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Dans cet article, vous découvrirez les InfoPath Forms Services et comment les utiliser pour héberger des formulaires Microsoft Office InfoPath qui peuvent être remplis sur le Web. En outre, vous apprendrez comment les InfoPath Forms Services peuvent servir à gérer, distribuer et stocker les modèles de formulaires et leurs formulaires associés dans un emplacement central.

• Vue d'ensemble des InfoPath Forms Services

• Atteignez vos clients partenaires et fournisseurs avec des formulaires conviviaux

• Processus d'entreprise pilotés par des formulaires

• Gérer les formulaires et les modèles de formulaires dans un emplacement central

Vue d'ensemble des InfoPath Forms Services

Les InfoPath Forms Services sont une technologie de serveur qui permet aux utilisateurs de remplir les formulaires InfoPath dans un navigateur Web. Les utilisateurs n'ont pas besoin d'InfoPath sur leur ordinateur pour remplir ce type de formulaire, et n'ont pas à télécharger quoi que ce soit du Web. Ils ont uniquement besoin d'accéder à un navigateur, tel que Windows Internet Explorer, Apple Safari ou Mozilla Firefox.

Les InfoPath Forms Services vous permettent également de stocker et de gérer les formulaires et les modèles de formulaire dans un emplacement central. Les InfoPath Forms Services sont basés sur Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 et imposent son utilisation, ce qui vous permet de publier les modèles de formulaire que vous concevez dans un emplacement commun à une organisation. En outre, les utilisateurs peuvent soumettre des formulaires dans les bibliothèques SharePoint, qui sont des dossiers de stockage d'un ensemble de fichiers et dans lesquels les fichiers utilisent souvent le même formulaire. Il est également possible d'intégrer les formulaires dans les tâches de gestion et de cycle de vie des documents tels que le flux du travail et la gestion des droits.

La technologie InfoPath Forms Services est disponible dans Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL et également, séparément, dans Microsoft Office Forms Server 2007.

L'expérience de conception

Les modèles de formulaires qui peuvent être remplis dans un navigateur s'appellent des formulaires compatibles avec les navigateurs. Pour créer ce type de modèle de formulaire, vous créez un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs (modèle de formulaire compatible avec le navigateur : modèle de formulaire conçu dans InfoPath à l'aide d'un mode de compatibilité spécifique. Un modèle de formulaire compatible avec le navigateur peut être activé pour le navigateur lors de sa publication sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services.) dans InfoPath, vous le publiez sur un serveur utilisant InfoPath Forms Services, et activer son utilisation sur le Web.

Dans certains cas, vous pouvez activer l'utilisation du modèle de formulaire sur le Web en activant la case à cocher Activer l'utilisation d'un navigateur pour remplir ce formulaire dans l'assistant de publication InfoPath. Dans d'autres cas, vous devez publier le modèle de formulaire dans un emplacement partagé de votre réseau d'entreprise puis demander assistance à un administrateur de ferme de serveurs afin d'activer le formulaire et de le rendre disponible sur le serveur.

L'approbation de l'administrateur est requise dans les scénarios suivants :

• Le modèle de formulaire contient du code managé.
• Le modèle de formulaire requiert un niveau de sécurité de confiance totale, qui permet aux formulaires résultants d'obtenir un accès total aux ressources du système de l'ordinateur de l'utilisateur, telles que les fichiers et les paramètres.
• Le modèle de formulaire utilise une connexion de données gérée par un administrateur.
• Le modèle de formulaire peut être affiché sur un appareil mobile.

Si l'approbation de l'administration est requise, l'assistant de publication vous guide dans les étapes de préparation du modèle de formulaire pour sa transmission à l'administrateur.

Lorsqu'on active l'utilisation dans les navigateurs d'un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs, les utilisateurs peuvent se servir de leurs navigateurs pour remplir les formulaires basés sur ce modèle de formulaire.

L'expérience utilisateur

L'utilisateur bénéficie pratiquement de la même expérience s'il remplit le formulaire dans un navigateur ou dans InfoPath. Par exemple, les contrôles tels que les sections extensibles et les fonctionnalités telles que les formules et le formatage conditionnel fonctionnent de la même façon dans les deux environnements.

Bien que le remplissage s'effectue de la même façon dans un navigateur et dans InfoPath, il existe une différence essentielle. Dans un navigateur Web, les menus et les barres d'outils InfoPath sont remplacés par une barre d'outils au sommet du formulaire, qui inclut les options d'enregistrement, de fermeture, d'impression et d'actualisation du formulaire. Cette barre apparaît également au bas d'un formulaire, les utilisateurs n'ont donc pas à monter ou descendre dans un long formulaire pour le terminer.

