Vous pouvez faire en sorte qu'Excel calcule les sous-totaux ou les totaux de parties de données de votre feuille de calcul. Par exemple, dans une feuille de calcul contenant des données de ventes de trois catégories de produits, vous pouvez tout d'abord trier les produits par catégorie, puis sélectionner toutes les cellules contenant des données et ouvrir la boîte de dialogue Sous-total (menu Données, commande Sous-totaux).

Dans la boîte de dialogue Sous-total, vous pouvez choisir la colonne sur laquelle baser vos sous-totaux (par exemple toute modification de valeur dans la colonne Semaine), le calcul de synthèse à effectuer et les colonnes comportant les valeurs à synthétiser. Par exemple (comme le montre l'image précédente), vous pouvez calculer les sous-totaux du nombre d'unités vendues dans chaque catégorie. Une fois que les sous-totaux sont définis, ils apparaissent dans votre feuille de calcul.

Comme le montre l'image précédente, lorsque vous ajoutez des sous-totaux à une feuille de calcul, Excel définit également des groupes se basant sur les lignes utilisées pour calculer les sous-totaux. Les groupes forment un plan de la feuille de calcul se fondant sur les critères utilisés pour créer les sous-totaux. Toutes les lignes avec des fournitures se trouvent dans un groupe, les lignes avec des outils dans un autre, etc. La section de plan située à gauche de la feuille de calcul contient des contrôles permettant de masquer ou d'afficher les groupes de lignes.

La section de plan contient trois types de contrôles :

• Boutons Masquer les détails  Lorsque les lignes d'un groupe sont visibles, un bouton Masquer les détails s'affiche en regard du groupe.
• Boutons Afficher les détails  Lorsque vous masquez un groupe de lignes, le bouton situé en regard du groupe se change en bouton Afficher les détails . Lorsque vous cliquez sur ce bouton, les lignes du groupe concerné sont à nouveau affichées dans la feuille de calcul.
• Boutons de niveau  Chacun des boutons de niveau numérotés représente un niveau d'organisation dans une feuille de calcul. Lorsque vous cliquez sur un bouton de niveau, tous les niveaux de détail situés sous l'endroit où vous avez cliqué sont masqués.

Le tableau ci-dessous identifie les trois niveaux d'organisation du graphisme précédent.

Dans la feuille de calcul illustrée ci-dessus, si vous cliquez sur le bouton de niveau 2, les lignes contenant des données sur les ventes des produits individuels sont masquées, mais la ligne comportant le total général (niveau 1) et toutes les lignes comportant les sous-totaux de chaque produit (niveau 2) restent visibles.

Pour plus de souplesse, vous pouvez ajouter des niveaux de détail au plan créé par Excel. Vous pouvez ainsi masquer de temps à autre des détails donnés. Vous pouvez par exemple masquer les ventes de barrières, de carillons et de tubes en bambou (dont vous savez que les ventes sont bonnes) pour comparer les ventes des autres produits.

Créer un groupe de plan dans un groupe existant

1. Sélectionnez les lignes que vous voulez grouper.
2. Pointez sur Grouper et créer un plan dans le menu Données, puis cliquez sur Grouper.

   Excel crée un groupe sur un nouveau niveau (niveau 4), comme le montre l'image suivante.

   

Supprimer un groupe

1. Sélectionnez les lignes d'un groupe.
2. Pointez sur Grouper et créer un plan dans le menu Données, puis cliquez sur Dissocier le groupe.

Conseil  Si vous souhaitez supprimer tous les sous-totaux d'une feuille de calcul, cliquez sur Sous-total dans le menu Données, puis cliquez sur Supprimer tout.