est créée et gérée par l’administrateur. Elle peut également contenir les adresses de messagerie des dossiers publics.) peut contenir des listes de distribution globales, qui sont disponibles à toutes les personnes qui utilisent le réseau. Les listes de distribution personnelles (liste de distribution personnelle : collection d’adresses de messagerie que vous créez et ajoutez à votre Carnet d’adresses Outlook sous la forme d’un alias de messagerie. Lorsque vous envoyez un message à une liste de distribution, il est envoyé vers chaque adresse de la liste.) que vous créez dans votre dossier Contacts sont disponibles uniquement pour vous, mais vous pouvez les partager en les copiant et en les envoyant à d’autres personnes.

Vous pouvez facilement ajouter et supprimer des noms d’une liste de distribution, l’envoyer à d’autres personnes et l’imprimer.

Que voulez-vous faire ?


Créer une liste de distribution

Procédez de l’une des manières suivantes :

  • Créer une liste de distribution en utilisant les noms du Carnet d’adresses    
    1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau et cliquez sur Liste de distribution.
    2. Dans la zone Nom, tapez un nom.
    3. Sous l’onglet Liste de distribution, cliquez sur Sélectionner les membres.
    4. Dans la liste déroulante Carnet d’adresses, cliquez sur le carnet d’adresses qui contient les adresses de messagerie que vous souhaitez utiliser dans votre liste de distribution.
    5. Dans la zone Rechercher, tapez un nom que vous souhaitez inclure. Dans la liste au-dessous, cliquez sur le nom, puis cliquez sur Membres. Procédez ainsi pour chaque personne que vous souhaitez ajouter à la liste de distribution, puis cliquez sur OK.

Si vous souhaitez ajouter une description plus complète de la liste de distribution, sous l’onglet Liste de distribution, cliquez sur Notes, puis tapez le texte.

La liste de distribution est enregistrée dans votre dossier Contacts sous le nom que vous lui avez donné.

  • Créer une liste de distribution en copiant les noms d’un message électronique    
  1. Dans le message électronique à partir duquel vous souhaitez copier les noms, sélectionnez les noms dans la zone À ou Cc (zones À, Cc et Cci : un message est envoyé aux destinataires figurant dans la zone À. Les destinataires figurant dans les zones Cc (copie carbone) et Cci (copie carbone invisible) reçoivent également le message, mais les noms des destinataires en Cci ne sont pas visibles pour les autres destinataires.).
  2. Cliquez avec le bouton droit sur la sélection, puis cliquez sur Copier dans le menu contextuel.
  3. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, puis sous Créer un élément Outlook, cliquez sur Liste de distribution.
  4. Sous l’onglet Liste de distribution, dans le groupe Membres, cliquez sur Sélectionner les membres.
  5. En bas de la boîte de dialogue Sélectionner les membres, dans la zone Membres, cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Coller dans le menu contextuel.

 Remarque   Un membre n’a pas besoin d’être présent dans votre carnet d’adresses pour être ajouté à la liste de distribution. Le nom et l’adresse de messagerie du membre seront inclus lorsque vous effectuez le copier-coller à partir du message d’origine.

  1. Cliquez sur OK.
  2. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la liste de distribution.
  3. Sous l’onglet Liste de distribution, dans le groupe Actions, cliquez sur Enregistrer & Fermer.

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Ajouter ou supprimer un nom d’une liste de distribution

  1. Dans votre dossier Contacts, ouvrez la liste de distribution.

 Remarque   En mode d’affichage Liste, les listes de distribution sont signalées par Image du bouton.

  1. Effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :
    • Ajouter une adresse à partir d’un carnet d’adresses ou d’un dossier Contacts    
      1. Sous l’onglet Liste de distribution, cliquez sur Sélectionner les membres.
      2. Dans la liste déroulante Carnet d’adresses, cliquez sur le carnet d’adresses qui contient les adresses de messagerie que vous souhaitez utiliser dans votre liste de distribution.
      3. Dans la zone Rechercher, tapez un nom que vous souhaitez inclure.
      4. Dans la liste Nom, cliquez sur le nom, puis cliquez sur Membres. Procédez ainsi pour chaque personne que vous souhaitez ajouter à la liste de distribution, puis cliquez sur OK.

AfficherPourquoi la liste Nom ne s’affiche pas dans le Carnet d’adresses ?

Il se peut que vous ayez utilisé l’option de recherche Autres colonnes la dernière fois que vous avez utilisé le Carnet d’adresses. Pour restaurer le mode d’affichage nom, cliquez sur Nom uniquement en regard de Rechercher.


  • Ajouter une adresse qui ne se trouve pas dans un dossier Contacts ou un carnet d’adresses    
  1. Sous l’onglet Liste de distribution, cliquez sur Ajouter nouveau.
  2. Tapez les informations pour l’adresses de messagerie, puis cliquez sur OK.
  • Supprimer un nom    
  • Cliquez sur le nom, puis cliquez sur Supprimer.

