Par Thomas Wenzl

En tant que consultant informatique, passionné par les logiciels et le Web en général, je travaille sur des projets d'application et des projets Web aussi nombreux que variés. La fonctionnalité de personnalisation des indicateurs de note de OneNote est l'une des raisons qui m'ont incité à utiliser ce nouveau programme pour organiser mon travail. Les indicateurs de note personnalisés me permettent d'accéder ultérieurement à des informations spécifiques présentes dans mes notes, de manière simple et rapide.

Personnalisation des indicateurs

OneNote est livré avec un ensemble d'indicateurs de note, dont plusieurs sont prédéfinis. Ceux-ci peuvent être personnalisés ; en d'autres termes, vous pouvez modifier l'icône, le nom, ainsi que les couleurs de surlignage et de police d'un indicateur particulier en fonction de vos besoins. L'ajout d'indicateurs à mes notes me permet de rechercher rapidement les éléments importants. La création d'indicateurs de note personnalisés étend mes possibilités en me donnant un meilleur contrôle des tâches et autres aspects relatifs au projet. Grâce à OneNote, je peux personnaliser les indicateurs de note d'un projet spécifique, utiliser des indicateurs qui appartiennent à tous les projets ou une combinaison des deux. Pour bon nombre de mes projets, j'utilise les mêmes indicateurs de note : une icône d'ampoule pour indiquer qu'une note est le résultat d'un « brainstorming », un point d'exclamation rouge pour indiquer le caractère prioritaire d'une tâche, d'un aspect ou d'un problème, un drapeau rouge pour indiquer un bogue et une étoile à cinq branches au-dessus d'un carré pour indiquer une suggestion.

Récemment, j'ai testé les fonctionnalités d'un produit Web. Je savais que certains bogues devaient être signalés pour correction à un groupe spécifique de l'équipe de développement ; par conséquent, j'ai créé un indicateur de note réservé à ce groupe. Après avoir trouvé dans le projet un problème qui devait être examiné par le groupe approprié (dans ce cas, l'équipe du module Industrie), j'ai marqué la note correspondante à l'aide de l'indicateur de note spécifique. Dans l'illustration ci-après, vous pouvez voir les divers indicateurs de note que j'ai créés pour mon projet.

Utilisation de la fonctionnalité Synthèse des indicateurs de note

Pour afficher la liste complète des indicateurs de note d'un projet particulier, j'utilise le volet Office Synthèse des indicateurs de note. Dans la mesure où les indicateurs de note sont éparpillés dans les différentes pages et sous-pages de mes notes, la fonctionnalité de synthèse des indicateurs de note permet de les rassembler rapidement en un seul et même emplacement. Je peux chercher des indicateurs de note à divers emplacements, y compris dans l'intégralité de mon bloc-notes, dans une page ou une section spécifique. Mes projets étant organisés par section, j'ai souvent recours à la synthèse des indicateurs de note pour rechercher ces derniers dans une section particulière. L'illustration ci-après montre les résultats d'une synthèse pour l'un de mes projets. Je peux voir les notes importantes du premier coup d'œil, notamment les bogues, les questions, les aspects soumis à des contraintes de temps, les problèmes dont se chargent les autres équipes, les suggestions que j'ai notées, etc. Vous remarquerez que la fonctionnalité de synthèse regroupe mes indicateurs de note par type ; par conséquent, je peux facilement les développer et les réduire pour afficher des groupes spécifiques.

Création d'une page de résumé

La fonctionnalité de synthèse des indicateurs de note est idéale, car elle me permet d'afficher rapidement l'ensemble de mes indicateurs de note à un emplacement unique. Il est même possible d'exporter cette liste vers une nouvelle page de mon bloc-notes en créant une page de résumé. La possibilité de créer une page de résumé des éléments comportant un indicateur est une véritable aubaine en matière de productivité ; en effet, il me suffit de me reporter à une page spécifique de mon bloc-notes pour avoir l'œil sur les éléments comportant un indicateur. Par ailleurs, je peux également partager cette liste avec d'autres personnes en toute simplicité. Par exemple, j'utilise des indicateurs de note spécifiques pour tous les aspects dépendant de l'équipe du module Industrie ; je n'ai qu'à réduire tous les groupes d'indicateurs de note du volet Office, sauf celui de l'équipe du module Industrie, pour créer une page de résumé contenant uniquement les indicateurs de note souhaités. J'envoie ensuite cette page à l'équipe sous forme de liste des tâches dans un message électronique. Dans la mesure où je travaille simultanément sur de nombreux projets différents, je trouve également très utile de pouvoir créer des pages de résumé pour chaque projet (si vous organisez votre projet à l'aide de sections, il est facile d'effectuer une synthèse des indicateurs de note d'une section spécifique, puis de créer une page de résumé à partir des résultats obtenus). Je peux ainsi effectuer le suivi des points d'action de chaque projet.

Conclusion

En organisant mes notes à l'aide d'indicateurs de note personnalisés, je peux revoir rapidement les aspects et les points d'action importants. La qualité finale de mes projets est largement améliorée grâce à la possibilité de marquer mes notes en cours de travail. Par ailleurs, la diversité des indicateurs est un avantage supplémentaire qui me permet de revenir à mes notes afin de les utiliser de manière appropriée.

Thomas Wenzl est un MVP Microsoft Office Outlook®. Il vit en Allemagne où il est consultant et formateur dans le domaine des produits Microsoft. Vous pouvez le contacter à l'adresse suivante : thomas.wenzl@mvps.org.