Qu'est-ce que la validation des données ?

La fonction de validation des données de Microsoft Excel vous permet d'indiquer quel type de données vous attendez pour une cellule. Par exemple, vous pouvez autoriser la saisie d'une appréciation sous forme de lettre utilisant uniquement les lettres de A à F. La validation des données permet alors d'empêcher les utilisateurs de saisir des données non valides ou d'autoriser ces dernières mais de les vérifier lorsque l'utilisateur a terminé. Vous pouvez également définir des messages indiquant le type de données attendu pour la cellule, ainsi que des instructions pour aider les utilisateurs à corriger les erreurs.

Si un utilisateur fournit des données qui ne correspondent pas à ce que vous attendez, Microsoft Excel affiche un message avec les instructions que vous avez spécifiées.

La validation des données est utile surtout lorsque vous créez des formulaires ou des feuilles de calcul que d'autres personnes utiliseront pour saisir des données, par exemple des formulaires budgétaires ou des fiches de dépenses.

Cet article explique comment définir la validation des données et indique les types de données que vous pouvez valider ainsi que les messages que vous pouvez afficher. Vous y trouverez également un classeur à télécharger pour obtenir des exemples de validation pouvant servir de base pour vos propres feuilles de calcul.

Types de données que vous pouvez valider

Microsoft Excel permet de désigner les types de données valides suivants pour une cellule :

Nombres   La valeur fournie dans une cellule doit être un nombre entier ou décimal. Vous pouvez définir une valeur minimale ou maximale, exclure un nombre en particulier ou une plage de nombres ou encore utiliser une formule permettant de déterminer si un nombre est valide.

Dates et heures   Définissez une valeur minimale ou maximale, excluez un nombre en particulier ou une plage de nombres ou encore utilisez une formule permettant de déterminer si une date ou une heure est valide.

Longueur   Limitez le nombre de caractères pouvant être saisis dans une cellule ou exigez un nombre minimum de caractères.

Liste de valeurs   Créez une liste de choix pour une cellule (par exemple Faible, Moyen, Élevé), puis autorisez uniquement ces valeurs dans la cellule. Vous pouvez proposer une flèche déroulante qui s'affiche lorsque l'utilisateur clique dans la cellule afin de faciliter le choix dans la liste.

Types de messages que vous pouvez afficher

Pour chaque cellule à valider, vous pouvez afficher deux messages différents : un qui s'affiche avant que l'utilisateur saisisse les données et l'autre si celui-ci tente de saisir des données non conformes à vos exigences. Si le Compagnon Office est activé, c'est lui qui affiche les messages.

Message de saisie   Ce type de message s'affiche dès que l'utilisateur clique dans la cellule. Il permet de donner des instructions sur le type de données attendu dans la cellule.

Message d'erreur   Ce type de message s'affiche uniquement si l'utilisateur fournit des données qui ne sont pas valides et qu'il appuie sur ENTRÉE. Trois types de messages d'erreur sont possibles :

• Message d'information   Ce message n'interdit pas la saisie de données non valides. Le texte que vous choisissez pour ce message est accompagné d'une icône d'information, d'un bouton OK, qui confirme la saisie des données non valides dans la cellule, et d'un bouton Annuler, qui restitue la valeur précédente dans la cellule.
• Message d'avertissement   Ce message n'interdit pas la saisie de données non valides. Il se compose du texte que vous avez choisi, d'une icône d'alerte et de trois boutons : Oui insère les données non valides dans la cellule, Non vous ramène dans la cellule pour d'autres modifications et Annuler restitue la valeur précédente de la cellule.
• Message d'arrêt   Ce message n'autorise pas la saisie de données non valides. Il se compose du texte que vous avez choisi, d'une icône d'arrêt et de deux boutons : Réessayer vous ramène dans la cellule pour d'autres modifications et Annuler restitue la valeur précédente de la cellule. Notez que ce message ne constitue pas une mesure de sécurité : bien que les utilisateurs ne puissent pas saisir de données non valides en les tapant et en appuyant sur ENTRÉE, ils peuvent toutefois contourner la règle de validation par un copier-coller ou par un remplissage de données dans la cellule.

Si vous ne spécifiez pas de message, Microsoft Excel indique avec un drapeau si les données saisies par l'utilisateur sont valides, ce qui vous permet de le vérifier facilement par la suite, mais il ne prévient pas l'utilisateur en cas de saisie incorrecte.

Exemples de validation

Rien de tel qu'un exemple pour illustrer la validation des données. Si vous téléchargez le classeur d'exemple qui illustre cet article, vous y trouverez des exemples pour chacun des types de validation et pour chacun des types de message. Ce classeur comporte des instructions indiquant comment consulter les paramètres utilisés pour chaque cellule validée et comment copier ces paramètres dans vos propres classeurs, où vous pourrez ensuite les modifier en fonction des besoins.