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Afficher les noms dans une liste de distribution

Si vous souhaitez vérifier les membres d’une liste de distribution avant d’envoyer un message, procédez comme suit :

  1. Dans un nouveau message, cliquez sur À.
  2. Dans la liste déroulante Carnet d’adresses, cliquez sur le carnet d’adresses qui contient la liste de distribution sur laquelle vous souhaitez obtenir des informations.
  3. Dans la zone Rechercher, tapez le nom de la liste de distribution.
  4. Dans la liste Nom, cliquez avec le bouton droit sur la liste de distribution, puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.

AfficherPourquoi la liste Nom ne s’affiche pas dans le Carnet d’adresses ?

Il se peut que vous ayez utilisé l’option de recherche Autres colonnes la dernière fois que vous avez utilisé le Carnet d’adresses. Pour restaurer le mode d’affichage nom, cliquez sur Nom uniquement en regard de Rechercher.


 Conseil   Pour afficher rapidement les noms des personnes de la liste, vous pouvez cliquer sur le signe plus (+) en regard de la liste de distribution dans la zone À. Une fois la liste développée, vous pouvez supprimer certains noms pour envoyer un message ou une demande de réunion à une partie de la liste de distribution. Vous ne pouvez pas réduire la liste une fois qu’elle a été développée. Les listes de distribution dans le champ Adresse de messagerie d’un contact ne peuvent pas être développées.

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Envoyer un message à une liste de distribution

  1. Ouvrez un nouveau message.
  2. Cliquez sur À, dans la zone Rechercher, tapez le nom de la liste de distribution.
  3. Dans la liste Nom, cliquez sur le nom, sur À, puis sur OK.

AfficherPourquoi la liste Nom ne s’affiche pas dans le Carnet d’adresses ?

Il se peut que vous ayez utilisé l’option de recherche Autres colonnes la dernière fois que vous avez utilisé le Carnet d’adresses. Pour restaurer le mode d’affichage nom, cliquez sur Nom uniquement en regard de Rechercher.


 Conseil   Vous pouvez également faire glisser la liste de distribution à partir de Contacts dans le message.

  1. Envoyez le message.

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Envoyer un message à une partie d’une liste de distribution

  1. Ouvrez un nouveau message.
  2. Cliquez sur À, dans la zone Rechercher, tapez le nom de la liste de distribution.
  3. Dans la liste Nom, cliquez sur le nom, sur À, puis sur OK.

AfficherPourquoi la liste Nom ne s’affiche pas dans le Carnet d’adresses ?

Il se peut que vous ayez utilisé l’option de recherche Autres colonnes la dernière fois que vous avez utilisé le Carnet d’adresses. Pour restaurer le mode d’affichage nom, cliquez sur Nom uniquement en regard de Rechercher.


  1. Dans le message, dans la zone À, cliquez sur le signe plus (+) en regard du nom de la liste de distribution pour afficher les personnes de la liste, puis supprimez les noms des personnes qui ne doivent pas recevoir le message.

 Remarque   Après avoir développé une liste de distribution, le nom de la liste de distribution est remplacé par les noms des personnes individuelles qui composent la liste. Vous ne pouvez plus afficher le nom de la liste de distribution.

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Envoyer une demande de réunion à une partie d’une liste de distribution

  1. Dans une nouvelle Demande de réunion, dans l’Assistant Planification, cliquez sur Ajouter des participants.
  2. Dans la zone Rechercher, tapez le nom de la liste de distribution.
  3. Dans la liste située dessous, cliquez sur le nom, puis cliquez sur Obligatoire. Cliquez sur OK.
  4. Dans la liste Tous les participants, cliquez sur le signe plus (+) en regard du nom de la liste de distribution pour afficher les personnes qui composent la liste.
  5. Désactivez la coche en regard du nom de chaque personne à laquelle vous ne souhaitez pas envoyer la demande de réunion. Lorsque vous basculez de nouveau en affichage Rendez-vous, seuls les noms que vous n’avez pas supprimés s’affichent dans la zone À.

 Remarque   Après avoir développé une liste de distribution, le nom de la liste de distribution est remplacé par les noms des personnes individuelles qui composent la liste. Vous ne pouvez plus afficher le nom de la liste de distribution.

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Ajouter une liste de distribution à Contacts à partir d’un message

  1. Ouvrez le message qui contient la liste de distribution.
  2. Dans l’en-tête du message, cliquez avec le bouton droit sur la liste de distribution, puis cliquez sur Ajouter aux contacts Outlook dans le menu contextuel.

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Imprimer une liste de distribution

  1. Cliquez sur Contacts.
  2. Ouvrez la liste de distribution que vous souhaitez imprimer.
  3. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, puis sur Imprimer.
  4. Choisissez les options d’impression souhaitées, puis cliquez sur OK.

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S'applique à :
Outlook 2007