Si vous activez les options d'envoi de votre modèle de formulaire, les utilisateurs verront également un bouton Envoyer dans la barre d'outils. Lorsqu'ils cliquent sur ce bouton, les données du formulaire sont envoyées directement à la source de données spécifiée pendant la création du modèle de formulaire, telle qu'un service Web ou une liste SharePoint. Si votre modèle de formulaire comporte plus d'une vue (vue : paramètre d'affichage propre à un formulaire qui peut être enregistré avec un modèle de formulaire et appliqué aux données de formulaire lorsque ce dernier est rempli. Les utilisateurs peuvent passer d'une vue à une autre selon la quantité de données qu'ils souhaitent afficher dans le formulaire.), les utilisateurs verront également une liste Vue dans la barre d'outils.

 Les utilisateurs envoient les données aux sources de données externes en cliquant sur un bouton Envoyer de la barre d'outils.

 Les utilisateurs parcourent les vues en cliquant sur un élément de la liste Vue dans la barre d'outils.

Quand vous concevez votre modèle de formulaire, vous pouvez personnaliser les paramètres de la barre d'outils dans la boîte de dialogue Options du formulaire. Par exemple, vous pouvez supprimer un ou plusieurs boutons ou cacher la barre d'outils au bas du formulaire de l'utilisateur.

Dans les sections suivantes, vous découvrirez les avantages de l'utilisation des InfoPath Forms Services.

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Proposez des formulaires conviviaux à vos clients, partenaires et fournisseurs

Quand vous publiez un modèle de formulaire sur un serveur utilisant les InfoPath Forms Services, vous pouvez le distribuer non seulement sur l'intranet de votre entreprise, mais également sur des sites Web extérieurs, tels que les sites extranet ou les sites Web d'entreprise. Ceci vous permet de collecter les données des clients, partenaires, fournisseurs et autres tiers qui sont essentielles pour le succès de votre activité. Par exemple, une importante société d'assurance peut utiliser un seul modèle de formulaire compatible avec les navigateurs afin de collecter les demandes d'assurance et de les traiter. Un client de la société d'assurance peut utiliser un navigateur pour remplir le formulaire de demande sur le site Web de la société. Par ailleurs, si le client appelle la société d'assurance pour signaler son sinistre, un agent d'assurance peut utiliser InfoPath pour remplir le même formulaire de demande sur un site intranet. De même, un organisme gouvernemental peut collecter des données auprès des citoyens en publiant des modèles de formulaires compatibles avec les navigateurs sur son site Web.

Quand les utilisateurs accèdent au formulaire, en parcourant une bibliothèque ou en saisissant l'URL du formulaire dans leur navigateur, deux options sont possibles :

• Le formulaire s'ouvre dans un navigateur  Si les utilisateurs ne disposent pas d'InfoPath sur leur ordinateur, le formulaire s'ouvre dans un navigateur, ce qui leur permet de le remplir comme tout autre formulaire Web.
• Le formulaire s'ouvre dans InfoPath  Si les utilisateurs disposent d'InfoPath sur leur ordinateur, le formulaire s'ouvre dans InfoPath, où ils peuvent le remplir comme tout autre formulaire InfoPath. Puisqu'ils remplissent le formulaire dans InfoPath, ces utilisateurs profitent en plus de toute la palette des fonctionnalités d'InfoPath pour remplir les formulaires, qui ne sont pas toutes disponibles dans les formulaires affichés dans les navigateurs.

   Remarque   Si vous préférez, vous pouvez personnaliser les paramètres de votre modèle de formulaire afin qu'il s'ouvre toujours dans un navigateur, même si les utilisateurs disposent d'InfoPath sur leur ordinateur. Ceci peut être pratique si vous souhaitez que le remplissage du formulaire se fasse dans les mêmes conditions pour tout le monde, ou si vous ne voulez pas que le formulaire s'ouvre dans InfoPath, afin de dissuader les utilisateurs d'ouvrir ou de modifier le modèle de formulaire sous-jacent en mode création.

Si les utilisateurs remplissent les formulaires sur un appareil mobile, tel qu'un assistant numérique personnel (personal digital assistant, PDA) ou un smartphone, vous pouvez concevoir votre modèle de formulaire compatible avec les navigateurs afin qu'il puisse être ouvert et rempli dans le navigateur d'un appareil mobile. Quand les utilisateurs utilisent un appareil mobile pour accéder au formulaire, il s'ouvre sur leur écran dans un format simplifié.