Définition de la validation des données

Une fois que vous savez quel type de validation utiliser dans votre feuille de calcul, choisissez la commande Validation dans le menu Données. Vous trouverez des instructions dans le classeur d'exemple que vous pouvez télécharger depuis cet article ou depuis l'Aide de Microsoft Excel 2002. Présentation de la procédure :

1. Créez votre feuille de calcul   Commencez par saisir les données et les formules dans la feuille de calcul. Si vous utilisez une liste de choix, créez-la puis donnez-lui un nom.
2. Définissez les paramètres pour une cellule   Commencez par la première cellule à valider : utilisez la boîte de dialogue Validation des données pour spécifier le type de validation souhaité et un message de saisie et d'erreur si vous le souhaitez.
3. Définissez la validation pour les autres cellules   Pour gagner du temps, copiez les paramètres de validation de la première cellule dans les autres cellules, puis modifiez ces paramètres.
4. Vérifiez vos règles de validation   Essayez de saisir des données valides et non valides dans les cellules afin de vérifier que vos paramètres fonctionnent comme prévu et que vos messages s'affichent à bon escient. Utilisez la commande Validation si vous souhaitez modifier les paramètres. Si vous apportez des modifications aux règles de validation d'une cellule, sachez qu'il est possible de copier automatiquement ces modifications dans toutes les autres cellules possédant les mêmes paramètres.
5. Configurez vos listes de choix   Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs puissent trouver et modifier votre liste de choix, vous pouvez la placer sur une autre feuille de calcul, définir les règles de validation, masquer cette feuille de calcul, puis protéger le classeur par un mot de passe. Le mot de passe du classeur empêchera l'accès au classeur contenant la liste.
6. Au besoin, appliquez une protection   Si vous envisagez de protéger la feuille de calcul ou le classeur, faites-le après avoir défini les règles de validation. N'oubliez pas de déverrouiller les cellules utilisant des règles de validation avant de protéger la feuille de calcul, sinon les utilisateurs ne pourront pas saisir de données dans les cellules.
7. Au besoin, partagez le classeur   Si vous envisagez de partager le classeur, faites-le après avoir défini les règles de validation et la protection. Une fois que le classeur est partagé, vous ne pouvez plus modifier les paramètres de validation, sauf si vous mettez fin au partage, mais Microsoft Excel continue de valider les cellules que vous avez créées alors que le classeur était partagé.
8. Vérifiez les résultats des données non valides   Une fois que les utilisateurs ont saisi des données dans la feuille de calcul, vous pouvez vérifier si celle-ci contient des données non valides (voir plus loin dans cet article).

Saisie de données dans des cellules associées à des règles de validation

Voici à quoi ressemble la saisie des données pour les utilisateurs. Vous pouvez utiliser des messages de saisie et d'erreur pour donner aux utilisateurs les instructions nécessaires pour qu'ils comprennent comment vous avez configuré la feuille de calcul et insèrent les données appropriées. Pour mieux comprendre, téléchargez le classeur d'exemple qui accompagne cet article et reportez-vous aux exemples de la feuille Messages.

Affichage de votre message de saisie   Lorsqu'un utilisateur clique sur une cellule dotée de règles de validation ou qu'il utilise les touches de direction pour atteindre la cellule, votre message de saisie s'affiche soit dans le Compagnon soit dans sa propre fenêtre de message. Si vous avez prévu une liste déroulante pour la cellule, la flèche s'affiche à droite de la cellule.

Saisie des données   Lorsque l'utilisateur tape des données ou clique sur la flèche de la liste déroulante pour sélectionner une valeur dans votre liste, le message de saisie reste à l'écran (la liste déroulante risque de recouvrir une partie du message).

Saisie de données valides   Si l'utilisateur tape des données valides et appuie sur ENTRÉE, les données sont insérées dans la cellule et rien de spécial ne se produit.

Saisie de données non valides   Si l'utilisateur tape des données qui ne correspondent pas à vos critères et que vous avez spécifié un message d'erreur pour les données non valides, votre message s'affiche soit dans le Compagnon soit dans sa propre fenêtre. L'utilisateur peut alors lire le message puis décider ce qu'il va faire ensuite.

• S'il s'agit d'un message d'information, l'utilisateur peut cliquer sur OK pour insérer les données non valides ou sur Annuler pour recommencer.
• S'il s'agit d'un message d'avertissement, l'utilisateur peut cliquer sur Oui pour insérer les données non valides, sur Non pour modifier la cellule ou sur Annuler pour recommencer.
• S'il s'agit d'un message d'arrêt, l'utilisateur ne peut pas insérer les données non valides ; il peut soit cliquer sur Réessayer pour modifier la cellule ou sur Annuler pour recommencer.

Si vous ne fournissez pas de messages, la saisie de données dans des cellules avec validation s'effectue de la même manière qu'une saisie de données classique dans Excel. Toutefois, Microsoft Excel attribue un drapeau à chaque cellule contenant des données non valides, ce qui vous permettra de les retrouver facilement.

Recherche de données non valides dans une feuille de calcul

Lorsque les utilisateurs vous renvoient leurs feuilles de données et que celles-ci risquent de contenir des données non valides, Microsoft Excel peut afficher des cercles rouges autour des données qui ne correspondent pas à vos critères, ce qui facilite la détection des erreurs dans la feuille de calcul. Utilisez pour cela les boutons Entourer les données non valides et Effacer les cercles de validation de la barre d'outils Audit.

La valeur de cette cellule est entourée, car elle ne répond pas à une règle de validation.

Dès que vous corrigez les données dans la cellule, le cercle disparaît. Pour mieux comprendre cette fonctionnalité, téléchargez le classeur d'exemple qui accompagne cet article et reportez-vous à la feuille Données non valides.