Lorsque vous créez un modèle de formulaire, vous pouvez spécifier les rôles des utilisateurs. Ces rôles correspondent à des catégories prédéfinies que vous pouvez allouer aux utilisateurs de formulaire en fonction de leur fonction ou d'autres critères. Ils sont utiles pour présenter des vues (vue : paramètre d’affichage propre à un formulaire qui peut être enregistré avec un modèle de formulaire et appliqué aux données de formulaire lorsque ce dernier est rempli. Les utilisateurs peuvent passer d’une vue à une autre selon la quantité de données qu’ils souhaitent afficher dans le formulaire.) personnalisées de formulaire à plusieurs types d'utilisateurs, pour afficher diverses sections d'une vue, ou pour calculer la valeur par défaut d'un champ ou d'un contrôle. Par exemple, si vous créez un modèle de formulaire pour une demande de permis, vous pouvez lui associer plusieurs vues pour des entrepreneurs, des agents de réception, et des administrateurs, puis affecter un rôle à chaque vue. À l'ouverture d'un formulaire basé sur un modèle, Microsoft Office InfoPath détermine le rôle de l'utilisateur en fonction de son nom, puis ouvre la vue appropriée en fonction de ce rôle.
Sécurité Les rôles des utilisateurs ne doivent pas être utilisés pour limiter l'accès aux données confidentielles d'un formulaire. Même si vous attribuez la valeur lecture seule à un modèle de formulaire ou masquez certains contrôles en fonction des rôles des utilisateurs, les utilisateurs peuvent tout de même utiliser un programme d'édition de texte, tel que le Bloc-Notes de Microsoft, pour voir ou modifier le fichier du modèle de formulaire (.xsn) et accéder à ces données.
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Vue d'ensemble
Lorsque vous créez un nouveau rôle d'utilisateur, vous pouvez l'attribuer aux utilisateurs de la façon suivante :
- En indiquant les noms d'utilisateurs à partir du service d'annuaire Microsoft Active Directory (par exemple, "sales\andrew"). Pour spécifier un nom d'utilisateur dans un service d'annuaire Active Directory, le modèle de formulaire doit être créé et publié sur un réseau Microsoft Windows qui utilise Active Directory.
- En spécifiant des groupes à partir d'un service d'annuaire Active Directory. Par exemple, vous pouvez spécifier une liste de distribution de courrier électronique qui contient les noms de tous les membres de l'équipe marketing. Pour spécifier un groupe dans un service d'annuaire Active Directory, le modèle de formulaire doit être créé et publié sur un réseau Microsoft Windows qui utilise Active Directory.
- En spécifiant une valeur qui provient directement d'un champ du formulaire. Le champ peut obtenir les données d'Active Directory ou l'utilisateur peut entrer les données dans un contrôle qui est lié (lier : connecter un contrôle à un champ ou à un groupe dans la source de données pour que les données, une fois entrées dans le contrôle, soient enregistrées. Lorsqu’un contrôle n’est pas lié, il n’est pas connecté à un champ ou à un groupe, si bien que les données entrées n’y sont pas enregistrées.) à ce champ. Par exemple, si votre modèle de formulaire contient une zone de texte Administrator, vous pouvez associer un rôle d'utilisateur spécifique au champ (champ : élément ou attribut de la source de données qui peuvent contenir des données. Si le champ correspond à un élément, il peut contenir des champs d’attribut. Les champs stockent les données qui sont entrées dans des contrôles.) auquel est liée cette zone de texte.
Après avoir ajouté un rôle d'utilisateur, vous pouvez lui attribuer l'une des valeurs suivantes :
Rôle par défaut Les utilisateurs à qui un rôle d'utilisateur existant n'est pas attribué, se voient automatiquement attribuer le rôle spécifié comme rôle par défaut. Le rôle par défaut est également utilisé pour les utilisateurs qui font partie d'un groupe, mais qui travaillent hors connexion. Un rôle d'utilisateur est toujours défini comme rôle par défaut.
Rôle Initiateur Si vous souhaitez appliquer un rôle d'utilisateur particulier aux utilisateurs qui ouvrent votre formulaire pour la première fois, vous pouvez spécifier un rôle initiateur. Par exemple, vous pouvez définir un rôle initiateur appelé « Contractor » qui s'applique aux utilisateurs qui remplissent un nouveau formulaire de demande de permis. Un utilisateur auquel est attribué un autre rôle d'utilisateur, se voit automatiquement réattribuer le rôle contractor lorsqu'il ouvre un nouveau formulaire de demande de permis. Cependant, lorsque l'utilisateur rouvre ce même formulaire, Microsoft Office InfoPath utilise le rôle d'utilisateur attribué à la personne à la place du rôle initiateur.
