Dois-je enregistrer mes documents dans OneDrive Entreprise ou sur un site d’équipe ?

Il est tentant d’enregistrer tous vos documents dans OneDrive Entreprise. Le lien vers votre bibliothèque OneDrive Entreprise est toujours présent en haut de la page, disponible pour télécharger ou créer des documents. Toutefois, vous devez également penser aux utilisateurs qui peuvent ou non accéder aux documents enregistrés sur OneDrive Entreprise. Si un document résulte d’une collaboration liée à un projet, il peut être judicieux de l’enregistrer sur un site d’équipe. Cet article fournit quelques conseils pour vous aider à choisir l’emplacement approprié.

Enregistrez les documents dans OneDrive Entreprise quand…

  • Vous ne prévoyez pas de les partager.
    Les documents placés dans OneDrive Entreprise sont privés par défaut, à l’exception de ceux que vous enregistrez dans le dossier Partagé avec tout le monde. OneDrive Entreprise sera ainsi plus indiqué pour les documents de brouillon ou personnels que personne d’autre ne doit consulter.
  • Vous envisagez de les partager, mais leur portée ou cycle de vie est limité(e).
    Il peut arriver que vous travailliez sur des documents qui ne sont pas associés à un projet en cours et ne sont importants que pour vous, mais que vous voulez tout de même partager. Imaginez par exemple que vous soyez en train de rédiger un article à paraître dans un blog et que vous aimeriez faire relire par certains collègues avant de le publier. Dans ce cas, le document est censé être utilisé une seule fois. Vos relecteurs n’ont pas besoin d’informations de contexte supplémentaires, ni de connaître l’emplacement exact où vous conservez le document. Il leur suffit de disposer d’un lien vers le document et d’une autorisation de modification.
  • Vous ne pouvez pas identifier un site d’équipe existant auquel associer votre document et vous ne pensez pas que l’objectif du document nécessite d’en créer un.

Enregistrez des documents dans une bibliothèque de site d’équipe si...

  • Vous voulez que les membres de l’équipe reconnaissent que le document s’inscrit dans le cadre d’un projet en cours.
  • Vous voulez diffuser la propriété et les autorisations à un groupe d’utilisateurs plus vaste. Si un document est d’une importance particulière pour la réussite d’un projet, il peut être judicieux de permettre à d’autres utilisateurs de contrôler les mouvements du site.
  • Vous souhaitez que les autorisations soient accordées au niveau du site et non à celui des documents individuels. Les utilisateurs qui ont accès au site d’équipe ont également accès aux documents qui y sont stockés.
  • Les utilisateurs pensent les trouver dans la bibliothèque de site d’équipe, étant donné que d’autres documents liés au projet y sont déjà enregistrés.
  • Vous voulez créer un flux de travail d’archivage qui attribue le document à un autre utilisateur.

Déplacer des documents de OneDrive Entreprise vers des sites d’équipe

Les documents individuels peuvent acquérir une plus grande importance et devenir essentiels à un projet. Le cas échéant, il peut être judicieux de les déplacer de OneDrive Entreprise vers un site d’équipe.

Le déplacement d’un document de OneDrive Entreprise vers une bibliothèque de site d’équipe se fait manuellement. Vous pouvez copier ou couper le document puis le coller. Le meilleur moyen de déplacer des fichiers entre bibliothèques consiste à utiliser l’Explorateur. Dans la bibliothèque, cliquez sur l’onglet Bibliothèque et choisissez Ouvrir avec l’Explorateur.

Commande Ouvrir avec l’Explorateur sous l’onglet Bibliothèque du ruban.

Voici une courte vidéo de formation décrivant le déplacement de documents :

Remarque SkyDrive devient OneDrive et SkyDrive Pro devient OneDrive Entreprise. Pour plus d’informations sur ce changement, voir SkyDrive devient OneDrive.

Résoudre les problèmes de déplacement de documents à partir de OneDrive Entreprise

Il convient de savoir quels problèmes peuvent survenir lors du déplacement de documents de OneDrive Entreprise vers une bibliothèque de site d’équipe :

  • Les liens hypertextes vers le document original ne fonctionnent plus, car vous avez supprimé le document dans OneDrive Entreprise. Vous pouvez partager le document déplacé vers le site d’équipe pour fournir un lien opérationnel et à jour sur le site.
  • Si des utilisateurs ont suivi le document original, les liens vers ce document qui apparaissent dans leur flux d’actualités ne fonctionnent plus. Pour restaurer cette association, ils devront suivre le document dans son nouvel emplacement.
 
 
S'applique à :
SharePoint Online Entreprise (E1 et E2), SharePoint Online Entreprise (E3 et E4), SharePoint Online Moyenne Entreprise, SharePoint Online Petite Entreprise, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard, Site web SharePoint Online