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Processus d'entreprise pilotés par des formulaires rationnels

Les formulaires sont au centre de nombreux processus de l'entreprise. En hébergeant les modèles de formulaires compatibles avec les navigateurs sur un serveur utilisant les InfoPath Forms Services, vous pouvez intégrer des données de formulaire aux processus ou applications existant dans l'entreprise. Par exemple, vous pouvez :

• Envoyer des données aux systèmes existants dans l'entreprise  Quand vous concevez un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs, vous pouvez créer des connexions de données (connexion de données : connexion entre un formulaire InfoPath et une source de données externe, par exemple une base de données, un service Web, une bibliothèque SharePoint ou un fichier XML. Les connexions de données permettent d'exécuter des requêtes et d'envoyer des données.) vers des services Web ou d'autres sources de données externes. Ceci vous permet d'envoyer des données aux systèmes internes, applications d'entreprise ou bases de données de la société existants. Par exemple, un service commercial peut concevoir un formulaire qui peut envoyer les contacts commerciaux et les informations sur les clients à un système de gestion des relations avec la clientèle (Customer Relationship Management, CRM) existant.
• Interroger les systèmes internes existants  Il est également possible d'interroger les données de systèmes internes, d'applications d'entreprise ou de bases de données de la société existantes. Par exemple, lorsque les utilisateurs ouvrent un formulaire basé sur votre modèle de formulaire, vous pouvez vouloir faire apparaître des données d'une source de données extérieure dans les champs nom et adresse du formulaire. Ceci vous permet de profiter des données existantes dans l'entreprise et simplifie le processus de remplissage d'un formulaire.
• Ajouter un flux de travail aux formulaires  Vous pouvez ajouter un flux de travail au modèle de formulaire stocké dans une bibliothèque. Ceci vous permet de gérer les processus d'entreprise communs de façon cohérente. Par exemple, en tant que responsable, vous pouvez utiliser un flux de travail approuvé afin de faire passer une note de frais par une liste d'approbateurs. Les approbateurs peuvent approuver ou refuser le formulaire de note de frais, réaffecter la tâche d'approbation ou demander des modifications du formulaire. Dans InfoPath, les utilisateurs cliquent sur des commandes dans le menu Fichier afin de participer au flux de travail. Sur le serveur, ils peuvent sélectionner le nom du formulaire de la bibliothèque, cliquer sur la flèche qui apparaît puis cliquer sur Flux de travail afin d'y participer.

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Gérer les formulaires et les modèles de formulaires dans un emplacement central

Vous pouvez stocker vos modèles de formulaire et leurs formulaires associés dans un référentiel central sur un serveur utilisant les InfoPath Forms Services. Ceci facilite la recherche, le partage et la gestion des formulaires et des modèles de formulaires.

Les principaux avantages sont :

• Stocker les formulaires et les modèles de formulaires dans un emplacement central  Vous pouvez associer un modèle de formulaire avec une bibliothèque, qui est l'emplacement d'un site SharePoint où vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer les fichiers avec d'autres personnes de votre organisation. Quand les utilisateurs remplissent des formulaires basés sur le modèle de formulaire de cette bibliothèque, les formulaires remplis apparaissent dans la bibliothèque avec les informations essentielles des formulaires eux-mêmes. En fonction de la conception de la bibliothèque SharePoint, les utilisateurs peuvent remplir les formulaires basés sur votre modèle de formulaire, exporter les données des formulaires remplis dans Microsoft Office Excel, ou fusionner les données de plusieurs formulaires dans un seul. L'exemple suivant montre les notes de frais stockées dans une bibliothèque.

  

• Utiliser les types de contenu pour gérer les modèles de formulaires  Vous pouvez utiliser l'assistant de publication d'InfoPath afin de publier un modèle de formulaire en tant que type de contenu (type de contenu : groupe réutilisable de paramètres pour une catégorie de contenu. Utilisez les types de contenu pour gérer les métadonnées, les modèles et les comportements des éléments et des documents de façon cohérente. Les types de contenu sont définis au niveau du site et utilisés dans les listes et les bibliothèques.) d'un site. Un type de contenu définit un modèle de formulaire, un ensemble de colonnes et des paramètres de gestion des documents sur le serveur, tels qu'un flux de travail ou des paramètres de politique.