Si vous avez attribué des rôles aux utilisateurs en fonction d'une combinaison de noms d'utilisateurs, de groupes ou de valeurs d'un champ, lorsqu'un utilisateur ouvre un formulaire basé sur votre modèle de formulaire, InfoPath détermine le rôle à attribuer à l'utilisateur en utilisant l'ordre suivant :
- Le nom d'utilisateur est une valeur d'un champ dans le modèle de formulaire.
- Le nom d'utilisateur est dans Active Directory.
- L'utilisateur est membre d'un groupe Active Directory.
Remarque Si l'utilisateur est membre de plusieurs groupes et que vous attribuez des rôles des utilisateurs basés sur un groupe, InfoPath vérifie la liste de membres de chaque groupe dans l'ordre dans lequel il est répertorié dans la boîte de dialogue Gérer les rôles des utilisateurs. Par exemple, si l'utilisateur est membre du groupe agent de réception et du groupe administrateur, et que le groupe administrateur est répertorié avant le groupe agent de réception, le rôle d'utilisateur pour le groupe administrateur sera attribué à l'utilisateur.
- Si tel n'est pas le cas, le rôle par défaut est utilisé.
Après avoir défini les rôles des utilisateurs pour votre modèle de formulaire, vous pouvez créer une règle (règle : condition ou action, ou ensemble de conditions ou d’actions, qui effectue automatiquement des tâches d’après les événements et les valeurs du formulaire.) qui change de vue en fonction du rôle de l'utilisateur. Par exemple, vous pouvez créer un rôle d'utilisateur Responsable, puis créer une règle pour basculer automatiquement en vue Responsable lorsqu'un utilisateur auquel ce rôle est attribué ouvre le formulaire. Vous pouvez également créer la règle en premier, puis définir les rôles des utilisateurs dans le cadre de la création de cette règle.
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Problèmes de compatibilité
Vous ne pouvez pas créer de rôles d'utilisateurs dans un modèle de formulaire compatible avec le navigateur (modèle de formulaire compatible avec le navigateur : modèle de formulaire conçu dans InfoPath à l’aide d’un mode de compatibilité spécifique. Un modèle de formulaire compatible avec le navigateur peut être activé pour le navigateur lors de sa publication sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services.). Vous créez des rôles d'utilisateurs uniquement dans un modèle dont les formulaires sont remplis dans InfoPath.
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Avant de commencer
Avant de pouvoir ajouter des rôles d'utilisateurs au modèle de formulaire, vous avez besoin des éléments suivants :
- Une liste de rôles des utilisateurs à ajouter avec leurs membres associés. Les membres peuvent correspondre à des noms ou des groupes d'utilisateurs provenant d'un service d'annuaire Microsoft Active Directory ou d'une valeur entrée par un utilisateur dans un contrôle lié à un champ donné dans la source de données du modèle de formulaire.
- Le rôle d'utilisateur par défaut à attribuer aux utilisateurs, qui ouvrent un formulaire créé à partir du modèle associé, lorsqu'ils ne sont membres d'aucun rôle d'utilisateur.
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Ajouter un rôle d'utilisateur
- Dans le menu Outils, cliquez sur Rôles des utilisateurs.
- Dans la boîte de dialogue Gérer les rôles des utilisateurs, cliquez sur Ajouter.
- Dans la zone Nom du rôle, tapez un nom pour le nouveau rôle d'utilisateur.
- Pour affecter des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs au rôle, effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes.
Spécifier un ou plusieurs utilisateurs faisant partie d'un réseau qui utilise le réseau d'annuaire Active Directory
- Activez la case à cocher Noms d'utilisateurs, puis cliquez sur Sélectionner un ou plusieurs utilisateurs
.
Remarque Si vous connaissez déjà le domaine et le nom d'utilisateur, tapez-les dans la zone Noms d'utilisateurs. Leur format de saisie doit être le suivant : domaine\nom d'utilisateur. Séparez plusieurs noms d'utilisateurs par des points-virgules (;).
- Dans la zone Entrez les noms des objets à sélectionner, tapez un ou plusieurs noms d'utilisateurs, en les séparant par des points-virgules (;).
Remarque Pour plus d'informations sur la mise en forme des noms d'utilisateurs, cliquez sur le lien exemples dans la boîte de dialogue.
- Pour vérifier si les noms d'utilisateurs tapés correspondent aux noms figurant dans Active Directory, cliquez sur Vérifier les noms.
- Cliquez sur OK.
Spécifier un ou plusieurs groupes faisant partie d'un réseau qui utilise le réseau d'annuaire Active Directory
- Activez la case à cocher Noms de groupes, puis cliquez sur Sélectionner un ou plusieurs groupes
.
