Généralement, vous créez un espace de travail de document lorsque vous utilisez votre messagerie électronique pour envoyer un document en pièce jointe partagée. En tant qu'émetteur de la pièce jointe partagée, vous devenez administrateur de l'espace de travail de document et tous les destinataires deviennent membres de cet espace de travail de document dans lequel ils sont autorisés à contribuer au site.

Une autre méthode pour créer un espace de travail de document consiste à utiliser le volet Office Espace de travail partagé (dans le menu Outils) d'u programme Microsoft Office. Enfin, vous pouvez également utiliser les commandes d'un site Windows SharePoint Services.

Lorsque vous créez un espace de travail de document à partir d'une pièce jointe partagée, le site porte le même nom que le document sur lequel il est basé. Lorsque vous le créez à partir du volet Office Espace de travail partagé ou en utilisant les commandes d'un site Windows SharePoint Services, vous pouvez spécifier le nom de votre choix pour le site.

Remarque  Lorsque vous utilisez le volet Office Espace de travail partagé, vous pouvez créer des espaces de travail de document dans Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003 et Microsoft Office Visio 2003 uniquement.

Lors de la création d'un espace de travail de document, votre document Office est stocké dans une bibliothèque de documents (bibliothèque de documents : dossier où une collection de fichiers est partagée et où les fichiers utilisent souvent le même modèle. Chaque fichier d'une bibliothèque est associé à des informations définies par l'utilisateur qui s'affichent dans la liste du contenu de celle-ci.) dans le nouvel espace de travail de document. Les membres peuvent y accéder en l'ouvrant dans un navigateur Web (navigateur Web : logiciel qui interprète les fichiers HTML, les convertit en pages Web et les affiche. Un navigateur Web, tel que Microsoft Internet Explorer, permet de suivre des liens hypertexte, de transmettre des fichiers et de lire des fichiers son et vidéo incorporés dans des pages Web.) ou dans un programme Microsoft Office.

Étant donné qu'un espace de travail de document est un site Windows SharePoint Services, les membres peuvent utiliser les fonctionnalités de Windows SharePoint Services ; ils peuvent, par exemple, utiliser la liste des tâches pour attribuer des choses à faire à d'autres membres ou la liste des liens pour créer des liens hypertexte vers les ressources ou encore stocker les documents associés et de support dans la bibliothèque de documents.

Lorsque vous ouvrez l'espace de document dans un navigateur Web, vous pouvez le personnaliser comme n'importe quel site Web Windows SharePoint Services.

Remarque  La mise à jour de document n'est disponible que pour les documents et les Pages Web à fichier unique (MHTML) (page Web à fichier unique (MHTML) : document HTML, enregistré au format MHTML, qui intègre des graphiques insérés, des applets, des documents liés et d'autres éléments pris en charge qui sont référencés dans le document.) dans Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003 et pour les documents uniquement dans Microsoft Office Visio 2003, ainsi que pour les fichiers XML dans Word et Excel.

Lorsque vous utilisez Word, Excel, PowerPoint ou Visio pour ouvrir une copie locale du document sur lequel l'espace de travail de document est basé, le programme Microsoft Office récupère régulièrement les mises à jour de l'espace de travail de document pour les mettre à votre disposition  ; par exemple, lorsque d'autres membres ont modifié leur copie du document et ont enregistré ces modifications dans l'espace de travail de document.

Si les modifications de la copie de l'espace de travail sont en conflit avec celles que vous avez apportées à votre copie, vous pouvez choisir la copie que vous souhaitez conserver.

Lorsque vous avez terminé de modifier votre copie, vous pouvez enregistrer les modifications dans l'espace de travail de document, de sorte que les autres membres pourront les incorporer dans leur propre copie du document.

Remarque  La fusion des modifications et la résolution des conflits entre les copies d'un document diffèrent légèrement selon que vous travaillez dans Word, Excel, PowerPoint ou Viso.