  En créant des types de contenu, vous pouvez réutiliser les modèles de formulaires et les paramètres dans une collection de site (collection de sites : ensemble de sites Web sur un serveur virtuel ayant le même propriétaire et des paramètres d'administration partagés. Chaque collection de sites contient un site Web de niveau supérieur et peut contenir un ou plusieurs sous-sites.). Jusqu'alors, si vous vouliez utiliser un modèle de formulaire dans plusieurs bibliothèques SharePoint, vous deviez publier deux copies différentes du modèle de formulaire, une pour chaque bibliothèque. Pour mettre à jour le modèle de formulaire, vous deviez modifier le modèle de formulaire aux deux endroits. Cependant, vous pouvez à présent publier un modèle de formulaire en tant que type de contenu de site. Quand vous mettez à jour le type de contenu, vos modifications sont automatiquement appliquées, quel que soit le type de contenu utilisé.

  Vous pouvez affecter un type de contenu unique à plusieurs bibliothèques d'une collection de site ou affecter plusieurs types de contenus à une seule bibliothèque. Par exemple, vous pouvez ajouter un type de contenu pour les formulaires de rapport d'état de toutes les bibliothèques utilisés par le service commercial de votre société, afin que chaque équipe commerciale collecte et diffuse le même type d'informations à l'encadrement. Sinon, supposez que votre service utilise différents modèles de formulaires pour les formulaires de demandes de déplacement, de compte-rendus de déplacement et de notes de frais. Vous pouvez publier les trois modèles de formulaires en tant que types de contenus de site et les ajouter à une seule bibliothèque servant au stockage des informations relatives aux déplacements de l'équipe. Lorsqu'une personne crée un nouveau formulaire à partir de la bibliothèque, elle peut sélectionner les modèles de formulaire qu'elle souhaite utiliser.

• Gérer les formulaires et les modèles de formulaires  Les administrateurs de fermes de serveurs peuvent contrôler l'accès aux modèles de formulaires par les utilisateurs et leur déploiement dans l'entreprise. Par exemple, ils peuvent contrôler qui publie les modèles de formulaire sur le site et comment les mettre à niveau sur le serveur en minimisant l'impact pour les utilisateurs des formulaires.
• Gérer les connexions de données dans un emplacement central  Si plusieurs modèles de formulaires doivent utiliser les mêmes connexions de données (connexion de données : connexion entre un formulaire InfoPath et une source de données externe, par exemple une base de données, un service Web, une bibliothèque SharePoint ou un fichier XML. Les connexions de données permettent d'exécuter des requêtes et d'envoyer des données.), vous pouvez stocker les paramètres de celle-ci dans un fichier de connexion de données (fichier de connexion de données : fichier qui contient des informations sur une connexion à une source de données, telle qu'une base de données Access, une feuille de calcul ou un fichier texte, et qui facilite l'administration des sources de données.) d'une bibliothèque de connexion de données (bibliothèque de connexions de données : bibliothèque de documents, située sur un site exécutant Microsoft Office SharePoint Server 2007, qui contient une collection de fichiers de connexions de données universelles (.udcx) et de connexions de données Office (.odc).). Quand un utilisateur ouvre un formulaire qui se connecte à un fichier de connexion de données, InfoPath utilise les paramètres de ce fichier pour se connecter à la source de données externe. Ainsi, plusieurs modèles de formulaires peuvent utiliser le même fichier de connexion de données, il n'est donc pas nécessaire de créer la même connexion de données pour chaque modèle de formulaire. En outre, si l'emplacement ou les paramètres de connexion d'une source de données externe changent, vous n'avez pas besoin de mettre à jour chaque modèle de formulaire qui utiliser la connexion de données. Il suffit simplement de mettre à jour une seule fois le fichier de connexion de données pour que tous les modèles de formulaires continuent à fonctionner comme prévu.

 Remarque   Dans InfoPath, vous pouvez publier un modèle de formulaire dans un serveur qui n'utilise pas les InfoPath Forms Services. Par exemple, vous pouvez publier votre modèle de formulaire sur un serveur utilisant Windows SharePoint Services. Dans ce scénario, vous pouvez profiter de fonctionnalités citées dans la liste ci-dessus, telles que la possibilité de publier un modèle de formulaire dans une bibliothèque. Cependant, si vous voulez créer un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs, ou si vous voulez utiliser des fonctionnalités telles que le bibliothèques de connexion de données, vous devez publier le modèle de formulaire sur un serveur utilisant les InfoPath Forms Services.

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