Remarque Si vous connaissez déjà le nom du groupe, tapez-le dans la zone Noms de groupes. Le format de saisie doit être le suivant : domaine\nom d'utilisateur. Séparez plusieurs noms de groupes par des points-virgules (;).
- Dans la zone Entrez les noms des objets à sélectionner, tapez un ou plusieurs noms de groupes, en les séparant par des points-virgules (;).
Remarque Pour plus d'informations sur la mise en forme des noms de groupes, cliquez sur le lien exemples dans la boîte de dialogue.
- Pour vérifier si les noms de groupes tapés correspondent aux noms figurant dans Active Directory, cliquez sur Vérifier les noms.
- Cliquez sur OK.
Spécifier des noms d'utilisateurs qui proviennent directement d'un champ de formulaire
- Activez la case à cocher Noms d'utilisateurs du formulaire, puis cliquez sur Sélectionner un champ dans la source de données
.
- Dans la boîte de dialogue Sélectionner un champ ou un groupe, cliquez sur le champ qui fournit les valeurs souhaitées pour les rôles des utilisateurs, puis cliquez sur OK.
- Pour définir le rôle d'utilisateur en tant que rôle initiateur, activez la case à cocher Définir en tant qu'initiateur, puis cliquez sur OK.
Remarque Lorsqu'un rôle d'utilisateur est spécifié en tant qu'initiateur, il est prioritaire sur toutes les autres affectations de rôles, même si le rôle d'initiateur se situe au milieu de la liste dans la boîte de dialogue Gérer les rôles des utilisateurs.
- Pour affecter un rôle d'utilisateur par défaut aux utilisateurs qui ne sont membres d'aucun rôle, sélectionnez le rôle dans la boîte de dialogue Gérer les rôles des utilisateurs, puis cliquez sur Définir par défaut.
Remarque Vous devez disposer d'au moins un rôle d'utilisateur pour cliquer sur Définir par défaut.
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Afficher une vue basée sur un rôle d'utilisateur
Si vous concevez un modèle de formulaire qui inclut des rôles des utilisateurs et contient plusieurs vues, il est utile d'afficher une vue en fonction du rôle d'utilisateur attribué à un utilisateur. Par exemple, vous pouvez utiliser une règle pour ouvrir une vue spécifique lorsqu'un utilisateur avec un rôle spécifique ouvre un formulaire basé sur un modèle de formulaire.
- Dans le menu Outils, cliquez sur Options de formulaire.
- Dans la liste Catégorie de la boîte de dialogue Options de formulaire, cliquez sur Ouvrir et enregistrer.
- Sous Comportement à l'ouverture, cliquez sur Règles.
- Cliquez sur Ajouter.
- Dans la zone Nom, tapez un nom pour la règle.
- Cliquez sur Définir une condition.
- Dans la première zone, cliquez sur Rôle actuel de l'utilisateur.
- Dans la seconde zone, cliquez sur est égal à.
- Dans la troisième zone, cliquez sur le nom du rôle d'utilisateur, puis cliquez sur OK.
- Dans la boîte de dialogue Règle, cliquez sur Ajouter une action.
- Dans la liste Action, cliquez sur Changer de vue, puis cliquez sur une vue dans la liste Vue.
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Tester les rôles des utilisateurs
Si un formulaire comprend plusieurs rôles d'utilisateurs, il est conseillé d'en tester l'aspect et le comportement. Bien que vous puissiez afficher un aperçu du modèle de formulaire afin de vérifier le fonctionnement adéquat des vues avec les rôles des utilisateurs, vous ne pouvez pas simuler l'évaluation d'un utilisateur par rapport à son affectation de rôle. En effet, InfoPath vérifie les rôles des utilisateurs lors du remplissage du formulaire, et non lors de son aperçu. Si vous souhaitez effectuer un test complet des rôles d'utilisateurs pour les modèles associés, affectez-vous temporairement chaque rôle pour le tester, puis ouvrez le formulaire comme si vous alliez le remplir.
- Dans le menu Outils, cliquez sur Options de formulaire.
- Cliquez sur Aperçu dans la liste Catégorie.
- Dans la liste Aperçu en tant que, sous Rôle d'utilisateur, cliquez sur le rôle dont vous souhaitez afficher l'aperçu, puis cliquez sur OK.
- Pour tester vos modifications, cliquez sur Aperçu du formulaire dans la barre d'outils Standard ou appuyez sur Ctrl+Maj+B.
Le nom du rôle d'utilisateur actif s'affiche dans la barre d'état, dans le coin inférieur droit de la fenêtre d'aperçu.
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